CRÉER UNE BASE DE DONNÉES AVEC OPEN OFFICE BASE

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1 CRÉER UNE BASE DE DONNÉES AVEC OPEN OFFICE BASE 3. ème partie : RAPPORTS MENU D'ACCUEIL - MIGRATION Table des matières 1. Les RAPPORTS Création d'un rapport basé sur une Requête Imprimer, exporter et envoyer un rapport SWITCHBOARD OU MENU D'ACCUEIL Open Office et les extensions Enregistrer la Base Création du Menu d'accueil (Switchboard) SE CONNECTER À UNE AUTRE BASE DE DONNÉES INFORMATIONS DOCUMENTS...22 OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 1/22

2 1. Les RAPPORTS Si les Requêtes, les Formulaires sont des outils pour rechercher et présenter les données, ils ne donnent qu'une vue partielle de nos données. Les Rapports ont pour objet de nous fournir des états ou bilan sur les données de notre base. Les rapports peuvent être basés sur des Tables ou des Requêtes. Il est à noter que les Alias donnés à des champs d'une requête peuvent être utilisés dans le rapport. Sélectionner l'objet: Rapports dans la colonne Base de données Figure 1: Il n'est proposé que l'option : Utiliser l'assistant pour créer rapport... OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 2/22

3 1.1 Création d'un rapport basé sur une Requête Les rapports trouvent leur intérêt essentiellement dans l'utilisation d'une requête. De par la mise en relation de plusieurs tables une requête offre l'avantage de présenter une vue globale des données. Dans notre exemple les tables: AUTEURS et OUVRAGES sont en relation dans la requête: R_LISTAGE_OUVRAGES_AUTEURS, nous l'utiliserons comme base pour créer notre rapport. Étape 1: Sélection de champ Dans la liste déroulante: Tables ou requêtes nous sélectionnons la requête: R_LISTAGE_OUVRAGES_AUTEURS. Figure 2: Les champs disponibles sont placés dans la zone: champs du rapport en utilisant les flèches > ou >> Étape 2.étiquetage des champs on peut garder le(s) nom(s) des champ(s) ou en modifier le(s) titre(s) pour le rapport. Étape3.Groupements OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 3/22

4 Figure 3: Si l'on souhaite que les enregistrements soient groupés suivant un champ par exemple: NOM AUTEUR, il faut double-cliquer sur ce champ pour qu'il apparaisse dans la zone: Groupements. Ainsi dans notre rapport tous les ouvrages du même auteur seront regroupés. NOTA: Il est possible d'ajouter le champ: Prénom comme champ de regroupement. Étape 4.Options de tri Les champs mis en groupements sont automatiquement mis dans les critères de tri et en ordre croissant et dans l'ordre de mise en groupements: si vous mettez d'abord: NOM AUTEUR puis Prénom, ce sera regroupé d'abord sur le Nom auteur puis sur le Prénom. Auteur : POIVRE D'ARVOR Étape 5.Composition Olivier puis Patrick Par composition il faut entendre le style de présentation des données ou mise en page d'une part des données et d'autre part de l'entête et du pied de page. Chacun choisira la présentation la mieux adaptée à l'objet du rapport. Ci-après un exemple de présentation OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 4/22

5 Figure 4: Quand vous définissez une apparence : données et en-têtes/pied de pages, vous avez en arrière-plan une vue de votre mise en page. Concernant l'orientation pour l'impression, vous serez conduits dans la plupart des cas à maintenir l'option: Paysage. Tous les paramètres de présentation étant définis, dernière étape: la création du rapport. Il est vraisemblable que vous aurez à modifier votre rapport; certaines colonnes ne seront pas assez larges et d'autres trop, il vous appartiendra d'adapter la largeur colonne aux différents champs. Optez pour un Rapport dynamique, ce qui veut dire que si vous modifiez des données, votre rapport donnera un état actualisé. Dans le cas d'un rapport statique, les données resteront celles définies au moment de la création du rapport. OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 5/22

6 Figure 5: Étape 6. Créer un rapport Il suffit de cliquer sur vous obtenez le rapport avec les enregistrements de votre base de données. Ci-après: une vue de la mise en page des données Figure 6: OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 6/22

