Fiche pratique

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1 Fiche pratique Pour des raisons de sécurité des informations personnelles pouvant y figurer, nous vous rappelons que pour accéder à l application ecards de Paris 1, vous devez vous munir de vos identifiants habituels. Cette fiche pratique est très détaillée pour vous guider. Mais vous constaterez vite que l application est très simple et très intuitive. Étape n 1 : Je commande des cartes de visite ou des cartes de correspondance (p.2) Étape n 2 : Je remplis le formulaire (p.3) Étape n 3 : Je valide le formulaire (p.5) Étape n 4 : Je prévisualise ma carte (p.6) Étape n 5 : Je remplis le bon de commande (p.8) Étape n 6 : Je soumets ma commande (p.9) Étape n 7 : Le responsable administratif valide ma commande (p.10) Annexes (p.11)

2 Étape 1 : Je commande des cartes de visite ou des cartes de correspondance Vous avez la possibilité de créer soit des cartes de visite, soit des cartes de correspondance. Choisissez le type de carte en cliquant sur le bouton bleu approprié. Pour commander des cartes de visite, je clique sur le bouton Pour commander des cartes de correspondance, je clique sur le bouton 2

3 Étape 2 : Je remplis le formulaire Une fois le type de carte sélectionné, un formulaire de saisie apparaît. Celui-ci est peut-être prérempli par les informations de la base de données de l application Eannuaireparis1 ( associée au système d information de Paris 1. Si ce n est pas le cas, vous obtenez un formulaire vide comme suit : 2.1 Je remplis les informations générales du formulaire Les champs accompagnés d un astérisque (*) sont des champs obligatoires. De nombreux champs sont dotés d un menu déroulant pour faciliter la composition de vos cartes. Attention, le nombre de caractères que vous pouvez saisir est limité. Seul le courriel Paris 1 est accepté. Indiquez vos nom et prénom, ex : Thibaud.Urbain-Mathis, soit votre de service, ex : secom. Les numéros de téléphone, fax et portable à dix chiffres doivent être saisis sans espace sous la forme : par exemple. 3

4 Les points d interrogation sont là pour vous aider. Passez le pointeur de votre souris sur l un d eux pour qu il vous livre ses informations. Vous pouvez choisir d ajouter un «titre» sur vos cartes. Cas particulier : si vous êtes ATER ou PRAG, vous pouvez choisir d afficher uniquement le sigle de votre fonction. Cochez pour cela le bouton en dessous du titre. Vous pouvez choisir d ajouter un service, une UFR Comme pour les titres, vous pouvez choisir de ne faire apparaître que le sigle de votre service, UFR Utilisez pour cela le choix du menu déroulant «Service» Si vous faites partie d une UFR, vous avez la possibilité de faire apparaître uniquement le numéro de votre UFR (ex : UFR 08). Utilisez pour cela le choix du menu déroulant «Service». Vous avez la possibilité de faire apparaître le nom de votre centre d affectation sur vos cartes (ex : Centre Michelet) à l aide du menu déroulant «Centre». Les champs Adresse postale, Code postal et Ville se remplissent automatiquement en fonction du centre sélectionné. Si vous êtes chercheur, vous avez la possibilité de préciser votre laboratoire ou votre école doctorale. Comme pour les services, il existe différentes options d affichage. 2.2 Je remplis les informations spécifiques du formulaire Selon que vous souhaitez créer des cartes de visite ou des cartes de correspondance, la troisième partie sera différente. Cartes de visite 4

5 Il est possible de créer une version anglaise de vos cartes de visite au verso de celles-ci. Pour cela, il est nécessaire de cocher la case «Générer une version bilingue» N.B. : Votre titre (si vous en avez choisi un) sera automatiquement traduit en anglais (suivant une table validée par le Service des langues de l Université), mais il vous faut entrer votre fonction en anglais. La variété de ces fonctions étant infinie, il ne peut être proposé de table via un menu déroulant. Veillez alors avec soin à l orthographe de la fonction mentionnée. Cartes de correspondance Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des cartes de correspondance de service utilisables par l ensemble des personnels de votre service. Cela signifie que vos informations personnelles (nom, prénom, fonction) ne seront pas affichées sur ces cartes. Étape 3 : Je valide le formulaire 5

6 Une fois vos informations entrées, cliquez sur le bouton suivante. pour accéder à la page Il y a une vérification automatique des informations fournies. Si un champ obligatoire n est pas renseigné, alors l application prévient l utilisateur qu il doit compléter le formulaire en faisant apparaître une petite fenêtre indicative en superposition. Pour information, cette vérification est en langage informatique JavaScript. Il est donc important que la fonction JavaScript soit activée dans votre navigateur, sans quoi cela pourrait générer des problèmes de compatibilité. Si ce n est pas le cas, vérifiez bien les informations fournies qui ne peuvent pas être contrôlées automatiquement. Étape 4 : Je prévisualise ma carte La prévisualisation permet d avoir une idée de ce que donnera votre carte de visite ou la carte de correspondance que vous avez composée. 6

