GUIDE DE COMMUNICATION

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1 GUIDE DE COMMUNICATION OPTIMISEZ VOTRE COMMUNICATION A EXPOBOIS 2012 Un Salon Organisation Membre de 1

2 SOMMAIRE VOTRE PROMOTION & COMMUNICATION SALON 1. Avant le salon, faites savoir que vous êtes présent p Invitez vos clients (cartes d'invitation papier et électroniques, p. 4 code invitation, badges VIP) 3. Déclarez vos nouveautés p.6 4. Communiquez avec la presse p Déclarez vos événements et démonstrations Salon p Inscrivez-vous au catalogue officiel du salon (papier et online) p Démarquez-vous (outils de communication & offres publicitaires) p. 8 VOS CONTACTS P 23 2

3 RETROPLANNING CHECK-LIST des actions et commandes à faire Dates limites : (Avant la date indiquée) Actions : Interlocuteurs 6 décembre 2011 Commandez gratuitement vos cartes d'invitation 23 décembre 2011 Inscription catalogue Envoi des éléments techniques pour vos outils de communication salon et page catalogue (cf page 8 de ce document). Depuis votre Espace Exposant Régie publicitaire J2C 23 décembre 2011 (date recommandée) Déposer vos communiqués de presse sur le site internet claire.schlosser@ comexposium.com 23 décembre 2011 (date recommandée) Déclarez gratuitement vos démonstrations de matériels, ou autres événements salon Depuis votre Espace Exposant 6 janvier 2012 Demandez le code invitation pour vos communications online 6 janvier 2012 Déclarez gratuitement vos Nouveaux Produits 6 janvier 2012 Demandez gratuitement vos badges VIP pour vos clients privilégiés Depuis votre Espace Exposant Depuis votre Espace Exposant Depuis votre Espace Exposant 16 janvier 2012 Réservez de l affichage publicitaire sur le Parc 16 janvier 2012 Réservez votre casier de presse Régie publicitaire METROPOLE Depuis votre Espace Exposant Certaines actions ne sont pas soumises à des dates limites mais sont toutes aussi importantes dans votre communication! Utilisez également : - la bannière Expobois Nous y serons gratuit - la e-invitation gratuite - les espaces publicitaires du site internet 3

4 AVANT LE SALON, FAITES SAVOIR QUE VOUS ETES PRESENT COMMUNIQUEZ AVANT LE SALON Gratuit Vous pouvez dès à présent annoncer à vos publics votre participation à EXPOBOIS 2012 en insérant les logos et bannières avec la mention «NOUS Y SERONS» sur vos outils on-line (site internet, newsletters, signatures de mails, communiqués de presse, etc.) : Apposez également ce logo sur vos annonces presse Pour plus d impact, mentionnez sous les bannières et logos salon, votre numéro de stand dès qu il vous aura été confirmé! Téléchargez logos et bannières du salon sur le site internet : - rubrique EXPOSER / OUTILS DE COMMUNICATION INVITEZ VOS CLIENTS, PROSPECTS & VIP LA CARTE D INVITATION Gratuite* La carte d invitation est l outil essentiel pour communiquer sur votre participation au salon. Offrez une invitation (gratuite) à tous vos prospects, clients et partenaires. Pour connaître les tarifs de personnalisation de vos cartes (impression de votre logo + n de stand), contactez directement le service communication du salon au + 33 (0) ou par mail à l adresse suivante : claire.schlosser@comexposium.com Avant le 21 novembre 2011 Commandez vos cartes d invitation gratuites > avant le 6 décembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique : "MES FORMULAIRES / Cartes d'invitation" * Dans la limite des stocks disponibles. Sans commande spécifique de votre part, une dotation automatique de 100 cartes d'invitation gratuites vous sera adressée mi-décembre. 4

5 LA E-INVITATION Gratuite A partir d'un module très simple d'utilisation, créez vous-même vos invitations électroniques à envoyer par mail à vos clients. La lettre électronique est également disponible en anglais. Pour éditer et envoyer gratuitement vos e-invitations : > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», cliquez dans la rubrique : "INFOS PRATIQUES / Promotion et Communication" LE CODE D INVITATION Gratuit Demandez votre code d'invitation EXPOBOIS, votre entreprise permettra à vos clients d'obtenir un badge gratuit au salon. Vous pourrez insérer ce lien codé sur vos supports de communication on line. Exemple de lien codé : Demandez votre code d'invitation : > avant le 6 janvier 2012 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique : "MES FORMULAIRES / Code d'invitation. LE BADGE VIP Déroulez le tapis rouge à vos grands comptes en leur offrant un accès VIP! EXPOBOIS vous offre gratuitement la possibilité d'envoyer des badges VIP à vos meilleurs clients. Vos VIP bénéficieront d une entrée sans attente et gratuite ; vous leur donnerez accès au club VIP du salon, et à la remise gracieuse du catalogue des exposants d EXPOBOIS 2012 Commandez vos badges VIP : > avant 6 janvier 2012 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», cliquez sur le bouton "Commande badges Exposant / VIP" 5

