Le nouveau numéro d assuré AVS (NAVS13) comme identificateur de personne dans les registres fédéraux, cantonaux et communaux de personnes

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1 Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral de la statistique OFS Division Études démographiques et enquêtes auprès des ménages Patrick Kummer, Kathrin Freire Le nouveau numéro d assuré AVS (NAVS13) comme identificateur de personne dans les registres fédéraux, cantonaux et communaux de personnes Guidelines concernant la mise à jour continuelle des NAVS13 pour les registres (en particulier les RdH) Version 1.0 AHVN13_Guidelines_Nachführung_F_V1.0_081205

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction But du présent document Informations générales concernant la mise à jour continuelle Vue d ensemble du processus de mise à jour La banque de données UPI de la CdC Le calendrier Les règles de base Comment un registre reçoit-il normalement les NAVS13? Les services de la CdC Clôture de la première attribution Reprise des données Importation des données Cas de clearing Deuxième itération dans le cadre de la première attribution Description des cas type Obtenir un numéro Obtenir un NAVS13 par le biais d une annonce d un registre fédéral Saisie manuelle du NAVS Obtenir le NAVS13 via une interface web Obtenir les NAVS13 via les services web ou à l'aide d'une requête par sedex Obtenir les NAVS dans le cadre d un échange de données entre RdH Instruments de contrôle dans le cadre de la mise à jour des NAVS Service «Comparaison de données personnelles» Service «Validité des NAVS13» Questions concernant la tenue des NAVS13 dans le registre Récapitulation des tâches et des délais Glossaire Services de renseignement et documentation 23 Annexes 24 Annexe 1 : Types de message, schémas XML et services responsables des processus...24 Annexe 2 : Droits d accès pour l utilisation des services CdC...25 Annexe 3 : Caractères UPI...26 Annexe 4 : Traitement des données livrées en retour par la CdC...27 Annexe 5 : Le chiffre de contrôle /29

3 1. Introduction Le nouveau numéro d assuré AVS à 13 chiffres (NAVS13) sera introduit comme identificateur de personnes dans les principaux registres fédéraux de personnes (RF) ainsi que dans les registres communaux et cantonaux des habitants (RdH). Ce numéro permettra de simplifier considérablement l échange de données personnelles entre les registres officiels de personnes, tel que le prévoit la loi, de même que la livraison de données à la statistique pour le recensement de la population Son introduction se déroulera en deux étapes. Au cours du premier semestre de 2009, la première étape consistera à procéder à la première attribution du numéro en en dotant toutes les personnes qui sont inscrites dans les registres officiels de personnes. Le numéro attribué par la Centrale de compensation (CdC) de l'avs/ai à Genève sera repris dans ces derniers. Au cours de la deuxième étape, il s agira de veiller à ce que toutes les personnes nouvellement inscrites dans les registres concernés (naissances et arrivées de l étranger et d une autre commune de Suisse) se voient aussi attribuer un numéro. En outre, les registres concernés doivent garantir que ce dernier soit toujours géré dans le registre en étant assorti des caractères personnels corrects et actuels. Ces Guidelines décrivent la deuxième étape du projet, la mise à jour continuelle des NAVS13 dans les registres officiels de personnes, autrement dit l'attribution continuelle des NAVS13 à toutes les personnes nouvellement prises en compte dans les registres des habitants en Suisse (naissances, arrivées de l'étranger et d une autre commune de Suisse 1 ) But du présent document Par le biais de ces Guidelines, l OFS donne des recommandations pour l administration des NAVS13 dans les registres, notamment les registres communaux des habitants et décrit les instruments utilisés par la CdC en la matière. Le document définit les processus de la mise à jour continuelle structurés en fonction des cas type, indépendamment de la solution informatique utilisée et de l organisation dans la commune. En outre, il décrit au début la reprise et l'importation des données en ciblant la première attribution des NAVS13. Les Guidelines s adressent en premier lieu aux services du contrôle des habitants (CdH) qui sont directement concernés par la gestion des nouveaux NAVS13 dans leurs registres. Parallèlement, ce document peut aussi être utile aux offices cantonaux des migrations et de l'état civil à tous les échelons administratifs ainsi qu'à tous les autres registres officiels de personnes qui gèrent les NAVS13. Les personnes tenant les registres sont responsables de la mise à jour continuelle des NAVS13: elles s assurent que les personnes figurant dans le registre soient toujours pourvues d'un NAVS13 correct et actuel. Mais les responsables de registre peuvent décider librement de la manière d'assurer la mise à jour. L OFS conseille de mettre à jour les numéros en suivant ces recommandations et d'utiliser les services proposés, car ils sont déjà développés et testés et sont, de plus, accessibles gratuitement. Les responsables des registres peuvent de la sorte profiter du savoir-faire accumulé par l OFS et la CdC et, ainsi, économiser des ressources. 1 «Arrivée d une autre commune» se réfère aux personnes qui sont arrivées d une autre commune suisse. La commune peut obtenir les données personnelles, NAVS13 inclus, du registre de la commune de provenance par voie électronique via sedex (cas type : «Echange de données entre registres»). «Arrivée de l étranger» comprend toutes les personnes qui viennent prendre domicile en Suisse. S il s agit d un ressortissant étranger qui n a encore jamais vécu en Suisse (nouvel arrivant), un NAVS13 lui sera attribué (un cas type «Obtenir un NAVS13 par le biais d une annonce d un registre fédéral»). 3/29

