TERMES DE RÉFÉRENCE. Assistance technique pour la Conception d un cahier des charges d une Plateforme Collaborative

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1 REPUBLIQUE TUNISIENNE Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique TERMES DE RÉFÉRENCE Assistance technique pour la Conception d un cahier des charges d une Plateforme Collaborative (Inter fonctionnement des composantes de la Direction Générale des Etudes Technologiques, de leurs services et de leurs acteurs : étudiants, enseignants, administratifs, partenaires, ) 1. CONTEXTE DE L ACTION Les mutations dans lesquelles évoluent les formations technologiques nécessitent aujourd hui de la DGET et des ses institutions le renouvellement de leur gouvernance et l optimisation de l utilisation des ressources matérielles et financières. Actuellement, chaque entité utilisait son propre outil, du fichier Excel à l application développé en interne, en passant par des solutions obsolètes, elle cumulait autant d applications que de filières de formation. Or l absence de communication entre ses différentes solutions contraignait à remplir un nouveau dossier auprès de chaque entité entrant dans le parcours de formation. Au final, un temps considérable perdu en ressaisie de donnés et des doulants, sources d erreurs Par ailleurs, sur le plan administratif, enseignants comme intervenants transmettaient leur état de service sur un mode exclusivement déclaratif. La gestion par objectif (GBO) initialisée par le ministère de l enseignement supérieur nécessitera une évolution du mode d organisation et de gestion des activités de la DGET et des établissements qui lui sont rattachés. En ce sens, la réalisation d un Système d Information Global apparaît comme une priorité pour l avenir. Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 1

2 La décision est donc prise d homogénéiser le système d information autour d une solution unique de gestion SAP SLCM. L objectif serait de rester dans le standard pour que la solution puisse être utilisée par d autres entités et éviter de nouveaux développements à chaque montée de version. De plus en communiquant via des équipements mobiles et portables, les étudiants peuvent accéder aux informations produits à tout moment et en tout lieu. 2. OBJECTIFS, ORIENTATIONS ET CHAMPS DE L ETUDE a. Il s agit d élaborer un cahier des charges pour la réalisation Plateforme Collaborative en vue de formaliser l offres de formation et le suivi des diplômés, la planification des enseignements, la réalisation des inscriptions en ligne dés la rentrée suivante, le suivi des dossiers administratifs et pédagogiques, la gestion des examens et des diplômes, la gestion du courrier, la gestion financière, la gestion de la coopération académique et des partenariats avec l environnement économiques, et enfin la gestion des différentes concours. b. Les principales orientations assignées à la mission d élaboration du cahier des charges en vue de l élaboration du Système d Information Global sont : Centrer la Plateforme Collaborative sur les utilisateurs, les responsables, les gestionnaires, les enseignants, les étudiants et les partenaires externes ( coopération académique, incubateurs, entreprises, public divers ) en vue d en constituer un facteur de création de valeur, de performance et de compétitivité pour l établissement et un levier de satisfaction de la population concernée. Doter la DGET et les établissements qui lui sont rattachés d un système d information, performant, évolutif et sécurisé de type SAP SLMC. Une architecture technologique ouverte qui exploite au mieux les normes universitaires telles que HTML, XML, et WAP (Wireless Application Protocol) afin d assurer toute la souplesse et l interopérabilité nécessaires. Améliorer la maturité de la DGET en matière de gouvernance de son Système d Information en s appuyant sur des bonnes pratiques (COBIT, ITIL), des outils appropriés et des recommandations d organisations internationales (ISACA, ITGI, PMI, etc.). Intégrer les systèmes existants, lorsque cela est possible (ADAB, RACHED, INSAF), et recourir à des solutions cadrant avec la consolidation de l administration électronique et les normes et standards internationaux de l utilisation des TIC dans la gestion des activités des établissements universitaires. c. Les objectifs de cette mission s articulent autour de la généralisation de l usage des technologies de l information et leur intégration comme de nouveaux outils de travail, de communication entre la DGET et les établissements universitaires qui lui sont rattachés dans les domaines suivants : Le domaine de la gouvernance et du pilotage opérationnel du système des études technologiques, du pilotage stratégique, de la qualité et de la performance. Les domaines de gestion : gestion comptable et financière (GBO), gestion des ressources humaines, gestion de la maintenance des bâtiments et des équipements. Le domaine des concours : concours relatifs aux enseignants, concours national d accès aux études d ingénieurs concours de réorientations universitaires, concours de mutation des enseignants. Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 2

