MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE

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1 Cahier des Clauses Techniques Particulières MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE Location et maintenance du parc de photocopieurs et imprimantes des services municipaux de JACOU

2 article 1 - Objet du marché Le présent marché a pour vocation de répondre aux besoins en photocopieurs et imprimantes des services municipaux de la ville de JACOU, à savoir : - Location de photocopieurs et imprimantes Les copieurs et imprimantes sont nécessaires à la ville de JACOU pour des besoins d impressions, de copies et de numérisation sur de multiples formats et sur différents supports. Ils devront pouvoir largement supporter un volume annuel défini plus loin ainsi que des pics d activité qui les pousseront à avoir un fonctionnement plus important sur une partie de la période. La maintenance devra permettre d assurer une continuité de service et une disponibilité maximale du matériel. Le marché doit être traité dans sa globalité. Une offre ne peut donc faire état de la fourniture d un matériel sans assurer les conditions de maintenance sur ce dernier. Le matériel devra être neuf au moment de la mise en place. 2

3 article 2 - Le matériel Les spécifications décrites ci-dessous sont destinées à permettre au prestataire de cibler les références les plus adaptées aux besoins de la ville de JACOU. Ces spécifications doivent être considérées comme un minimum absolu. Le candidat ne doit pas y déroger. C'est pourquoi toute offre ne répondant pas à une ou plusieurs des fonctionnalités demandées sera considérée comme non recevable. La notation concernant le critère valeur technique se fera sur l ensemble des éléments fournis et l adéquation entre les besoins et les fonctionnalités. La liste ci-dessous est donc non exhaustive pour le choix et la notation du matériel. Pour les trois premiers copieurs cités ci-dessous, le candidat prévoira un matériel compatible avec une GED (Gestion Electronique de Documents) DEUX PHOTOCOPIEURS/IMPRIMANTE COULEUR HAUTE PERFORMANCE - DEBIT RAPIDE IMPRESSION SUR MULTI-SUPPORTS 1 pour les services ACCUEIL- URBANISME RESSOURCES HUMAINES - ECOLES - RdC MAIRIE - vitesse en noir minimum 45 copies minutes - vitesse en couleur minimum 35 copies minutes - impression étiquettes (tous formats) enveloppes (tous formats) - recto verso de la copie illimité - possibilité de stocker les documents (rétention) pour impression différée - 5 magasins papier minimum+bypass multifeuilles - 1 magasin supplémentaire 2000 feuilles - tri - format papier minimum A5R, maximum A3+ - unité enveloppes - disque dur - scanner réseau, vers , poste de travail, serveur et dossier réseau - possibilité de scanner sur le copieur vers une clé USB - carte fax réseau vers un dossier ou une adresse - logiciel de réception et d envoi de fax - module de finition avec pliage, agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous) - équipement et fonctionnalités diverses : Administration des comptes utilisateurs à distance par un PC connecté sur le même réseau Possibilité de donner des droits aux utilisateurs en distinguant d une part le volume autorisé en impression /copie N/B et d autre part le volume autorisé en couleur 3

4 SERVICES - installation et mise en réseau du nouveau photocopieur - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients explication et formation des utilisateurs à détailler. 1 pour les services DIRECTION GENERALE FINANCES MARCHES PUBLICS - CULTURE -1 ER étage MAIRIE - vitesse en noir minimum 45 copies minutes - vitesse en couleur minimum 35 copies minutes - impression étiquettes (tous formats) enveloppes (tous formats) - recto verso de la copie illimité - possibilité de stocker les documents (rétention) pour impression différée - 5 magasins papier minimum+bypass multifeuilles - 1 magasin supplémentaire 2000 feuilles - tri - format papier minimum A5R, maximum A3+ - unité enveloppes - disque dur - scanner réseau, vers , poste de travail, serveur et dossier réseau - possibilité de scanner sur le copieur vers une clé USB - carte fax réseau vers un dossier ou une adresse - logiciel de réception et d envoi de fax - module de finition avec pliage, agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous) - équipement et fonctionnalités diverses : Administration des comptes utilisateurs à distance par un PC connecté sur le même réseau Possibilité de donner des droits aux utilisateurs en distinguant d une part le volume autorisé en impression /copie N/B et d autre part le volume autorisé en couleur SERVICES - installation et mise en réseau du nouveau photocopieur - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients - explication et formation des utilisateurs à détailler. 4

