Dédoublonner votre fichier contacts

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1 Dédoublonner votre fichier contacts Mode d emploi Madame, Monsieur, Les explications ci-dessous vous permettront de mieux comprendre comment dédoublonner votre base de données contacts. Nous restons à votre disposition pour tous renseignements au Cordialement, L équipe V12 Web. 1

2 Lors de l import des données Tous les contacts sont automatiquement intégrés dans V12Web sauf les doublons détectés. Ces derniers sont repérés grâce aux données contenues dans vos fiches prospects/clients. Ainsi deux fiches seront en doublon si l une des conditions suivantes est remplie : Les 5 premiers caractères du nom sont identiques Les 5 premiers caractères du prénom sont identiques Les 5 premiers caractères de la raison sociale sont identiques Les 5 premiers caractères de l adresse principale sont identiques Les 5 premiers caractères du code postal sont identiques Les 5 premiers caractères de la ville sont identiques Pour traiter ces doublons, suivez les étapes suivantes : 1- Sélectionnez le module «Interfaçage». 2- Puis cliquez sur «Interface client» et «Dédoublonnage». 3- Sélectionnez les contacts appartenant à tous les vendeurs ou à un vendeur en particulier. 4- Vous obtenez ainsi la liste des doublons détectés. Cliquez sur «Gestion des doublons» pour traiter ces derniers. 5- Une nouvelle page s ouvre et vous permet de comparer les contacts en doublon. o Fiche externe : Doublon détecté en attente de traitement. o Fiche interne : Contact déjà intégré dans votre base de données V12 Web. 2

3 Dans la «Liste des doublons» (en bas de votre écran), retrouvez l ensemble des contacts (Fiches externes) qui semblent identiques à un contact déjà intégré dans votre base de données V12 Web (Fiche interne). A cette étape, plusieurs possibilités : Le contact détecté n est pas un doublon Vous considérez que le contact détecté (fiche externe) n est pas un doublon. Dans ce cas, cliquez sur «Intégrer nouveau contact» pour que ce contact soit intégré tel quel dans votre base de données V12 Web. Le doublon ne doit pas intégrer votre base de données Vous considérez que le doublon détecté (fiche externe) ne doit pas intégrer votre base de données. 1- Tout d abord, vérifiez si des véhicules sont rattachés au contact que vous souhaitez supprimer. Pour cela, cliquez sur l onglet «Véhicules». 2- Les véhicules du contact à supprimer sont ceux de la catégorie «Véhicules externes». Pour les affecter au contact déjà intégré dans votre base de données (Fiche interne / Véhicules internes), cliquez sur. Ainsi les véhicules externes seront basculés vers la fiche interne et seront donc conservés. 3

4 3- Enfin, cliquez sur «Supprimer la fiche externe». Toutes les données relatives au contact et véhicules associés seront alors supprimées. Le contact détecté est un doublon Vous considérez que le contact détecté (fiche externe) est un doublon, qu il s agit donc de 2 (ou plusieurs) contacts enregistrés pour un même client. Dans ce cas, suivez les étapes ci-dessous. 1- La fiche interne (à droite) sera conservée. Modifiez, si nécessaire, les informations de la fiche interne à partir de la fiche externe (contact détecté comme doublon). Pour cela, cliquez sur pour intégrer les informations souhaitées. 2- Puis cliquez sur «Associer fiches» pour que les données modifiées dans la fiche interne soit enregistrées. La fiche externe est alors supprimée. En associant les 2 fiches, les véhicules rattachés aux 2 fiches seront intégrés par défaut au contact. V12 Web fusionnera automatiquement deux véhicules si ces derniers possèdent le même numéro de série. 4

5 Si votre identifiant commence par un : C : cela signifie qu il s agit d un Client P : cela signifie qu il s agit d un Prospect Il est préférable que la fiche conservée ait bien l identifiant commençant par un C (et non celui commençant par un P). Pour conserver le bon identifiant, cliquez sur l icône. Dans la «Liste des doublons» (en bas de votre écran), distinguez la fiche la plus riche en informations grâce au pourcentage de qualification. Ainsi plus le taux est élevé, plus la fiche est complète. Privilégiez en premier lieu la fiche avec le pourcentage de qualification le plus élevé. Enfin, cliquez sur «Suivant» pour passer au contact suivant et répéter les étapes précédentes (Cf. Etape 5). Dédoublonnage depuis votre base de données (A effectuer régulièrement) Vos vendeurs vont créer régulièrement des contacts. V12 Web détecte automatiquement les doublons. Ces derniers sont repérés grâce aux données contenues dans vos fiches prospects/clients. Ainsi deux fiches seront en doublon si l une des conditions suivantes est remplie : Les 5 premiers caractères du nom sont identiques Les 5 premiers caractères du prénom sont identiques Les 5 premiers caractères de la raison sociale sont identiques Les 5 premiers caractères de l adresse principale sont identiques Les 5 premiers caractères du code postal sont identiques Les 5 premiers caractères de la ville sont identiques Les numéros de téléphones portables ou domiciles sont identiques Les adresses s sont identiques Pour traiter ces doublons, suivez les étapes suivantes. 1- Sélectionnez le module «Vente». 2- Puis cliquez sur «Contact». 3- et «Dédoublonnage» pour obtenir la liste des doublons professionnels et particuliers (prospects et clients). 5

6 4- Sélectionnez un contact. 5- Cliquez sur «Associer» pour ouvrir une nouvelle page. 6- Puis cliquez sur l onglet «coordonnées». 6

7 7- Modifiez les informations de la fiche de droite (à conserver) à partir de la fiche de gauche (à associer*). Pour cela, cliquez sur pour intégrer les données souhaitées. *Cette fiche sera amenée à disparaître de votre base de données. Pour inverser l ordre de présentation des 2 fiches, cliquez sur apparaisse à gauche ou sur pour qu elle apparaisse à droite. pour que votre fiche 8- Puis cliquez sur l onglet «véhicules». 9- Les véhicules conservés sont ceux de la fenêtre du bas. Si vous souhaitez garder les véhicules du contact à associer (fenêtre du haut), cliquez sur pour basculer le véhicule vers la fiche à conserver. 10- Enfin cliquez sur «Profil +». 11- Modifiez les informations de la fiche de droite (à conserver) à partir de la fiche de gauche (à associer). Pour cela, cliquez sur pour intégrer les données souhaitées. 7

8 12- Une fois que l ensemble des informations sont bien transférées sur la fiche client à conserver, revenez sur l onglet «Coordonnées». 13- Puis cliquez sur «Associer». La fiche client à associer disparaît donc de votre base de données. 14- Enfin, répétez l opération pour chaque doublon détecté. 8