4 2. Informations générales concernant la mise à jour continuelle Les informations générales figurant dans ce chapitre sont valables pour tous les registres officiels de personnes gérant les NAVS Vue d ensemble du processus de mise à jour Recherche du NAVS 13 avec services web, sedex ou interface web Saisie manuelle du NAVS13 depuis cartes CM ou AVS/AI Contrôle périodique du NAVS 13 et des attributs Reprise régulière du NAVS 13 Depuis les messages des RF Figure 1 : Schéma de mise à jour continuelle NAVS13 A la clôture de la première attribution, toutes les personnes habitant en Suisse (personnes établies et en séjour selon l art. 6 LHR) disposent d un NAVS13. A partir de ce moment, toutes les personnes qui sont nouvellement prises en compte dans des registres officiels de personnes doivent se voir attribuer un nouveau numéro d assuré AVS (= mise à jour continuelle). Les registres de la commune obtiennent les NAVS13 par différentes voies: soit par le biais d une annonce électronique automatique émanant d un registre officiel de personnes, soit par le biais d une recherche des NAVS13 nécessaires dans d autres sources. Les flux d annonces électroniques sont décrits au point 2.5, les cas type incombant spécifiquement aux communes dans le chapitre La banque de données UPI de la CdC Pour tous les processus liés à l attribution et à la gestion des NAVS13, la CdC exploite une banque de données spécialement conçue à cet effet, appelée UPI (Unique Personal Identifier Database). Cette dernière est mise sur pied dans le cadre de la première attribution du NAVS13 et servira d'outil d'exploitation une fois que la première attribution sera achevée. La CdC est responsable de la mise sur pied et de l exploitation de cette banque de données d identification à l échelle nationale. L UPI gère de manière univoque les données de chaque personne ayant reçu un NAVS13. Les données personnelles proviennent principalement des registres fédéraux de personnes d un plan hiérarchique supérieur Infostar, SYMIC et Ordipro ; elles satisfont aux exigences formulées dans le Catalogue officiel des caractères. Les caractères d identification sont au besoin actualisés, tandis que les caractères avant l actualisation sont désignés comme tels et conservés (historisation). Lors d une requête dans la banque de données UPI, seuls les caractères actuels sont affichés. L UPI sert de banque de données de référence pour toute la Suisse en matière d'identification de personnes. 4/29

5 Base de donn ées UPI Duc Dupont Marie Attributs actuels Dupont Marie Attributs historis és Figure 2: Schéma banque de données UPI 2.3. Le calendrier Extraction des données des reg. Fin de la livraison des données Retour des données CdC OFS Reg. Préparation des données des registres Livraison des d. Reg. OFS CdC Traitement des données / 1 ère attribution à la CdC Importation des données dans les registres Demandes Service Clearing Reg. Mise à jour continuelle Registres 15 janvier janvier 2009 ~ 15 avril 2009 Figure 3: Calendrier Les principales activités décrites de manière détaillée dans ce document commencent dès que les données ont été traitées par la CdC. Directement après la synchronisation automatique des données vraisemblablement en mars 2009 les premières demandes de complément d information de la part du service de clearing de la CdC peuvent déjà parvenir aux registres tiers. A partir d'avril 2009, les registres devraient recevoir les données en retour. Dès ce moment, les responsables de registre doivent être en mesure de garantir la mise à jour continuelle des NAVS13 dans leur registre Les règles de base Les principes suivants sont valables pour la mise à jour des NAVS13: - Il faut une base légale pour la gestion systématique d un NAVS13. La LHR, par ex., représente cette base légale pour les registres des habitants. - Lorsqu une personne a besoin d un nouveau NAVS13, c est dans la plupart des cas un registre fédéral de personnes qui demande le nouveau numéro: Infostar pour les Suissesses et Suisses immédiatement après la naissance, SYMIC pour les personnes de nationalité étrangère immédiatement après l'octroi de l'autorisation de séjour. - Chaque registre autorisé à gérer les NAVS13 peut demander un numéro pour une personne à la CdC. Par exemple, lorsqu'une personne a besoin d'un nouveau NAVS13 mais qu elle n'a pas été annoncée au registre par un registre fédéral de personnes, le registre autorisé peut demander un 5/29

