Fiche de synthèse réalisée suite à la journée d information du 03/04/2012 «La boite à outils du chargé de diffusion» proposée par Paco Bialek.

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1 Outils Web pour la diffusion Fiche de synthèse réalisée suite à la journée d information du 03/04/2012 «La boite à outils du chargé de diffusion» proposée par Paco Bialek. «Le Web 2.0 est une évolution du Web vers plus de simplicité (ne nécessitant pas de grandes connaissances techniques ni informatiques pour les utilisateurs) et d'interactivité (permettant à chacun de contribuer sous différentes formes).» (Wikipedia) Propos liminaires sur le métier de diffusion Le chargé de diffusion n est pas là (seulement) pour vendre. L essentiel de son travail ; donner envie aux gens de venir voir le spectacle, pour le programmer ensuite. Quels critères pour en rendre compte? Le nombre de dates ne peut pas être le critère unique d évaluation. En premier lieu, ce nombre est d importance relative, selon la nature du projet (certains projets se construisent autour de peu de dates de représentation). Il existe un travail «invisible» qu il est pertinent de prendre en considération, notamment : le nombre de contacts pris (sur festivals, téléphone) le nombre de devis envoyés le nombre de professionnels venus voir le projet, critère central (à distinguer du nombre de mails envoyés) la présence sur des festivals. Il est essentiel d être très présent, les temps informels sont importants Il est utile pour le chargé de diffusion de prendre le temps de bien définir son rôle, au sein du projet de compagnie : où s arrête son travail, où commence celui des collaborateurs, partenaires, prestataires? Comment échange-t-on avec la direction artistique sur les stratégies à mener? Etre chargé de diffusion ne signifie pas travailler tout seul : c est un travail d équipe. Il est d autant plus nécessaire d avoir les bons outils pour travailler ensemble. Le temps passé à préparer les outils (appropriation, paramétrage) peut être considéré comme un investissement destiné à faciliter les tâches de diffusion. Comment s approprier les outils proposés par le Web 2.0? Quelles modalités de travail peuton inventer? Les outils présentés lors de la journée facilitent d une part, la communication à l endroit des professionnels d autre part, les relations de travail et l organisation au sein de la compagnie. À noter, la plupart des outils évoqués sont gratuits. Ils nécessitent en général la création d un «compte» individuel (identification de l utilisateur, le plus souvent à partir d une adresse ). Remarque : cette fiche de synthèse ne présente pas le détail du fonctionnement de chaque outil. Leur prise en main est souvent assez simple et plutôt intuitive, et pour certains des tutoriels (petites séances de formation, en vidéo) sont proposés en ligne. En cas de blocage cependant, il est en général pertinent de privilégier une recherche Google, en formulant la question. Grandes sont les chances de tomber sur une question identique posée dans un forum. Les outils d aide de logiciels sont souvent moins pratiques. Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 1/8

2 Communication à destination des programmateurs Quels usages pour les réseaux sociaux? Facebook permet de gérer un «fan club», des amis, et peut être très utile en ce sens. Cependant, si certains programmateurs l utilisent, ils ne sont pas nombreux : Facebook permet moins de gérer des relations professionnelles que d informer / mobiliser des «fans», ou des proches. Remarque : un compte Facebook ouvert par une compagnie (sans identité physique justifiable) peut être fermé d office par les administrateurs de Facebook. Il faut alors créer une page «fan» Réseaux sociaux Facebook : Facebook est un réseau social sur Internet permettant à toute personne possédant un compte de créer son profil et d'y publier des informations, dont elle peut contrôler la visibilité par les autres personnes, possédant ou non un compte. L'usage de ce réseau s'étend du simple partage d'informations d'ordre privé (par le biais de photographies, liens, textes, etc) à la constitution de pages et de groupes visant à faire connaitre des institutions, des entreprises ou des causes variées. (Wikipedia). À noter, les «pages» et «groupes», pages et groupes, à l'inverse du profil, peuvent être consultés par tous (contrairement aux «profils» ) sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir un compte FB. Twitter : Twitter est un outil de réseau social et de microblogage qui permet à un utilisateur d envoyer gratuitement de brefs messages, appelés tweets («gazouillis»), sur l'internet, par messagerie instantanée ou par SMS. Ces messages sont limités à 140 caractères. (Wikipedia) Twitter a cette particularité qu on ne peut pas solliciter des «followers» comme on sollicite des «amis» sur Facebook : le nombre d abonnés se construit sur le long terme. L usage de Twitter est donc moins immédiat. Mais une stratégie peut consister à établir une relation partenariale avec des prescripteurs sur Twitter qui ont déjà de nombreux abonnés, et qui pourront relayer les infos de la compagnie Proposer des contenus en ligne, à destination des professionnels Tant Facebook que Twitter permettent de proposer toutes sortes de contenus : via des liens URL (adresses internet de pages Web). Ainsi une vidéo déposée sur You Tube peut être proposée sur Twitter (via un lien) ou sur Facebook (dans ce cas, la vidéo est même accessible directement). Mais Facebook n est pas un outil privilégié pour les relations professionnelles, et n est donc pas une fin en soi : mieux vaut travailler avec un webmaster sur un site à l image de la compagnie, bien garni, à jour qui soit bien référencé. À défaut, ou en complément, un blog peut-être utile. Remarque : ne pas sous-estimer l utilité d un espace professionnel sur le site de la compagnie, où tous les documents utiles sont rassemblés : les visuels haute définition, les conditions techniques, etc Page non accessible par le public, uniquement via un lien spécifique (page à demander au Webmaster). Créer un site, sans programmation Weebly : Wix : fr.wix.com/ Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 2/8

