ACQUISITION ET MAINTENANCE D UN PHOTOCOPIEUR NEUF POUR LE CENTRE FRANCILIEN DE L INNOVATION

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1 ACQUISITION ET MAINTENANCE D UN PHOTOCOPIEUR NEUF POUR LE CENTRE FRANCILIEN DE L INNOVATION CAHIER DES CHARGES

2 1. PRESENTATION DU PROJET La présente consultation a pour objet l acquisition et la maintenance d un photocopieur multifonctions neufs, pour le Centre Francilien de l Innovation. Définition «photocopieur multifonctions» : Par «photocopieur multifonctions» le Centre Francilien de l innovation attend du photocopieur qu il soit connecté sur le réseau informatique du Centre, numérique et qu il présente les fonctionnalités de base suivantes : photocopie, impression de documents provenant de postes bureautiques, scan de documents divers, télécopie. Définition «copie» : Par «copie» le Centre Francilien de l Innovation inclut toutes les duplications et impressions telles que listées ci-dessous : duplication de documents réalisée sur un photocopieur, impression de documents provenant de postes bureautiques, et réalisée sur une imprimante ou un photocopieur multifonctions, impression de documents réalisée par un télécopieur. Une «copie» représente une face imprimée ou dupliquée d une feuille, quel que soit son taux de couverture imprimé. A titre d exemple, lorsque le Centre Francilien de l Innovation parle de 500 copies, il s agira tout confondu, de feuilles dupliquées, de feuilles imprimées sur des photocopieurs multifonctions et de télécopies. (A3 ou A4) L acquisition de ce photocopieur multifonctions connecté en réseau a pour but : de satisfaire aux besoins des collaborateurs en matière de reprographie interne, d impression et de télécopie, de fournir aux collaborateurs les moyens nécessaires afin de pouvoir scanner aisément tout document, et de pouvoir mettre en œuvre et exploiter facilement, dans les prochaines années, une gestion électronique documentaire, ainsi que la dématérialisation des pièces juridiques et comptables, de réduire les coûts d impression et de fonctionnement produits par le parc imprimantes du Centre. La présente démarche s inscrit dans une logique économique et de développement durable par un raisonnement en terme de «coût global d acquisition». 2

3 2. OBJET DE LA CONSULTATION L objet du présent Cahier des charges est : l acquisition d un photocopieur conforme aux normes homologuées, multifonctions, neuf, ayant pour fonctionnalités de base la duplication, l impression, le scan et la télécopie de documents, la maintenance de ce photocopieur acquis dans le présent marché, et incluant la mise à disposition des toners, l entretien, la maintenance, la réparation et la mise à disposition de toutes pièces techniques pour la réparation des appareils. Il comprend 2 lots : Lot 1 «acquisition d un photocopieur multifonctions neuf» Lot 2 «maintenance du photocopieur» Mode de passation du marché : Il s agit d un marché à procédure «adaptée», conformément aux dispositions de l article 28 et du Code des marchés publics (Décret n en date du 1er août 2006 portant Code des marchés publics). Il s agit d un marché de fournitures et services. 3. DUREE DU MARCHE Lot 1 «acquisition d un photocopieur multifonctions neuf» : le présent marché est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois, allant de sa date de notification jusqu à sa date anniversaire. Le marché est reconductible deux fois, par décision expresse annuelle, sans que la durée maximale ne puisse excéder trois ans. Lot 2 «maintenance du photocopieur» : le présent marché est conclu pour une durée de douze (12) mois renouvelables par express reconduction. Le marché est reconductible trois fois, par décision expresse annuelle, sans que la durée maximale ne puisse excéder quatre ans. 4. MONTANT DU MARCHE : Lot 1 «acquisition d un photocopieur multifonctions neuf» : - il ne comprend pas de montant annuel minimum - il comprend un montant annuel maximum de HT Lot 2 «maintenance du photocopieur» : - il ne comprend pas de montant annuel minimum - il comprend un montant annuel maximum de HT 3

4 5. CARACTERISTIQUES DES FOURNITURES ET DES PRESTATIONS DE SERVICES ASSOCIEES : 5.1 Caractéristiques des matériels exigés : Catalogue restreint Le prestataire doit proposer un photocopieur multifonctions neuf, numérique et connecté en réseau, répondant impérativement aux spécifications techniques et fonctionnelles minimum exigées par le Centre Francilien de l Innovation. A savoir : Volume moyen mensuel de copies estimées 8000 copies soit copies an. Minimum 35 ppm en couleur et 40 ppm en noir et blanc à des vitesses d impression Régulières. Lecteur de badge HID Langage : Adobe PostScript 3, PCL 5c, émulation PCL 6, PDF, XPS Numérisation vers réseau, numérisation vers courrier électronique, numérisation vers dossier, numérisation vers SMB ou FTP,PDF, JPEG, TIFF, numérisation vers périphérique de mémoire USB Télécopie, télécopie par serveur Ce photocopieur sera complété par un module de finition grand volume pour création de fascicules. Ce module de finition ajoutera un magasin de minimum feuilless, ainsi qu une capacité d agrafage multipositions de 100 feuilles. De plus, il permettra la création de fascicules avec le pliage en V et la capacité de piqûre à cheval. 6. CARACTERISTIQUES DE LA MAINTENANCE DU MATERIEL : Pour le matériel proposé il conviendra de proposer une maintenance comprenant : les toners noirs et couleurs l intégralité des pièces détachées toute pièce de rechange nécessaire au fonctionnement du matériel tout logiciel nécessaire au fonctionnement du matériel la mise à jour des logiciels ci-dessus et des drivers les frais de livraison la main d œuvre les déplacements sur site Il s agit ici d une liste non exhaustive des pièces techniques, supports logiciels et prestations nécessaires au fonctionnement des matériels. Pendant toute la durée du contrat de maintenance, aucun coût supplémentaire ne sera facturé au Centre Francilien de l Innovation, en sus du coût à la copie. 4