5 1 PHOTOCOPIEUR COULEUR HAUTE PERFORMANCE pour les services CABINET DU MARIE SECRETARIAT DES ELUS ET COMMUNICATION - vitesse en noir minimum 45 copies minute - vitesse couleur minimum 35 copies minute - 3 magasins papier minimum+bypass multifeuilles - unité recto-verso automatique 100 feuilles - 1 unité papier épais jusqu à 250 gr - 1 unité enveloppes - disque dur - impression étiquettes (tous formats) enveloppes (tous formats) - recto verso de la copie illimité - possibilité de stocker les documents (rétention) pour impression différée - tri - format papier minimum A5R, maximum A3+ - scanner réseau, vers , poste de travail, serveur et dossier réseau - possibilité de scanner sur le copieur vers une clé USB - carte fax réseau vers un dossier ou une adresse - logiciel de réception et d envoi de fax - module de finition avec pliage, agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous) - équipement et fonctionnalités diverses : Administration des comptes utilisateurs à distance par un PC connecté sur le même réseau Possibilité de donner des droits aux utilisateurs en distinguant d une part le volume autorisé en impression /copie N/B et d autre part le volume autorisé en couleur SERVICES - installation et mise en réseau du nouveau photocopieur - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients - explication et formation des utilisateurs à détailler 1 PHOTOCOPIEUR N/B pour CHACUNE DES DEUX ECOLES MATERNELLE ET ELE- MENTAIRE - vitesse en noir minimum 30 copies minute - 3 magasins papier minimum+bypass multifeuilles - unité recto-verso automatique 100 feuilles - finisseur agrafage (capacité 50 feuilles) - carte imprimante réseau - carte scan couleur réseau et USB 5

6 - disque dur SERVICES - installation et mise en réseau des nouveaux photocopieurs - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients - explication et formation des utilisateurs à détailler 1 PHOTOCOPIEUR COULEUR HAUTE PERFORMANCE pour CCAS et SERVICE TECHNIQUE - vitesse minimum 45 copies minute - vitesse en couleur minimum 35 copies minutes - 3 magasins papier minimum+bypass multifeuilles - format papier maximum A3+ - unité recto-verso automatique 100 feuilles - carte fax réseau - carte scan réseau - finisseur agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous) SERVICES - installation et mise en réseau du nouveau photocopieur - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients - explication et formation des utilisateurs 1 PHOTOCOPIEUR MULTIFONCTIONS NOIR ET COULEUR pour LA SALLE DE SPECTACLE - vitesse minimum 30 copies minute noir et couleur - format maximum A4-1 magasin papier - carte fax réseau - carte scan réseau - disque dur - finisseur agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous) 6

7 3 PHOTOCOPIEURS N/B pour POLICE MUNICIPALE -CRECHE SERVICE JEU- NESSE - vitesse minimum 30 copies minute - 3 magasins papier minimum+bypass multifeuilles - unité recto-verso automatique 100 feuilles - carte fax réseau - carte scan couleur réseau - finisseur agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous) SERVICES - installation et mise en réseau du nouveau photocopieur - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients - explication et formation des utilisateurs 1 Imprimante laser N/B Service personnel - chargeur de documents - 2 bacs 500 feuilles A4 +Bypass SERVICES - installation et mise en réseau de la nouvelle imprimante - installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients - explication et formation des utilisateurs à détailler 7

8 Spécificités techniques : Lieu d implantation initial MAIRIE RdC ACCUEIL/URBANISME/RH/ECOLES MAIRIE 1 ER ETAGE DGS/FINANCES/MARCHES/CULTURE MAIRIE 1 er ETAGE CABINET DU MAIRE ELUS -COMMUNICATION C C A S SERVICE TECHNIQUE POLICE MUNICIPALE CRECHE SERVICE JEUNESSE SALLE DE SPECTACLE ECOLE MATERNELLE ECOLE ELEMENTAIRE Vitesse minimum du copieur en sortie 45 pages / minute 45 pages / minute 45 pages / minute 45 pages / minute 30 pages / minute 30 pages / minute 30 pages / minute 30 pages / minute 30 pages / minute 30 pages / minute A ces 10 copieurs + 1 imprimante laser s'ajoutera : - un contrat de maintenance pour la période précise du 1 er octobre 2015 au 31 décembre 2017 pour le photocopieur de la bibliothèque dont la mairie est propriétaire. 8

