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1 IncaMail Date: Autres informations: w w w.sw isssalary.ch copyright Swisssalary Ltd.

2 IncaMail 2015 SwissSalary Ltd. All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Print: Contact SwissSalary info@swisssalary.ch swissdec Page 2

3 1 1.1 SwissSalary Paramètres uniques Dans la version 'Classic Client' sous 'Paramètres' -> 'Paramètres' -> Paramètres ' dans RTC sous 'Administration SwissSalary -> ' vous trouverez comment procéder à la configuration de base pour envoyer les décomptes salaire par . Votre administrateur système vous fournira les informations relatives à votre serveur SMTP. Description des champs suivants: Code Commentaire Sujet Bloc de texte SMTP-Serveur ID de l'utilisateur Mot de passe Nom de l'expéditeur Adresse de l'expéditeur Authentification au format HTML Code unique composé de 10 caractères pour configurer l adresse . Plusieurs configurations peuvent être enregistrées. Description relative au code Cet sujet apparaît dans la rubrique sujet de l . Contenu textuel de l Les traductions peuvent être directement créées dans le sous-tableau 'Ligne de texte additionnelle'. Pour personnaliser le contenu du texte, vous pouvez sélectionner l un des espaces réservés suivants: %1 Total des salaires AVS par an %2 Part du 13ème salaire sur le décompte mensuel %3 Titre %4 Civilité %5 Prénom %6 Nom Adresse du serveur SMTP (serveur de messagerie sortante) Adresse , connexion pour l authentification au serveur SMTP Mot de passe pour l authentification au serveur SMTP Apparaît chez le destinataire de l comme nom d expéditeur Apparaît chez le destinataire l comme adresse d expéditeur Par défaut = entrée de l ID utilisateur + mot de passe Anonyme = sans authentification NTLM = processus d authentification pour les réseaux informatiques, à travers la vérification de la connexion utilisateur Windows par ex. coché = formaté en HTML non coché = texte brut Page 3

4 Les décomptes salaire peuvent maintenant être envoyés via sans être chiffrés. Pour envoyer les documents de manière cryptée, nous vous recommandons d utiliser IncaMail. Sélectionnez 'IncaMail', puis le type d envoi 'Crypté' et/ou 'Recommandé'. 1.2 Attribution dans la fiche employé Saisissez l adresse privée/de l entreprise du collaborateur dans la fiche employé. L employé décide à quelle adresse il souhaite recevoir le décompte salaire. Dans le champ 'Envoi électronique', choisissez: - {blanc/vide} = aucune attribution; le collaborateur continuera à recevoir son décompte salaire sous forme papier - adresse privée = le collaborateur recevra son décompte salaire via à son adresse courriel personnelle - adresse de l entreprise = le collaborateur recevra son décompte salaire via à son adresse courriel professionnelle 1.3 Envoi du décompte salaire Le décompte salaire est d abord créé par collaborateur en format PDF pour que vous puissiez ensuite l envoyer par . Veuillez installer le logiciel gratuit 'PDFCreator' sur votre système. Vous pouvez le télécharger sous le lien suivant. Une fois que la dernière version de PDFCreator est correctement installée, veuillez ouvrir le 'Journal de traitement de salaire' dans Classic Client, puis cliquer sur le lien 'Document PDF ' via 'Traitement de salaire ouvert/non comptabilisé/comptabilisé' dans RTC. Page 4

5 Répertoire Nom de fichier Joindre un document Répertoire servant à stocker les décomptes salaire en PDF Le nom du fichier est composé du N de traitement de salaire et du N employé Attribution de la configuration Un second document peut être envoyé en pièce jointe avec le traitement de salaire, comme une invitation à un événement d entreprise (PDF) par ex. imprrimer seulement des Avec cette fonction, lorsque vous imprimez les décomptes salaire, seul les décomptes de salaire décomptes indiquant un changement par rapport au mois précédent seront modifiés envoyés o N de traitement de salaire Affiche le traitement de salaire sélectionné NOTE: En imprimant les décomptes salaire sur papier, les décomptes salaire déjà envoyés électroniquement peuvent être filtrés. Placez le filtre sur 'blanc' (RTC) entouré de 2 apostrophes (Classic Client) dans le filtre 'Envoi électronique'. Page 5

