CS/01/82. Vu la demande de la Banque-carrefour; Vu le rapport d auditorat de la Banque-carrefour du 13 août 2001;

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1 CS/01/82 DELIBERATION N 01/70 DU 14 AOUT 2001 RELATIVE A UNE DEMANDE D AUTORISATION POUR LA COMMUNICATION DE DONNEES SOCIALES A CARACTERE PERSONNEL PAR LA BANQUE-CARREFOUR A L IMPRIMEUR DES PASS GRATUITS DE LA PART DE «DE LIJN» EN VUE DE L ENVOI AUX PERSONNES HANDICAPEES DE PASS DE TRANSPORT GRATUITS Vu la loi du 15 janvier 1990 relative à l institution et à l organisation d une Banque-carrefour de la sécurité sociale, notamment l article 15, alinéa 2; Vu la demande de la Banque-carrefour; Vu le rapport d auditorat de la Banque-carrefour du 13 août 2001; Vu le rapport de Monsieur Foulek Ringelheim. 1. OBJET DE LA DEMANDE Depuis fin décembre 1999 le Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap et la Société flamande des Transports «De Lijn» travaillent ensemble à un projet visant à stimuler la mobilité de groupes spécifiques, notamment des personnes handicapées. Dans le cadre de ce projet De Lijn reçoit mensuellement de la part du Vlaams Fonds un fichier des personnes connues de lui susceptibles d avoir droit à une carte de transport gratuite. Le présent flux de données a pour but de pouvoir accorder dans les plus brefs délais un pass gratuit à toutes les personnes handicapées qui n ont pas encore reçu un abonnement gratuit au réseau du chef de leur reconnaissance par le Vlaams Fonds. Les conditions d octroi sont dans ce cas les suivantes : avoir moins de 65 ans, être en vie au moment de l envoi de la carte, être domicilié en Flandres et recevoir une allocation pour personne handicapée. Le Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l Environnement communique à la Banque-carrefour un fichier des personnes handicapées sélectionnées sur la base des conditions d octroi précitées et identifiées à l aide de leur NISS. De son côté le Vlaams Fonds transmet un fichier des personnes pour lesquelles un pass gratuit a été créé ou est préparé, ces personnes sont également identifiées à l aide de leur NISS.

2 La Banque-carrefour élimine du fichier du Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l Environnement les assurés sociaux qui figurent dans le fichier du Vlaams Fonds et transmet un fichier ainsi filtré à l imprimeur des pass gratuits de De Lijn en ne mentionnant que les données à imprimer sur les pass et les lettres de mailing. Le NISS n est pas communiqué. L imprimeur n est pas autorisé à utiliser le numéro d identification du Registre national des personnes physiques. L imprimeur se charge de la confection des pass gratuits et des lettres de mailing ainsi que de leur envoi aux personnes handicapées concernées. Il ne transmet à De Lijn que les numéros des pass envoyés. En aucun cas ces numéros ne permettront d identifier les intéressés. Ils visent seulement à offrir à De Lijn la possibilité de vérifier si le numéro du pass contrôlé figure dans la liste des pass émis valablement. La lettre de mailing mentionne explicitement de quelle façon l imprimeur a obtenu les données d identification et l adresse de l intéressé. En même temps l intéressé est invité à renvoyer la lettre à De Lijn en mentionnant de manière tout à fait libre ses données d identification et en déclarant qu il désire utiliser le pass gratuit. Cette déclaration permet à De Lijn de créer, le cas échéant, un duplicata du pass en cas de perte. Lors de la mise à jour mensuelle de la communication seuls les nouveaux cas sont transmis. 2. PROCEDURE La Banque-carrefour vérifie d abord si les NISS communiqués par le Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l Environnement ont été intégrés dans son répertoire des références dans le secteur 16 («Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l Environnement») à l aide du code qualité 001 («personne handicapée allocation»). La Banque-carrefour envoie une réponse négative au Ministère pour les cas refusés. Le fichier du Vlaams Fonds ne fait pas l objet d un contrôle d intégration préalable étant donné que le Vlaams Fonds n a pas encore terminé ses intégrations auprès de la Banque-carrefour ; la Banque-carrefour communique cependant le motif du rejet pour les cas refusés en raison de problèmes syntaxiques ou de sécurité. Les enregistrements acceptés des deux fichiers sont ensuite comparés. Les NISS qui figurent déjà dans le fichier du Vlaams Fonds sont supprimés du fichier du Ministère. Le Ministère et le Vlaams Fonds reçoivent un fichier des cas acceptés (les cas repris dans le fichier filtré), des cas refusés (en raison de problèmes syntaxiques ou de sécurité) ainsi que des cas éliminés (en raison de leur double occurrence). Ainsi les organismes fournisseurs reçoivent une réponse pour chaque enregistrement et ils peuvent entreprendre les actions nécessaires afin d apporter d éventuelles rectifications. 2

