PRISE EN CHARGE PAR L'EMPLOYEUR DES FRAIS DE TRAJET ENTRE LE DOMICILE ET LE LIEU DE TRAVAIL

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1 Notice explicative DOCUMENTATION / CONSEIL MAI 2011 DC2011_CIRC_Fraistrajet PRISE EN CHARGE PAR L'EMPLOYEUR DES FRAIS DE TRAJET ENTRE LE DOMICILE ET LE LIEU DE TRAVAIL Références : - Loi n du 17 décembre 2008 de financement de la sécurité sociale - article 20 - Décret n du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail - Circulaire NOR : BCRF C du 22 mars 2011 du Ministère du budget, des comptes publics, de la fonction publique et de la réforme de l État - Code du travail articles L à L et suivants (modifiés par la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009) - Code de la sécurité sociale articles L Code général des impôts article 81/19 ter a et b La loi n du 17 décembre 2008 de financem ent de la sécurité sociale (article 20) institue en faveur des agents publics un dispositif de remboursement de leurs frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail. Ce dispositif obligatoire concerne les frais engagés pour l utilisation des services publics de transport de voyageurs et de location de bicyclette à compter du 1 er août La circulaire du ministre du budget en date du 22 mars 2011 (BCRF C) en précise les conditions d application. I / LE DISPOSITIF DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT DOMICILE TRAVAIL A. Les fondements juridiques Le remboursement partiel des frais de déplacement domicile / travail s inscrit dans le cadre des dispositions des articles L et L du code du travail et s applique à l ensemble des employeurs du secteur public et du secteur privé. S agissant du secteur privé, les dispositions règlementaires d application sont d ores et déjà codifiées dans le code du travail (articles R et suivants). La circulaire du 22 mars 2011 précise que remboursement des frais de déplacement domicile / travail s applique aux personnels titulaires d un contrat unique d insertion (CUI-CAE) conformément aux dispositions des articles L et suivants du code du travail (convention CAE). Concernant les personnels intérimaires, l article L requiert la mention des émoluments perçus dans la collectivité utilisatrice par un agent ayant la même qualification ou une qualification équivalente embauché par elle dans les mêmes conditions comme travailleur permanent (principe d égalité de rémunération). Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Gironde Immeuble Emeraude - 12 rue du Cardinal Richaud Bordeaux cedex Téléphone : Télécopie : /5

2 Les personnels intérimaires bénéficient donc des droits prévus pour l ensemble du personnel de la collectivité territoriale et notamment le remboursement des frais de transport domicile / travail. S agissant de la Fonction Publique considérée en ses trois branches, les dispositions réglementaires applicables découlent du décret n du 21 j uin 2010 et des articles du code du travail susvisés. Le remboursement des frais de déplacement domicile / travail constitue une dépense obligatoire dès lors que l agent justifie de son droit (abonnement transport public). Il semblerait dès lors qu une délibération ne soit pas requise, la justification de la dépense pour le comptable découle de la production du titre de transport et d un éventuel questionnaire auquel peut être éventuellement soumis le bénéficiaire du remboursement. A titre indicatif, un modèle de questionnaire est proposé en annexe de la circulaire du ministre du budget en date du 22 mars 2011 (BCRF C) relative aux mobilités de prise en charge des titres de transport. Cette circulaire peut être téléchargée sur Internet ( B. Nature des frais pris en charge Le dispositif de prise en charge concerne d une part les titres de transport (obligatoire - voir II) et d autre part les frais de carburant (facultatif - voir III). II / MONTANT DE LA PRISE EN CHARGE DES ABONNEMENTS TRANSPORT A. Les titres de transports pris en charge Sont concernés par une prise en charge partielle, les titres suivants : - les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ; - les cartes et abonnements annuels ou à renouvellement tacite, à nombre de voyages illimité ou limité ; - les cartes et abonnements hebdomadaires ou mensuels ou à renouvellement tacite, à nombre de voyages illimité ou limité ; - les abonnements à un service public de location de vélos «à renouvellement tacite et mis en place par une personne publique (régie, délégation de service public). La location journalière n est pas prise en charge. Ces titres de transport doivent donc avoir été émis par les entreprises de transports et les régies mentionnées à l article 7 de la loi n du 30 décembre d orientation des transports intérieurs. Ils doivent permettre aux agents d effectuer le trajet le plus court entre leur domicile (entendu comme leur résidence habituelle la plus proche de leur lieu de travail) et leur lieu de travail. Le bénéficiaire ne peut être contraint de choisir un abonnement mensuel ou annuel plutôt qu un abonnement hebdomadaire, au seul motif que les abonnements au mois ou à l année permettent de réaliser une économie. De même l agent peut privilégier un mode de transport plus coûteux mais lui permettant de réaliser son trajet dans un temps plus court. Dans le cas où la collectivité a passé une convention avec un transporteur la prise en charge porte sur le montant effectivement acquitté par l agent sans considération du montant réel du coût de l abonnement. La «remise» consentie par le transporteur s impute sur la prise en charge partielle. B. Définition de la participation de l employeur Elle est définie selon deux critères cumulatifs fixés par le décret n du 21 juin 2010 (article 3) : - un niveau de prise en charge fixé en pourcentage : 50 % - un plafond maximum. Le niveau de prise en charge ne peut excéder 50% du coût du titre de transport détenu par l agent. 2/5