6 numéro à la CdC (ex : personne de nationalité étrangère vivant à l'étranger assurée en Suisse, ressortissant étranger domicilié à l étranger suivant une formation en Suisse). - Les registres qui gèrent les NAVS13 systématiquement doivent toujours tenir les numéros avec les caractères personnels actuels et valables. - Lorsqu'une personne de nationalité étrangère s'annonce dans la commune avant d'avoir reçu l'autorisation de séjour, le numéro ne peut en règle générale pas encore être obtenu. Dans ce cas, la commune demandera ultérieurement le numéro à la CdC Comment un registre reçoit-il normalement les NAVS13? Un registre peut recevoir le NAVS13 d une personne principalement de trois manières : - Le numéro peut être demandé par le biais d un service proposé par la CdC et repris dans le registre automatiquement ou semi-automatiquement, selon la solution informatique utilisée dans la commune. - Le numéro peut provenir d une annonce électronique d un RF et être repris automatiquement dans le registre. - Le numéro peut être indiqué directement par la personne et repris manuellement dans le système. Ces procédures sont décrites au chapitre 4 dans les cas type incombant spécifiquement au CdH. Le schéma suivant montre les flux d annonces électroniques tels qu ils sont prévus entre les divers acteurs dans le cadre de la mise à jour continuelle. VERA Infostar SYMIC UPI / CdC Autres registres autorisés Ordipro RdH Commune Annonces de nouvelles personnes à la CdC et communication directe des NAVS13 par la CdC Requête de NAVS13 à la CdC dans la banque de données UPI Annonce d un événement et communication des NAVS13 aux communes par les registres fédéraux de personnes Figure 4: Schéma des flux d annonces liées aux NAVS13 6/29

7 2.6. Les services de la CdC Un registre peut utiliser les services de la CdC selon les deux manières suivantes, indépendamment des possibilités techniques du logiciel utilisé par le registre : - à l aide d une fonctionnalité implémentée dans le logiciel (1) ; - par le biais d une application Internet (interface web) de la CdC (2). Description Infrastructure technique nécessaire Type d accès Avec les SW, l accès est synchrone, autrement dit l extraction automatique des données pour la demande est axée sur le cas individuel. Le SW est donc approprié pour le traitement d un nombre limité de demandes. Avec sedex, l accès est asynchrone: on peut extraire un fichier complet de données pour la recherche: ce moyen est indiqué pour le traitement de demandes concernant un grand nombre de personnes. Si l adaptateur sedex est pourvu de la fonctionnalité Proxy Service WS (asynchrone), les certificats sedex Admin-PKI (Public Key Infrastructure) suffisent. Si ce n est pas le cas, il est possible d accéder en temps réel avec le nom d'utilisateur et le mot de passe. Les registres fédéraux (Infostar, SYMIC et Ordipro) détiennent les droits d écriture et de lecture. Les autres registres n'ont en principe que les droits de lecture. Authentification (voir annexe 1 pour les détails) Autorisation 1 Services web 2 Interface web Un service web (SW) est un programme L interface web est dans ce contexte logiciel qui permet la communication et une application Internet qui permet la l échange de données entre applications recherche d un NAVS13 à l aide de dans un environnement mis en réseau. données d identification et vice-versa. Dans le cadre du projet NAVS13, il s agit Les données sont saisies manuellement de fonctionnalités Internet pour administrer dans l application informatique les NAVS13. Les SW fonctionnent mise à disposition (pas de mise en automatiquement en arrière-plan du logiciel réseau des registres). RdH, soit en temps réel (synchrone) ou en temps différé (asynchrone), autrement dit après une attente de quelques minutes ou de quelques heures. Il est rare que les temps d attente soient plus longs. Une application disposant de fonctionnalités Un navigateur et un accès Internet. pour utiliser les SW. Seule une utilisation en temps réel est possible (synchrone), autrement dit demandes individuelles. Pour utiliser l interface web, un nom d utilisateur et un mot de passe sont nécessaires. On ne sait pas encore (Etat décembre 2008) si les certificats sedex Admin-PKI pourront être utilisés automatiquement. Avec l'interface web, on ne peut qu adresser des demandes, donc pas de droits d'écriture. 7/29

8 Formes d autorisation d accès des différents types de registre : Légende: AK / C.AVS: Caisses de compensation AVS/AI KK / CM: Caisses-maladie UPI Declaration: Droits d'écriture UPI Query: Droits de lecture UPI Compare: Droits de comparaison 8/29

