COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL

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1 CEX COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL 391 e RÉUNION ORDINAIRE : Certifié le 14 mai 2013

2 Table des matières 1. VÉRIFICATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA RÉUNION ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL Trois cent quatre-vingt-dixième (390 e ) réunion ordinaire tenue le 12 mars Affaires en découlant RESSOURCES HUMAINES ET ADMINISTRATION Suivi du budget Passage à la classe I du groupe technique Abrogation de la Procédure en matière de remboursement des frais de déménagement Budget de fonctionnement sans restriction et plan d effectifs de l Université du Québec à Chicoutimi Budget des immobilisations de l Université du Québec à Chicoutimi Aménagement d espaces intérieurs pour le studio d arts numériques Acquisition de l équipement Pyromark Q24 FCI Marge de crédit bancaire ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE Avenant au projet «Programme de formation à l intention des cadres» à intervenir entre l UQAC et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord AFFAIRES PROFESSORALES Octroi du titre de professeur associé au Département des sciences fondamentales PROTOCOLE D ENTENTE ENTRE LE CENTRE D ENTREPRENEURIAT ET D ESSAIMAGE DE L UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI (CEE-UQAC) ET L UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI RENOUVELLEMENT DE MANDAT D UN MEMBRE DU PERSONNEL CADRE PÉRIODE D INFORMATION Programme de mobilité des cadres et des cadres supérieurs pour l année AFFAIRES DIVERSES LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE... 9

3 Procès-verbal de la trois cent quatre-vingt-onzième (391 e ) réunion ordinaire du Comité exécutif de l'université du Québec à Chicoutimi, tenue le, à 12 h, au local H du Pavillon Alphonse-Desjardins. 1. VÉRIFICATION DU QUORUM ET OUVERTURE DE LA RÉUNION Sont présents : Se sont excusés : Invités : M. Martin Gauthier recteur, président d'assemblée M. Mustapha Elayoubi chargé de cours M. Sylvain Jomphe étudiant M. Camil Laforge membre socioéconomique Mme Isabelle Lemay professeure M. Laval Boulianne, président du Conseil d administration M. Mustapha Fahmi, vice-recteur à l enseignement et à la recherche M. Dominic Bérubé, directeur du Service des ressources financières Mme Diane Dufour, chargée de gestion financière au Service des ressources financières Vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général : M. Martin Côté Attachée d'assemblée : Mme Anne Garant Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général constate le quorum et le président déclare l'ouverture de la réunion. 2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Sur PROPOSITION de M. Jomphe, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité d'approuver l'ordre du jour tel que présenté. 3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL 3.1 Trois cent quatre-vingt-dixième (390 e ) réunion ordinaire tenue le 12 mars 2013 Sur PROPOSITION de Mme Lemay, APPUYÉE par M. Laforge, il est RÉSOLU à l'unanimité d'approuver le procès-verbal de la trois cent quatre-vingt-dixième (390 e ) réunion ordinaire tenue le 12 mars 2013, tel que rédigé. 3.2 Affaires en découlant Demande de passage à la classe I du groupe technique La décision du Comité exécutif a été acheminée aux personnes concernées Entente de principe sur les mesures d assouplissement proposées par le ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MESRST) pour atténuer l effort budgétaire demandé aux universités Le Conseil d administration, lors de la réunion tenue en après-midi, a entériné la recommandation du Comité exécutif.

