Performance de l audit interne

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1 Performance de l audit interne Par Sophie GRELIER Responsable du Système d Organisation Groupe EUROGICIEL Présidente MFQ Midi-Pyrénées Sophie.grelier@eurogiciel.fr

2 Sommaire L Audit dans la boucle d amélioration L Audit dans la norme ISO9001 Les Clés du succès L exploitation des résultats Les critères d efficacité QUALITATIFS Les critères d efficacité QUANTITATIFS Quelques règles de bonne conduite

3 L Audit dans la boucle d amélioration Amélioration Système de Management Manuel Qualité/ SMI Procédures Enregistrements Mesures Audits Pratiques et activités opérationnelles

4 L Audit dans la Norme ISO9001 Moins de documents écrits: audit documentaire simplifié L Audit au service du Management et non plus une réponse à la norme L Audit comme donnée d entrée pour les Pilotes de Processus L Audit, un outil efficace, mais pas seul: l audit de contrôle interne vérifie le produit fini. L audit Qualité vérifie le déroulement, la manière d arriver au produit fini. La tenue des Audits et leur exploitation: un indicateur de performance pour les auditeurs et les Responsables qualité

5 L Audit dans la Norme ISO9001 Présenter des Résultats QUANTITATIFS: Revue de direction Les résultats d audit sont un élément d entrée de la revue de direction Charges et budget annuel des audits qualité Taux de concrétisation du programme d audit Taux de couverture du programme d audit Nombre d écarts constatés Nombre d actions correctives mise en œuvre Présenter des Résultats QUALITATIFS: Analyser et comparer les résultats significatifs Privilégier les formes graphiques Evaluer l efficacité des Processus évalués Evaluer l efficacité du Processus d Audit (formation des auditeurs, modif des docs )

6 L Audit dans la Norme ISO9001 Programmation en tenant compte des points essentiels: et SME Audit interne Exigences liées à la programmation, à la réalisation et au suivi des audits qualité Processus stratégiques, ou nouveau, ou à risque Domaines à auditer Résultats des audits antérieurs (internes et externes) Procédure obligatoire décrivant les activités d audits Qui prépare Qui mène Qui rencontre Qui Qui enregistre Qui suit les AC/AP

7 L Audit dans la Norme ISO et SME Amélioration continue Les audits qualités doivent contribuer à l efficacité du S.M.Q Recherche de l amélioration continue: Causes des anomalies Modification des procédures ou processus Déceler des nouvelles pratiques pour les référencer dans le système

8 Les clés du succès Ne pas faire auditer par une partie prenante (attention à la hiérarchie, entre autre ) Le programme d audit n est pas figé dans le marbre, il doit s adapter aux résultats des audits qui ont déjà eu lieu et chaque audit a un programme spécifique. Eviter la saturation Exemple: une équipe d opérationnels est auditée sur son process de production et la semaine suivante, elle l est sur le système tri.les auditeurs passent alors pour des improductifs n ayant «rien d autre à faire que de perturber les cadences de productions» )

9 L exploitation des résultats Chaque écart (au sens large) fait l objet d actions (AC/AP) à mettre en œuvre par le secteur audité Un Plan d Actions doit être établi, précisant le détail de chaque action, les responsables d actions et les délais fixés Ce plan doit comprendre les critères permettant de conclure à l efficacité de chaque action Ce plan est établi par le responsable de l activité auditée et doit être validé par les auditeurs Le suivi du plan d action peut être examiné en Revue de Direction, en Revue de Processus (liste non exhaustive)

10 Les critères d efficacité QUALITATIFS Pour le responsable d audit - Respect du programme - Pas d incident dans un délai «rapproché» dans le périmètre audité en N-1 (défauts de procédures et/ou de contrôle interne qui auraient du être détectés) - Demande de participation des auditeurs à d autres chantiers (TPM, 5S, Kaizen ) - Facilité de recrutements des futurs auditeurs internes - Connaissance et compréhension du référentiel à auditer (norme, bonnes pratiques «maison», expression du besoin du commanditaire ) Pour le commanditaire Rapport délivré rapidement Rapport clair et exploitable (facilité de lecture, clarté des constats et recommandations) Respect du planning Pas de conflit inutile avec le audités Plan d action «Réaliste», sans YAKAFONCON Pour les audités Respect des délais (plan d audit reçu et accepté, déroulement de l audit et édition du rapport) Compréhension du métier Caractère réaliste des recommandations Fidélité du rapport aux échanges qui se sont déroulés en cours de mission Avoir un retour sur l audit (rapidement pas de sanction ) Amélioration visible (par des indicateurs, par une baisse des réclamations, par une amélioration de l environnement de travail Pour les auditeurs Prise en compte des recommandations Poids du responsable de l audit Meilleur connaissance de l entreprise et des métiers ainsi que les contraintes et problématiques Intérêt et volontariat Prise de notes rapide, synthétique, efficace, facilité de relecture

11 Les critères d efficacité QUANTITATIFS Tableau de bord Respect du programme d audit (nombre d audits réalisés sur nombre d audits prévus. Délai de transmission du rapport / fin de mission sur place Nombre d auditeurs formés et aptes Économies dont l audit est à l origine Respect du plan d action

12 Quelques règles de bonne conduite 08 juillet 2008 Confidentialité : L existence, la nature, le contenu les résultats et le rapport d un audit relèvent du secret professionnel. Le «propriétaire» légitime du rapport d audit est l audité lui-même au même titre que le commanditaire. Confiance : A priori, tout ce que dit l audité est vrai. Mais confiant ne veut pas dire crédule et l auditeur doit s assurer que les preuves tangibles existent bien. Objectivité : Une présomption n est pas une preuve et le bénéfice du doute revient toujours à l audité. Impartialité : Les faits sont à interpréter par rapport aux «exigences spécifiées» c est à dire aux dispositions décrites dans le manuel qualité, les procédures,.(pas par rapport à ce que l auditeur pense être correct). Non-ingérence : L auditeur doit rester strictement dans le cadre de sa mission : pas de conseils. «A votre place, je ferais ça ou ça» Respect mutuel : Indispensable pour arriver à créer un dialogue fructueux. Ne pas arriver en «terrain conquis»

13 08 juillet 2008