3 Partage de vidéos Youtube : Dailymotion : Vimeo : vimeo.com/ Un compte You Tube permet de créer une «chaine TV» en ligne, ce qui permet de rassembler les vidéos de la compagnie, même mises en ligne par d autres. Les utilisateurs peuvent décider de s abonner à la chaine et recevoir des notifications quand une nouvelle vidéo est postée. L interface graphique est personnalisable. Partage de musique Soundcloud : soundcloud.com Permet de créer, enregistrer et mettre en ligne des sons ou de la musique, et de les partager Partage de photos Picasa : picasa.google.com/intl/fr/ Un site pour organiser, retoucher et partager des images Flickr : Partage de photos et de vidéos Facebook : Retouche de photos Irfanview : Outil à télécharger, «visionneuse» d images fixes. Permet de lire, modifier et convertir plusieurs formats de fichiers graphiques différents. Picnik : Outil en ligne pour éditer des photos Pdf en ligne et livres numériques Calameo permet de visualiser / «feuilleter» en ligne des pdf, de façon très confortable. Calameo permet aussi de télécharger ou imprimer directement le document. Lorsqu on «publie» un pdf sur Calameo, on peut choisir que l accès à ce document soit public, ou limité à un accès privé (au moyen d un lien URL spécifique, ou via un mot de passe) on obtient un lien «lire la publication» : ce lien peut être copié/collé, dans un mail ou sur un site, il donne un accès direct à la publication. Cela évite les pièces jointes. on obtient un code html pour inclure la publication sur un site web, comme par exemple un «mini Calameo» qui permet la visualisation en tout petit directement sur la page web. Livres numériques Calameo : fr.calameo.com/ Site permettant de publier et partager des documents pdf, pouvant intégrer des éléments multimédia (vidéos, animations interactives). Il est nécessaire d ouvrir un compte Calameo pour mettre des pdf en ligne, mais ceux qui consultent le pdf n ont pas besoin d ouvrir un compte. Lorsqu on met à jour le document (en téléchargeant une nouvelle version du même document), les liens existants sont toujours valides. L utilisateur consultera donc la nouvelle version directement. Remarque : des pdf peuvent être générés à partir de Word, Excel, ou d autres logiciels du même type disponibles en open source (gratuits) du pack Open Office, via la fonctionnalité «exporter en pdf» Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 3/8