9 article 3 - Conditions du marché Volume annuel de copies Lieu d implantation initial MAIRIE RdC AC- CUEIL/URBANISME/RH/ECOLES MAIRIE 1 ER ETAGE DGS/FINANCES/MARCHES/CULTURE MAIRIE 1 er ETAGE CABINET DU MAIRE ELUS COMMUNICATION Estimation Volume copies annuel N/B COULEUR N/B COULEUR N/B COULEUR C C A S SERVICE TECHNIQUE N/B COULEUR POLICE MUNICIPALE CRECHE SERVICE JEUNESSE SALLE DE SPECTACLE 500 N/B COULEUR ECOLE MATERNELLE ECOLE ELEMENTAIRE LASER Service RH BIBLIOTHEQUE N/B COULEUR Soit pour l'ensemble des services municipaux : copies N/B et copies couleur. Ces montants annuels sont communiqués à titre indicatif afin de permettre au prestataire de réaliser son offre de prix. 3.2 Copies supplémentaires au-delà du forfait Le candidat indiquera dans son offre, le coût copie N/B et couleur en cas de dépassement du forfait annuel Conditions de maintenance La prestation de maintenance devra prendre en compte, moyennant un coût à la page, l ensemble des opérations préventives ou curatives (totalité des pièces, main d œuvre, déplacement, consommables hors papier) permettant de garantir à la ville de JACOU un fonctionnement optimal de la machine (accessoires et options compris). Le processus de maintenance devra être adapté au fait que la ville de JACOU n est qu utilisatrice de la machine et ne dispose d aucune compétence technique sur cette dernière hormis celle qu elle aura acquis par le biais de la formation. 9

10 Le prestataire est appelé à définir, dans le respect des critères et engagements demandés, les conditions plus détaillées de sa maintenance par le biais de tout document annexe qu il jugera nécessaire. Le prestataire devra, lors de son étude, garder à l esprit que le fonctionnement du matériel considéré est indispensable aux services qui l exploitent. Ces points rentreront en compte dans le critère organisation et qualité de la maintenance Demandes particulières Le prestataire devra prévoir, pour chaque type d appareil, la fourniture d un stock de consommables suffisant, ceci afin d éviter toute interruption d activité. La maintenance devra se faire sur le lieu d exploitation, durant les heures ouvrées du service utilisateur. Le prestataire s engage à fournir, sans frais supplémentaires, la mise à jour des logiciels et pilotes de chaque machine et à prendre en charge les éventuels frais liés à ces mises à jour. Les réparations résultant de la seule faute des utilisateurs seront à la charge de la collectivité. Les frais de livraison ou de récupération des consommables seront inclus dans l offre de prix. article 4- Livraison Il est convenu que l identification du matériel définie dans ce document sert uniquement au repérage de celui-ci et, accessoirement, à préciser le lieu initial de livraison des copieurs et imprimantes. Le matériel ne sera bien évidemment pas pour autant attaché à un lieu en particulier et pourra, selon les besoins de la ville de JACOU, être déplacé par le client ou par toute personne mandatée par lui. Dans ce cas, la ville de JACOU en avertira le prestataire de façon à ce qu il soit en mesure d effectuer les opérations de connexion ou de maintenance qui lui incombent Conditions de livraison & mise en fonctionnement Les copieurs devront être livrés et mis en fonctionnement aux adresses suivantes : 10

