Administration de la preuve électronique Les principes de Sedona Canada

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1 Administration de la preuve électronique Les principes de Sedona Canada Steve Accette Peg Duncan Ministère de la Justice 9 avril 2008 Page 1

2 Introduction à la communication des documents électroniques La communication des documents électroniques est un composant du droit canadien, qui évolue et qui a déjà une incidence sur les litiges auxquels le gouvernement est partie. Les documents électroniques et les courriels contiennent de plus en plus de renseignements délicats relatifs à des actions en justice, à l AIPRP, aux commissions d enquête et aux vérifications. L administration de la preuve électronique est une exigence juridique, mais d abord une question liée à la gestion de l information. Les ministères qui ont plus de litiges que la moyenne des ministères du gouvernement seront grandement touchés. Page 2 2

3 La communication de la preuve documentaire au Canada Les règles de la cour de la plupart des juridictions canadiennes exigent la communication de tous les documents pertinents qui sont «en possession, sous l autorité ou sous la garde» des parties en litige (peu importe la source). La définition d un document comprend les médias autres que le papier et inclut les métadonnées. Les responsabilités pourraient être éclipsées en vertu d autres lois ou politiques. La documentation pertinente doit être préservée dès le moment où il est raisonnable d anticiper une poursuite. Les parties adverses peuvent demander l accès aux documents originaux. Page 3 3

4 Qu est-ce que l administration de la preuve électronique? La ramification de la communication de la preuve documentaire englobe les mêmes principes généraux et se limite aux éléments matériels pertinents uniquement. L administration de la preuve électronique comporte non seulement la communication du contenu d un document, mais elle peut aussi inclure des renseignements techniques généraux, des formules, l environnement et les méthodes utilisés pour créer le document, aussi appelés «métadonnées». L expression administration de la preuve électronique comprend également la collecte, le traitement, l analyse et la communication éventuelle des éléments matériels. Les copies papier d éléments matériels tirés de sources électroniques ne peuvent être acceptées comme copies certifiées ou comme «meilleure preuve». Page 4 4

5 Conséquences du défaut de communiquer des documents électroniques Pénalités, dont des sanctions qui peuvent être imposées en cas de spoliation (destruction, mutilation, altération ou dissimulation de la preuve). Des inférences défavorables sont possibles. La cour peut révoquer le droit d une partie de commencer ou de continuer un interrogatoire préalable, de rejeter son action ou de radier sa défense (a.30.08(2), Règles de procédure civile de l Ontario). L auteur d un affidavit peut être interrogé, un affidavit complet peut être signifié et déposé, les actes de procédures peuvent être radiés, ordonnance du paiement pour les dépens (règle 227, Règles de la Cour fédérale). Recherche judiciaire coûteuse de documents. Page 5

6 Gestion de l information et atténuation des risques juridiques Une gestion et une gouvernance solides de l information sont essentielles pour réduire les risques juridiques, les coûts et le fardeau de la Couronne. La gestion des risques dans ce contexte exige des ministères un régime de gestion de l information bien dirigé, y compris des autorités de disposition valides en place tant pour les documents papier qu électroniques, ainsi qu une infrastructure de soutien TI pour assurer le stockage approprié des documents, l AIPRP, des processus de communication de la preuve et de l administration de la preuve électronique. L état des documents papier et électroniques d un ministère, son infrastructure TI et les politiques connexes peuvent se refléter dans la gestion et l issu d un litige, et l information électronique qui peut faire l objet d éventuelles demandes d administration de la preuve électronique pourrait être perdue. Page 6

7 Histoire des principes de Sedona Canada Recommandation faite dans le cadre de l Ontario Discovery Task Force «de participer aux processus d établissement de normes nationales en matière d administration de la preuve électronique» Équipe qui a élaboré les lignes directrices sur l administration de la preuve électronique en Ontario en réunissant des avocats, des juges, des conseillers internes et des experts techniques de partout au Canada Inspiré des lignes directrices de l Ontario et du travail de The Sedona Conference Première rencontre en mai 2006, avec la version préliminaire ouverte aux commentaires du public en février 2007 (version française en mai) Refonte inspirée des commentaires et des discussions de la deuxième rencontre du groupe de travail 7 en septembre 2007 Publication en janvier 2008 (version française prévue en avril) Page 7

8 Pourquoi sont-ils importants? Créés avec la participation d avocats et de juges de partout au Canada, y compris des conseillers internes et des avocats-plaideurs Cités directement par l honorable Coulter Osborne dans ses recommandations relatives au Projet de réforme du système de justice civile (publiées en novembre 2007) Jurisprudence dans nombre de juridictions, plus récemment par le juge Perell dans sa décision du 17 mars 2007 de confirmer une ordonnance qui a permis à l expert d un plaignant de récupérer et de chercher des données dans l ordinateur personnel d un défendeur. Le juge Perell a considéré le Principe 2. Page 8

9 Ce que la gestion de l information doit en tirer P1 Documents électroniques soumis aux règles d administration de la preuve. P2 Proportionnalité Soupeser les coûts et le fardeau de la communication de la preuve par rapport aux montants en jeu dans le litige à la pertinence et au caractère unique de l information à l incidence sur le processus décisionnel du tribunal P3 Préservation «Prendre de bonne foi des mesures raisonnables» «L obligation d une partie de préserver ne devrait donc pas exiger le gel de tous les documents électroniques, mais plutôt le sous-ensemble approprié de documents électroniques pertinents aux questions en litige.» P5 Communiquer tous les documents électroniques pertinents et «raisonnablement accessibles» «utilité marginale : la quantité, le caractère unique ou la qualité des données de tout type particulier ou de toute source électronique justifient-ils le coût de l acquisition de telles données?» Page 9

10 Réactions du personnel TI relativement à l administration de la preuve électronique Que font les utilisateurs lorsqu ils atteignent la limite de stockage de leur courriel? Que dois-je faire de ces vieilles bandes de sauvegarde trouvées dans une caisse dans la salle des serveurs? Ce cas a été archivé il y a 6 ans et nous avons changé de logiciel de gestion de cas. À quoi ressemblait notre site Web le 2 mars 2006? Nous passons à un nouveau réseau de stockage. Où avons-nous mis les courriels de Fred lorsqu il a pris sa retraite l an dernier? Sur quel serveur se trouve Jane Doe? Personne ne nous a dit que nous devions saisir et conserver le poids et le volume de chaque envoi et la somme facturée au client? (Lee Valley et Postes Canada) Aucune sauvegarde n a été faite de l index des images des lettres de transport de tous les envois à l Î.-P.-E. et le serveur a planté (histoire de la compagnie DHL). Page 10

11 Ressources Electronic Discovery A Reading List E-Discovery Canada EDRM.net Page 11