3 La formulation impérative de l article 3 susvisé est sans équivoque «L'employeur public prend en charge la moitié du tarif des abonnements». La participation ne peut donc être ni inférieure ni supérieure au niveau de prise en charge ainsi défini par le décret susvisé. Dans cette limite le montant de la prise en charge est soumis à un plafond mensuel correspondant à 50 % de la somme des tarifs des abonnements annuels cumulés permettant d'effectuer depuis Paris le trajet maximum et le trajet minimum compris à l'intérieur de la zone de compétence de l'autorité organisatrice des transports de la région Ile-de-France. Au 1 er juillet 2010 le plafond mensuel se calcule selon la formule suivante : - abonnement forfait intégral zones 1 à 6 = 1 251,10 euros ; - abonnement forfait intégral zones 1 à 2 = 617,10 euros ; - total = 1 868,20 euros. Le plafond mensuel est égal à : 1 868,20 euros x 50% : 12 = 77,84 euros. Le montant du plafond varie lors de chaque revalorisation du coût des titres de transports par l autorité organisatrice des transports de la région Ile de France. La prise en charge se fait sur la base du tarif le plus économique pratiqué par l entreprise ou la régie de transport (correspondant au trajet le plus court entre la résidence habituelle de l agent et son lieu de travail). Dans tous les cas, la part restant à la charge de l agent doit être égale à 50% du coût du titre de transport. C. Calcul de la participation de l employeur a) Personnels employés à temps complet Le montant de la participation est égal à 50% du coût de l abonnement dans la limite du plafond mensuel. b) Personnels employés à temps partiel L exercice de fonctions à temps partiel pour une durée de service supérieure ou égale au mi-temps est sans incidence sur le montant de la prise en charge, qui reste fixée à 50 % du coût de l abonnement dans la limite du plafond mensuel. c) Personnels employés à temps non complet L exercice de fonctions à temps non complet pour une durée de service supérieure ou égale au mi temps est sans incidence sur le montant de la prise en charge, soit 50 % du coût de l abonnement dans la limite du plafond mensuel. La règle est identique au temps partiel (article R du code du travail). Pour une durée de service inférieure au mi-temps, le montant de la participation alloué aux agents employés à temps non complet est calculé au prorata du nombre d heures travaillées au regard de la moitié de la durée du travail à temps complet (article R du code du travail). La prise en charge ainsi calculée, s applique à l ensemble du ou des titres de transport permettant à l agent d effectuer l ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail. d) Personnels ayant plusieurs employeurs Dans le cas de l agent relevant de plusieurs employeurs et disposant de plusieurs titres de transport pour se rendre sur plusieurs lieux de travail, la prise en charge s effectue pour chaque employeur au regard du titre qui le concerne (article R du code du travail). Lorsque l agent a plusieurs employeurs et utilise un seul titre de transport pour se rendre sur plusieurs lieux de travail, la prise en charge s effectue au prorata du temps de travail accompli auprès de chacun de ses employeurs (mise à disposition, cumul d activités). D. Modalités de versement La prise en charge partielle des titres de transport présentant un caractère obligatoire pour les collectivités, une délibération de l assemblée délibérante ne semble pas requise. 3/5