6 DÉCLAREZ VOS NOUVEAUTÉS SUR LE SITE Gratuit La déclaration de vos nouveautés constitue un temps fort de votre communication. Elle vous permet de renforcer votre visibilité auprès des visiteurs et des journalistes. D être présent dans les numéros spéciaux consacrés par la presse professionnelle à EXPOBOIS Déclarez vos nouveaux produits : > au plus tard le 23 décembre 2011 (date recommandée)- Date limite 06/01/12 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique Mon inscription au catalogue officiel / Mes nouveautés Répondre à la demande de 80% des visiteurs venus sur le salon avec pour objectif de découvrir des nouveautés. Vos nouveautés apparaîtront gratuitement sur le site internet et dans le dossier de presse du salon. COMMUNIQUEZ AVEC LA PRESSE PUBLIEZ VOS COMMUNIQUÉS DE PRESSE SUR LE SITE INTERNET DU SALON - Gratuit Adressez-nous vos communiqués de presse afin que nous les mettions à la disposition des journalistes sur le site rubrique PRESSE/Communiqués exposants. Envoyez dès maintenant vos communiqués de presse à claire.schlosser@comexposium.com > au plus tard le 23 décembre 2011 (date recommandée) ANNONCEZ VOTRE CONFÉRENCE DE PRESSE SUR LE SITE INTERNET DU SALON - Gratuit Vous prévoyez d'organiser une conférence de presse pendant le salon? Déclarez-la dès maintenant dans le module gratuit "Événements" de notre site internet afin que les journalistes puissent en être informés et l'intégrer dans leur programme "salon". Pour annoncer vos événements presse : > au plus tard le 16 janvier 2012 (date recommandée) > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique ' INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" RÉSERVEZ VOTRE CASIER DE PRESSE - Gratuit Votre casier de presse vous permettra de diffuser gratuitement auprès des journalistes vos dossiers et communiqués de presse. Prévoyez des dossiers en français et en anglais. Le dépôt de vos dossiers au service de presse se fera dès le mardi 7 février de 9h à 13h. Pour réserver votre casier de presse : > au plus tard le 16 janvier 2012 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MES FORMULAIRES/ Promotion et Communication" 6

7 DÉCLAREZ VOS DÉMONSTRATIONS ET ÉVÉNEMENTS "SALON" DÉCLAREZ VOS DÉMONSTRATIONS ET ÉVÉNEMENTS ORGANISÉS SUR VOTRE STAND GRATUIT Vous organisez pendant le salon des démonstrations, ateliers, jeux-concours, animations sur votre stand, annoncez-les gratuitement sur le site internet du salon. Les visiteurs déclarent venir sur le salon avec pour objectif principal de voir du matériel en fonctionnement! Pour annoncer vos événements : > au plus tard le 23 décembre 2011 (date recommandée) > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique Mon inscription au catalogue officiel / Mes nouveautés VOTRE INSCRIPTION AU CATALOGUE OFFICIEL DU SALON (papier et online) LE CATALOGUE OFFICIEL Distribué gratuitement à l entrée du salon, le catalogue officiel de EXPOBOIS 2012 est l outil indispensable des visiteurs pendant et après le salon. Prenez soin de bien renseigner votre fiche d inscription et de la valoriser afin de vous démarquer en choisissant les options proposées (page de publicité, vignette, logo.) Pages 9 à 12 de ce document. Inscrivez-vous au catalogue : > au plus tard 23 décembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique Mon inscription au catalogue officiel / Mes nouveautés VOTRE VISIBILITE SUR LE SITE LE SITE INTERNET En 2010 plus de internautes se sont connectés sur et pages ont été vues. Profitez de votre participation au salon pour améliorer encore votre visibilité grâce au site internet d EXPOBOIS Vous pouvez choisir de communiquer à travers un pavé + lien url sur différentes pages du site Page 13 de ce document 7

8 COMMUNIQUEZ EN AMONT ET SUR LE SALON Publicité dans le catalogue Visibilité sur le salon (sac visiteur, panneaux directionnels, plans de visite, plans d'orientation ) Visibilité sur le web (boutons publicitaires sur le site internet et bannières dans les newsletters du salon) Remise des éléments techniques pour la publicité dans le catalogue et vos outils de communication salon : > au plus tard le 23 décembre 2011 > auprès de la régie : Expobois@j2c-communication.fr >> Cf. détails des offres p. 9 AFFICHEZ-VOUS SUR LE PARC DES EXPOSITIONS Créer du trafic sur votre stand en vous affichant sur le Parc des Expositions. Réservez votre espace publicitaire > au plus tard le 16 janvier 2012 > auprès de la régie : c.dequay@metropole-atelier.com >> Cf. détails des offres p. 18 8

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23 VOS CONTACTS Une question? Nous vous apportons toutes les réponses SERVICE COMMUNICATION SALON EXPOBOIS Nelly BARON, Directrice Communication Claire SCHLOSSER, Chargée de Communication + 33 (0) REGIE CATALOGUE & OUTILS DECOMMUNICATION OFFICIELS SALON Régie publicitaire : J2C Communication expobois@j2c-communication.fr + 33 (0) REGIE PUBLICITAIRE SUR LE PARC Régie publicitaire : METROPOLE Charlotte de QUAY c.dequay@metropole-atelier.com Tél