GUIDE DE L'USAGER. Téléphone numérique 8410D

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1 GUIDE DE L'USAGER Téléphone numérique 8410D Octobre 2011

2 Vous trouverez ci-joint une brève description des fonctions téléphoniques en ordre alphabétique. Veuillez prendre note que toutes ces fonctions peuvent être programmées sur un bouton programmable de votre téléphone ou vous pouvez y accéder au moyen d'un code de fonction que vous retrouverez à la fin de ce guide. COMPOSITION ABRÉGÉE Une fonction qui vous permet de mémoriser certains numéros de téléphone pour faciliter et en accélérer la composition. Vous pouvez enregistrer un numéro complet ou partiel, un numéro de poste, ou encore l'indicatif d'accès à une ligne réseau ou à une fonction. La composition abrégée comporte trois types de listes: liste personnelle, liste de groupe, liste système et vous pouvez accéder aux trois listes. C'est vous même qui programmez les numéros de téléphone de votre liste personnelle tandis que ceux des deux autres types de listes sont programmés par le responsable du système. Il s'agit d'une fonction très pratique qui vous fera gagner un temps précieux lors de la composition des numéros fréquemment utilisés de même que pour les numéros d'urgence ou particulièrement longs. CONFÉRENCE (Conf) Une fonction qui vous permet d'ajouter des participants à un appel conférence pouvant compter jusqu'à 5 personnes. (Prière de consulter le standardiste si vous souhaitez organiser un appel conférence regroupant plus de cinq correspondants.) A utiliser pour organiser des appels conférences et gagner du temps, ou inclure spontanément une personne importante à un appel en cours. DISCRÉTION (Mute) Cette fonction vous permet de couper le microphone de l'unité mains-libres intégrée ou du combiné. A utiliser quand vous voulez parler avec quelqu'un dans votre bureau sans que votre correspondant puisse entendre votre conversation. GARDE (Hold) Sert à mettre un appel en garde jusqu'à ce que vous le repreniez. Quand vous avez mis un appel en garde, vous pouvez faire un autre appel. Utiliser une fonction ou, répondre à un appel en attente. A utiliser lorsque vous devez interrompre brièvement une communication que vous ne voulez pas couper.

3 HAUT-PARLEUR (Speaker) Le haut-parleur vous permet de faire des appels mais-libres ou d'accéder à d'autres fonctions téléphoniques sans décrocher le combiné. LIBÉRATION (Drop) Pour couper une communication sans avoir à raccrocher le combiné ou à appuyer sur le crochet commutateur. Dans le cas d'un appel conférence, libère le dernier participant ajouté à l'appel. A utiliser chaque fois que vous vous servez du haut-parleur intégré au lieu du combiné où, quand vous utilisez le combiné, si vous ne voulez pas raccrocher avant de faire un autre appel. MESSAGE Le témoin de message de votre appareil s'allume quand quelqu'un vous a appelé et laissé un message. Message que vous pouvez récupérer en suivant la méthode appropriée précisée par le responsable du, système, soit la réceptionniste ou la messagerie vocale. MISE EN GARDE PAR INDICATIF La façon de mettre un appel en garde à votre appareil pour qu'il puisse être repris à partir de n'importe quel poste du système. A utiliser si vous devez aller chercher des renseignements à l'extérieur de votre poste de travail, ou si vous souhaitez poursuivre la conversation ailleurs. Dans le cas d'un appel destiné à quelqu'un d'autre, cette fonction permet de mettre l'appel en garde jusqu'à ce que le destinataire puisse y répondre à partir de n'importe quel appareil. PRISE D'APPEL Une fonction qui vous permet de répondre à un appel destiné à un autre poste de votre groupe de prise d'appel à partir de votre propre appareil. A utiliser pour répondre au téléphone d'un membre du groupe qui s'est absenté ou ne peut pas répondre. Remarque: vous pouvez vous prévaloir de cette fonction seulement si vous faites partie du même groupe de prise d'appel que le destinataire. A être défini par le responsable du système.

