Votre outil de production le plus rentable

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1 Votre outil de production le plus rentable

2 Solution de gestion des projets de la construction depuis bientôt 20 ans sur plateformes Macintosh et Windows, HyperArchi regroupe les fonctionnalités de nombreux logiciels indépendants pour vous offrir des services intégrés qui vous feront gagner à tous les niveaux : temps, qualité et productivité. Les fondamentaux Structure modulaire En mode Client / Serveur autour du «Bureau», véritable plaque tournante, HyperArchi rassemble toutes les informations centrales de l agence (projets, annuaires, documents partagés, tâches, agendas) accessibles à tous gratuitement. 5 modules métiers, dédiés à la maîtrise d œuvre et affectés aux différents utilisateurs, selon leurs métiers et leurs compétences : DQE, Appels d offres, Gestion de chantier, Facturation & analyse, Organisation. La version monoposte comprend l ensemble des modules métiers. Assistant de création de projet La mise en œuvre du processus métier revient à l assistant de création de projet qui, en écrans successifs, vous guide dans l identification du maître d ouvrage, la mise en place de l équipe, les budgets, les lots et les documents de départ. HyperArchi génère alors un planning d organisation et une liste de tâches spécifiques à ce projet et vous disposez immédiatement d outils d analyse de charge ou de plannings multi-projets. Production de documents HyperArchi produit des documents dont vous gérez la confidentialité, les versions et l historique. Vous générez les documents internes à partir d une bibliothèque de modèles personnalisables ; vous pouvez, également, intégrer tout type de document externe (fichiers CAO, images, documentation, etc.). Autorisations administratives La création et le suivi des autorisations administratives CERFA sont réalisés au sein même du projet. HyperArchi utilise les informations stockées dans la base de données qu il élabore pour les projets afin de renseigner les formulaires intégrés en PDF, ce qui vous permet d intervenir directement sur le document. Les dates de dépôt, les demandes de modification, la purge du recours des tiers et les délais d annulation administrative sont automatiquement gérés. Centralisation des données C est bien dans la configuration Client / Serveur qu HyperArchi donne toute sa puissance. Pour non seulement travailler à plusieurs sur un même projet, mais également pour partager des fichiers avec une efficacité incomparable. Ainsi, chacun contribue à l enrichissement de la base de données centrale qui est le patrimoine de l agence. HyperArchi gère des documents de tout type de formats dont DWF, DXF, Word et Excel, EPS, JPG, TIFF, PNG, PDF. Serveur Web Initié dans la version précédente d HyperArchi et disponible uniquement en mode Client / Serveur, l accès aux données via internet s est considérablement renforcé. Les pages web permettent de créer de nouvelles informations : rendez-vous, intervenant, tâche ou pointage. Dans le module «Appel d offres», les entreprises ont désormais la possibilité de répondre directement sur le serveur Web. Une interface, spécialement développée pour les utilisateurs de Smartphones, leur permet de rester en contact avec la base de données. Bibliothèques HyperArchi permet de gérer plusieurs bibliothèques et de créer sa propre bibliothèque. Abvent fournit cependant en standard une bibliothèque de descriptifs, régulièrement mise à jour pour les abonnés au Contrat de Service Entreprises (CSE) HyperArchi. Il est possible d actualiser la liste des prix de la bibliothèque complète ou d un corps d état en particulier en affectant les différents Indices BT. Les indices Ingénierie sont également disponibles pour la revalorisation des honoraires. Monoposte Tout en un! Le bureau et les 5 modules Client / Serveur Un bureau commun à tous, à chacun son ou ses modules

3 Le Bureau : cœur du système HyperArchi Le Bureau qui rassemble toutes les informations nécessaires à la gestion quotidienne est le cœur même du système HyperArchi. Pour le rendre accessible à tous, instantanément et simplement, il vous suffit de le déployer dans toute votre agence en l installant sur tous les ordinateurs. En plus, dans la version client/serveur, chacun peut non seulement le consulter, mais également l enrichir. Agenda personnel L agenda permet d avoir une vision globale de ses propres rendez-vous, au mois, à la semaine ou à la journée, et de visualiser l agenda des autres collaborateurs. Annuaire des intervenants La gestion d un projet suppose des échanges avec un grand nombre d intervenants. HyperArchi conserve