9 3. Clôture de la première attribution La mise à jour continuelle des NAVS13 commence dès que les numéros ont été importés dans les registres dans le cadre de la première attribution. Cette première attribution des NAVS13 est décrite de manière détaillée dans les Guidelines première attribution. Nous aimerions ici décrire une fois encore les phases Reprise et importation des données (y compris les cas de clearing et la deuxième itération), qui interviennent à la fin de la première attribution et marquent le passage vers la mise à jour continuelle. Les responsables de registre doivent effectuer la reprise et l importation des données aussi bien à la clôture de la première attribution des NAVS que dans le cadre de la mise à jour continuelle. A l'avenir, les registres vont devoir reprendre et importer constamment des données de la CdC mais aussi des registres fédéraux de personnes. Le processus s'y rapportant est le même dans le cadre de la première attribution que dans celui de la mise à jour. Une différence de taille cependant: le nombre de cas. Lors de la première attribution, les NAVS13 de l'ensemble des personnes considérées dans le registre sont importés en une fois; lors de la mise à jour, seul un petit nombre de NAVS sont importés périodiquement Reprise des données Les données assorties des NAVS13 automatiquement attribués seront renvoyées aux communes par la CdC via l OFS à partir du 15 avril Les données renvoyées comprennent, pour chaque personne dont les données ont été livrées, - les données du registre des habitants qui ont été livrées (inchangées) ; - le NAVS13 en cas d attribution réussie (selon les prévisions, un NAVS13 pourra être attribué à 85-90% des personnes à l occasion de la première attribution) ; - pour toutes les personnes ayant reçu un NAVS13: les données personnelles officielles tirées de l'upi provenant d un registre fédéral d un plan hiérarchique supérieur (Infostar ou SYMIC). Au terme de la première attribution des NAVS13, la commune ne reçoit en retour des données personnelles officielles (provenant de SYMIC ou d Infostar) que pour les personnes pour lesquelles ces registres ont déjà livré des données personnelles à l occasion de la phase de matching. Plus tard, dans le cadre de la mise à jour continuelle, la commune reçoit des données UPI chaque fois qu'une nouvelle personne a été trouvée dans la banque de données UPI. D autres informations à ce sujet figurent dans les annexes 3 et Importation des données Données à importer Les communes sont tenues d importer les données renvoyées suivantes dans leur RdH (les deux derniers points de la liste ci-dessus) : - les NAVS13 attribués avec succès ; - les données personnelles officielles provenant des registres fédéraux. Comme les caractères UPI proviennent d Infostar et de SYMIC, la commune est tenue de les reprendre. En cas de disparités entre les caractères UPI et les caractères RdH, la commune détermine où se situent les erreurs et fait les corrections nécessaires. La commune peut ici procéder comme elle l entend. Elle peut réécrire/écraser les données RdH, gérer les données des registres fédéraux dans un propre champ ou choisir une autre forme adéquate de gestion des données. Pour l apurement de ses données, la commune peut si nécessaire faire appel à l'office cantonal des migrations pour les ressortissants étrangers ou à l office de l état civil pour les personnes de nationalité suisse. 9/29

10 3.3. Cas de clearing Les cas de personnes auxquelles aucun NAVS13 n a pu être attribué automatiquement seront transmis au service de clearing de la CdC pour traitement manuel. Les responsables de RdH sont tenus de marquer ces données, par ex. à l aide d une case «en clearing» signalant par là que les données ont déjà été livrées à la CdC, mais qu il faut encore attendre un peu pour l attribution du NAVS13. Le service de clearing de la CdC entre en jeu sans avis par la commune lorsqu une personne n a pas pu être dotée d un NAVS13. Le service de clearing peut attribuer les NAVS13 de manière autonome pour une partie des cas. S il n y arrive pas, il fait alors appel à la commune concernée. Lorsqu un cas de clearing est réglé et que le NAVS13 a été attribué, la CdC procède à une mise à jour correspondante de la banque de données UPI. Les communes peuvent alors consulter cette banque de données à l aide des instruments décrits au chapitre 4. Les processus de clearing sont décrits de manière détaillée par la CdC dans des Guidelines. On ne sait pas encore (Etat décembre 2008) de quelle manière le NAVS13 sera communiqué après un processus de clearing. Dans l idéal, la commune sera informée automatiquement via sedex que le cas a été réglé (annonce active). Si une telle procédure d annonce active n est pas réalisable, la commune devra alors régulièrement s enquérir auprès de la CdC des NAVS13 nouvellement attribués Deuxième itération dans le cadre de la première attribution Les communes de grande taille peuvent effectuer une deuxième livraison de données personnelles (deuxième itération) dans le cadre de la première attribution lorsque plus de 200 personnes ont été enregistrées dans le registre (personnes arrivées dans la commune non pourvues de NAVS13 et nouveau-nés) entre la première livraison de données personnelles et l attribution des numéros. Sont exceptées de cette deuxième itération les personnes dont le cas est déjà traité par le service de clearing de la CdC. Le renvoi et l importation des données dans la commune suivent la procédure décrite cidessus (processus général identique à celui de la première attribution). La deuxième itération ou livraison peut être effectuée à partir du 1 er juillet QUESTIONS GENERALES / FOIRE AUX QUESTIONS Est-ce que je reçois en retour toutes les données que j'ai livrées? Oui, et vous recevez en plus les NAVS13 des personnes auxquelles un NAVS13 a pu être attribué, y compris les données personnelles provenant des registres Infostar et SYMIC. Les données que j ai livrées sont-elles modifiées? Non, mais si les données RdH diffèrent de celles de la CdC/UPI, il convient de déterminer où se situe l'erreur. Les données UPI doivent être reprises. Que dois-je faire si une personne de mon registre fait l objet d un clearing à la CdC? Le champ prévu pour le NAVS13 doit être laissé en blanc. Le numéro sera demandé à un moment ultérieur. (On ne sait pas encore (Etat décembre 2008) si la CdC va aménager une procédure d'annonce active lorsque le service de clearing a pu résoudre un cas et attribuer un numéro). 10/29