4 CEX Application de nouveaux frais institutionnels obligatoires (FIO) relatifs aux frais de diplomation et d attestation Le Conseil d administration, lors de la réunion tenue en après-midi, a entériné la recommandation du Comité exécutif Octroi du titre de professeur associé (2 dossiers) Les décisions du Comité exécutif ont été acheminées aux personnes concernées Modification à la Procédure relative à l utilisation du fonds international (FI) La décision du Comité exécutif a été acheminée aux personnes concernées. 4. RESSOURCES HUMAINES ET ADMINISTRATION 4.1 Suivi du budget Le président informe les membres que le Conseil des ministres a adopté, en mars dernier, les Règles budgétaires et calcul des subventions de fonctionnement aux universités du Québec pour l année universitaire Il souligne que le Conseil prévoit déposer prochainement les règles relatives à l année universitaire Passage à la classe I du groupe technique Le président mentionne qu à la suite d une demande de passage à la classe I d un employé du groupe technique, un comité a été formé pour faire l étude du dossier soumis. Conformément à la Procédure en matière de passage à la classe I pour le groupe technique, les membres du comité recommandent à l unanimité le passage à la classe I dudit employé puisque tous les critères sont rencontrés. Un membre se questionne sur le délai de près de deux années qui s est écoulé entre la demande déposée par l employé et l analyse du dossier. Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général note la requête et propose de revenir avec l information au point «Affaires en découlant» lors de la prochaine réunion du Comité exécutif. Par la suite, la résolution suivante est adoptée à l unanimité sur PROPOSITION de M. Jomphe, APPUYÉE par Mme Lemay. RÉSOLUTION CEX-3702 Demande de passage à la classe I du groupe technique CONFIDENTIEL 4.3 Abrogation de la Procédure en matière de remboursement des frais de déménagement Le président mentionne aux membres qu à la suite de l adoption du plan de retour à l équilibre budgétaire, une des mesures prévues à ce plan consiste à l abrogation de la Procédure en matière de remboursement des frais de déménagement, et ce, en considération de la nature des demandes et des frais associés à cette procédure au cours des dernières années. Il ajoute toutefois qu il y aura encore possibilité de rembourser des frais de déménagement, mais à l intérieur de budgets différents.

5 CEX Un membre se questionne sur la viabilité du cas par cas qui peut devenir discrétionnaire. Le président signale que l automatisme de payer les frais de déménagement n avait plus lieu d être et que dorénavant, ce sera aux départements de décider s il y a lieu ou non de rembourser des frais. Un membre suggère la création d une nouvelle politique en remplacement de la présente procédure tout en identifiant l imputabilité. Tous les membres abondent dans ce sens et la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3703 Abrogation de la Procédure en matière de remboursement des frais de déménagement la résolution CAD du Conseil d administration relative au plan de retour à l équilibre budgétaire; la recommandation du recteur; Sur PROPOSITION de M. Laforge, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- D abroger la Procédure en matière de remboursement des frais de déménagement; 2- DE déposer une nouvelle Politique en matière de remboursement des frais de déménagement, et ce, au trimestre Automne Budget de fonctionnement sans restriction et plan d effectifs de l Université du Québec à Chicoutimi Le président mentionne que le budget de fonctionnement a été rédigé en tenant compte de différents paramètres dont le plan de retour à l équilibre budgétaire adopté en février dernier. Il ajoute que des indicateurs permettent de constater que la hausse des frais de scolarité prévue de 3 % s avérerait être de 2,6 %, constituant un écart approximatif de $. Il croit nécessaire de revenir sur le plan de retour à l équilibre budgétaire où il était question d une possibilité d étalement. Il indique qu à la suite de communications avec le ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MESRST), l étalement ne sera pas possible dans le cas de l Université du Québec à Chicoutimi. Par contre, il y aura la possibilité d appliquer un mode bascule sur sept années au besoin. Il en explique les détails et un membre demande si, à la lecture des états financiers, ce système sera clairement précisé. Le président souligne que les règles budgétaires sont clairement expliquées et que des notes aux états financiers seront définies. Par la suite, il signale aux membres que la clientèle étudiante par département a été indiquée à l intérieur de chaque département sous la forme financée par le MESRST soit en effectif étudiant équivalent temps plein (EEETP) et en effectif étudiant équivalent temps plein pondéré (EEETPP), et ce, afin d évaluer le coût budgétaire de chacun des départements en fonction des paramètres de financement du ministère. Pour une question d horaire, il est décidé de continuer le débat relatif au budget de fonctionnement et au budget des immobilisations lors de la réunion du Conseil d administration de l après-midi. 4.5 Budget des immobilisations de l Université du Québec à Chicoutimi Ce point sera discuté lors de la réunion du Conseil d administration de l après-midi.

