Utilitaire pour analyses et rapports

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1 Utilitaire pour analyses et rapports Microsoft Excel Crystal Reports Révision le : 12 juillet 2012

2 Utilitaire pour analyses et rapports Cet utilitaire vous permet d accéder aux données contenues dans votre logiciel OGC- Plus afin de pouvoir les manipuler à votre guise dans un chiffrier Microsoft Excel ou un générateur de rapport tel que SAP Crystal Reports. Accès aux données de votre système Les données de votre logiciel OGC-Plus sont structurées et entreposées dans une base de données à partir de laquelle elles sont manipulées avec les différentes fonctions de votre logiciel OGC-Plus. Vos données dans OGC-Plus: Produits Clients Fournisseur Inventaires Ventes ODBC Les fonctionnalités de OGC-Plus: Entrer une fiche client Effectuer une transaction Consulter l inventaire Autres logiciels: Microsoft Excel SAP Crystal Reports À l aide d un utilitaire de connectivité ODBC (Open Data Base Connector), d autres logiciels peuvent ainsi accéder aux données dans OGC-Plus et vous permettre d effectuer des fonctions pour lesquelles ces logiciels ont été conçus. Exemples de logiciels utiles Microsoft Excel est un logiciel de tableur de la suite bureautique Microsoft Office qui intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique, d analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation. Allez à la section Microsoft Excel SAP Crystal Reports est un logiciel qui vous permet de concevoir facilement des rapports interactifs et de les lier à la plupart des sources de données. Les fonctionnalités de tri et de filtrage facilite l analyse d'un rapport. Allez à la section Crystal Reports

3 Connecter à Microsoft Excel Dans Excel, il vous est possible de connecter un onglet à une source externe de données. Une fois connecté à votre source de données (OGC-Plus ou SpruceWare.Net dans notre cas), Microsoft Excel vous donne accès à une interface de gestion des données (Microsoft Query) qui vous permettra de sélectionner les informations que vous désirez exporter dans Microsoft Excel. Dans les cas où vous ne seriez pas familier avec les bases de données, nous vous conseillons de vous référer à la section Structure des informations dans une base de données pour mieux comprendre comment celles-ci sont structurées.

4 Sélectionner les données que vous désirez extraire Microsoft Query vous permet de sélectionner, par un simple «cliquez et déplacez», les Tables qui contiennent les données que vous désirez extraire et de les lier entre elles au besoin. Une fois les Tables choisies, vous pouvez simplement «cliquer et glisser» les Champs que vous désirez voir apparaître dans votre fichier Excel. Au bas de l écran, il vous est possible de visualiser les Données contenues dans les Champs au fur et à mesure que vous les sélectionnez. Ceci vous permet d avoir un aperçu de ce qui sera extrait dans votre onglet Excel. Notez que les opérations de sélection seront nécessaires seulement lorsque vous créez ou modifiez la configuration des données à extraire. Une fois la configuration terminée, il ne vous reste qu à sauvegarder votre fichier Excel (.xls).

5 Manipuler les données dans Microsoft Excel Une fois le connecteur ODBC configuré, les données de votre base de données OGC- Plus sont automatiquement extraites dans votre onglet Excel. La mise à jour de ces données se fait à partir du fichier Excel. Il vous est possible de configurer cette mise à jour pour qu elle se fasse de façon automatique ou seulement lorsque vous le demandez. Il vous est maintenant possible de manipuler vos données avec toutes les fonctions offertes par Microsoft Excel. Filtres Tables pivots Graphiques

6 Connecter à Crystal Reports Dans Crystal Reports, il vous est possible de vous connecter à une source de données d où vous désirez puiser l information pour votre rapport. Crystal Reports vous offre également la possibilité de sélectionner les informations que vous désirez visualiser sous forme de rapports. Dans les cas où vous ne seriez pas familier avec les bases de données, nous vous conseillons de vous référer à la section Structure des informations dans une base de données pour mieux comprendre comment celles-ci sont structurées.

7 Créer/modifier un rapport Crystal Report est un logiciel conçu pour mettre en page de l information puisée d une source de données quelconque sous forme de rapport. Une interface de conception vous permet de sélectionner et de positionner les Champs que vous désirez faire apparaître dans votre rapport selon différentes sections prévues à cet effet. Il vous est aussi possible de mettre en page le rapport en y ajoutant des éléments graphiques (images, formes, lignes) ainsi que du texte formaté selon vos besoins. Une fois le rapport configuré, il vous est possible de le visualiser. Notez que les opérations de configuration seront nécessaires seulement lorsque vous créez ou modifiez votre rapport. Une fois la configuration terminée, il ne vous reste qu à sauvegarder votre fichier Crystal Reports (.rpt) et activer la fonction de rafraichissement pour actualiser vos données au besoin.

8 Utiliser un rapport Le rapport est utilisé pour représenter de l information selon une structure prédéfinie. Crystal Reports vous offre, en plus, différentes fonctions vous permettant d interagir avec le rapport. Naviguer Effectuer des recherches Entrer des paramètres (exemple : plage de dates) Trier l information

9 Structure des informations dans une base de données Pour comprendre comment les données sont structurées dans une base de données, prenons l exemple d un système de classement bien connu : Le classeur représente ici notre base de données. Chaque tiroir contient des informations reliées à un groupe spécifique (ex. les Clients). Les chemises rassemblent chacune des informations spécifiques pour un client. CHAMPS BASE DE DONNÉES TABLES DONNÉES De la même façon, une base de données classe les informations dans une variété de Tables (tiroirs). Chaque Table contient des Champs (chemises) dans lesquels les Données (informations) sont entreposées. Exemple Tables Champs Données Clients Code Client, Nom, Province 123, Paul, QC 456, Bob, ON 789, Dan, BC Ventes Code Client, Date, Factures, Montants 123, 01-jan, 2345, $ 123, 05-jan, 2355, 50.75$ 789, 15-jan, 2375, $

10 Représentation des éléments d une base de données Les éléments d une base de données sont généralement représenté de la façon suivante : Client Noms des Tables Ventes Code client Code client Noms des Nom Date Champs Province Facture Montant Code Nom Province Code Date Facture Montant client client 123 Paul QC Jan $ 456 Bob ON Données Jan $ 789 Dan BC Jan $ Liens entre les Tables d une base de données Les Tables d une base de données peuvent être reliées entre elles de sorte à éviter un dédoublement inutile des informations. En liant deux (2) Tables par un champ commun (Code client), il est possible de rassembler les informations contenues séparément dans chacune des Tables. Exemple Clients Code client Nom Province Ventes Code client Date Facture Montant Code Nom Province Date Facture Montant client 123 Paul QC 01-Jan $ 456 Bob ON 05-Jan $ 789 Dan BC 15-Jan $ Retour à la section Excel Retour à la section Crystal Reports Vous désirez obtenir cet utilitaire? Contacter notre équipe de service à la clientèle au : OGC.PLUS