Les communes et leurs archives

Transcription

1 Les communes et leurs archives Réunion Eco-exemplarité 30 mai 2013 Châtillon-en-Bazois Archives départementales de la Nièvre

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7 La sélection des archives

8 La sélection des archives Elle repose sur la détermination (en fonction des impératifs juridiques, des pratiques des services, de l intérêt des documents pour la recherche) d une Durée d Utilité Administrative et d un sort final (conservation définitive, élimination, tri). Elle implique qu à terme, seule une proportion limitée des documents sera conservée définitivement. Le travail d archivage est bien souvent un travail d élimination, mais attention, en respectant règles et procédure bien encadrées.

9 Instructions et tableaux de gestion Les consignes de sélection sont regroupées, par service, par fonction, par direction, par type de producteur... : dans des instructions nationales (élaborées par les Archives de France, en concertation avec les Archives nationales, départementales et les ministères concernés) dans des tableaux de gestion (validation par le directeur des Archives départementales). Les instructions nationales sont en ligne sur le site des Archives de France :

10 Instructions et tableaux de gestion Pour les archives communales dites anciennes et modernes (avant les années 1950) : cadre de classement de 1926, mis à jour régulièrement. Pour les archives communales dites contemporaines des communes (à partir des années 1960) : Instruction de 1993 spécifique aux communes (sera prochainement remplacée par une instruction nouvelle) Instruction de 2009 commune aux collectivités territoriales (remplace partiellement la précédente) Pour les archives des élections politiques : Instruction du 5 janvier Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945.

11 Instructions et tableaux de gestion Typologie des documents GESTION INDIVIDUELLE : DOSSIERS DES AGENTS D.U.A 90 ans à compter de la date de naissance de l agent Sort final Observations T Justification de la DUA : voir circulaire DAF/AD 95-1 du 27 janvier 1995 Critères de tri : - tri interne au dossier : cf. infra, sort des pièces listées par sous-dossier. - dossiers à conserver : * agents dont le nom commence par B ou T ; * et personnels de direction ; * et personnalités ; et agents exerçant un métier particulier et : - si la collectivité emploie moins de 50 agents : tous les dossiers ; - si la collectivité emploie plus de 50 agents : 1 dossier sur 10.

12 Instructions et tableaux de gestion A la fin de la DUA, le tableau propose : La conservation Le tri (avec des règles) L élimination Voyons ce que recouvre chaque cas.

13 La conservation Elle est plus ou moins longue, suivant le cas. Elle peut dépasser la DUA de quelques années, ou être définitive. A ce moment-là, le producteur du dossier doit le verser dans la salle des archives de la commune. C est un acte à la fois intellectuel, juridique, et physique. La responsabilité de la conservation est transférée, mais avec un outil permettant à tous de retrouver les documents et les informations : le bordereau de versement.

14 Le tri Il se fait suivant les indications de la circulaire, et les archives restantes sont conservées pour une part, et éliminées pour l autre. Le tri permet de garder une trace pour les historiens, sans conserver des masses documentaires trop importantes de documents répétitifs et dont la typologie est bien connue.

15 Les règles de tri Différents types de tri tri automatique (années en 3 et en 8 ; noms en B et en T) tri aléatoire (garder un dossier sur 10) tri spécifique (par catégorie, par particularité de procédure) tri interne (désherbage d un dossier pour ne garder qu une partie des pièces définitivement)

16 Les règles de tri Peuvent être éliminés directement : la documentation, quand elle n est plus utilisée : brochures d information, magazines, recueil des actes administratifs de la préfecture, du CG, des communes voisines, journaux officiels... le «papier de corbeille» : brouillons courants, post-its, photocopies surnuméraires (tant qu un exemplaire est conservé)...

17 Bonnes pratiques quotidiennes En pratique : Anticiper les contraintes du tri et du sort final : Identifier les dossiers par leur objet par leur action / procédure par leur date (d ouverture / de clôture) Ne pas multiplier les photocopies Veiller au rangement interne du dossier : ordre chronologique, usage de sous-chemises pour aspects différents d une procédure (qui se traduiront par un sort final différent) Précautions à prendre avant de sortir une pièce d un dossier

18 L élimination Elle intervient en général en fin de DUA. C est aussi un acte juridique, où la responsabilité est partagée. Elle est proposée par l agent qui dresse une liste des documents à éliminer (le bordereau d élimination), validée par le Maire, et autorisée par le Directeur des Archives départementales, qui appose son visa. La destruction physique des documents intervient seulement après le visa des AD.

19 L élimination Entête du bordereau BORDEREAU D ELIMINATION DE DOCUMENTS A remplir en double exemplaire IDENTIFICATION DU SERVICE Direction : Service : Adresse du service : Agent responsable des archives : Téléphone: Adresse électronique

20 L élimination Corps du bordereau Nbre Description sommaire des documents d articles Dates extrêmes Métrage linéaire 3 Factures petit matériel pour les écoles ,30 10 Déclarations de décès Recueils administratifs du Conseil général et de la Préfecture 1 Election présidentielle : instructions préfectorales ,10

21 L élimination Dates et visas d élimination A Châtillon-en-Bazois, Le 27 mai 2013, Le Maire, Au titre du contrôle scientifique et technique de l Etat, la Préfète de la Nièvre, et par délégation, le Directeur des Archives départementales, A Nevers, Le 30 mai 2013 Michèle DARDANT Thomas ROCHE

22 L élimination des archives

23 L élimination Une procédure encadrée...

24 Une procédure contrôlée intellectuellement, par le bordereau d élimination

25 Une procédure contrôlée matériellement......en raison : - du caractère inaliénable des archives publiques ; - de la sensibilité des informations contenues.

26 Quels procédés? «La destruction des documents doit être opérée de façon à assurer la confidentialité et l inaliénabilité des archives publiques. Les procédés employés doivent garantir d une part qu aucune personne non autorisée ne pourra avoir connaissance des informations contenues dans les documents, et d autre part qu aucun document, tout ou en partie, ne pourra être distrait au cours ou à la fin du processus. Ainsi, les procédés de recyclages ne peuvent être employés que consécutivement à la dilacération. La destruction doit également faire l objet d une certification par l opérateur ou le prestataire qui y procède.» (extrait d une circulaire de tri de la Direction des Archives de France)

27 Quels procédés? > incinération > dilacération (qui seul permet le recyclage)

28 Quel niveau de dilacération? «les procédés de recyclage, par exemple, ne peuvent être employés qu après une dilacération suffisamment fine pour garantir l impossibilité de distraction par des tiers de documents ou de parties de documents et la non lisibilité des informations» (extrait d une circulaire de la Direction des Archives de France) ~ norme NF-EN-15713, niveau 3 ou +

29 Quelle(s) mutualisation(s)?

30 Contacter les Archives départementales Archives départementales de la Nièvre Hôtel du département, Nevers cedex Thomas ROCHE, directeur Myriam BERNARD-LAVIE, adjointe