Optimisez vos processus métier avec mediusflow.

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1 Optimisez vos processus métier avec mediusflow

2 optimisez vos processus Si elle veut accroître son agilité et développer sa performance, l entreprise doit optimiser ses processus métiers : supprimer les flux papiers, éliminer les tâches à faible valeur ajoutée, renforcer la tracabilité, etc. S appuyant sur une plate-forme technologique robuste, Mediusflow vous permet de définir vos propres processus - spécifiques à vos métiers - et d automatiser au maximum vos activités en n impliquant les acteurs qu aux étapes strictement nécessaires. Votre entreprise gagne en productivité et en efficacité. Mediusflow dispose en standard de processus prédéfinis et éprouvés, tels que la gestion des factures fournisseurs, la gestion des achats et la gestion des contrats. Orientée utilisateurs, la solution bénéficie d une interface très intuitive ; vos processus n en sont que plus fluides. UNE GRANDE RICHESSE FONCTIONNELLE Mediusflow comporte un grand nombre de fonctions qui visent à simplifier et sécuriser le traitement de vos documents : la gestion des exceptions, les notifications automatiques, la gestion des profils et des droits utilisateur, la génération de rapports, l archivage en ligne, la gestion des langues, etc. UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT INFERIEUR A UN AN En rationalisant et en automatisant vos processus avec Mediusflow, vous réduisez les temps de traitement, améliorez la traçabilité de vos flux et générez d importants gains de productivité. Vous bénéficiez d un retour sur investissement rapide. La plupart de nos clients font état d un ROI inférieur à un an.

3 des solutions metiers performantes Dématérialisez vos factures La solution prend en charge le traitement complet de vos factures INTERNES TRANSPORT CONTRACT. PROJET TRAITEZ AUTOMATIQUEMENT VOS S CLIENTS créez vos propres workflows en toute autonomie. S OUVERTES PREPAYEES ACHATS MARCHANDISES NOTES DE CREDIT DE FRAIS DEMANDE D ACHAT BON DE CONFIRM. DE CREATION VERIFICATION INTERPRETAT. ACCORD PARTENAIRES CLIENTS PRODUIT DE TRAVAIL DE LEASING DE LOCATION NOTIFICATION INCIDENT FLUX INTERNES FLUX GENERAUX DEMANDE DE CONGES RECLAMATIONS CLIENT RECLAMATIONS FOURNISSEUR GESTION QUALITE GESTION DES NOTES DE FRAIS HELP DESK SUPPORT NOTIFICATION ACCIDENTS FOURNISSEURS ACHATS GESTION ABONNEMENTS SUGGESTIONS EN LIGNE GESTION DES TACHES s Achats Commandes Contrats Workflow Studio Règles internes Archive e-facture Traitement documents Gestion des flux Gestion des notifications Règles légales Génération de rapports Interprétation Enregistr. manuel Intégration Gestion des langues Plate-forme Workflow Gérez vos achats Les opérations de rapprochement factures/bons de commande pourront prendre en compte tous vos achats Gérez vos ACCORDS Et facilitez les opérations de rapprochement avec vos factures

4 dématérialisez vos factures Traiter une facture fournisseurs nécessite d exécuter de nombreuses tâches. Lorsqu il est exécuté manuellement, ce traitement est très consommateur en temps et coûteux : entre 15 et 50 euros en fonction de l organisation de l entreprise et de ses implantations géographiques. s fournisseurs Numérisation interprétation Distribution Rapproch. Validation Comptabil. Paiement Archivage Fournisseurs </> xml numérisation et extraction des données de factures Rapprochement des factures Bons de commande, Bons de réception, Accords Comptabilisation Bon à payer Archives en ligne Contrat Workflow de validation avec mediusflow, reduisez vos coûts de 50 à 80% La solution prend en charge le traitement focus sur la gestion des écarts complet de vos factures : Les utilisateurs n ont à traiter que les factures - acquisition des données de factures (quel en exception, mises en évidence par le système. Si aucun écart n est détecté, la facture que soit leur format : papier, pdf, EDI, XML) est envoyée directement en paiement. - rapprochement automatique avec les bons de commande, bons de réception, tous types de factures contrats... Le système prend en charge tous les formats: - workflow d approbation (selon vos règles EDI, factures papier numérisées, PDF, XML, métiers) de façon transparente pour l utilisateur. - bon à payer - envoi dans l ERP pour mise en paiement une interface utilisateur intuitive - nos POINTS FORTS - rapprochement au niveau ligne Mediusflow effectue des rapprochements automatiques factures/bons de commande, sur plusieurs niveaux, en fonction de vos besoins. Le rapprochement peut se faire au niveau de l en-tête (rapprochement global), ou au niveau lignes articles (niveau détaillé). En cas d écarts signalés par Mediusflow - sur les dates d échéance, les montants,... - la facture est envoyée pour validation, conformément à la liste de circulation prédéfinie. Si une telle liste n existe pas, elle peut être créée manuellement. Mediusflow propose une interface utilisateur très intuitive. Vous pouvez travailler indifféremment depuis votre boîte de réception Mediusflow ou votre messagerie Outlook habituelle. Le système offre plusieurs choix d interfaces selon les besoins et la fréquence d utilisation de la solution : iphone, Outlook, navigateur web, ou Microsoft Silverlight. un outil de reporting puissant Mediusflow offre de nombreuses possibilités de reporting ainsi qu une puissante fonction Data Warehouse utilisable directement sous Excel. intégré aux principaux erp Mediusflow s intègre aux plus grands ERP et systèmes comptables du marché.