7 1.2 Imprimer, exporter et envoyer un rapport Avoir une copie-papier d'un rapport, le transmettre à d'autres personnes peut s'avérer nécessaire. Le rapport étant ouvert: Imprimer Menu : Fichier Après avoir vérifié la mise en page avec: Aperçu, il suffit de cliquer sur: Imprimer Exporter 2 formats d'exportation: Html et PDF. Le fichier html produit sera consultable avec votre navigateur (Internet Explorer ou autre) pour l'export en format: PDF, préférez la commande directe :Exporter au format PDF... qui vous proposera de compresser les images éventuelles contenues dans le rapport. Envoyer Vous pouvez envoyer ce fichier rapport par courriel, en cliquant sur la ligne: Envoyer document par ...le fichier rapport au format:.odt sera inséré en pièce jointe à votre message. Figure 7: 2. SWITCHBOARD OU MENU D'ACCUEIL Dans la mesure ou une base de données peut être transmise à d'autres utilisateurs que la personne qui l'a développée, il est souhaitable de proposer à ces utilisateurs un tableau ou menu d'accueil qui leur permettra d'accéder facilement aux diverses fonctions de la base. Dans la version actuelle (3.1.0), ce menu d'accueil qui apparaît sous le nom générique de switchboard 1 dans les formulaires, ne pouvant-être affiché au démarrage de l'application, 1 Switchboard est traduit par tableau de distribution. Dans ce contexte nous le traduirons par le concept de Menu d'accueil OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 7/22

8 l'utilisateur aura donc à l'ouvrir. 2.1 Open Office et les extensions Les différents modules qui constituent la suite bureautique d'openoffice peuvent utiliser, pour un environnement adapté à des besoins particuliers, des logiciels écrits en divers langages: Basic, Javascript etc. ces logiciels sont appelés extensions. Les extensions dépendent des modules : Writer, Calc, Base, etc. Switchboard fait partie des extensions téléchargeables de l'application Base. Charger et installer l'extension Switchboard Lorsqu'une application OpenOffice est chargée, Base par exemple, dans le menu Outil la ligne: Gestionnaire des extensions... est proposée. En cliquant sur cette ligne, vous avez ciaprès une image de la fenêtre. Figure 8: Vous noterez que parmi les extensions déjà en place sur ma configuration se trouve SwitchBoard oxt. Ce qui indique que l'extension a été installée. Si ce n'est pas le cas en cliquant sur ligne: Obtenez des extensions supplémentaires en ligne 2 vous allez sur la page du site dédiée aux extensions 2 Cet un hyperlien vous pouvez aller directement su le site en cliquant sur la ligne avec la touche Ctrl maintenue OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 8/22

9 Figure 9: NOTA : Comme vous le voyez le site est en anglais, cependant en vous enregistrant (en cliquant sur Register) et donc en vous identifiant, vous serez invité à définir votre langue et les menus sur le site apparaîtront dans cette langue. Cliquez sur la rubrique pointée par la flèche rouge sur la copie d'écran : By Application OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 9/22

10 Figure 10: choisissez Base en cliquant soit sur l'icône, soit sur la ligne Base dans les Extensions proposées. Les extensions disponibles pour le module: Base sont affichées, parcourez-les jusqu'à trouver l'extension Switchboard. Figure 11: Cliquez sur le lien : OpenOffice.org Base Switchboard OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 10/22

11 Un descriptif en Anglais de la fonction Switchboard vous est proposé. Faites défiler le texte jusqu'à ce que voyez : Cliquez alors sur (Get it : Trouver-le, obtenez-le) Attention : Votre navigateur Internet Explorer pourrait vous mettre un message pour vous avertir d'un risque potentiel Cliquez droit sur le message et faites Télécharger le fichier... (pas de risque) Figure 12: cliquez sur Enregistrer Allez dans le dossier de téléchargement et cliquez sur le fichier : switchboard oxt pour procéder à l'installation de l'extension. Si vous retournez au Gestionnaire des extensions, vous devriez voir votre extension Switchboard parmi les extensions installées (voir figure 6). OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 11/22