les coordonnées de chacun (postales, électroniques, bancaires), la liste des contacts, les numéros de polices d assurance, etc. Pour une recherche rapide, vous disposez de filtres d affichage et de différents mode de classifications. Tâches Véritable check-list, individuelle ou liée aux projets, les tâches sont créées manuellement ou automatiquement à partir de l assistant de création de projet. Chaque utilisateur sait ce qu il a à faire, rien n est oublié. La fonction de validation des tâches assure le contrôle et le suivi des tâches des collaborateurs. Génération des courriers À partir de l annuaire des intervenants sont sélectionnés un ou plusieurs intervenants puis le modèle de lettre voulu. Il ne reste plus qu à imprimer et envoyer ces courriers ou à les transmettre directement par mail. Pointages d heures Chaque collaborateur peut affecter ses heures, saisir et même détailler ses pointages qui seront, ensuite, validés par la personne responsable de cette tâche, via le module «Organisation». Ils serviront à l analyse de rentabilité de chaque projet et au calcul des coûts individuels de chaque salarié. Base de connaissances Chacun peut visualiser la base de connaissances pour, par exemple, connaître les étapes d un dépôt de permis de construire, savoir établir une demande de congés, Main courante La main courante est le post-it électronique d HyperArchi ; les événements ainsi enregistrés dans la base de données peuvent servir pour créer des tâches, des rendez-vous ou des notes. Collaborateurs & Messagerie En mode Client / Serveur, cette liste regroupe dans un même écran, toutes les informations internes (numéros de poste, portable, ) et permet à l ensemble des utilisateurs connectés à la base de données HyperArchi de communiquer très facilement grâce à un système de messagerie instantanée. L agenda du module bureau, permet de gérer vos rendez vous et de visualiser la disponibilité des différents collaborateurs. La liste des projets, permet de visualiser instantanément les informations générales de chaque projet et d afficher un planning d analyse multi-projet.

4 Modules Module DQE Descriptif Avec HyperArchi, 2 étapes suffisent pour mettre en place les descriptifs d un projet. Tout d abord, on créé une étude (par exemple APS ou APD) dans le projet en indiquant les corps d état nécessaires, puis on insère les ouvrages et les articles à partir des lots de la bibliothèque livrée avec le logiciel ou issue d un précédent projet. Les ouvrages et les articles sont sensiblement améliorés tant au niveau de la présentation, des styles de texte, que par l ajout d images ou de tableaux. Quantitatif HyperArchi propose 3 méthodes : saisie manuelle des quantités, calcul à l aide des minutes ou encore récupération automatique des métrés issus d Archi- CAD. Ces deux dernières méthodes enrichissent les articles d une information de localisation. Estimatif HyperArchi vous aide à estimer, dès leur création, le coût de vos projets à partir de formules d estimation et de données quantitatives générales du projet. Ces formules peuvent être directement intégrées dans la bibliothèque de descriptifs. Production de documents techniques HyperArchi dispose de nouveaux outils de gestion de style de mises en page des documents techniques (descriptif, bordereaux). Une fois le modèle choisi et le lot sélectionné, vous prévisualisez le document, le perfectionnez si nécessaire et générez le document final. Celui-ci pourra être converti automatiquement au format PDF pour diffusion via les outils conventionnels d HyperArchi ou accessibles depuis le serveur Web. La fenêtre de prévisualisation des documents, permet d affiner vos mises en page, de vérifier les différents descriptifs, de faire des modifications avant de générer le document final. Totaux dynamiques D un simple clic et en temps réel, vous visualisez le coût de l ensemble du projet et des travaux optionnels par lots, par maître d ouvrage ou par tranches. Coût d opération À n importe quelle phase, vous pouvez calculer le coût global du projet en y incluant le prix du terrain, des frais de notaire, le coût de la construction, les honoraires, etc. Prévisionnel MOA Basé sur les thèmes créés dans le coût global de l opération, vous générez un tableau de dépenses prévisionnelles à l intention du maître d ouvrage. Pour les contractants généraux Les projets sont gérés à partir des devis dans lesquels sont insérés les corps d état, les ouvrages et les articles nécessaires. Ces articles peuvent être décomposés entre poses et fournitures pour lesquelles vous pouvez créer des bons de commande. Le coût d opération, permet d établir le coût