Délégué/e/s à la formation. Rôle et missions

Transcription

1 Délégué/e/s à la formation Rôle et missions

2 Sommaire: 1. Considérations générales sur le rôle et les missions du délégué/e à la formation Les principales activités du délégué/e à la formation Dans le cadre de la formation pendant le stage et du service provisoire des agents nouvellement recrutés Dans le cadre de la formation continue Les prérequis à la mission de délégué/e à la formation Formations spécifiques à l attention des délégué/e/s à la formation et aux patrons de stage Contacts et sites Le site Internet de l Institut L EXTRANET de l INAP Contact à l Institut... 6 ANNEXE... 7 INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 2

3 1. Considérations générales sur le rôle et les missions du délégué/e à la formation L article 1er du règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 déterminant à l Institut national d administration publique l organisation de la commission de coordination, la collaboration avec les administrations et établissements publics de l Etat et la collaboration avec le Ministère de l Intérieur et les administrations et établissements publics des communes dispose que chaque administration et établissement public de l Etat désigne un délégué/e à la formation en vue d assurer la collaboration avec l Institut national d administration publique dans le domaine de la formation pendant le stage et de la formation continue du personnel de l Etat et des établissements publics de l Etat. L instauration dans chaque administration et dans chaque établissement public de l Etat d un délégué/e à la formation relève de l idée que seule une formation professionnelle conçue en étroite concertation avec les services de l Etat et axée sur les besoins immédiats peut apporter les résultats souhaités. Ceci est d autant plus vrai et plus important que la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique introduit le double principe de la formation obligatoire pendant le stage et de la formation professionnelle continue liée à l avancement dans la carrière et consacre ainsi l idée du «life long learning» indispensable à une administration moderne, performante et efficace. Le délégué/e à la formation en ce qu il constitue le premier et le principal interlocuteur de l Institut avec les administrations et établissements publics de l Etat est un élément de base dans la collaboration entre les services de l Etat et constitue la clé pour le succès des nouvelles dispositions légales et réglementaires relatives à la formation professionnelle des agents de l Etat. Au sein de son administration le rôle du délégué/e à la formation peut consister à coordonner l ensemble du dispositif de formation en place dans son administration, à superviser les programmes et les cours de formation spéciale, à détecter et à analyser les besoins de formation continue, à proposer des actions de formation à envisager et à mesurer l impact de la formation sur le travail quotidien. Pour le bon fonctionnement du réseau, l INAP propose d adjoindre un deuxième agent susceptible de remplacer le délégué/e à la formation. Le rôle et les missions qui s appliquent pour le délégué/e à la formation s appliquent également pour le délégué/e à la formation adjoint. Le rôle de «délégué/e à la formation» s articule autour de 2 axes principaux : 1er axe : veiller à ce que toutes les dispositions soient prises en compte afin que les agents soient formés en concordance avec la mission et les objectifs de l administration concernée, ainsi qu avec leurs propres demandes. 2ème axe : assurer le relais avec l Institut pour toutes les questions ayant trait à la formation du personnel. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 3

4 2. Les principales activités du délégué/e à la formation /e à la formation 2.1 Dans le cadre de la formation pendant le stage et du service provisoire des agents nouvellement recrutés Le délégué/e à la formation veille, au sein de son administration, à la mise en œuvre du plan d insertion professionnelle prévu à l article 7 de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique. A cet effet il s assure que les stagiaires nouvellement recrutés soient encadrés par un patron de stage, il supervise les patrons de stage affectés aux stagiaires et il se concerte régulièrement avec les patrons de stage qui eux sont appelés à suivre les performances des stagiaires tant au niveau de la formation à suivre qu aux niveaux des tâches professionnelles qui leur sont confiées. Le délégué/e à la formation est appelé à assurer la coordination de la «formation spéciale» dans son administration. A cet effet, il assure la supervision de l organisation de la formation spéciale dans le service et l administration concernés, il veille à ce que le programme de formation spéciale soit en concordance et en accord avec la mission et les objectifs de son administration, il participe à l élaboration et, le cas échéant, à la révision du programme de formation spéciale de son administration et il supervise l organisation des examens de fin de formation spéciale des stagiaires dans son administration. Le délégué/e à la formation assure les relations avec l Institut national d administration publique en matière de formation pendant le stage (formation générale et formation spéciale) afin d assurer avec l Institut la cohérence des formations pendant le stage et d éviter d éventuelles redondances de certains cours. 2.2 Dans le cadre de la formation continue Le délégué/e à la formation joue un rôle important dans le recensement des besoins de formation continue. Ainsi, il détecte et relève avec les chefs de service respectifs les besoins de formation continue existants et prend en considération les demandes en formation des agents, il procède, avec la direction de l administration, et, le cas échéant ensemble avec l Institut, à une analyse des besoins et des demandes détectés, à une évaluation des besoins détectés pour, le cas échéant, une mise en œuvre d un plan de formation, il recherche et définit, le cas échéant ensemble avec l Institut, les méthodes et les types de formation à mettre en œuvre et il sélectionne, le cas échéant, en collaboration avec l Institut, les prestataires et institutions de formation. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 4