11 4. Description des cas type Ce chapitre décrit les cas type que peuvent rencontrer les CdH dans le cadre de la mise à jour continuelle des NAVS13. La mise à jour continuelle consiste à gérer les données personnelles et les NAVS13 corrects de toutes les personnes nouvellement considérées dans le registre. Soit le CdH reçoit le NAVS13 automatiquement d'un registre fédéral, soit il doit demander ce numéro selon une des manières décrites cidessous. Afin que le CdH gère pour toutes les personnes aussi bien les NAVS13 que les données personnelles de manière correcte et actuelle, l'ofs recommande de procéder à un contrôle régulier des données Obtenir un numéro Obtenir un NAVS13 par le biais d une annonce d un registre fédéral En règle générale, la commune reçoit le NAVS13 et les autres données personnelles d'une nouvelle personne directement des registres fédéraux. Il s agit ici principalement d annonces de naissance et de changements d état civil (Infostar) ainsi que d annonces de personnes nouvellement arrivées depuis l'étranger (SYMIC). Le graphique suivant illustre le déroulement d'une annonce de naissance: Annonce Naissance CdH Communes Annonce de naissance, par ex. de l hôpital à Infostar via l office d état civil. 2b Annonce électronique NewPerson d Infostar à la CdC. 2a Annonce par courrier B au CdH de la commune, y compris les données Annonce personnelles. 2a Annonce Attribution du nouveau NAVS13 / 2b NewPerson feed-back à Infostar. ZAS Infostar Annonce électronique d Infostar au Annonce SYMIC CdH. En règle générale, l annonce électronique du NAVS13 à la com- Transmission des données cryptées via sedex mune parvient plus tôt que l envoi des données personnelles par la poste. Figure 5: Schéma flux d annonces «Nouveau NAVS13 en raison d une naissance» CdC / UPI Les annonces d Infostar Infostar va envoyer, vraisemblablement à partir de mi-2009, les annonces de toutes les naissances et changements d'état civil aux RdH. Les données personnelles d Infostar proviennent des offices d état civil ; elles satisfont aux exigences formulées dans le Catalogue officiel des caractères. Comme les CdH doivent de toute manière tenir les caractères personnels selon Infostar ou le Catalogue officiel des caractères, ils vont reprendre ces informations dans leur registre. Les annonces de SYMIC Pour les personnes de nationalité étrangère arrivant de l'étranger, le processus d'attribution des NAVS13 est un peu différent: La personne s annonce en général personnellement au guichet du CdH. Selon qu elle dispose déjà ou non d une autorisation de séjour et d un NAVS13 attribué, le traitement de son cas va différer : - si oui : la personne sera enregistrée définitivement dans le registre avec son NAVS13 ; 11/29

12 - si non : la personne sera enregistrée provisoirement dans le registre sans NAVS13 et annoncée auprès de l office cantonal des migrations. Ce dernier va ensuite annoncer la personne à SYMIC, où elle sera aussi enregistrée provisoirement. - Une fois que l autorisation de séjour est accordée par l ODM dans le cadre la procédure d autorisation qui suit, SYMIC annonce la personne à la CdC, laquelle procède à l attribution du NAVS13 et transmet ce dernier à SYMIC ainsi qu au RdH. Le NAVS13 peut être saisi dans les deux registres et la personne est alors enregistrée définitivement. - Si l autorisation n a pas été accordée, le séjour de la personne en Suisse n est pas fondé et elle ne reçoit aucun NAVS13. La commune traite l enregistrement dans son RdH selon ses propres normes. Pour les requérants d asile, le processus d attribution du NAVS13 est semblable, à la différence que le registre initial n est pas un RdH communal ou cantonal, mais un centre d accueil. Les données personnelles du requérant sont gérées dans SYMIC et ne sont pas communiquées au RdH. Les annonces d Ordipro Les ressortissants étrangers qui travaillent auprès d'une représentation diplomatique ou consulaire ou dans une organisation internationale ainsi que leurs proches ne sont pas obligés de s'annoncer au CdH de leur commune de domicile. Ils disposent d'une carte de légitimation du DFAE, qui sert notamment d'autorisation de séjour. Ces personnes peuvent cependant s annoncer volontairement dans leur commune de domicile. Le CdH est dans ce cas tenu de les inscrire dans son registre et de gérer tous les caractères s y rapportant énumérés à l'art. 6 LHR. Les personnes détenant une carte de légitimation du DFAE sont enregistrées dans la banque de données d Ordipro, qui est aussi en contact avec la CdC pour l attribution du NAVS à ces personnes. Dès qu une personne s est vu attribuer un NAVS13, Ordipro annonce cette personne et son NAVS13 à la commune. L OFS recommande aux CdH de reprendre ces annonces dans leur registre. Récapitulation des annonces émanant des registres fédéraux de personnes Tous les registres fédéraux communiquent les événements ou les enregistrements personnels, NSAVS13 compris, au CdH via sedex. Le CdH procède ensuite comme suit : - Les données sont correctes et complètes: le CdH reprend automatiquement les données à l'aide d'une confirmation. - Les données envoyées sont incorrectes et/ou incomplètes (l identification de la personne n est pas claire) : le cas doit être tiré au clair avec le registre fédéral correspondant ; normalement, il s'agit des services qui sont aujourd'hui déjà en contact avec les communes (offices des migrations ou offices de l'état civil). Remarques concernant le processus : - Si le CdH ne reçoit pas automatiquement le NAVS13 d une personne nouvelle de la part d un registre fédéral ou d un autre registre officiel, il doit s'enquérir de ce numéro en recourant à l'un des services décrits ci-après. - L attribution des NAVS des Suissesses et Suisses de l étranger se déroule normalement comme suit : - Les parents annoncent le nouveau-né auprès de la représentation suisse à l'étranger. La nouvelle personne est ensuite enregistrée dans VERA, qui annonce le cas à Infostar, lequel demande le NAVS13 à la CdC. Le processus se déroule ensuite de manière habituelle. - Si une personne de nationalité suisse n a été annoncée dans aucun registre suisse, le NAVS est demandé lors de la première arrivée de cette personne en Suisse (inscription dans la commune). 12/29