prévisionnel global de l ensemble du projet (achat terrain, frais de notaire, coût de construction, honoraires, ). Module Appel d offres Appel d offres HyperArchi vous propose un appel d offres par projet dans lequel vous pouvez initier plusieurs consultations. On peut définir un planning enveloppe ou choisir un planning existant. Paramètres du chantier pour créer un CCAP. Préparation Pour chaque consultation sont définit les corps d état concernés, les documents généraux à transmettre aux entreprises, les critères de sélection, ainsi que les documents qui doivent être joints à l offre. Diffusion Cette fenêtre permet d imprimer l ensemble des documents ou de les générer numériquement au format PDF. Réponse C est ici que peut s effectuer la saisie manuelle des offres reçues physiquement. On peut également proposer aux entreprises de répondre via une page web où elles devront récupérer le dossier de consultation, saisir leur offre et retourner les documents demandés par la maîtrise d ouvrage. Adjudication Pour chaque lot, vous visualisez en un clin d œil les notes attribuées, la conformité des offres et l offre financière. En un clic, vous sélectionnez l entreprise adjudicataire, puis vous créez les courriers à adresser aux entreprises adjudicataires comme aux entreprises non retenues. La fenêtre adjudication, permet de visualiser l offre globale des entreprises et de définir celles à qui les travaux sont attribués. Vous pouvez également générer ici les courriers aux entreprises adjudicataires ou non.

5 Modules Module Organisation Plannings Créés manuellement à partir de la liste des missions ou selon le processus métier choisi à la création du projet, ces plannings vous permettent d organiser votre mission. Parallèlement, vous gérez les ressources affectées, les dates-clefs du projet, les dates prévisionnelles de facturation Agenda de l Agence Pour une approche synthétique de l activité de chacun, l Agenda vous permet de visualiser et d éditer l ensemble des rendez-vous et des tâches de l agence. Base de connaissances Vous pouvez collecter et organiser le savoir de l agence. Les articles sont agencés selon une structure hiérarchique, entièrement paramétrable. Dans chaque article, vous pouvez enregistrer un texte mis en page, un lien vers un site internet, une image Cette base de connaissances peut ainsi servir à la fois de bibliothèque graphique et de médiathèque en y insérant les liens vers les descriptifs produits de vos fournisseurs. Validation des pointages Les pointages d heures saisis par chaque collaborateur sont validés grâce à cet outil qui va vous permettre, également, d obtenir un récapitulatif mensuel des heures passées par chacun sur un projet. Analyse des charges Elle permet de visualiser le taux d occupation des collaborateurs par rapport aux affectations des ressources saisies dans les différents plannings des projets. Vous pouvez procéder à la même analyse pour les entreprises extérieures en fonction des données saisies dans les plannings de chantier. La fenêtre des pointages d heures permet de valider la saisie des heures effectuées par les différents collaborateurs, prises en compte dans la rentabilité du projet. Module Gestion de chantier Marchés Les marchés vont permettre d établir les documents financiers et contractuels concernant les travaux de référence et les avenants établis en cours de chantier. Planning À tout moment, vous pouvez compter sur cette fonction dédiée spécifiquement au pilotage des travaux qui vous permet de calculer les éventuels retards et leurs incidences sur la date de livraison prévisionnelle. Propositions de paiement HyperArchi traite toutes les propositions de paiement : revalorisation des travaux et cautions d entreprises, avances et approvisionnements, retenues de garantie, sous-traitants, primes et diverses pénalités. États financiers Si tous les états sont disponibles en standard pour les entreprises et les maîtres d ouvrages, vous pouvez les compléter, selon vos besoins ou ceux de vos clients, grâce aux tableaux financiers personnalisés. Pilotage du chantier Tout au long de l avancement du chantier, HyperArchi permet d assurer des tâches récurrentes comme l établissement des comptes-rendus ou la matérialisation de l avancement sur le planning. En phase de réception des travaux, vous établissez les PV de réception, vous gérez les réserves par lot et par localisation et ce, jusqu au parfait achèvement et à la clôture définitive du chantier. La fenêtre planning de ce module permet de créer un planning contractuel de travaux ainsi que le planning réel du chantier afin d apprécier les écarts dans les délais d exécution.

