Direction B Unité Personnel, Administration et Budget

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1 Unité Personnel, Administration et Budget Avanade Belgium BVBA Mr Marc Sorée Guldensporenpark 76 blok H 9820 MERELBEKE Strasbourg, 1 1 "12" 2013 Attribution du marché public n 06/2013 Configuration serveurs pour application CMS - Case Management System Réf. : Votre offre du 3 décembre 2013 Monsieur, Nous avons le plaisir de vous informer que votre offre a été retenue pour l'attribution du marché sous référence. Vous trouverez ci-joint le bon d'achat signé, ainsi que le cahier des charges paraphé. J'attire votre attention que seuls ces documents font foi. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Alessandro Del Bon Chef d'unité P.J.: un exemplaire du bon d'achat signé; le cahier des charges paraphé. 1 avenue du Président Robert Schuman CS F Strasbourg Cedex T.+ 33(0) F (0) eo@ombudsman.europa.eu

2 /IN r v mam 1 B DEC, 2013 Date d'arrivée Bon d'achat Marché public n 06/ Configuration serveurs pour application CMS (Case Management System) Adresse de facturation : Rue Wiertz B-1047 Bruxelles Adresse de livraison/prestation: 1 avenue du Président Robert Schuman Strasbourg Monnaie de paiement : EUR Contractant : Avanade Belgium BVBA Mr Yves Alsteens Medialaan 38 B-1800 Vllvoorde Belgium Le présent contrat d'achat est régi par les Conditions générales et par le cahier des charges. Le présent contrat implique la connaissance et l'acceptation desdites Conditions générales, ainsi que la renonciation à toutes autres conditions de vente ou d"exécution de services. Les conditions générales sont disponibles à l'adresse Internet : http V/ Elles peuvent également être envoyées sous ferme papier sur simple demande à l'adresse mentionnée dans le présent document Prix en HT Désignation des marchandises ou services commandées Ccdgora-Jicn Hofe/ idéphtemtnh Quantité 5? Prix unitaire Total 4œo Sooo Jax) Veuillez nous transmettre une facture sans TVA Exonération de la TVA / Organisation Internationale / art ème Directive TVA. Total HT éoco Délai de livraison ou d'exécution : Décembre 2013 Délai de paiement : 30 jours à partir de la réception de la facture Compte bancaire du contractant : signalétique financier à remplir Signature du contractant Nom Fonction : Sap'e. Acceptation de l'offre par le : Date d'émission : Signature: [nom et fonction] Alessandro DEL BON djr iu-q/fc*' 1 à rappeler dans toute correspondance OUT avenue du Président Robert Schuman CS F Strasbourg Cedex T.+ 33 (0) F.+ 33 (0) eo@ombudsrnan.europa.eu r w m IU-I«vio

3 - y Cahier des charges Marché public n 06/2013 Configuration serveurs pour application CMS ('Case Management System') Objectif et contexte du marché Following the Internai Auditor's relevant recommendations in 2012 and those of an external expert, the European Ombudsman decided to introduce a new case management system (CMS). The 1T services for doing so were obtained through the European Parliament, under the Framework Agreement on Coopération. Following the finalisation of the configuration of the software in question, a décision had to be taken as regards the installation of the CMS in the relevant server environment. The Ombudsman's Working Group in charge of the project has concluded that the CMS would be likely to greatly benefit from a complété installation by an experienced IT provider, who should carry out that work onsite on the European Ombudsman's premises in Strasbourg. Objet et volume du marché Objet: Flease see above, and the technical spécifications document in the present tender file. Volume: 3-4 days on-site work. Delivery of services: As sooiï as possible and no Iàter than 23 December Prix L'offre doit être faite à prix ferme et non révisable. L'offre de prix doit être forfaitaire, tout compris et exprimée en euros. Les coûts encourus pour la préparation et la soumission d'une offre sont à la charge des soumissionnaires et ne seront pas remboursés. Modalités de paiement Délai de paiement : 30 jours à partir de la réception de la facture. OUT avenue du Président Robert Schuman T. 33 (0) Limited access INT ^S F. 33 (0) eo@ombudsman.europa.eu F Strasbourg Cedex CJUT

4 r^s -y Adresse de facturation : M. AlesSandro Del Bon Unité personnel, administration et budget Rue Wiertz B-1047 Bruxelles Critères d'exclusion Les offres doivent être accompagnées d une déclaration sur l'honneur attestant que le soumissionnaire n'entre pas dans l'un des critères d'exclusion mentionnés dans le formulaire joint. Critères de sélection L'offre du soumissionnaire au présent appel d'offres ne sera examinée que dans la mesure où sa capacité financière, économique et technique garantit son aptitude à mettre en œuvre le marché. Les éléments permettant de vérifier la capacité des soumissionnaires sont les suivants : Capacité financière et économique : chiffres d'affaires, ressources, implantations Capacité technique : diplômes, certification, expérience pertinente. Les services du médiateur européen se réservent la possibilité de demander ces pièces à un stade ultérieur de la procédure. Sous-traitance Le contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite des services du, conclure des contrats de sous-traitance ni faire exécuter, de facto, le contrat par des tiers. Offre à remettre par le soumissionnaire L'offre peut être rédigée dans une des langues officielles de l'ue. L'offre doit contenir : Bon d'achat (à remplir et signer) Cahier des charges (à parapher) Fiche bancaire signalétique (à remplir et signer) Fiche entité légale (à remplir et signer) Déclaration sur l'honneur (à remplir et signer) OUT I a^poc*; {NT 2 OUT

5 Technical spécifications Marché public n 06/2013 Configuration serveurs pour application CMS ('Case Management System') SQL Server 2008 R2: Installing & configuring SQL Server 2008 R2 with ail latest Microsoft updates on virtual server A using ail appropriate accounts as suggested by Microsoft best practice. SharePoint 2013 : Installing & configuring SharePoint 2013 with ail latest Microsoft updates on virtual server B using ail appropriate accounts as suggested by Microsoft best practice. Configuring the Search centre. CRM 2011: Installing & configuring CRM dynamics 2011 up to the latest possible Rollup on virtual server B using ail appropriate accounts as suggested by Microsoft best practice. Avanade solution : Install & configure latest version of the Avanade solution with ail necessary components and Plug-in. Include active directory groups that represent ail différent user profiles within CMS (Ombudsman, Cabinet, SG etc.) including SharePoint 2013 security groups. This applies for both environments 'Accept' & 'Production*.