13 Saisie manuelle du NAVS13 CdC ZAS Contrôle Acte d origine Saisie Nom: Nom de célibataire: Prénom:. Duc Dupont Marie Personne au guichet CdH Figure 6: Saisie manuelle du NAVS13 Si une personne s annonce au guichet du CdH, qu elle dispose déjà d'un NAVS13 et que le CdH n a reçu ce dernier de la part d aucun autre registre officiel de Suisse dans le cadre d une livraison de données personnelles, le CdH peut dans ce cas saisir le NAVS13 manuellement. Lors de son inscription au CdH, la personne présente généralement les documents officiels (passeport ou acte d'origine) sur la base desquels les données personnelles sont saisies. Si cette personne peut en plus présenter une carte sur laquelle figure le NAVS13 (carte de caisse-maladie ou certificat AVS), le CdC peut saisir ce numéro manuellement. Il ne doit y avoir aucun doute sur l identité de la personne. Autrement dit, pour pouvoir saisir le NAVS13, il faut que les données personnelles officielles sur le document présenté coïncident avec les indications figurant sur la carte. - Si l identité de la personne est certaine et que le NAVS13 peut être sans autre saisi manuellement, il est nécessaire que le logiciel soit pourvu de la fonctionnalité permettant de vérifier les chiffres de contrôle. - Lorsqu il existe un doute sur l'identité de la personne, le CdH doit demander le NAVS13 directement à la CdC à l aide d un des instruments décrits ci-dessous. L OFS recommande en outre de vérifier régulièrement auprès de la CdC tous les NAVS13 saisis manuellement ainsi que les données personnelles s'y rapportant. Il est ici possible d'implémenter dans le logiciel RdH une procédure Batch qui fonctionne en arrière-plan. La procédure est décrite au point 4.2. Remarques concernant le processus : - Le processus peut commencer dès que la fonctionnalité pour la saisie des NAVS13 est implémentée dans le logiciel RdH. Le contrôle des NAVS13 n est possible qu'à partir d'avril Les divergences entre les indications figurant dans des documents officiels (passeport, acte d origine) et les données indiquées sur les cartes (caisses-maladie, AVS) devraient diminuer à l avenir. - En cas d erreurs dans les données UPI: si la commune arrive, après recherche, à la conclusion que les données UPI présentent des erreurs, elle doit s adresser à l office des migrations ou de l état civil. Le registre fédéral concerné envoie, si besoin est, une annonce de mutation à la CdC. 13/29

14 Obtenir le NAVS13 via une interface web ZAS UPI CdC ZAS UPIViewer CdH EWK Figure 7: Requête via une interface web Les interfaces web fonctionnent de manière semblable aux services web, à la seule différence que la liaison Internet à la CdC et la fonction de recherche ne sont pas directement intégrées dans l application RdH. Le CdH n établit donc pas de liaison en ligne avec la CdC ou la banque de données UPI, mais il actionne sur le site web de la CdC la fonctionnalité assurant la recherche de personnes dans UPI (UPIViewer). Les caractères de recherche doivent être entrés manuellement, ce qui n est pas le cas avec les services web. Ce procédé est approprié pour les communes non raccordées à sedex mais disposant d'une connexion Internet. La recherche peut donner les résultats suivants: - La CdC transmet le résultat de la recherche pour autant qu'une personne précise ait été trouvée avec les critères indiqués. A la différence des services web, le recours à l interface web ne permet pas de reprendre automatiquement le NAVS13 dans le RdH ; ce numéro doit être ajouté manuellement en passant par la commande copier/coller. Le cas est alors réglé. - Le système demande davantage d informations si la réponse n est pas univoque. Dans de tels cas, il faut envoyer si possible des informations supplémentaires à la CdC (par ex : nom/prénom du père). Ce message n apparaît que si la CdC dispose encore de données qui n ont pas été comparées jusqu'ici. - Si plusieurs personnes ont été trouvées pour les mêmes caractères de recherche, il faut laisser le champ prévu pour le NAVS13 en blanc dans le logiciel RdH jusqu'à ce que le cas ait été tiré au clair. L OFS recommande que la personne concernée demande elle-même le NAVS13 auprès de l employeur, du service AVS, etc. et revienne ensuite au CdH pour indiquer ce numéro et faire clore le processus d annonce. - Si aucune personne n a été trouvée, il faut laisser le champ prévu pour le NAVS13 en blanc dans le logiciel RdH jusqu'à ce que le cas ait été tiré au clair. Les situations suivantes sont ici envisageables: - Le numéro n'a pas encore été attribué à la CdC. Il s agit ici très probablement d'une personne qui arrive pour la première fois de l étranger et dont le processus d octroi de l autorisation de séjour est en cours. Le CdH attend que cette procédure soit terminée, ce qui peut durer plusieurs semaines. 14/29