3 Le domaine pédagogique : la gestion de la scolarité, la gestion des examens, la gestion des enseignants, la gestion des cours, la gestion des salles, la gestion des stages, la gestion de présence, la gestion de la scolarité en intégrant l existant s il existe. Le domaine de la recherche, de l innovation technologique et du partenariat : les contrats de recherche, les accords de partenariats université-industrie, la gestion de la production scientifique et technologique.. Le domaine de l entrepreneuriat et de l insertion professionnelle: la gestion des incubateurs, des centres de ressources technologiques, des brevets, la gestion des diplômés. Le domaine et l organisation des systèmes informatiques : infrastructure, communication, équipements, logiciels, sécurité Le domaine des statistiques et des indicateurs : Mise en place de statistiques et d indicateurs en vue du pilotage stratégique et opérationnel de la DGET et des établissements qui lui sont rattachés. 3. ACTIVITES A REALISER ET LIVRABLES Phase 1 : Orientations et définition de développement du SIG Objet : -Définir les grandes lignes de la plateforme collaborative. sur les plans métier, fonctionnel, applicatif et technologique. -Définir les grandes lignes d évolution des processus opérationnels de la Direction des Systèmes d Information. Consistance : -Définition du plan d urbanisation du SIG : architecture fonctionnelle, architecture applicative, architecture technique. -Définition du système de pilotage opérationnel de la DGET et des établissements qui lui sont rattachés. -Identification des scénarii, points forts, risques, mesures préalables, actions d accompagnement. -Organisation d un atelier pour la présentation des principaux composants du SIG et des différents scénarii. Livrables : -Compte-rendu de l atelier -Rapport d orientations du scénario de développement du SIG. Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 3

4 Phase 2 : Elaboration des termes de références et du cahier des charges techniques et administratifs de la Plateforme Collaborative en vue de lancer un appel d offres Objet : -Définir l ordonnancement et les grandes échéances de la convergence vers la cible, -Elaborer les termes de références : portefeuille des projets, planification générale, budget, ressources, actions et mesures d accompagnement, plan de conduite du changement (communication, formation) -Décrire les structures de suivi et de réalisation du SIG ainsi que son fonctionnement. Consistance : -Identification des actions pour la réalisation de la future Plateforme Collaborative. -Priorisation des actions et planification générale et annuelle, définition des échéances et budgétisation -Liste des actions d actions d accompagnement et Plan de conduite du changement. -Organisation d un atelier pour la présentation des actions pour permettre aux responsables participants d arrêter les priorités. -Rédaction du cahier des charges de la Plateforme Collaborative et du Système de pilotage. Résultats : - Les actions sont identifiées et planifiées. - Les actions d accompagnement identifiées et approuvées. - Les termes de références techniques et administratifs sont établis. - Le plan de conduite de changement élaboré et approuvé. - Les structures de suivi et de réalisation de la Plateforme Collaborative décrites et approuvées. Livrables : -Cahier des charges de la Plateforme Collaborative et les pièces nécessaires pour lancer un appel d offres selon les procédures de la banque mondiale. -Plan de conduite du changement, liste des actions d actions d accompagnement et leur budgétisation. -Compte-rendu de l atelier Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 4