6 Modules Module Facturation & Analyse Calcul des prix de vente HyperArchi vous propose de calculer le prix de vente de chacun de vos salariés en tenant compte des heures non facturables, des frais généraux et de la marge escomptée. Estimation des missions HyperArchi vous permet d estimer le coût des différents éléments nécessaires à la réalisation des missions (temps passé en réunions, réalisation des documents graphiques ou descriptifs, frais de déplacements ou de reprographie). Facturation des honoraires Que vous travailliez seul ou en équipe, avec Hyper- Archi, vous établissez les notes d honoraires et les tableaux de facturation selon l avancement de la mission et les éventuelles révisions : paiements reçus, relances d impayés et vous disposez de différents états comptables (encaissement sur factures établies ou prévisionnel, etc.). Suivi des dépenses Notes de frais des employés ou factures fournisseurs, générales ou affectées directement à un projet, HyperArchi vous permet de recenser toutes les dépenses (y compris la valorisation des heures pointées) et d exploiter des statistiques par affaire, par employé, par fournisseur. Analyse de rentabilité HyperArchi vous propose une analyse de rentabilité par affaire et globale sur l agence au travers de différents états comptables. Confidentialité et gestion comptable Tous les documents produits ont une confidentialité particulière : seuls les utilisateurs autorisés peuvent en voir le contenu. Si vous utilisez les logiciels SAGE (Ligne 100), vous disposez d exports pré-paramétrés générant les écritures comptables des notes d honoraires, des factures fournisseurs et des notes de frais. Pour les contractants généraux Les contrats clients sont établis selon deux méthodes de facturation (selon les phases établies ou par contrat). Le contrat tient, évidemment, compte du rabais commercial accordé. Pour les différents appels de fonds, vous pouvez établir un échéancier prévisionnel. L évolution de la marge du projet est constamment analysée au fil de sa progression. La fenêtre honoraires permet de mettre en place les différentes phases de facturation de vos honoraires, la répartition entre les différents co-traitants, une formule de révision des honoraires et de les répartir entre les différents maîtres d ouvrages. La fenêtre état annuel permet de visualiser l équilibre entre les honoraires facturés et les dépenses engagées sur une période choisie.

7 Nouveautés Bibliothèques La structure hiérarchique de la base de données a été totalement revue. Vous disposez désormais de corps d état, de plusieurs niveaux d ouvrages puis des articles. La liste des bibliothèques s affiche dans une fenêtre spécifique. Elle permet, en plus, de suivre les modifications des données apportées par l ensemble des collaborateurs. Un indice BT peut être affecté à chaque corps d état, indépendamment ou globalement sur tous les corps d état, afin d actualiser la liste de prix. Des formules d estimation à l aide de variables globales peuvent maintenant être ajoutées aux ouvrages, ce qui permet des estimations de projets extrêmement rapides. Les présentations des textes descriptifs de chaque bibliothèque bénéficient d améliorations notoires : styles de texte, possibilité d ajouter des images ou des tableaux. Un module de recheche très rapide permet de retouver tel ou tel mot au sein des ouvrages. Afin de simplifier le travail collaboratif, on peut ajouter des marquages et des annotations aux ouvrages ou aux articles. DQE On retrouve au niveau du DQE toutes les améliorations apportées aux bibliothèques comme la liste des études, la structure hiérarchique, les formules d estimation, le texte riche, le module de recherche, et les annotations La saisie des prix s effectue dans la même fenêtre, en saisie manuelle ou à l aide des minutes de calcul. Une autre possibilité de saisie rapide est proposée via une feuille de calcul. Un double-clic dans un champ du bordereau ouvre la fenêtre souhaitée (descriptif, quantitatif, prix unitaire ). En temps réel, une fenêtre présente le coût de l ensemble du projet