5 TRAITEz automatiquement vos S CLIENTS Mediusflow Sales Order Avec la solution de traitement automatisé des commandes clients Mediusflow Sales Order, vous supprimez vos traitements manuels. Bénéfices Un service client optimisé Des traitements accélérés Des clients livrés dans les délais Un suivi des commandes plus précis La gestion des commandes dans Mediusflow Sales Order Réception Réception, Interprétation et vérification de la commande Création Création de la commande dans l ERP Rapproch. Rapprochement - prix - disponibilité.. Validation Validation et traitement de la commande Toutes les entreprises aiment recevoir quantité de commandes. Mais cela ce traduit aussi par une importante gestion papier, fastidieuse et souvent source d erreurs. Mediusflow Sales Order gère automatiquement les commandes reçues et les envoie dans un workflow pour traitement. Le service client est ainsi optimisé et les coûts de traitement sont réduits. Le traitement, accéléré, est plus précis; les problèmes liés aux commandes sont solutionnés plus vite; les clients sont livrés au plus tôt ; la saisie des commandes dans le système de gestion de l entreprise est plus précise, sans aucune intervention manuelle. Différents formats, différents canaux Saisie intelligente des commandes Aujourd hui dans l entreprise, les commandes arrivent souvent via différents canaux, ce qui complique leur traitement ; par ailleurs, la plupart des solutions ERP peinent à offrir un processus efficace pour gérer les écarts entre les commandes et leur traitement. Mediusflow Sales Order est la solution. Parmi ses nombreux avantages, elle permet de traiter un plus grand nombre de commandes en un minimum de temps. Les commandes reçues sous forme papier ou pdf sont scannées, interprétées et converties en commandes numériques. Elles sont ensuite gérées de la même façon que vos commandes électroniques. Elles entrent automatiquement dans Mediusflow pour validation, afin de contrôler l exactitude des coordonnées du client et des informations produit et s assurer que vous pouvez honorer la commande reçue. En cas de problème lié à une commande (produits

6 de substitution, rupture de stock, adresse de livraison manquante...), la question est automatiquement transmise au collaborateur concerné, selon des règles prédéfinies, qui la gèrera de façon appropriée. Avec Mediusflow Sales Order, toutes les commandes sont ainsi automatiquement saisies dans votre solution ERP. Amelioration du service client Avec Mediusflow Sales Order, vous traitez plus de commandes, en moins de temps et avec plus de précision. Vous améliorez votre service client en livrant dans les délais et en solutionnant plus rapidement les erreurs qui peuvent survenir. Vous maîtrisez parfaitement vos processus et vous réduisez vos coûts de gestion. Une solution complète Mediusflow Sales Order est intégré à la suite Mediusflow dont le module workflow studio permet de développer rapidement des solutions personnalisées pour tous types de processus. Choisir d investir dans Mediusflow, c est opter pour un investissement sur lequel vous pourrez capitaliser pour automatiser et optimiser tous vos processus métier. Contact Medius France 14, Avenue d Eylau, Paris Tél : +33 (0) info@medius-group.fr L avenir de l automatisation des processus. Aujourd hui.