6 CEX Aménagement d espaces intérieurs pour le studio d arts numériques Le président mentionne aux membres que l aménagement d espaces intérieurs pour le studio d arts numériques s inscrit à l intérieur du plan quinquennal d investissement. À cette fin, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3704 Aménagement d espaces intérieurs pour le studio d arts numériques le Règlement général 4 «Exercice des pouvoirs des établissements»; le Règlement général 7 «Les affaires concernant l administration»; l appel d offres n o PR-086 publié sur le babillard du Système électronique d appel d offres (SÉAO); le rapport présenté par le Service des ressources financières; la recommandation du vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général; Sur PROPOSITION de Mme Lemay, APPUYÉE par M. Laforge, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- D accorder à l entreprise Espaces intérieurs GTRL, le contrat pour l aménagement d espaces intérieurs pour le studio d arts numériques, pour un montant de cent soixante mille six cent quatre-vingtquinze dollars ( $) incluant les taxes, tel que décrit dans le rapport présenté par le Service des ressources financières annexé à la présente et en faisant partie intégrante; (ANNEXE I) 2- D autoriser deux (2) des trois (3) personnes suivantes soit le recteur, le vice-recteur à l enseignement et à la recherche, le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général, à signer s il y a lieu, au nom de l Université du Québec à Chicoutimi, tout document nécessaire afin de donner suite à la présente résolution. 4.7 Acquisition de l équipement Pyromark Q24 FCI Le président mentionne que l acquisition de l équipement Pyromark Q24 est rendue possible grâce à un financement de la Fondation canadienne pour l innovation (FCI) pour une étude intégrée de la génétique, de l épigénétique et de l expression pour une meilleure estimation de l impact génétique et environnemental dans la pathogenèse de l asthme. Par la suite, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3705 Acquisition de l équipement Pyromark Q24 le Règlement général 4 «Exercice des pouvoirs des établissements»; le Règlement général 7 «Les affaires concernant l administration»;

7 CEX le financement de la Fondation canadienne pour l innovation (FCI) obtenu par la professeure Catherine Laprise dans le cadre de l étude intégrée de la génétique, de l épigénétique et de l expression pour une meilleure estimation de l impact génétique et environnemental dans la pathogenèse de l asthme; la validation du service des approvisionnements relative à la validation des appareils existants; la recommandation du vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général; Sur PROPOSITION de M. Jomphe, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- D accorder à l entreprise Qiagen, l octroi du contrat d acquisition de l appareil Pyromark Q24 pour un montant de cent douze mille sept cent cinq dollars et quatre-vingts cents ( ,80 $) excluant les taxes, tel que décrit dans le rapport présenté par le Service des ressources financières annexé à la présente et en faisant partie intégrante; (ANNEXE II) 2- D autoriser deux (2) des trois (3) personnes suivantes soit le recteur, le vice-recteur à l enseignement et à la recherche, le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général, à signer s il y a lieu, au nom de l Université du Québec à Chicoutimi, tout document nécessaire afin de donner suite à la présente résolution. 4.8 Marge de crédit bancaire Le président mentionne aux membres que le Service des ressources financières doit procéder annuellement à l évaluation des besoins de trésorerie, et ce, en instaurant un budget de caisse. La période couverte par la présente autorisation est du 1 er juin 2013 au 31 mai Il est demandé de recommander au Conseil d administration d autoriser une marge de crédit bancaire auprès de la Caisse Desjardins de Chicoutimi de $ pour l année financière À cette fin, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3706 Marge de crédit bancaire au fonds de fonctionnement pour l'année les articles 4 et 31 de la Loi sur l'université du Québec; le Règlement général 7 «Affaires concernant l'administration»; la recommandation du recteur; Sur PROPOSITION de M. Laforge, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité : De recommander au CONSEIL D ADMINISTRATION :