4 RAPPEL AUTOMATIQUE Un signal sonore spécial de trois coups vous signale la libération d'un poste antérieurement occupé. Une fonction très utile pour éviter d'avoir à recomposer le numéro de quelqu'un dont le poste est souvent occupée, ou qui entre et sort constamment de son bureau. Remarque: le rappel automatique est limité aux postes du système et ne fonctionne pas pour les numéros extérieurs. RENVOI AUTOMATIQUE DE TOUS LES APPELS Une fonction qui, selon le système, achemine temporairement tous vos appels à un autre poste. Une fonction à mettre en service quand vous quittez votre poste et voulez faire suivre vos appels à un autre numéro. SUPPLÉANCE Une fonction qui réachemine automatiquement certains appels à un poste prédéterminé (le responsable du système détermine où les appels seront acheminés de façon automatique). SONNERIES Votre téléphone utilise différentes sonneries afin de vous aider à identifier les différents types d'appels. Appel d'arrivée Sonnerie Appel interne Une sonnerie Appel externe Deux sonneries Fonction Renvoi d'appel ou Suppléance activée Demi-sonnerie Appel Prioritaire ou fonction Rappel activée Trois sonneries

5 TONALITÉS Lorsque vous utilisez votre téléphone pour faire un appel ou accédez à une fonction, vous entendrez des tonalités. Chaque tonalité a une signification différente. TONALITÉ Tonalité d'accès interne (tonalité aiguë continue) Tonalité d'accès externe (après avoir composé 9) (tonalité basse continue) Tonalité occupée (tonalité lente - répétée) Tonalité occupée rapide (tonalité rapide répétée) Tonalité alternante aiguë et basse Tonalité de confirmation (trois (3) bips suivis d'une tonalité continue SIGNIFICATION Vous pouvez composer un numéro de poste. Chaque fois que vous décrochez le combiné, vous entendrez cette tonalité. Vous avez accès à une ligne externe et vous pouvez composer le numéro externe. Le numéro que vous appelez est occupé. Aucune ligne externe n est disponible. Vous avez mal composez ou vous utilisez une fonction de façon incorrecte. Confirmation de la fonction activée, mise en mémoire, attente du code d interurbain ou message dans la boîte vocal. VOYANTS LUMINEUX ET LUMIÈRES Chaque bouton de ligne possède deux voyants lumineux. Un rouge et un vert indiquant le statut de la ligne, c'est-à-dire si elle est disponible, occupée ou sur la Garde. LUMIÈRE SIGNIFICATION Rouge fixe Verte fixe Rouge et verte fixe Vous accéderez automatiquement à cette ligne en décrochant le combiné. Cette ligne est occupée ou la fonction est activée. Vous utilisez cette ligne. Rouge fixe et verte clignotante Un appel d'arrivée sonne sur cette ligne Verte clignotante (rapide) Vous avez mis un appel sur la Garde (Hold) à votre téléphone.

6 FONCTIONS DE BASE FONCTION Pour répondre à un appel. Pour faire un appel interne. Téléphone 1. Soulevez le combiné et accueillez le client. 1. Soulevez le combiné. 2. Composez le numéro de poste. Pour faire un appel externe. 1.Soulevez le combiné 2. Composez le Composez le numéro externe. Pour mettre un appel sur la Garde (HOLD) Pour TRANSFÉRER un appel 1. Appuyez sur la touche Garde (Hold). 2. Pour reprendre l'appel, soulevez le combiné. 3. Appuyez sur la touche de ligne qui clignote 1. Appuyez sur la touche Transfert 2. Composez le numéro de poste où vous transférez. 3. Lorsque la personne répond, annoncez le transfert. 4. Appuyez à nouveau sur Transfert et raccrochez 5. Si l'appel ne peut être complété, appuyez sur la touche de ligne qui clignote pour retourner à votre correspondant. Pour faire un appel CONFÉRENCE 1.Composez votre premier numéro interne ou externe. Une fois en communication 2. Appuyez sur le bouton Conf. 3. Composez votre deuxième numéro de poste ou de téléphone externe. 4. Appuyez sur la touche Conf une seconde fois pour compléter la Conférence. (Si vous raccrochez, la conférence est annulée). Si la conférence ne peut être complétée, appuyez sur la touche de ligne qui clignote Note: Pour ajouter d'autres correspondants, suivre les étapes 2 à 4 inclusivement. Pour programmer vos numéros de COMPOSITION ABRÉGÉE PERSONNELLE (C.A.Pers.) 1. Décrochez le combiné. 2. Composez le code d accès *00 ou 3. Composez le numéro de la liste (généralement le 1) 4. Composez le numéro du code (1 à 9) 5. Composez le numéro de téléphone (n'oubliez pas d inclure le 9). 6. Terminez avec la touche # (vous entendrez une tonalité de confirmation 3 bips) Répétez les étapes 4-5 et 6 pour ajouter d'autres numéros en mémoire

