Guide d utilisation RMS

Transcription

1 version maj : juin 2012 Guide d utilisation RMS RMS permet en quelques clics, l'organisation et la réalisation de visioconférences ou plus généralement de réunions à distance en utilisant des équipements de visioconférence, conférences ouvertes à tout invité par l organisateur : étape préliminaire et unique : la première fois s inscrire organiser une visioconférence joindre une visioconférence préalablement réservée S inscrire L'accès se fait à partir d une page web ( où l organisateur de la conférence doit s enregistrer lors de la première connexion. L inscription est un pré-requis à la réservation. L inscription se fait depuis l onglet «Mon compte» ----> «Créer» Il sera demandé à l organisateur : son nom, une adresse électronique, un mot de passe et une institution d appartenance. Au 1er janvier 2012, le service RMS est ouvert à toute personne de la communauté rechercheenseignement supérieur relevant d un établissement titulaire d une convention d agrément RENATER (liste dans le glossaire).

2 Le délai de réponse du gestionnaire du service varie de quelques minutes à 24 h ouvrables au plus. Le délai de réponse est fonction de la lisibilité du triplet : nom, adresse électronique et institution/organisme d appartenance. Certains triplets sont validés automatiquement. Pour les connexions ultérieures, l identifiant est votre adresse électronique ( ) associé au mot de passe choisi. Mot de passe égaré Depuis l onglet «Mon compte» ----> «Mot de passe perdu?» envoyez votre adresse :

3 Organiser une visioconférence Connectez vous «Mon compte» -> «Connecter» avec votre identifiant et votre mot de passe. puis allez sur «Conférence» et sans remplir de formulaire : un seul bouton, un seul clic et 3 heures de conférence immédiate :!

4 ou allez sur «Conférence»» ----> «nouvelle».et remplissez le formulaire : La réservation est instantanée ; on peut ainsi créer des visioconférences pour utilisation immédiate. - Attention! Modifier la durée d une conférence pendant son déroulement déconnecte les participants Le traitement du formulaire génère un courrier envoyé à l organisateur et aux participants déclarés dans la liste. Les adresses des participants peuvent être saisies ou trouvées via des serveurs LDAP ou encore issues de l historique de RMS. Il n est pas obligatoire de fournir les adresses des participants lors de la réservation : il appartient alors à l organisateur de faire suivre le mail de réservation de RMS vers ses invités. Ce mail contient tous les paramètres nécessaires à la connexion et aux différents services. Exemple de réservation avec envoi d une invitation aux participants :

5 Le traitement du formulaire génère un courrier envoyé à l organisateur et aux participants déclarés dans la liste. RMS reservation de visioconference CONFERENCE Titre : Renater_V0_Tutorial_ Date : 06 decembre Heure : 09:00:00 heure locale -- Duree : 04:00:00 -- Numero a appeler : ---- IP : ISDN : +33 (0) TEL : +33 (0) Identifiant numerique : (terminer par #) -- Code PIN : 4321 (terminer par #) WEB COMPAGNON streaming, document, chat, etc STREAMING Pour suivre cette conference en streaming (RealPlayer ou QuickTime) : ---- rtsp:// /conf_h263_g711u_384000_... (384 Kbts/s) ---- rtsp:// /conf_h263_g711u_768000_... (768 Kbts/s) -- Code PIN : INFORMATIONS du responsable de la conference mailto:nnoname@univ.fr -- Proprietaire mailto:nnoname@univ.fr -- Commentaires : DOCUMENTS PASSWORD : 4321

6 Joindre une visioconférence L accès pour participer à une visioconférence est ouvert à tout invité ayant reçu le mail de confirmation de la réservation avec les paramètres de connexion. Une adresse IP publique et l absence de filtrage H323 sur les routeurs d entrée de site sont nécessaires. Vous avez retenu une visioconférence sur le système RMS et vous avez reçu une confirmation/invitation par mail. Il est nécessaire de s en munir pour se connecter sans problème parce qu elle contient, outre la date et l heure du rendez-vous : - l adresse IP du pont de visioconférence à appeler (attention il y a 6 adresses possibles!!!) - l identifiant numérique [56789 #] et le titre de la réunion : [Renater_V0_Tutorial_56789] - un code PIN de confidentialité [4321 #] - l adresse de streaming qui vous permettra de suivre de façon non interactive la conférence. Concrètement : par téléphone, composez le numéro à 10 chiffres, xx depuis la France ou xx hors métropole. Une fois connecté, une voix synthétique vous demande de saisir l identifiant numérique de la conférence suivi de la touche # [56789#], puis le code PIN de confidentialité suivi encore de la touche # [4321 #]. Pour saisir ces numéros, il vous sera éventuellement nécessaire de passer en fréquences vocales (DTMF) : c est la touche * (étoile) de votre téléphone. avec un équipement ou un poste de travail, démarrez la station (Polycom) ou le logiciel de visioconférence (Mirial). Avec la télécommande de votre station ou le panneau d accueil de votre client de visioconférence, saisissez le numéro (téléphone ou adresse IP) du pont. Une fois connecté, une image s affiche et une voix synthétique vous invite à indiquer la conférence que vous souhaitez joindre. Laissez-vous guider! en streaming, avec RealPlayer ou QuickTime, suffit de cliquer sur l URL mentionnée dans la réservation : ---- rtsp: // /conf_h263_g711u_xxx000_... (xxx Kbts/s) En pratique : avant d organiser une visioconférence, testez le service. Sur chacun des ponts, il existe une conférence permanente de test appelée CAFE dont le code PIN est 9999.

7 Remarques nommage des conférences : 18 signes auxquels est ajouté le numéro de la conférence. Pour respecter l unicité des noms imposée par les ponts de visioconférence MCU, le numéro de conférence (7 chiffres) est automatiquement ajouté au titre choisi pour la conférence. indicateur de charge : vert, orange ou rouge, un bandeau indique le risque de saturation du pont en fonction du nombre de conférences réservées dans le créneau : les mardis et jeudis après-midi sont très demandés. consultation : l accès aux listes des conférences est réservé aux utilisateurs identifiés par login/mot de passe. choix de la langue : si vos interlocuteurs sont anglophones, utilisez la version anglaise de l interface qui génère une invitation en anglais. chiffrement : pour préserver la confidentialité d une réunion, il est possible de chiffrer. enregistrement : demandé au moment de la réservation, la conférence peut être enregistrée au format MPEG. Le temps de mise à disposition est équivalent à la durée de l enregistrement augmenté d une temporisation d une heure maximum. Pour conserver ces enregistrements et compte tenu du volume relativement élevé (300 Moctets par heure) des vidéos, il est recommandé de ne pas les stocker sur la plateforme et de les décharger sur des supports personnels. enregistrement d une salle : il est possible d enregistrer une salle et de la réserver pour la conférence mais cette facilité n est pas dans le cœur de l application RMS et ne devrait pas être maintenue.