5 La maintenance sera facturée au coût copie. La facturation de la maintenance sera établie trimestriellement au coût réel sur la base d un relevé de compteurs trimestriel à terme échu. En cas de panne, le titulaire devra intervenir dans un délai de 24 heures maximum, à compter de la demande d intervention émis par le Centre. Dans le cas où le matériel ne pourrait être réparé dans un délai de cinq jours ouvrés maximum, le prestataire devra proposer un matériel de prêt similaire. Les frais de livraison, de mise en service et de fonctionnement seront à la charge du prestataire. 6.1 Formations Lors de la mise en place du photocopieur, le prestataire organisera des séances de formation afin que le personnel se familiarise avec l utilisation du photocopieur. Une formation adaptée aux administrateurs du système sera également dispensée. Tout au long du contrat de maintenance du photocopieur, sur demande du Centre Francilien de l Innovation, un transfert de compétence du prestataire, devra être organisé par le prestataire au bénéfice des services supports du Centre. Ce transfert de compétence permettra de gérer de façon optimale tout ajout ou mouvement du photocopieur, ainsi que les mouvements utilisateurs (modification paramétrage sur logiciel central et installation de drivers sur les PC clients). 6.2 Reprise de matériels Le prestataire s engage contractuellement à reprendre : les cartouches usagées : Le prestataire organisera à ses frais la reprise et le recyclage des cartouches usagées. Il précisera dans son offre l organisation qu il retient pour ce faire. Le photocopieur en fin de vie remplacé par l acquisition objet du présent contrat : Dans le cas où le Centre souhaite se débarrasser du photocopieur en fin de vie, le prestataire aura à sa charge la reprise du matériel en fin de vie ainsi que les frais éventuels inhérents au recyclage, démontage du photocopieur et pièces détachées. 6.3 Statistiques Trimestriellement, le prestataire fournira : un tableau récapitulatif des copies réalisées par appareil, une synthèse des différentes opérations de maintenance curatives et préventives qu il aura effectuées sur la période, pour chacun des appareils. 5

6 7. EVOLUTION TECHNOLOGIQUE DES PRODUITS 8.2 Arrêt de fabrication du matériel référencé dans le présent contrat Si la fabrication d un matériel était abandonnée en cours d exécution du contrat, le prestataire s engage à proposer, aux mêmes conditions de prix, un appareil répondant aux mêmes spécificités techniques et fonctionnelles. Dans ce cas, le prestataire : est tenu d informer le service informatique, par écrit et avec un préavis d un mois, de la nature et de l importance des changements devant intervenir sur ses produits ainsi quedes conséquences en termes de paramétrage réseau, prendra à sa charge les coûts de livraison, d installation, paramétrage et formation tels que définis en annexe 3. Cette information doit être accompagnée des données techniques liées à ces changements et ces prix. Les nouveaux articles, comme définis ci-dessus, sont introduits dans le marché, sans qu il soit nécessaire d établir un avenant, si le Centre Francilien de l Innovation n a pas fait d observations dans le délai d un mois à compter de la réception du courrier du prestataire. 8. PERSONNES ADMISES A REMETTRE UNE OFFRE Le Centre Francilien de l Innovation peut exclure de la participation à ce contrat tous les prestataires qui, selon les dispositions législatives ou réglementaires françaises ou celles de leur pays d'origine, se trouvent dans l'une des situations suivantes : 1) Ils sont en état de liquidation judiciaire, ou leur faillite personnelle a été prononcée, ou ils sont admis au redressement judiciaire et n'ont pas prouvé qu'ils ont été habilités à poursuivre leur activité ; 2) Ils ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle. Si le prestataire est une personne morale, cette exclusion est également applicable lorsque la ou les personnes physiques qui sont les dirigeants, de fait ou de droit, de la personne morale ont fait l'objet de la condamnation ; 3) Ils ne sont pas en règle avec leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ; 4) Ils ne sont pas en règle avec leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts et taxes ; 5) Ils ont rempli de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent article ; 6) Ils n ont pas d attestation d assurance responsabilité civile générale à jour. Le fournisseur s'engage à pouvoir produire à tout moment les attestations permettant d'établir la régularité de sa situation. Dans le cas où il ne serait pas en mesure de les produire, le Centre Francilien de l Innovation se réserve le droit de rejeter l'offre du fournisseur ou d'interrompre le(s) contrat(s) dans les conditions définies dans le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Fournitures Courantes et de Services. 6