7 Le bouton permet à tout moment de revenir au formulaire de saisie, si des informations ne vous conviennent pas ou si vous percevez l intérêt de les compléter. Le bouton permet d avoir une idée très précise de ce que donnera votre carte, une fois imprimée. Cliquez dessus pour ouvrir une nouvelle fenêtre, qui contiendra un fichier PDF avec une maquette de votre carte, telle qu elle sera imprimée. Si vous avez cliqué sur ce bouton, la page de prévisualisation de vos cartes reste accessible en permanence dans l onglet précédent de votre navigateur. Revenez sur la page de cet onglet pour continuer. 7

8 Le bouton permet de passer à l étape suivante de la commande. Une petite fenêtre intermédiaire de validation vous demandera si vous êtes certain(e) de vouloir valider vos informations. Étape 5 : Je remplis le bon de commande Maintenant que vous avez validé le contenu et la présentation de vos cartes, vous devez remplir le bon de commande afin que le Service de la reprographie puisse finaliser votre commande. Le bouton permet de revenir en arrière. Entrez la quantité de cartes que vous désirez (Une unité => 200 exemplaires) dans la case «Boîte(s)». Le total est automatiquement calculé. Les informations à renseigner ici sont capitales pour que votre commande soit prise en compte par le Service de la reprographie. 8

9 Étape 6 : Je soumets ma commande Cochez la case «Valider ma commande» afin que le formulaire soit validé, puis cliquez sur le bouton Un message apparaissant dans une petite fenêtre vous demandera une fois encore si vous êtes bien certain(e) de vouloir valider votre commande. Cliquez sur «oui» pour que votre commande soit définitivement validée. Une fois arrivé(e) sur la page ci-après, cela signifie qu un courriel de confirmation a été envoyé à votre responsable administratif, car c est à lui/elle de finaliser et valider votre commande. 9

10 Étape 7 : Le responsable administratif valide ma commande Le responsable administratif reçoit un courriel lui indiquant qu une personne désire réaliser des cartes de visite ou des cartes de correspondance. Le premier lien arrive sur une page qui permet de finaliser la commande. Le second lien permet d invalider la commande. Cette page contient un récapitulatif des informations fournies par la personne souhaitant faire imprimer des cartes de visite ou des cartes de correspondance. Le responsable administratif doit ajouter le code Centre Financier et le code DOMAINE FONCTIONNEL. Il peut obtenir un aperçu du modèle de cartes en cliquant sur le bouton 10

11 Si le modèle de carte lui convient et qu il a fourni les codes, alors il peut valider la commande définitivement en cliquant sur le bouton Cette action génèrera trois courriels de confirmation définitive : - Le premier courriel sera envoyé à la personne ayant fait la demande avec une copie du modèle des cartes de visite ou des cartes de correspondance commandées. - Le deuxième courriel sera envoyé au responsable administratif avec une copie du bon de commande pour lui permettre de conserver une trace de sa décision. - Le troisième sera adressé au Service de la reprographie avec le modèle et le bon de commande pour lancer la fabrication des cartes. Une fois votre commande validée, il vous faudra attendre environ cinq jours ouvrés, le temps de l impression. Puis, il vous suffira d aller au centre Pierre Mendès-France, au Service de la reprographie, pour retirer vos cartes. Une copie de chaque modèle de carte est archivée sur le serveur. Celle-ci est disponible sur demande auprès du Service de la communication : secom@univ-paris1.fr. ANNEXES : Les caractères spéciaux A l aide de votre clavier d ordinateur, il est possible d ajouter des accents sur les lettres majuscules si vous le souhaitez. Par exemple, il est possible d ajouter un accent aigu sur un «E». Pour cela, il faut entrer le code correspondant à cette lettre. Tout en maintenant la touche Alt enfoncée, il faut saisir le code du caractère sur le pavé numérique. Voici les accentuations les plus courantes en français. Pour faire un É -> Tout en maintenant Alt enfoncé, tapez 0, puis 2, puis 0, puis 1. (L abréviation Alt+0201 donne alors la lettre É) Alt > Ê Alt > È Alt > Ç Alt > À Les navigateurs acceptés Cette application a été développée pour le navigateur Firefox 3.x, Internet Explorer 7.0 ou plus, et Google chrome 7.0. L application ne garantit pas son efficacité ergonomique sur les autres navigateurs et sur des versions précédentes de ces navigateurs. De plus, la fonction JavaScript doit être activée, de façon à ce que les contrôles et les actions puissent fonctionner sans problème. Sans ces contrôles, des erreurs peuvent se produire. Vérifiez attentivement vos informations si le JavaScript de votre navigateur est désactivé, ou bien si des problèmes de compatibilité apparaissent. 11

12 Accusé de réception : Quand vous validez votre commande, un courriel vous est envoyé. Il contient les documents au format PDF générés automatiquement par l application. Un autre courriel envoie les mêmes documents au Service de la reprographie. Si vous ne recevez pas de courriel et/ou que vous n avez pas de nouvelle du Service de la reprographie au bout d une semaine, nous vous invitons à prendre contact directement avec lui. Une copie est toujours sauvegardée sur le serveur. En cas de perte des documents des deux cotés, vous pouvez refaire une demande par courriel à l adresse secom@univ-paris1.fr pour que le document soit renvoyé. Merci d utiliser l application ecards. Service de la communication Centre Panthéon 4 e étage aile Cujas 12 place du Panthéon Paris Tél : Courriel : secom@univ-paris1.fr 12