4 La prise en charge doit être justifiée par la présentation (original ou copie) par l agent du ou des titres de transport ou tout autre mode de contrôle (systématique ou aléatoire) défini en accord avec le transporteur. La déclaration est établie auprès du service gestionnaire mentionnant l adresse de départ, l adresse d arrivée, moyens de transport utilisés, coût de la souscription du ou des titres de transport (factures et autres justificatifs de paiement). L employeur procèdera au remboursement des titres dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle feront l objet d une prise en charge répartie mensuellement sur la période d utilisation. La prise en charge des frais de déplacement domicile / travail étant liée à l accomplissement effectif des trajets domicile / travail, elle est suspendue, sous réserve de certains aménagements pendant les périodes de congés de maladie, maternité ou adoption et accident de service ou maladie professionnelle. Il en est de même dans le cas des congés suivants : - congé de paternité ou de présence parentale ; - congé de formation professionnelle ou syndicale ; - congé d accompagnement d une personne en fin de vie ou congé de solidarité familiale ; - congés bonifiés ou pris au titre du compte épargne-temps. Lorsque le congé débute en cours de mois, il y a lieu de maintenir le bénéfice de la prise en charge jusqu à la fin du mois. De même lorsque la reprise de service, après congé, s effectue au cours d un mois ultérieur, il y a lieu de calculer la prise en charge pour le mois entier. E. Cas d exclusion du dispositif Les agents ne peuvent se prévaloir de la prise en charge des titres de transport dans les situations suivantes : - lorsque l agent perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail (agents itinérants) ; - lorsque l agent bénéficie d un logement de fonction dans des conditions telles qu il ne supporte aucun frais de transport pour se rendre à son lieu de travail ; - lorsque l agent bénéficie d un véhicule de fonction ; - lorsque l agent bénéficie d un transport collectif gratuit entre son domicile et son lieu de travail ; - lorsque l agent bénéficie pour le même trajet des modalités de prise en charge et de remboursement au titre des frais de déplacements temporaires (indemnité d intérim par exemple) ; - lorsque l agent est transporté gratuitement par son employeur. De même, le dispositif ne s applique pas aux agents qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail et aux agents qui n engage aucun frais de transport. III / LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE CARBURANS Un second dispositif prévoit la prise en charge totale ou partielle des frais de carburants exposés par le déplacement domicile / travail (carburants ou alimentation de véhicules électriques ou hybrides). Bien que n étant pas repris par le décret n du 21 juin 2010, les collectivités territoriales peuvent participer ou prendre en charge ces frais sur le fondement des articles L , L du code du travail. Ce dispositif est facultatif et alternatif à la prise en charge partielle des titres de transport. Il est prévu pour les seuls personnels utilisant leur véhicule : - soit parce que leur lieu de résidence ou de travail est situé en dehors d un périmètre de transports collectifs ; - soit parce que leurs horaires de travail ne leur permettent pas d utiliser les transports collectifs. 4/5

5 Les personnels relevant des situations suivantes sont exclus du dispositif : - lorsque l agent perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail (agents itinérants) ; - lorsque l agent bénéficie d un logement de fonction dans des conditions telles qu il ne supporte aucun frais de transport pour se rendre à son lieu de travail ; - lorsque l agent bénéficie d un véhicule de fonction ; - lorsque l agent bénéficie d un transport collectif gratuit entre son domicile et son lieu de travail ; - lorsque l agent bénéficie pour le même trajet des modalités de prise en charge et de remboursement au titre des frais de déplacements temporaires (indemnité d intérim par exemple). Une délibération de l organe délibérant doit fixer les modalités de cette prise en charge. Le décret du 21 juin 2010 ne fixe aucun montant quant au niveau de prise en charge des frais de carburants. Il appartient donc à l organe délibérant d en décider en veillant, dans un souci de bonne gestion, à ce que les frais avancés par les agents soient utilisés conformément à leur objet. Le bénéficiaire doit en tous cas justifier la réalité des frais exposés par tout document fixé par l ordonnateur qui est tenu d adresser au comptable les justificatifs de la dépense. Le régime social et fiscal de cet avantage est identique à celui de la prise en charge des titres de transport. En application de l article L du code de la sécurité sociale, l exonération s applique aux sommes versées au titre de la prise en charge des frais de carburants ou des frais exposés pour l alimentation de véhicules électriques, mais dans la limite prévue au b du 19 ter de l article 81 du code général des impôts (200 euros par an). En application de l article ter b du même co de, l avantage résultant de la prise en charge par l employeur des frais de carburants ou des frais exposés pour l alimentation de véhicules électriques ou hybrides engagés par les salariés dans les conditions prévues à l article L code du travail est affranchi d impôt dans la limite de la sommes de 200 euros par an. IV / RÉGIME SOCIAL ET FISCAL A. Cotisations et contributions sociales La prise en charge partielle des titres de transport domicile lieu de travail peut être déduite de l assiette des cotisations de sécurité sociale, dans la limite des frais réellement engagés (circulaire DSS/SDFSS / 5B n janvier 2003, modifiée par la circul aire DSS / SDFSS / 5B n 2005/376 4 août 2005 ). La même exonération concerne la contribution sociale généralisée et la contribution pour le remboursement de la dette sociale, qui suivent un régime identique à celui défini pour les cotisations de sécurité sociale (circulaire DSS / AAF /A1 n 93/3-16 janvier 1991 ). B. Imposition La prise ne charge partielle des titres de transport domicile lieu de travail est intégralement affranchie de l impôt, sur le revenu des personnes physiques, en application de l article ter a du code génér al des impôts. S il advient que la prise en charge n est pas utilisée conformément à son objet, il y a lieu de réintégrer son montant dans l assiette des cotisations, l avantage consenti étant assimilé à un complément de rémunération. 5/5

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