5 Pour les cours de formation continue à organiser en collaboration avec l Institut national d administration publique, le délégué/e à la formation propose de nouveaux cours spécifiques à intégrer dans le catalogue de formations de l Institut (suite au recensement des besoins ou en cas d émergence d un besoin de formation spontané), communique les besoins et les demandes spécifiques de son administration à l Institut, centralise les inscriptions des agents aux formations à l Institut, évalue les inscriptions suivant leur urgence, leur priorité et suivant leur adéquation entre cours demandé et profil de l agent (population ciblée) et centralise les acceptations et refus aux cours qui lui sont retournés par l Institut. Pour les cours de formation continue à organiser sans le concours de l Institut national d administration publique, le délégué/e à la formation établit des contacts avec des prestataires et institutions de formation, centralise et coordonne les inscriptions des agents aux formations, procède à l évaluation des formations, gère les demandes d assimilation et de reconnaissance de cours auprès de l Institut et maintient une liste des formations suivies auprès des différents prestataires. 3. Les prérequis à la mission de délégué/e à la formation 3. Les prérequis à la mission de délégué/e à la formation La fonction de délégué/e à la formation est une fonction accessoire qui vient, comme beaucoup d autres fonctions similaires s ajouter aux fonctions principales de celui ou celle qui est appelée à assurer ce rôle. Il est donc d autant plus important que le délégué/e à la formation réponde à un certain profil qui lui permet d exercer au mieux sa fonction et avec la plus grande économicité possible. Ainsi, il ou elle devra disposer de qualités relationnelles de nature à pouvoir établir des relations de confiance avec les agents, d excellentes capacités de communication et ainsi que des capacités à susciter l adhésion de collaborateurs, de bonnes connaissances du domaine des ressources humaines, de capacité d analyse dans le cadre de projet et de formations, d un minimum d expertise interne dans la formation et connaissance de son administration, de connaissances spécifiques (à acquérir dans des cours de formation proposés ad hoc par l Institut national d administration publique) dans le cadre de la détection et de l analyse des besoins de formation et de l établissement d un plan de formation. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 5

6 4. Formations spécifiques à l attention des délégué/e/s à la formation et aux patrons de stage Afin de mieux préparer les délégué/e/s à la formation à leur tâche, l Institut organise des cours de formation spécifique ayant trait à l analyse des besoins, à l établissement d un plan de formation et à la mise en œuvre des connaissances nouvellement acquises. 5. Contacts et sites 5.1 Le site Internet de l Institut L Institut national d administration publique dispose d un site internet à l adresse suivante : L EXTRANET de l INAP Par ailleurs, l Institut a mis en place un EXTRANET visant à réaliser un réseau interne et permanent entre les délégué/e/s à la formation. Ce site est utilisé pour mettre à la disposition des délégué/e/s à la formation un maximum d informations en relation avec la formation générale des stagiaires et la formation continue. 5.3 Contact à l Institut Institut national d administration publique 35, rue de Bonnevoie L-1260 Luxembourg Formation continue Tél. : (+352) Mél.: formationcontinue@inap.etat.lu Formation générale Tél. : (+352) Mél.: formationstage@inap.etat.lu Contrôle de la connaissance des trois langues administratives Tél. : (+352) Mél.: epreuvesdelangues@inap.etat.lu ; epreuves.preliminaires@inap.etat.lu INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 6

7 ANNEXE Délégué/e/s à la formation : les références au cadre réglementaire : Règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant à l Institut national d administration publique l organisation de la commission de coordination, la collaboration avec les administrations et établissements publics de l Etat et la collaboration avec le Ministère de l Intérieur et les administrations et établissements publics des communes: Article 1er: Chaque administration et établissement public de l Etat désigne un délégué/e à la formation en vue d assurer la collaboration avec l Institut national d administration publique dans le domaine de la formation pendant le stage et de la formation continue du personnel de l Etat et des établissements publics de l Etat. Article 12 : Le délégué à la formation procède, ensemble avec les responsables des services de son administration, à une analyse détaillée des besoins de formation continue existant et en informent l Institut dans les délais impartis. Article 13 : Le délégué à la formation est chargé de porter à la connaissance du personnel de son administration ou de son établissement public toutes les informations relatives à l organisation des séminaires de formation continue qui lui sont transmises par l Institut. Article 14 : L inscription à un cours ne peut se faire qu avec l autorisation du chef d administration. La sélection des participants aux cours de formation continue est opérée soit par l Institut soit par l administration. Elle tient compte notamment des demandes de priorité formulées l administration. Le délégué à la formation est informé de l inscription ou du refus du candidat. Au cas où un agent ne peut pas participer à un cours, il est tenu d en aviser le délégué/e à la formation de son administration. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 7