15 - Les caractères de recherche ne correspondent pas à ceux figurant dans la banque de données UPI. Le CdH règle le cas avec l office compétent. Remarque concernant le processus : - La fonctionnalité permettant de calculer le chiffre de contrôle doit être implémentée dans le logiciel RdH, car cette procédure offre une moins bonne sécurité de l information que la reprise automatique des données Obtenir les NAVS13 via les services web ou à l'aide d'une requête par sedex Si la commune est raccordée à sedex, elle peut obtenir les NAVS13 de deux manières. Des informations détaillées à ce sujet figurent au point 2.6. CdC ZAS ZAS CdC sedex CdH CdH Figure 8: Obtenir les NAVS13 via les services web ou à l'aide d'une requête par sedex La commune fait implémenter un service web dans le logiciel RdH permettant à celui-ci d établir automatiquement une liaison via Internet avec la CdC pour démarrer chez cette dernière directement la fonction prévue pour rechercher une personne dans la banque de données UPI (requête synchrone). Pour obtenir un NAVS13 de cette manière, le logiciel RdH envoie la demande de recherche à l aide d une annonce sedex via Internet dans la banque de données UPI ; en d autres termes, aucune liaison en ligne n est établie, mais il y a envoi d une annonce. Les critères de recherche sont aussi extraits automatiquement de l'application, mais ils sont ensuite envoyés à la CdC sécurisé via Internet. Le résultat de la recherche est renvoyé au CdH via le même canal. Différence par rapport aux services web: la réponse à la demande parvient en temps différé (requête asynchrone). 15/29

16 Dans les deux manières décrites ci-dessus, les caractères personnels suivants s ils existent sont repris automatiquement du RdH pour une recherche : (1) Rechercher un NAVS13 à l aide des caractères - nom de famille - nom de célibataire - prénom(s) - sexe - date de naissance - nationalité - lieu de naissance - ancien numéro AVS - nom et prénom(s) du père - nom et prénom(s) de la mère 2) Rechercher des caractères à l aide d'un NAVS13 - NAVS13 Dans la recherche d un NAVS13 à l aide de caractères (1), les résultats de la recherche sont les mêmes que ceux décrits dans le chapitre précédent pour le recours aux services web ou à la requête par sedex. Seule exception: la manière de procéder dans le premier cas (identification univoque de la personne): - La CdC transmet le résultat de la recherche pour autant qu'une personne précise ait été trouvée avec les critères indiqués. Dans ce cas, le NAVS13 peut être repris automatiquement et le cas est réglé Obtenir les NAVS dans le cadre d un échange de données entre RdH Lorsqu une personne déménage d une commune à une autre, les données personnelles, NAVS13 inclus, pourront à l avenir être échangées par voie électronique via sedex. Dans ce cas, la commune recevra les NAVS13 automatiquement avec les autres données personnelles selon la LHR. Elle n aura plus qu à importer ces informations dans son RdH. Ce cas type est décrit indépendamment du thème NAVS13 - comme «échange de données entre registres» dans le cadre des tâches de l harmonisation des registres. Vous trouverez des informations et documentations détaillées, notamment des spécifications pour logiciels, sur le site Internet de l OFS. 16/29

17 4.2. Instruments de contrôle dans le cadre de la mise à jour des NAVS Service «Comparaison de données personnelles» L OFS recommande d envoyer les NAVS13 périodiquement et automatiquement pour contrôle à la CdC en utilisant pour cet envoi une fonctionnalité spéciale intégrée dans le logiciel RdH. La CdC peut pour sa part inviter les registres à livrer les données en vue d'une harmonisation si elle soupçonne que les données personnelles gérées avec les NAVS13 ne satisfont pas aux exigences. Les livraisons de données pour ce contrôle se font généralement de façon asynchrone en arrière-plan via sedex dans le format correspondant qui a été défini. La CdC réceptionne les données et les compare avec les données correspondantes figurant dans UPI. Elle fait ensuite part des éventuelles disparités au RdH. registre X Dupont Marie UPI / CdC Duc Dupont Marie Figure 9: Erreurs : Le registre X ne gère pas les caractères comme la banque de données UPI Le RdH doit procéder aux corrections suivantes: - Si des erreurs ont été constatées dans le RdH, il faut les corriger ou les gérer selon la forme choisie par la commune. - Erreurs dans le document ou dans UPI: S il s avère que l erreur se situe dans UPI ou dans le document officiel présenté, le problème doit être résolu avec les partenaires externes concernés (autorité ayant établi le document [Infostar ou SYMIC] ou avec la CdC) Service «Validité des NAVS13» Dans certains cas, le service de clearing de la CdC peut être contraint d invalider des NAVS13 incorrects. Deux exemples: - Le service de clearing constate qu une personne dispose malencontreusement de deux NAVS13 (A : situation avant) et annule un des deux numéros (B: situation après). A B Figure 10: Erreurs : une personne a deux NAVS13 - Le service de clearing découvre qu une personne a été confondue avec une autre et que ces deux personnes ont été ensuite caractérisées comme une seule personne (personnes fusionnées). Dans ce cas, il faut attribuer un nouveau NAVS13 à l une des deux personnes fusionnées. 17/29