7 gérez vos ACHATs Grâce au module achats de Mediusflow, les opérations de rapprochement factures/bons de commande prennent en compte tous vos achats (sur et horscatalogue). Le traitement manuel est alors considérablement réduit. DEMANDE D ACHAT BON DE Achats CONFIRM. DE ACHATS Demande d achat Approbation Lancement Demande Bon de commande Confirmation Réception produit Achats UN RAPPROCHEMENT OPTIMAL /BONS DE Même dotée d un logiciel spécifique, les entreprises doivent encore traiter certains achats en dehors du progiciel, pour les produits hors catalogue par exemple. Le progiciel utilisé ne prend peut être pas non plus en compte certaines fonctions comme les demandes d achat ou les gestions d habilitations. Ces lacunes peuvent poser de vraies difficultés lorsqu il s agit d automatiser le traitement des factures fournisseurs. Pour que ce processus soit pris en charge de bout en bout - depuis la commande jusqu au paiement vous pouvez ajouter à votre environnement existant un module achat complémentaire. Il permettra de prendre en compte tous les achats, qu ils soient traités dans ou hors progiciel. Dès lors, les opérations de rapprochement factures/bons de commandes seront traitées de façon optimale. Une solution évolutive pour tous vos achats La solution achat Mediusflow sait s intégrer à votre environnement existant mais elle peut être aussi utilisée comme un module autonome. Les flux sont optimisés en fonction de vos procédures d entreprise. En outre, vous avez la possibilité de définir plusieurs types d achats, selon la référence article, sa description ou encore selon des références externes. Ainsi, Mediusflow vous permet de gérer l ensemble du processus d achat, depuis la demande d achat jusqu à la réception. Sur ce segment de marché, Medius est leader dans les pays scandinaves. Souple et puissant Souple, Mediusflow vous permet d adapter ces flux à vos besoins et vos règles de gestion. Vous pouvez gérer les habilitations et les plafonds d engagements, les autorisations et confirmations de commande et la gestion des réceptions. Autre avantage : la gestion papier disparaît et la partie administrative est simplifiée. Les utilisateurs connaissent la marche à suivre et n ont plus à s enquérir des procédures. Maîtrise et efficacité Le module achat permet de gérer différents types d achats, réduisant ainsi considérablement le traitement manuel. Vous pouvez mieux suivre les achats indirects car toutes les informations sont centralisées. Les transactions individuelles sont mieux contrôlées et vos procédures d achats mieux traitées en amont.

8 Mediusflow gérez vos contrats ACCORD PARTENAIRES CLIENTS PRODUIT DE TRAVAIL DE LEASING DE LOCATION FACILITEZ LES OPERATIONS DE RAPPROCHEMENT AVEC VOS ABONNEMENTS Contrats Le contrat constitue l un des documents les plus importants de l entreprise. Et pourtant, nombre d entre elles font preuve de négligence dans leur gestion. Souvent, ils sont gérés sous forme papier, ce qui complique la diffusion, la recherche d informations ou encore le suivi des dates d expiration. Les contrats peuvent être alors prorogés sans que personne dans l entreprise n ait pu exercer un véritable contrôle. Et s ils ne sont pas gérés de façon appropriée, vos contrats en vigueur seront très difficiles à rapprocher de vos factures fournisseurs. gardez le contrôle sur vos contrats Le module contrats de Mediusflow vous permet un meilleur contrôle de vos contrats numérisés et stockés dans une archive. Lorsque vous recevez une facture, celle-ci est automatiquement rapprochée du contrat. En cas de non conformité, la facture est envoyée à la personne responsable. Le système permet également de créer des alertes lorsque le contrat arrive à expiration afin de réduire le risque de prorogation tacite. quatre grands domaines d utilisation Le module contrats comporte quatre domaines d utilisation en mode standard : les contrats d achat, les achats sans commande (achats répétitifs), le budget de projets et la numérisation de contrats. Chaque contrat donne lieu à la création de plusieurs objets de rapprochement. Ces objets sont créés à partir des paramètres définis dans le contrat. Ils permettront le rapprochement de la facture, une fois réceptionnée. Selon les cas : au niveau de l en-tête ou au niveau ligne. Les opérations de rapprochement servent notamment à vérifier que la facture entre bien dans la période de validité du contrat ou encore que les limites de montant prédéfinies n ont pas été dépassées.