4 Utiliser sa messagerie Le logiciel de messagerie, bien paramétré et utilisé, peut devenir un puissant outil d organisation du travail de diffusion. Quelques outils d' ing Thunderbird : Logiciel libre de courrier électronique à télécharger Outlook : Outil de courrier électronique, avec calendrier et gestionnaire de tâches et de contacts (Microsoft), à télécharger. Mailjet : mailjet.com Envoi de mails, gestion de listes de diffusion. Your mailing list provider : Logiciel d ing et marketing par mail (newsletters), en ligne Mails entrants Il est utile de gérer le classement automatique de ses mails à la réception : en utilisant la fonction Filtre. On définit les critères selon lesquels le mail comportant tel sujet, ou de tel destinataire, sera rangé automatiquement dans tel dossier. Construction du mail Dans un mail un peu long, il est possible d insérer un lien qui renvoie à un autre endroit du mail, au moyen d une ancre, qui est un lien hyper texte interne. Étape 1 : placer le curseur sur le paragraphe de destination (ex : en bas de mail, liste des dates de la tournée), puis insérer une ancre. Cette ancre doit être nommée, par ex «dates» Étape 2 : sélectionner le texte, insérer l ancre (identifiée par son nom) par la fonction 'insertion'-'lien' L usage des tableaux permet une mise en forme plus maîtrisée : colonnes, caler des images, centrer le texte Il faut garder à l esprit qu on ne peut pas contrôler à 100% le format de réception par les destinataires (l utilisation d un Mac ou d un PC notamment peut avoir une influence). Par exemple, une image insérée dans un mail apparaitra en image ou en fichier joint, selon le destinataire et ses propres paramétrages. Mieux vaut éviter les fichiers joints trop lourds, et privilégier les liens (d où l utilité des publications Calaméo). Il existe la possibilité d inclure un lien qui ouvre automatiquement un mail à un destinataire prédéfini : par ex, lien en bas de mail permettant d envoyer un mail de désinscription, ou lien «contact» Fonction «Mailto» : sélectionner le texte, insérer un lien. Au lieu d une URL, on écrit par exemple «mailto:dupont@gmail.com?subject=desinscription». Le destinataire recevra un mail dont l objet sera intitulé Désinscription Attention : la formulation «cliquez ici» déclenche parfois des anti spam, mieux vaut formuler autrement, par exemple «Pour en savoir plus» ou «Suivez le guide» La messagerie Thunderbird permet de rassembler des adresses mails différentes. Les mails correspondants peuvent être aussi conservés en ligne (ex : Yahoo, Gmail ) ou non, ou sur une durée déterminée, selon paramétrage. Remarques : - lors d un envoi à plusieurs destinataires, penser à la copie cachée (cci) - un mail «réponse»,avec Re :, a moins de chances d être classé comme spam Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 4/8

5 Comment contourner le plafonnement d envoi de mails en nombre? Les envois massifs sont peu utiles : sur un mailing de masse, les taux d ouverture observés sont de 15 à 25 %... Pour ne pas être bloqué lors d envois de mail par un plafond imposé par la messagerie, il est possible d utiliser plusieurs SMTP (d envois de mail par un plafond imposé par la messagerie, il est possible d utiliser plusieurs SMTP (Simple Mail Transfer Protocole, c est-àdire serveur pour mails sortants) différents. Le SMTP peut être modifié dans les paramètres du compte. Ainsi, dans Thunderbird : on peut afficher et modifier le SMTP pour chaque compte mail, via Options / Paramètres du compte. Par exemple, on peut quitter le SMTP Yahoo dont on aura atteint le plafond d envoi, pour utiliser le SMTP Mailjet, et donc bénéficier de 6000 nouveaux envois (pour la version gratuite). Mailjet est un outil de messagerie qui permet d utiliser une SMTP dédié, de permet de suivre les mails et de faire des statistiques sur les mails envoyés (via ce même SMTP). Comment contourner le plafonnement de la taille du mail? We Transfer permet de télécharger des dossiers et de les envoyer à une adresse il permet de contourner les pare-feux et les limites liées au poids du message. Envoyer des fichiers lourds We transfer : Service en ligne qui permet d'envoyer des fichiers jusqu'à 2 Go. Quelle place pour les supports papier? La journée évoque les outils web, sans pour autant disqualifier les supports papier, utiles par exemple en festival : ils peuvent être remis aux programmateurs comme pense-bête ils permettent de corriger d éventuelles erreurs dans le programme ils permettent aussi de donner envie Comme le mail, le support papier (courrier, tract) doit pour être efficace être «prolongé» : c est un prétexte pour rappeler, entrer en contact Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 5/8

6 Organisation du Travail en interne Agendas partagés Google Agenda permet de créer des agendas en ligne, que l on peut partager. Parmi les fonctionnalités : - les notifications par mail ; un RV ajouté dans l agenda peut générer automatiquement un mail de notification aux personnes invitées - la possibilité de copier son agenda vers / d être alimenté par d autres agendas Google, d autres agendas de Smartphone Agendas partagés Google Agenda : Outil en ligne : planning personnel et partageable. Au sein de la compagnie, il est utile d avoir plusieurs agendas partagés : chacun peut indiquer ses indisponibilités, cela permet de fixer les dates en commun Chaque membre de la compagnie se crée un Google agenda : à partir de l de son choix (pas nécessairement un compte gmail), et avec mot de passe personnel. Le chargé de diffusion crée un agenda spécifique pour la Cie, qu il administre : il y indique les dates en option, avec détails (option froide, ou chaude ), des infos utiles Tous ces agendas sont partagés : pour être utiles, ils doivent être tenus à jour régulièrement le partage peut se faire en mode lecture uniquement, mais un agenda peut aussi être rendu accessible à tous pour la mise à jour. il est également possible pour chacun de saisir des infos qui resteront privées et ne seront pas lues par les tiers. A noter, un Google Agenda peut être intégré sur un site internet (mais il faudra distinguer cet agenda «de communication» des agendas de travail internes à la compagnie). Remarque : une même connexion (avec un même profil) permet un accès à plusieurs outils Google : Agenda, Documents Décider d une date, hors agenda partagé Doodle permet de choisir une date de réunion avec un «sondage» : aucune ouverture de compte n est nécessaire, ni par celui qui propose le sondage et l administre, ni ceux qui y participent. Il suffit, sur Doodle.fr, de créer le sondage (titre, dates et créneaux proposés) : on obtient un URL qu on peut envoyer aux participants, qui indiquent leur disponibilités. Planifier, sonder Doodle : doodle.com/?locale=fr Permet de proposer des choix multiples et de recueillir des votes (sans besoin de créer un compte). Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 6/8