3 La Banque-carrefour envoie ensuite à l imprimeur les cas acceptés après suppression des NISS en indiquant l organisme fournisseur (Ministère ou Vlaams Fonds) ; cet imprimeur est en effet chargé, sous le contrôle de la Banque-carrefour, d établir les pass et les lettres de mailing à envoyer aux assurés sociaux. L imprimeur y répond en envoyant un accusé de réception qui permet de vérifier si chaque fichier transmis a bien été reçu par l imprimeur 1. L imprimeur crée les pass et les envoie ainsi que les lettres de mailing aux intéressés. La lettre de mailing adressée à l assuré social ou à son représentant mentionne la source (Ministère ou Vlaams Fonds) ; le pass quant à lui ne contient pas de mention de la source. Par ailleurs, l assuré social est invité à retourner à De Lijn une lettre pré-imprimée mentionnant qu il souhaite utiliser le pass et comprenant les données d identification à l exception du NISS, de telle sorte qu ultérieurement De Lijn puisse gérer la problématique des duplicata en cas de perte ou de vol du pass original. Cet envoi de données personnelles s effectue à la seule initiative de l assuré social lui-même. Pour la fourniture de ces services l imprimeur recevra uniquement des instructions de la part de la Banque-carrefour ; des conditions strictes visant à la protection de la vie privée seront définies. Ainsi il lui sera interdit de transmettre à De Lijn ou à toute autre personne les données obtenues de la part de la Banque-carrefour. Il devra en outre détruire ces données après leur traitement. En cas de problèmes relatifs au flux électronique l assuré social a évidemment la possibilité de se présenter personnellement au guichet de De Lijn afin d obtenir un pass gratuit. Le cas échéant, il doit prouver à l aide d une attestation papier délivrée par le Vlaams Fonds ou par le Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l Environnement qu il répond aux conditions pour obtenir un pass gratuit. 3. PRECEDENT Par sa délibération n 98/66 du 13 octobre 1998 le Comité de surveillance a autorisé la Banque-carrefour à communiquer des données sociales à caractère personnel à BELGACOM 2 afin d octroyer plus efficacement le tarif téléphonique social. 1 2 Dans une phase ultérieure du projet on pourra éventuellement envisager une réponse de la part de l imprimeur au niveau de l enregistrement, ce qui permettrait d informer, par le biais de la Banque-carrefour, les fournisseurs de données du résultat du traitement par l imprimeur. Belgacom transmet à la Banque Carrefour une liste des personnes qui bénéficient du tarif téléphonique social, avec mention de leur nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse et numéro de client. La Banque Carrefour réalise ensuite les recherches phonétiques utiles afin de connaître le NISS des intéressés. La Banque Carrefour vérifie à l aide des NISS trouvés si les intéressés remplissent encore les conditions afin de pouvoir bénéficier du tarif téléphonique social ; cette information est transmise à Belgacom. La Banque Carrefour conserve le lien entre le numéro de client de l intéressé chez Belgacom et son NISS. Le numéro de registre national de l intéressé n est donc pas communiqué à Belgacom étant donné que ce dernier n est pas autorisé à utiliser ce numéro. 3

4 4. EXAMEN DE LA DEMANDE Il s agit d une communication de données sociales à caractère personnel en dehors du réseau de la sécurité sociale, pour laquelle une autorisation du Comité de surveillance est requise en vertu de l article 15, alinéa 2, de la Loi organique de la Banque-carrefour. La communication par la Banque-carrefour à l imprimeur porte d une part le nom de famille, le prénom, la date de naissance, le sexe et l adresse de la personne handicapée et d autre part le nom de famille, le prénom, le sexe et l adresse du représentant légal de la personne handicapée. En outre il est fait mention de la façon dont l imprimeur a obtenu les données d identification et l adresse de l intéressé (mention de la source). Le NISS des intéressés n est pas communiqué. La demande répond à une finalité légitime, à savoir l octroi à des personnes handicapées de cartes de transport gratuites et la simplification des formalités administratives au profit des personnes handicapées. Les données demandées sont pertinentes et non excessives par rapport à cette finalité. En aucun cas elles ne permettent à De Lijn d identifier les personnes handicapées concernées, à l exception des cas où un assuré social retourne de sa propre initiative la lettre pré-imprimée à De Lijn, ce qui lui permettra d obtenir un duplicata du pass original en cas de perte ou de vol. Le Ministère des Affaires Sociales et le Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap demeurent les maîtres des fichiers qu ils communiquent à la Banque-carrefour, celle-ci étant maître du fichier qu elle communique à l imprimeur. L imprimeur intervient en qualité de sous-traitant de la Banque-carrefour laquelle veillera au respect des dispositions de l article 16 1 er de la loi du 8 décembre 1992 sur la protection de la vie privée. Une convention sera notamment conclue entre la Banque-carrefour et l imprimeur fixant les obligations de celui-ci, en particulier les mesures de sécurité de l information qu il lui incombera de prendre. Par ces motifs, le Comité de surveillance autorise la Banque-carrefour de la sécurité sociale à communiquer à l imprimeur des pass gratuits de la Société flamande des Transports «De Lijn» les données mentionnées sous le point 4, en vue de la distribution de cartes de transport gratuites aux personnes handicapées. La procédure adoptée ne doit en aucun cas permettre à De Lijn d identifier les personnes handicapées concernées. 4./..

5 ../.. Par ailleurs, l intéressé sera invité à communiquer de façon tout à fait libre ses données d identification à De Lijn et à déclarer qu il désire utiliser le pass gratuit. Pour la fourniture de services l imprimeur recevra uniquement des instructions de la part de la Banque-carrefour. Ces instructions comprendront des conditions strictes visant au respect de la vie privée par rapport à la diffusion des données ainsi que l interdiction de les communiquer à des tiers. Un contrat de sous-traitance sera conclu à cet effet entre la Banque-carrefour et l imprimeur. F. Ringelheim Président 5