8 CEX D autoriser une marge de crédit bancaire de quatorze millions de dollars ( $) à être utilisée par l'université du Québec à Chicoutimi, aux fins de son budget de fonctionnement, pour la période du 1 er juin 2013 au 31 mai 2014, à la succursale suivante : Caisse Desjardins de Chicoutimi 245, rue Racine Est Chicoutimi, (Québec) G7H 2S4 2- D autoriser M. Dominic Bérubé, directeur du Service des ressources financières, à signer tous les documents relatifs à ladite marge de crédit bancaire auprès de l'institution financière. 5. ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE 5.1 Avenant au projet «Programme de formation à l intention des cadres» à intervenir entre l UQAC et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord Le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général rappelle aux membres qu un contrat de service a été élaboré afin de permettre d offrir, par l entremise du Centre du savoir sur mesure, une formation destinée aux employés-cadres soit «Programme d intégration à la fonction d encadrement dans le réseau des établissements de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord». Il ajoute qu à la suite d une révision dudit programme, deux nouvelles cohortes pourront démarrer. Par la suite, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3707 Avenant au contrat de service intervenu entre l UQAC et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord le mandat du service de formation continue de l UQAC; les discussions intervenues entre les représentants des deux institutions; la recommandation du vice-recteur à l enseignement et à la recherche; Sur PROPOSITION de M. Laforge, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- D approuver l avenant au contrat de service à intervenir entre l Université du Québec à Chicoutimi et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord portant sur une formation intitulée «Programme d intégration à la fonction d encadrement dans le réseau des établissements de santé et des services sociaux de la Côte-Nord» pour un montant total de cent quarante-quatre mille neuf cent dollars ( $), tel qu annexé à la présente et en faisant partie intégrante; (ANNEXE III) 2- DE mandater deux (2) des trois (3) personnes suivantes, soit le recteur, le vice-recteur à l enseignement et à la recherche, le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général, à signer, au nom de l Université du Québec à Chicoutimi, ledit avenant au contrat de service et y insérer toute stipulation, convention ou modification compatible avec les présentes qu ils jugeront utile ou nécessaire.

9 CEX AFFAIRES PROFESSORALES 6.1 Octroi du titre de professeur associé au Département des sciences fondamentales Le président mentionne que conformément à la convention collective des professeurs, l assemblée départementale des sciences fondamentales recommande l octroi du titre de professeur associé à M. Sergio Rossi. À cette fin, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3708 Reconduction du titre de professeur associé à M. Sergio Rossi la clause 1.19 A) de la convention collective conclue le 4 juillet 2008 entre le Syndicat des professeures et professeurs de l'université du Québec à Chicoutimi et l'université du Québec à Chicoutimi; la résolution de l'assemblée départementale des sciences fondamentales; la recommandation du vice-recteur à l'enseignement et à la recherche; Sur PROPOSITION de M. Laforge, APPUYÉE par M. Elayoubi, il est RÉSOLU à l'unanimité : D' octroyer à M. Sergio Rossi le titre de professeur associé pour une période de trois (3) ans, à compter du 17 avril PROTOCOLE D ENTENTE ENTRE LE CENTRE D ENTREPRENEURIAT ET D ESSAIMAGE DE L UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI (CEE-UQAC) ET L UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI Le président rappelle aux membres l objectif principal du nouveau Centre de transfert technologique et de développement des affaires (CTDA), soit de rendre la technologie pour l assemblage par friction malaxage accessible aux petites et moyennes entreprises pour de petites productions et de supporter des opportunités d innovation. Il poursuit en indiquant l importance de s associer au Centre d entrepreneuriat et d essaimage de l UQAC pour la gestion des opérations. Un membre suggère quelques éclaircissements au niveau du texte. Les membres s entendent sur la modification à apporter et la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3709 Protocole d entente entre le Centre d entrepreneuriat et d essaimage de l Université du Québec à Chicoutimi (CEE-UQAC) et l UQAC la construction et l implantation par l UQAC du Centre de transfert technologique et de développement des affaires de l Université du Québec à Chicoutimi (ci-après appelé : «le CTDA»);