18 Remarque concernant le processus : - Le traitement de telles erreurs est problématique dans la mesure où les personnes et registres concernés ne peuvent pas être informés directement des erreurs constatées, car la CdC ne sait pas dans quels registres et documents ces dernières figurent. C est pourquoi la CdC publie ces erreurs sur son site Internet. Les personnes chargées de la gestion d'un registre sont tenues de consulter régulièrement le site en vue de supprimer, au besoin, des erreurs dans leur registre. On ne sait pour l'heure pas encore (Etat décembre 2008) comment cette opération pourra être effectuée, ni par quel autre service il faudra passer (éventuellement un autre service web de la CdC) Questions concernant la tenue des NAVS13 dans le registre Les services cantonaux responsables ainsi que l OFS sont à votre disposition pour toute question générale concernant l attribution et la gestion des NAVS13 dans le cadre de l harmonisation des registres. Pour des informations plus détaillées sur le thème NAVS13, veuillez vous adresser à la CdC. Vous trouverez toutes les adresses utiles au chapitre 7. 18/29

19 5. Récapitulation des tâches et des délais TÂCHES REPRISE ET IMPORTATION DES DONNEES RdH Toutes les données personnelles à la CdC avec ech-0083 Importation NAVS13 et données personnelles officielles : - harmonisation de données personnelles dissemblables ; - laisser en blanc les champs prévus pour NAVS13. CdC Matching -> attribution NAVS13, si possible. Livraison en retour : - toutes les données RdH ; - NAVS13, si possible ; - données personnelles officielles, si disponibles. OBTENTION DE NAVS13 PAR LE BIAIS D'UNE ANNONCE D'UN REGISTRE FEDERAL RdH Infostar CdC Annonce par courrier B à CdH, données personnelles comprises (sans NAVS13). Annonce électronique à la CdC (NewPerson). Attribution du nouveau NAVS13 / retour à Infostar. - Reprendre NAVS13 ; - annonce électronique données personnelles à CdH, NAVS13 compris. Reprendre données personnelles, NAVS13 compris, dans le registre et vérifier à l aide des indications figurant dans l annonce sur papier (voir courrier B ci-dessus). RdH SYMIC CdC La personne s annonce au guichet : - Avec autorisation de séjour : saisie des données de la personne, NAVS13 compris. - Sans autorisation de séjour : saisie provisoire sans NAVS13 / communication à l office cantonal des migrations. Données de la personne gérées provisoirement : - Séjour ok : annonce à la CdC. 19/29

20 - Séjour ok : reprise du NAVS13, gestion définitive des données de la personne dans le RdH. - Séjour pas ok : traitement selon directives. - Séjour pas ok : traitement de l inscription selon normes propres. Reprise du NAVS13 dans SYMIC. Avis de l autorisation de séjour au RdH, avec communication du NAVS13. Autorisation ok : attribution du NAVS13 / retour à SYMIC. SAISIE MANUELLE DU NAVS13 RdH La personne s annonce au guichet avec un document officiel et une carte avec le NAVS13 imprimé : - NAVS13 ok : reprendre, vérifier le chiffre de contrôle. - NAVS13 pas ok : demander le numéro à la CdC. Vérification à intervalles réguliers des NAVS13 et données personnelles. SERVICES WEB ET REQUÊTE SEDEX RdH Recherche d un NAVS13 à l aide de caractères et vice-versa / reprise automatique des caractères de recherche: - services web (synchrone) ; - requête sedex (asynchrone). - Personne correcte trouvée : reprendre NAVS13 (automatique). - Pas univoque : envoyer davantage d'informations. - Plusieurs personnes possibles : laisser le champ en blanc, la personne s enquiert du numéro, par ex. auprès de son employeur. - Aucune personne trouvée : laisser le champ en blanc, demander le numéro plus tard. INTERFACE WEB RdH Recherche d un NAVS13 à l aide de caractères et vice-versa / saisie manuelle des caractères de recherche sur le site Internet de la CdC (UPIViewer). CdC CdC Résultat de la recherche en retour par la même voie. CdC Résultat de la recherche en retour par la même voie. 20/29