6 2 IncaMail 2.1 Informations générales Avec IncaMail de la poste suisse, vous pouvez transmettre votre décompte salaire de manière cryptée et démontrable. IncaMail est facile à utiliser, sûr et permet d économiser du temps et de l argent. Grâce à l intégration par défaut d IncaMail dans SwissSalary, seule une configuration unique dans SwissSalary et sur IncaMail est requise. Avant d installer IncaMail, nous vous recommandons d en informer les employés et de mentionner l inscription unique à IncaMail (nous avons préparé un modèle pour vos collaborateurs dans la zone clients/partenaires). 2.2 Conditions requises pour IncaMail Les conditions suivantes doivent être remplies pour bénéficier d IncaMail: Vous requérez la version SwissSalaryPlus (et ses nombreuses fonctions supplémentaires) Contrat avec IncaMail et enregistrement unique de l adresse de livraison Configuration dans SwissSalary Inscription unique du collaborateur sur IncaMail Vous trouverez des informations complémentaires contrat inclus concernant IncaMail sous le lien suivant: Les possibilités d'incamail et les prix Source: IncaMail-Flyer de Page 6

7 2.4 Inscription Après que le 'Contrat logiciel intégré' ait été mutuellement signé par vous et IncaMail, vous recevrez les données d accès requises pour IncaMail. Veuillez informer vos employés de la nouvelle possibilité de recevoir un décompte salaire via courrier électronique. Nous vous avons préparé un modèle type dans la zone clients/ partenaires d accès restreint. Le collaborateur doit se connecter à IncaMail une seule fois avec son adresse et son mot de passe. Source: 1. Ouvrir la page Ouvrez une fenêtre du navigateur et sélectionnez la page incamail. Cliquez à droite sur «Login & S inscrire». 2. S inscrire maintenant Cliquez sur «S inscrire maintenant». Pour changer de langue, cliquez en haut à droite sur la langue désirée. 3. Remplir les champs Remplissez intégralement les champs et lisez attentivement les textes explicatifs. Confirmez les CGA et cliquez par la suite sur «Suivant». Les utilisateurs d une SuisseID peuvent s inscrire avec celle-ci à l aide d un clic sur «S inscrire à SuisseID». 4. Contrôle des indications Contrôlez vos indications et cliquez sur «Suivant». Si les indications devaient ne pas correspondre, revenez en arrière et corrigez-les. Page 7

8 5. Code d activation du courrier électronique Vous recevrez ensuite un code d activation à l adresse de courrier électronique enregistrée. Saisissez celui-ci dans le champ correspondant et votre inscription sera terminée. En option: vérifier mon adresse Si vous inscrivez en plus votre adresse de domicile, vous pourrez également recevoir des recommandés Swiss Post. Vous trouverez le lien vers l inscription de l adresse et des informations complémentaires après le Login. Page 8

9 2.5 Réception d' sécurisés Source: Réception de courriers électronique sécurisés Les courriers électroniques sécurisés arrivent chez vous de la manière suivante. Vous trouverez sous www. incamail.ch/fr/secure- un mode d emploi détaillé sur la manière d ouvrir les IncaMails. 2.6 Intégration directe pour les entreprises Source: Introduction d' s plus sécurisés de En tant qu entreprise, vous avez la possibilité d intégrer simplement IncaMail dans votre infrastructure afin de recevoir et d expédier des courriers électroniques directement dans votre Mail Client (Outlook, Lotus Notes, etc.). Dans ce cas, l inscription des Accounts individuels n est plus nécessaire. Envoyer Recevoir Vous trouverez plus d informations et la possibilité de commander sous: Page 9