7 Prévoir parcours et frais de transport Des sites comme Via Michelin, Mappy permettent de calculer les parcours et leur coût réel (coût de l essence selon le type de voiture, péages) Une stratégie du chargé de diffusion peut consister à proposer lors de la cession des frais de transport forfaitaires. En fonction du coût réel, on dispose d une marge de négociation qui peut valoir la peine. Se déplacer, calculer ses frais de route Mappy fr : fr.mappy.com Services de plans, calcul d'itinéraires et guide d'adresses pour préparer des déplacements en Europe (disponible sur Internet et sur mobiles). ViaMichelin : Plans, itinéraires, trafic en temps réel, météo Google maps : Permet, à partir d une adresse, de visualiser la destination, à l'échelle de la rue ou du bâtiment. Carbeo.com : Rassemble les prix renseignés par les stations-service, permet de trouver les prix les plus bas sur un parcours. prix-carburants.gouv.fr : prix-carburants.gouv.fr Partage et mutualisation de documents (en interne / relations de travail) Il peut être utile de partager des documents, notamment une feuille de route, des programmes Google Documents permet également la mise à jour collective d un document pratique par exemple dans le cas d un texte à rédiger à plusieurs. Partage de documents Google documents : docs.google.com/ Permet de télécharger ou créer de toutes pièces des documents que l on partage en ligne, en lecture seule ou en mise à jour. Dropbox : Drop box propose un dossier, public ou privé, où l on peut déposer des documents et auquel on peut accéder à partir de son ordinateur ou d internet directement. Envoi / partage de documents volumineux We transfer : Sans inscription. YouSendit : Avec inscription. Google Group est un espace de partage, de mutualisation (non pas un outil de communication externe). La personne qui crée un groupe en devient l administrateur : il invite des membres, qui reçoivent automatiquement un mail et doivent «accepter» l invitation. Un mail envoyé au groupe est reçu par tous les membres. Chaque membre peut choisir de répondre à l envoyeur, ou à l ensemble des inscrits Le groupe conserve les mails en archive, que l on peut consulter par mots clefs. Liste de diffusion et partage de documents Google Group : groups.google.com/ Service de groupe de discussion, qui permet de participer et de lire les discussions par messagerie électronique, ou en consultant les archives. Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 7/8

8 Communiquer moins cher Skype permet d échanger en mode visio-conférence : voir et entendre et voir son interlocuteur, partager la visualisation d un écran (permis par les versions 5 et suivantes de Skype). À noter, à partir de 3 interlocuteurs en conférence la vidéo est payante. Communiquer moins cher Skype : Permet l échange oral, vidéo ou même écrit via un chat intégré. OVH téléphonie : Forfaits téléphonie. Autres outils Conversion de/vers PDF Pdf creator : Permet la création / conversion de fichiers aux formats les plus courants, dont le format PDF. Outil à télécharger. Doc de PDF : Convertisseur en ligne de documents Word en PDF PDF to Word : Convertisseur en ligne de documents PDF en format Word À noter : sur Mac la fonction «imprimer» (dans Word par exemple) propose également «enregistrer en format pdf» Logiciels intégrés pour la gestion de la diffusion de spectacles : gestion de contacts, contrats, factures... (outils payants) Wi-book : Bob-booking : M@scaron : Divers Open Office : Suite de logiciels, version libre Fiche réalisée par Gentiane Guillot, d après le contenu de formation et les échanges lors de la journée d information proposée par Paco Bialek. Fiche téléchargeable sur - Mise à jour : septembre 2012 Page 8/8