Processus d approvisionnement du matériel aux salles d opération. Processus d approvisionnement du matériel au bloc opératoire et à la stérilisation

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2 Présentation des Processus d approvisionnement du matériel aux salles d opération (consommation du matériel) Processus d approvisionnement du matériel au bloc opératoire et à la stérilisation (regarnissage du matériel) Principaux bénéfices reliés au projet

3 Présentation des Processus d approvisionnement du matériel aux salles d opération Processus d approvisionnement du matériel au bloc opératoire et à la stérilisation Principaux bénéfices reliés au projet

4 La méthode du chariot de cas pour approvisionner les salles d opération

5 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

6 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

7 Fonctions Opéra utilisées Documentation du matériel par intervention Interface de gestion la base de produits du carrousel (localisation) Production du programme opératoire Liaisons entre interventions et matériel requis

8 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

9 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

10 Fonctions Opéra utilisées Visualisation des chariots à préparer Impression des fiches de préparation Interface de gestion des commandes électroniques pour le carrousel Gestion des interventions urgentes

11 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

12 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

13 Préparation de 4 chariots à la fois. Le carrousel présente les produits à cueillir au global et les indicateurs sur le mur permettent de savoir sur quel chariot les mettre et en quelle quantité.

14 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

15 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

16 Le reste des articles est cueilli de façon plus traditionnelle dans les autres points de stockage et à partir de la fiche d approvisionnement.

17 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envoi des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

18 Processus de préparation des chariots de cas Documentation des nomenclatures Production du Programme opératoire Liaisons et vérifications Impression des fiches et envois des commandes électroniques Cueillette au carrousel Cueillette aux autres points de stockage INTERVENTION EN SALLE

19 La consommation des articles est ensuite confirmée au dossier du patient dans la salle. Les information de traçabilité sont également enregistrées. Ces éléments facilitent la gestion des consignations.

20 Présentation des Processus d approvisionnement du matériel aux salles d opération Processus d approvisionnement du matériel au bloc opératoire et à la stérilisation Principaux bénéfices reliés au projet

21 Principalement, les axes d intervention de TRIAX conseil ont été et seront de conseiller et soutenir le centre dans : la détermination des flux d information; les choix de la configuration, de l emplacement et du type de points de stockage (primaires et secondaires); la détermination du niveau des stocks à maintenir pour chacun des produits et des points de stockage; l amélioration des processus post implantation.

22 Le bloc opératoire et la centrale de stérilisation Consignations Produits Anesthésie Réutilisablesindividuels Réutilisables - Caissons Carrousels Désemballage Assemblage Aire souillée

23 Réapprovisionnement des carrousels (produits inventaire et achat direct) Les stocks sont gérés en inventaire permanent avec minimum et maximum (logiciel NOVA). Les produits principalement localisés dans les carrousels sont ceux dont le détail et le nombre sont connus à l avance: Champs jetables, blouses, etc. Produits réutilisables Produits de la centrale de stérilisation (champs d emballages) Les activités de réapprovisionnement sont assurées quotidiennement par le personnel des approvisionnements. Actuellement, les processus sont manuels, mais ils seront automatisés à moyen terme.

24 Réapprovisionnement Nova - (carrousels) Virtuo Demande de réapprovisionnement à l atteinte du seuil pour les produits à usage unique en inventaire permanent gérés par Nova. Virtuo crée des réquisitions au magasin principal pour les produits d inventaire et transfère la demande au service des achats pour les produits d achat direct.

25 Réapprovisionnement Nova - (carrousels) Virtuo Transfert de stock/bon de livraison pour les produits d inventaire. Transfert de stock/bon de livraison pour les produits en achat direct. Saisie Saisie manuelle manuelle des des produits produits à à remettre remettre en en inventaire inventaire suite suite à à l annulation l annulation de de cas, cas, produits produits en en surplus, surplus, etc. etc.

26 Réapprovisionnement des produits hors carrousel (produits inventaire et achat direct) Les produits sont en inventaire périodique en double casier. Les produits placés hors carrousel sont ceux dont les besoins sont difficilement prévisibles, les produits risquant d être contaminés lors des interventions et les produits servant à réapprovisionner certaines réserves secondaires: Gants, cathéters, produits d anesthésie, etc. Les activités de réapprovisionnement sont assurées quotidiennement par le personnel des approvisionnements Actuellement, les processus sont manuels mais ils seront automatisés au cours des prochaines semaines.

27 Réapprovisionnement Virtuo (aire centrale) Pour les produits en inventaire périodique, l information est transmise à Virtuo à l aide du code à barres ou de réquisitions électroniques. Virtuo Virtuo crée des réquisitions au magasin principal pour les produits d inventaire et transfère la demande au service des achats pour les produits d achat direct.

28 Réapprovisionnement des produits hors carrousel (Produits de consignation) Produits dont la prédictibilité est difficile, voire impossible: Produits localisés à l intérieur d une réserve à proximité des salles ou dans des chariots de spécialité. Les produits sont en inventaire permanent Actuellement, les processus sont manuels sur support papier Problématique des numéros de série et de produits dans le contexte de rappel À moyen terme, les processus seront automatisés

29 Réapprovisionnement Opéra - (salles d opération) Virtuo Opéra transmet l information concernant la consommation pour les produits en consignation (centre de coût, quantité, # de produit, # de série ou lot, etc.). Virtuo crée des réquisitions au magasin principal pour les produits d inventaire et transfère la demande au service des achats pour les produits d achat direct.

30 Produits réutilisables (caissons et instruments individuels) Les produits sont placés par spécialité Salle du carrousel pour les caissons Aire centrale du bloc pour l instrumentation individuelle Localisation des instruments gérés à partir de Opéra

31 Élément facilitateur pour la gestion des produits Console MRP Opéra En fonction des programmes prévus, elle permet de valider si les stocks de produits inventaire, en achat direct et de consignation sont suffisants dans le carrousel et les aires stériles. Actuellement, les processus sont manuels mais ils seront automatisés au cours des prochains mois.

32 Planification Virtuo Nova Opéra Nova transfère l information sur ses niveaux de stock à Opéra. Opéra regarde les besoins du programme opératoire vs les quantités en inventaire comme outil de planification. Virtuo transfère l information sur les quotas à Opéra.

33 Présentation des Processus d approvisionnement du matériel aux salles d opération Processus d approvisionnement du matériel au bloc opératoire et à la stérilisation Principaux bénéfices reliés au projet

34 Documentation des informations à jour, en temps réel Préparation plus efficace des interventions Libération de temps infirmier Approvisionnements simplifiés et automatisés Techniques réactives et proactives jumelées Simplification de la gestion des consignes Traçabilité complète des produits utilisés Processus informatisé, donc analysable statistiquement

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