7 AUTRES FONCTIONS TÉLÉPHONIQUES FONCTION Pour utiliser vos numéros de COMPOSITION ABRÉGÉE PERSONNELLE Pour mettre un appel en GARDE PAR INDICATIF (Au lieu d'utiliser la touche Garde (Hold)). MESSAGERIE (Lorsque votre voyant lumineux Message est allumé) PRISE D'APPEL (Pour répondre à un appel destiné à un autre poste) RENVOI * (Pour acheminer temporairement tous vos appels à un poste de votre Choix. Pour annuler le RENVOI Téléphone 1. Soulevez le combiné 2. Composez le code *11 et composez le code de mémoire désiré (1 à 9) (le numéro se compose automatiquement) Pendant un appel en cours 1. Appuyez sur la touche Garde par Indicatif (MGI) 2. Raccrochez. Si vous devez reprendre l'appel à partir d'un autre appareil. 1. Soulevez le combiné 2. Appuyez sur la touche Garde retour et composez-le numéro du poste où l'appel a été mis en garde par Indicatif. 1. Soulevez le combiné 2. Composez le numéro de la Messagerie ou appuyez sur la touche Msg Audix ou composez le Pour récupérer vos messages suivre les messages guides de la Messagerie ou vous reporter au guide d'usager. 1. Soulevez le combiné 2. Appuyez sur la touche Prise d'appel. Note: Vous devez faire partie du même groupe de prise d'appel). 1. Décrochez le combiné 2. Appuyez sur la touche Renvoi. 3. Composez le numéro du poste auquel les appels seront acheminés. (vous entendrez une tonalité de confirmation). 4. Raccrochez. 1. Décrochez le combiné 2. Appuyez sur la touche Renvoi (vous entendrez une tonalité de confirmation). 4. Raccrochez.. * REMARQUE: Votre téléphone émet une demi-sonnerie? La fonction RENVOI d'appel est activée. Pour annuler cette fonction il convient de décrocher le combiné avant la fonction d'annulation.

8 INDICATIFS DE FONCTIONS Les indicatifs de fonction servent à être utilisé lorsque la fonction n'est pas programmée sur une touche, n'apparaît pas à l'afficheur (s il y a lieu) ou si vous êtes sur un appareil analogique. FONCTION Composition abrégée (liste personnelle) Composition abrégée (liste de groupe) Composition abrégée (liste générale) Dernier Numéro Composé *27 Messagerie Vocale AUDIX 6600 INDICATIF *11 + numéro de la liste (1) + le code 1 à 9 *12 + le code (à déterminer) *13 + code 00 à 99 Mise en Garde Par Indicatif Retour de la mise en garde par Indicatif *22 # 22 + le numéro du poste Prise d'appels de groupe *23 Programmation des codes de composition abrégée *00 Rappel automatique Activé Désactivé Renvoi automatique Activé Désactivé Suppléance Activé Désactivé *25 # 25 *20 + le numéro du poste # 20 *29 #29