11 Lieu d implantation initial Adresse Détails ACCUEIL/URBANISME/RH/ECOLES DGS/FINANCES/MARCHES/CULTURE CABINET DU MAIRE ELUS - COMMUNICATION C C A S SERVICE TECHNIQUE POLICE MUNICIPALE Rue hôtel de ville Rue hôtel de ville Rue hôtel de ville 4 chemin de la cartairade 10 Rue F. Soubeyran Hôtel de Ville Rez-de-chaussée Hôtel de Ville 1 er étage Hôtel de Ville 1 er étage Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée CRECHE Rue Carl Linne Hôtel de Ville Rez-de-chaussée SERVICE JEUNESSE SALLE DE SPECTACLE ECOLE MATERNELLE ECOLE ELEMENTAIRE Espace Dolto Place des Premier étage écoles Espace Jean Marcel Castet Rue de l'occitanie Premier étage Avenue Jean Sébastien Bach Rez-de-chaussée Place des écoles Rez-de-chaussée Le transport, le déchargement, la manutention ainsi que l évacuation des emballages sont à la charge et sous la responsabilité du prestataire. La mise en service et les tests de fonctionnement sont effectués par le prestataire pour valider la livraison. Le prestataire est libre de venir constater par lui-même les contraintes spécifiques de livraison et de mise en service. Il ne pourra donc, après acceptation de son offre, invoquer ce point pour en modifier le montant Délai de livraison Le prestataire précisera, dans le dossier technique, son délai de livraison du matériel à partir de la notification du marché, sachant que la mise en service devra être effective avec le personnel formé, au 1 er janvier article 5 - Formation du personnel Formation initiale Le titulaire s engage à effectuer une prestation de formation aux utilisateurs sur toutes les fonctionnalités du matériel qu il fournit. 11

12 Il est rappelé que tous les photocopieurs et imprimantes sont connectés au réseau informatique pour des impressions directes depuis les postes de travail. La formation sera réalisée soit préalablement soit simultanément ou, à défaut, dans un délai raisonnable suivant la mise en place des machines. La procédure de formation du prestataire fera l objet d une annexe à sa réponse et stipulera la durée prévue, le découpage, le plan de la formation et le nombre de personnes maximum par session. Elle sera réalisée obligatoirement sur un site de la ville de JACOU Formation sur demande Exceptionnellement, il pourra être demandé, durant la durée du marché, de nouvelles formations par la Ville de JACOU dans le cas où un utilisateur, non formé initialement, aurait à utiliser couramment la machine. Le prestataire fournira pour cela un devis distinct joint au dossier de réponse. Si aucun devis de cette nature n est joint au dossier, il sera alors établi que cette dernière ne fera pas l objet d une facturation et sera naturellement prise en charge par le titulaire à la demande de la ville de JACOU. article 6 - Développement durable Dans le cadre de la démarche de développement durable mis en place par la Ville, il est demandé au prestataire de fournir tous les éléments permettant de juger de la valeur de leur offre à ce niveau. Cela peut comprendre la récupération, le recyclage ou tout constituant particulier des consommables utilisés ainsi que diverses certifications. Ce point rentrera en compte dans le critère valeur technique. article 7 - Aménagement des locaux Le prestataire doit fournir à la ville de JACOU, dans le dossier technique, toutes les contraintes de son matériel (encombrement, alimentation, plage de température ) en vue d un éventuel aménagement de certains locaux. Le matériel proposé doit toutefois être en adéquation avec, d une part, les besoins de la collectivité, conformément au présent cahier des clauses particulières, et d autre part, les locaux dont elle dispose. article 8 - Documentation Le titulaire du marché s engage à fournir à la ville de JACOU, à la livraison et sans supplément de prix, la documentation technique rédigée en langue française nécessaire à une utilisation correcte du matériel livré et à son entretien courant. Il s engage aussi à fournir les mises à jour éventuelles, dans les mêmes conditions. 12

13 article 9 - Démonstration Prenant en compte la valeur et la technicité du matériel ainsi que la durée d engagement, la ville de JACOU pourra demander, avant d effectuer son choix définitif, à assister à une démonstration du ou des copieurs proposés durant laquelle elle pourra effectuer des impressions à partir de documents qu elle amènera. Le prestataire pourra effectuer cette démonstration dans un lieu de son choix (dans ses locaux ou chez un client) dans un périmètre géographique raisonnable pour la ville de JACOU. article 10- Reprise du matériel Les copieurs seront obligatoirement repris par le prestataire à l issue du contrat La reprise s effectuera aux frais du prestataire, sans indemnités d aucune sorte. L état du matériel et son fonctionnement ne pourront être opposés à la Ville sauf dégradation de son fait 13