12 2.2 Enregistrer la Base Pour avoir accès aux extensions et en l'occurrence le Switchboard il faut que la base: ma biblio.odb dans notre exemple, soit enregistrée. Les applications de la suite OpenOffice.org ; Writer, Calc, Base etc. proposent un menu: Outils avec une rubrique : Options et parmi les options relatives aux divers modules se trouve celles de OpenOffice.org Base si nous développons l'arborescence en cliquant sur le + (flèche rouge) nous voyons 2 possibilités : connexion et Base de données, sélectionnez cette ligne: Figure 13: Si le fichier sur lequel vous travaillez n'apparaît pas dans la liste des fichiers enregistrés, vous aurez à l'introduire en cliquant sur: Vous parcourez les dossiers et sélectionnez votre fichier: ma biblio.odb dans notre exemple, faites: Ouvrir puis OK: votre fichier est enregistré. Vous avez accès à la configuration de votre Switchboard. IMPORTANT : D'une façon générale lorsque vous travaillez avec les applications d' OpenOffice, il faut vous assurer que votre langage d'interface utilisateur soit bien celui qui vous est familier: a priori le Français. Dans le même menu: Outils (voir figure 12) il y a une rubrique paramètres linguistiques en cliquant sur le signe + d'arborescence vous avez une ligne: Langues OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 12/22

13 Figure 14: Définissez les paramètres de langue tels qu'ils le sont sur la figure 13. Ainsi l'outil créateur de Switchboard vous proposera un interface utilisateur dans votre langue. L'application Base étant lancée le menu: Outils propose une ligne: Add-ons 3 (Ajouter) Figure 15: 3 Les Add-ons sont des fonctionnalités ajoutées à l'application OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 13/22

14 Précaution : Si vous ne voyez pas la ligne Add-ons il faut, après avoir installé l'extension Switchboard: fermer l'application OpenOffice et la relancer pour que la modification de la configuration soit prise en compte. 2.3 Création du Menu d'accueil (Switchboard) En mettant la souris sur la rubrique: Add-ons du menu: Outils, la ligne: OpenOffice.org Base Switchboard apparaît, cliquez dessus, ce message sera affiché à la 1. ère invocation du Switchboard. Figure 16: En cliquant sur OK il sera créé. Configuration du Switchboard 2 rubriques : Paramètres du Switchboard Entrées du Switchboard Figure 17: OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 14/22

15 Paramètres du Switchboard Les paramètres définissent essentiellement la mise en forme du ou des Menus, la présentation. Lorsque la souris est placée sur une zone, un commentaire décrit le rôle du paramètre. En ce qui concerne les valeurs : Position (X,Y) gardez les valeurs par défaut en laissant 0. Le paramètre: Taille(L,H) définit une taille du formulaire Switchboard, si vous changez les valeurs par défaut, faites-le sur la hauteur et sur la largeur. 600 X 600 vous donnera un formulaire d'environ 24 X 24 cms. Il sera toujours possible d'agrandir en cliquant sur l'icône prévue à cet effet. Donnez un titre à votre menu il apparaîtra en-tête de votre formulaire Switchboard, par exemple: GESTION BIBLIOTHÈQUE Pour chaque élément du menu il y aura un bouton et à côté une étiquette, exemple: Le bouton Figure 18: l'étiquette Il faudra cliquer sur le "bouton" Vous pouvez définir la taille de ce bouton. pour activer la commande. Entrées du Switchboard Il convient de définir les éléments ou entrées du Switchboard. OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 15/22

16 Figure 19: Remarquons que le nom donné par défaut au menu d'accueil est Main menu, en français: menu principal. Puisqu'au départ il n'y a aucune entrée il faut cliquer sur: Dans la fenêtre: détails du nouvel élément, renseignez au minimum les zones: étiquette de l'élément: ce qui va apparaître à côté de votre bouton de commande Type d'élément avec la liste déroulante choisissez: Form (Formulaire) ou Report (Rapport) Élément de menu: parcourez avec la liste déroulante les formulaires disponibles de votre base: F_AUTEURS_ET_OUVRAGES dans notre exemple Vous pouvez définir la police de caractères pour votre étiquette: taille, italique, gras et couleur. Vous avez également la possibilité de remplacer le bouton par une icône, c'est-a-dire une image que vous irez chercher dans vos dossiers format:.png, jpg, jpeg. (ne prenez pas des images animées.gif). les détails du nouvel élément étant définis, faites puis Votre nouvel élément doit apparaître comme élément du menu principal (Main menu) en cours OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 16/22