10 CEX l acquisition par l UQAC des équipements pour l assemblage par friction malaxage (FSW) pour le CTDA et la volonté de rendre cette technologie accessible aux PME pour de petites productions et de supporter des opportunités d innovation; les besoins des entreprises de plus grande envergure en matière d avancement technologique et d expertise pour l assemblage par friction malaxage; que la mission du CEE-UQAC est de promouvoir l esprit entrepreneurial et la création d entreprises auprès de la communauté universitaire et collégiale et de promouvoir et soutenir les activités de développement entrepreneurial au Saguenay Lac-Saint-Jean et sur la Côte-Nord; la recommandation du recteur; Sur PROPOSITION de M. Laforge, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité : 1- D' approuver le protocole d entente à intervenir entre l Université du Québec à Chicoutimi et le Centre d entrepreneuriat et d essaimage de l Université du Québec à Chicoutimi (CEE-UQAC) afin de confier la gestion des opérations du CTDA, notamment le développement des affaires ainsi que sa gestion financière, au CEE-UQAC, tel qu annexé à la présente et en faisant partie intégrante; (ANNEXE IV) 2- DE mandater deux (2) des trois (3) personnes suivantes, soit le recteur, le vice-recteur à l enseignement et à la recherche, le vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général, à signer, au nom de l Université du Québec à Chicoutimi, ledit protocole d entente et y insérer toute stipulation, convention ou modification compatible avec les présentes qu ils jugeront utile ou nécessaire. 8. RENOUVELLEMENT DE MANDAT D UN MEMBRE DU PERSONNEL CADRE Le président mentionne qu en conformité avec le protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l Université du Québec à Chicoutimi et suite à l évaluation et à la recommandation du supérieur hiérarchique, il y aurait lieu de renouveler le mandat de M. Sylvain Cloutier, adjoint du vice-recteur à l enseignement et à la recherche. À cette fin, la résolution suivante est adoptée : RÉSOLUTION CEX-3710 Renouvellement du mandat de cadre de M. Sylvain Cloutier le règlement général 6 «Ressources humaines»; les dispositions du protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l'université du Québec à Chicoutimi; la recommandation du supérieur immédiat, le vice-recteur à l enseignement et à la recherche; Sur PROPOSITION de M. Jomphe, APPUYÉE par Mme Lemay, il est RÉSOLU à l'unanimité :

11 CEX DE renouveler le mandat de cadre de M. Sylvain Cloutier, à titre d adjoint du vice-recteur à l enseignement et à la recherche, pour une durée de cinq (5) ans, débutant le 13 octobre 2013 et se terminant le 12 octobre PÉRIODE D INFORMATION 9.1 Programme de mobilité des cadres et des cadres supérieurs pour l année Une lettre de M. André G. Roy, secrétaire général de l Université du Québec, relative au Programme de mobilité des cadres et des cadres supérieurs pour l année , a été déposée pour fins d information. 10. AFFAIRES DIVERSES Aucun sujet n est traité à ce point. 11. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, la réunion se termine à 13 h 50. Martin Côté, vice-recteur aux affaires étudiantes et secrétaire général Martin Gauthier, président d'assemblée

12 LISTE DES ANNEXES AUX RÉSOLUTIONS ANNEXE I : Aménagement d espaces intérieurs pour le studio d arts numériques ANNEXE II : Acquisition de l équipement Pyromark Q24 ANNEXE III : Avenant au contrat de service intervenu entre l UQAC et l Agence de la santé et des services sociaux de la Côte-Nord ANNEXE IV : Protocole d entente entre le Centre d entrepreneuriat et d essaimage de l Université du Québec à Chicoutimi (CEE-UQAC) et l UQAC