9 La PLATE-FORME Workflow NOTIFICATION INCIDENT FLUX INTERNES FLUX GENERAUX DEMANDE DE CONGES RECLAMATIONS CLIENT RECLAMATIONS FOURNISSEUR GESTION QUALITE GESTION DES NOTES DE FRAIS HELP DESK SUPPORT NOTIFICATION ACCIDENTS Economisez du temps et de l argent en dématérialisant et en optimisant vos processus métiers. Imaginez une entité de 30 collaborateurs dans laquelle chacun passe en moyenne une demiheure par jour à traiter manuellement et à rechercher des documents papier. Si ce temps pouvait être ramené à 10 minutes par jour, l entreprise gagnerait 200 heures par mois. Autant d heures qui pourraient être utilisées pour des tâches à réelle valeur ajoutée. Le Module Workflow Studio de Mediusflow vous fait gagner ce temps! comment fonctionne workflow STUDIO? SUGGESTIONS EN LIGNE GESTION DES TACHES Workflow Studio Chez Medius, nous savons que chaque entreprise est unique. Mais nous savons également que nombre de processus internes sont standards. Ainsi, le processus de demande de congés, ou celui de gestion des réclamations client sont assez semblables d une organisation à l autre. Avec Workflow Studio, vous pouvez partir d une feuille blanche ou puiser directement dans notre bibliothèque de modèles existants : elle contient des processus pre-dessinés que vous pouvez modifier afin de les adapter à vos besoins métiers. Vous pouvez concevoir vos formulaires et un flux de document sur votre poste et Mediusflow génère automatiquement un flux numérique. Il suffit de cliquer sur déployer. Imaginez ce que vous pourriez faire avec des flux automatisés. Finis les traitements manuels! concevez vous-mêmes vos flux La bonne nouvelle avec la solution Medius c est que vous n avez pas besoin d un expert en processus pour définir graphiquement vos flux et vos formulaires. Avec notre solution, vous bénéficiez d un environnement convivial au travers duquel vous pouvez modéliser facilement vos flux à automatiser, avec vos règles métier. IDENTIFIEZ ET MODELISEZ VOS PROCESSUS INTERNES DESSINEZ FORMULAIRES DOCUMENTS ET INTERFACES CREEZ VOS FLUX

10 2 4 Analysez et faites une pré-étude du processus métier Dessinez les documents et les conteneurs Créez le workflow Déployez! Analysez et faites une pré-étude du processus métier Faites une pré-étude de votre activité. Identifiez vos flux de documents, localisez les dysfonctionnements, améliorez vos processus. 2. Dessinez les documents et les conteneurs qui vont être utilisés La convivialité de Mediusflow rend cette étape particulièrement simple. 3. Créez votre workflow Une fois les documents dessinés et les flux identifiés, vous n avez plus qu à créer votre workflow par simples opérations de cliquer/déposer grâce au module designer. 4. Déployez Cliquez sur Déployer et votre nouveau flux numérique est opérationnel. LES BENEFICES Faites des économies Imaginez le temps perdu à chercher des documents égarés, à renvoyer des fichiers déjà expédiés, à appeler un collègue pour lui demander de renvoyer à nouveau un document... Avec Workflow Studio vous allez gagner un temps précieux et permettre aux opérationnels de l utiliser à des tâches à réelle valeur ajoutée. Maîtrisez vos flux internes Ne vous êtes-vous jamais demandé ce qu il était advenu de cette demande de congés jamais confirmée ; où avait bien pu passer ce document important soumis pour approbation à tous les managers d un projet, ou encore pourquoi tous les documents à faire valider par Untel prennent toujours un temps fou? Avec notre solution, vous gardez un contrôle total sur vos flux de documents. Ils sont faciles à trouver et tous vos flux sont tracés! Gagnez en souplesse et puissance Le module Workflow Studio vous permet de créer des flux en disposant des mêmes fonctionnalités proposées dans les autres modules de la Suite Mediusflow : vous pouvez par exemple configurer les utilisateurs et les rôles, bâtir des flux parallèles ou séquentiels, etc. Avec notre solution vous concevez exactement le flux dont votre organisation a besoin.

11 Rapide à implémenter. Facile à apprendre. Puissant à utiliser. A propos de Medius Fondée en 2001 en Suède, Medius développe et commercialise Mediusflow, une solution de workflow qui vise à automatiser et optimiser les processus métier des entreprises. Dans le domaine comptable et financier, Mediusflow propose une solution performante d automatisation sur toute la chaîne Purchase-to-Pay, depuis les achats jusqu au paiement des factures. La solution se distingue par sa capacité de rapprochement - au niveau de la ligne article - la puissance et la souplesse de son moteur de workflow (gestion des exceptions et des approbations) et la convivialité de son interface utilisateur. Mediusflow s intègre aux plus grands ERP et systèmes comptables du marché. La société est présente au travers de filiales directes en Scandinavie, en France, aux Pays-Bas, en Grande-Bretagne, en Pologne, aux Etats-Unis et en Australie. La société compte plus de 600 clients dans le monde. Contact 14, Avenue d Eylau Paris Tél: info@medius-group.fr