17 Figure 20: Reprenez la même démarche pour ajouter une Nouvelle entrée, sans oublié de l'enregistrer. Cette nouvelle entrée peut être soit un nouveau formulaire soit un rapport. Switchboard à plusieurs menus Si la base développée est assez importante et donc qu'elle comporte un nombre important d'entrées, il sera pertinent de présenter un menu d'accueil à plusieurs niveaux. Un menu principal qui donne des accès à d'autres menus ou sous-menus, dédiés l'un aux formulaires, l'autre aux rapports par exemple. Il sera nécessaire de prévoir des moyens pour que lorsque l'on est dans un sous-menu l'on puisse retourner au menu principal. Procédure: Nous avons démarrer le Créateur de Switchboard (voir figure 14) et nous allons configurer le menu principal. Nous supposons que les paramètres du Switchboard ont été définis. Ce qui change lorsque l'on va définir les Détails du nouvel élément est le type d'élément: nous sélectionnons dans ce cas : Switchboard (au lieu de Form ou report). OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 17/22

18 Figure 21: Nous donnons un nom à ce nouveau menu: Les FORMULAIRES par exemple car ce menu est destiné à proposer des commandes vers les divers formulaires de notre base. Après avoir fait : comme la copie d'écran figure 19 l'indique, le menu: Les FORMULAIRES apparaît comme élément du Switchboard dans le Menu Principal. Pour définir les éléments de ce nouveau menu il suffira de double-cliquer dessus pour qu'il apparaisse comme Switchboard actuel. Figure 22: OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 18/22

19 Retour au menu Principal Parmi les éléments d'un sous-menu il faut prévoir le retour au menu principal. Le type d'élément à sélectionner dans ce cas est Switchboard link et comme Élément de menu précisez: Main menu Figure 23: Vous pouvez ainsi définir plusieurs sous-menus avec un qui traite spécifiquement des Rapports et pour chacun une commande de retour au menu principal (Main menu). N'oubliez pas d'enregistrer à chaque nouvel élément défini. Vous aurez noté que la rubrique: Base de données cible est prédéfinie avec le nom de la Base de données sur laquelle vous travaillez. Ci-après ce que pourrait être un menu d'accueil pour votre bibliothèque OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 19/22

20 Figure 24: L'image qui figure sur le Menu d'accueil, est introduite en mode édition du formulaire: Switchboard et en faisant: Menu/Insertion/image, puis vous allez dans le dossier où se trouve l'image de votre choix. Vous pouvez indiquer une autre base à condition qu'elle ait été enregistrée auparavant et définir ainsi de nouveaux éléments avec les formulaires et rapports de cette autre base. On peut imaginer ainsi avoir un seul Switchboard qui servirait à plusieurs Base de données. 3. SE CONNECTER À UNE AUTRE BASE DE DONNÉES Il existe plusieurs types ou Systèmes de Gestion Base de Données (SGDB): Microsoft Access, Oracle, Dbase etc. auxquelles on peut ajouter les classeurs qui sont en quelque sorte également des bases de données. La copie d'écran ci-après indique que l'on va procéder à la migration d'un classeur vers une base de données OOo Base OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 20/22

21 En cliquant sur suivant, nous sommes invités à parcourir les dossiers et sélectionner le fichier classeur ou base que l'on souhaite migrer vers OOo Base. L'objet de ce document n'est pas de développer la procédure de migration d'une autre base telle que Access par exemple, ou d'un classeur vers OOo Base, cependant il me semble intéressant de connaître l'existence de cette possibilité. A supposer que vous ayez un classeur "épais" donnant les noms et coordonnées des membres d'une association, vous avez constaté que la gestion courante de cette association nécessitait des moyens qui ne sont pas offerts par un outil comme le classeur, dont ce n'est pas la vocation première. Plutôt que de créer une base de données et d'avoir à ressaisir toutes les informations, la procédure de migration de Calc à Base trouve tout son intérêt. La table principale étant créée 4, et c'est l'essentiel du travail, il suffira de générer les formulaires, requêtes et rapports pour assurer la gestion de votre Base. Pour en savoir plus sur la procédure de migration d'une feuille de calcul vers OOo Base, cliquez sur ce lien : De Calc à Base qui fait partie de la Documentation/How-to du site de OpenOffice.org 4 Si la feuille a été renommée la table portera ce nom, sinon elle sera libellée: Feuil1 OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 21/22

22 4. INFORMATIONS DOCUMENTS Auteur : FRICARD Claude Adresse fricard.claude@wanadoo.fr Document crée le : 13/06/2009 la version utilisée: Dernière modification : 26/06/10 OObase_mod3.odt 10/06/10 Retour au sommaire Page 22/22