5 4. DUREE ET LIEU D EXECUTION DE LA MISSION Tout soumissionnaire doit proposer : Un programme de travail précisant la méthodologie et le calendrier de mise en œuvre ; Les délais de transmission des rapports. Le lieu du travail permanent de l expert est au siège du MESRS à Tunis. L expert sera appelé à participer à des réunions et missions dans les institutions relevant de la DGET et éventuellement dans d autres organismes. Les déplacements et l hébergement de l expert (dans le cas où ils excèdent 1 jour) en dehors de Tunis pour les besoins du programme sont organisés par le MESRS dans les mêmes conditions que pour les responsables du MESRS. La mission se déroulera sur une période d un mois et demi (1.5 mois) ou pendant toute autre période fixée ultérieurement par le MESRS après concertation avec l expert. La date de démarrage des interventions sera fixée par le MESRS lors de la négociation du contrat. 5-QUALIFICATIONS ET PROFILS DES EXPERTS En raison de la nature de la mission, peuvent participer à cette consultation les experts séniors développeurs de système d information ayant : une expérience professionnelle pertinente de 5 ans au minimum dans le secteur des Tic; idéalement dans un poste de responsabilité ou, le cas échéant, dans le domaine de la conception et de la mise en œuvre/coordination de projets Une bonne connaissance des acteurs et des institutions de l'enseignement supérieur; Avoir participé à des actions et projets similaires ; Il devra également : Connaitre la méthodologie de la conduite de projet et avoir une expérience en tant que chef de projet. Etre disponible pour des déplacements dans des établissements relevant de la DGET. La connaissance des procédures de la Banque Mondiale et directives de la Banque en matière de passation des marchés sera un atout supplémentaire. Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 5

6 6-PIECES CONSTITUTIVES DE LA MANIFESTATION D INTERET Une lettre de candidature, dûment datée et signée, au nom de Monsieur le Directeur Général des Etudes Technologiques au MESRS. Toute information indiquant que le candidat atteste de l expérience et des compétences nécessaires et qu il est qualifié pour exécuter les dits services selon le modèle de CV joint aux termes de références ; Un programme sommaire de la méthodologie préconisée pour l exécution de la mission (dûment daté et signé) ; Une copie des documents justifiant l expérience acquise par le candidat. 7 MODE DE SELECTION ET NEGOCIATION DU CONTRAT Le mode de sélection des consultants est celui du consultant individuel (personne physique) selon les directives de la Banque Mondiale. Pour cette mission, deux consultants seront choisis selon la méthode de sélection de consultants individuels en accord avec les procédures définies dans les Directives «Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale» (Mai 2004 Version révisée en octobre 2006) et ce, sur la base des critères suivants: Qualifications à caractère général (formation, diplômes, années d expérience,postes occupés, etc.) Qualifications pour la mission (missions similaires ou en rapport étroit, études,formation et expérience dans le secteur, etc.) Connaissance du contexte. Pour plus d informations sur la méthode de sélection, voir site : rubrique «Projets» puis «Produits et services» puis «Passation des marchés» puis cliquer sur l hyperlien : «Directives pour la sélection et l emploi de consultants». Une commission de sélection des candidatures établira un classement des candidats selon les critères suivants : Critères Notation Carrière professionnelle pertinente pour la 40 mission Participation à des missions similaires 20 Diplômes et qualifications pertinents pour la mission 30 Expériences générales du consultant 10 Total 100 Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 6

7 Un Procès Verbal de classement des candidats est rédigé au terme de la sélection qui établira une liste restreinte pour la négociation du contrat. Un score minimal de 70/100 est requis pour être éligible. Toute candidature ayant un score nul dans l une des trois premières rubriques est éliminée de la sélection, indépendamment de son score final. Avant l attribution définitive du contrat, celui-ci sera négocié avec le consultant sélectionné. Les négociations portent essentiellement sur : Les conditions techniques de mise en œuvre de la mission, L approche méthodologique. Le contenu des livrables. L offre financière. 8 CONFLIT D INTERET Les consultants en conflit d intérêt, c'est à dire qui auraient un intérêt quelconque direct ou indirect au projet ou qui sont en relation personnelle ou professionnelle avec la Banque Mondiale ou le MESRS, doivent déclarer leur conflit d intérêt au moment de la transmission de la lettre de candidature pour la mission ; en particulier, tout fonctionnaire doit présenter les autorisations nécessaires pour assurer la mission, une fois sélectionné. 9 CONFIDENTIALITE L expert retenu pour la présente mission est tenu de respecter une stricte confidentialité vis à vis des tiers, pour toute information relative à la mission ou collectée à son occasion. Tout manquement à cette clause entraîne l interruption immédiate de la mission. Cette confidentialité reste de règle et sans limitation après la fin de la mission. Plateforme Collaborative de la DGET _Termes de références Page 7