et des travaux optionnels par lots, par maître d ouvrage ou par tranches. On peut ouvrir simultanément deux études différentes afin de copier-coller certains ouvrages. HyperArchi 11 dispose de nouveaux outils de gestion de style de mises en page lors de la production des documents techniques (descriptif, bordereaux). On peut très simplement visualiser et modifier le document final avant son impression. La nouvelle structure permet de répartir très simplement les ouvrages entre les maîtres d ouvrage, les tranches et les options. À n importe quelle phase, on peut calculer le coût global du projet en y incluant le prix du terrain, des frais de notaire, le coût de la construction, les honoraires, etc. Basé sur les thèmes créés dans le coût global de l opération, vous générez un tableau de dépenses prévisionnelles à l intention du maître d ouvrage. Pour les contractants généraux Dans cette version 11, de nombreuses améliorations intéressent ceux d entre vous qui travaillent en mode contractant général. À commencer par la bibliothèque qui permet maintenant de paramétrer des prix de fournitures qui seront, bien entendu, utilisés dans les bordereaux et pour lesquels une commande pourra être établie. Les contrats clients sont basés sur les différents devis réalisés et il est maintenant possible d y intégrer un rabais commercial. Dès l acceptation du contrat par le client, un échéancier prévisionnel des appels de fonds est constitué. L analyse de rentabilité permet de suivre l évolution de la marge tout au long du projet. Appel d offres Un appel d offres par projet dans lequel on peut initier plusieurs consultations. Les lots infructueux sont désormais gérés et une nouvelle consultation peut être lancée. Le tableau comparatif des offres est paramétrable et peut être vérifié avant impression. Les entreprises autorisées peuvent répondre à l appel d offres directement sur une page web. Facturation HyperArchi 11 gère les factures fournisseurs multi-projets et multi-échéances.

8 Des bénéfices majeurs Productivité et rentabilité accrues Confidentialité et fiabilité maximales Process qualité optimisé pour l obtention de la certification ISO 9001 Démarche éco-responsable grâce à la dématérialisation des appels d offres. 1 Prêt à durée déterminée du module de votre choix 2 Assistance technique dédiée et prioritaire via internet ou par téléphone 3 Assurance vol et sinistres : remplacement garanti sans frais 4 Mises à jour logicielles immédiates et gratuites 5 Partage en ligne de documents avec Archigate, 7j / 7 24h / 24 6 Mises à jour en ligne gratuites des textes règlementaires de la bibliothèque Abvent 7 Mises à jour et nouveaux modèles en ligne gratuits Configurations minimales Apple Mac OS X Configuration serveur Mac Intel système , compatible Mac OS X Lion Mémoire vive : 1 Go mini (4 Go recommandée) 128 Mo supplémentaire pour chaque nouvel utilisateur au delà de 5 1 Go d espace disque disponible Lecteur DVD Rom Configuration client ou monoposte Mac Intel système Mémoire vive : 1 Go mini (2 Go recommandée) 1 Go d espace disque disponible Lecteur de DVD Rom Microsoft Windows Configuration serveur Pentium IV système Windows XP (SP3) ou Windows 2003 serveur Mémoire vive : 1 Go mini (4 Go recommandée) 128 Mo supplémentaire par nouvel utilisateur au delà de 5 1 Go d espace disque disponible Lecteur DVD Rom Configuration client ou monoposte Pentium IV minimum système Windows XP(SP3) M émoire vive : 1 Go mini (2 Go recommandée) 1 Go d espace disque disponible Lecteur DVD Rom HyperArchi est une marque déposée d ABVENT, Mac OS, Macintosh et QuickTime sont des marques déposées de Apple Inc., Windows est une marque déposée de Microsoft Corp. Toutes les autres marques citées sont déposées par leurs propriétaires respectifs. ABVENT France Hôtel Paul Delaroche 58 rue Saint-Lazare Paris T : E : commercial@abvent.fr ABVENT International 1583 Budapest PF. 80 T : E : international@abvent.com ABVENT Suisse Champ de la Vigne Estavayer-le-Lac T : E : info@abvent.ch ABVENT Luxembourg 13, Avenue de la gare 1611 Luxembourg T : E : luxembourg@abvent.com