Créer vos données sources avec OpenOffice, adieu Excel

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1 Créer vos données sources avec OpenOffice, adieu Excel Par Benoît Sauvé, enseignant CFP de Verdun Vous pouvez créer vos données sources manuellements en les saisissant dans un programme comme OpenOffice (Classeur). Vous pouvez le télécharger gratuitement à l adresse suivante : 2. Enregistrez la base de données de OpenOffice dans un format CSV (Menu> Fichier> Enregistrer sous> Type de fichier> Texte CSV) ; On peut aussi utiliser le logiciel Excel, mais celui-ci est payant! Lorsque vous avez terminé la création de votre fichier classeur, enregistrez le fichier au format classeur ODF. Pour que InDesign puisse lire votre base de données, vous devez faire trois choses : 1. Insérez un caractère spécial arobas «@» dans le titre de votre champ image. Sinon, les liens à vos images dans votre base de données ne fonctionneront pas. Avec Excel, celui-ci nous permet pas d insérer un «@» dans un titre de champ image. Vous devrez alors ouvrir votre fichier Excel dans un éditeur de texte et effectuer les modifications manuellements ; 3. Copiez votre base de données (fichier CSV) dans le dossier images de votre projet. Sinon, vous devrez saisir dans votre base de données le chemin exact sur votre ordinateur pour chaque image et respecter la casse.

2 Fusion des données ( étapes) Par Benoît Sauvé, enseignant CFP de Verdun 1. Création de la base de données dans OpenOffice (classeur) 2 2. Composition graphique de la mise en page dans InDesign 1

3 3. Allocation des champs du fichier de données dans InDesign 4 4. Générer un document fusionné (imposition des enregistrements) dans InDesign 2

4 Utilisez la fonction de fusion des données pour créer des documents personnalisés Par Ryan White «Qu est-ce que la fusion des données?». C est une question tout à fait normale car cette fonction est nouvelle dans Adobe InDesign. La fusion des données représente la possibilité de créer des champs dans votre document qui se remplissent automatiquement à partir d un fichier délimité par virgules (.csv) ou un fichier délimité par tabulations (.txt). Ces fichiers peuvent également contenir les chemins vers des images pour que les images changent également. C est une fusion de message avec une petite touche de graphisme professionnel! Étape 1 : Créer vos données source Vous pouvez créer vos données source manuellement en les saisissant dans un fichier texte, mais il est plus simple d utiliser un programme comme Microsoft Excel, FileMaker Pro ou OpenOffice (fr.openoffice.org). Comme Excel est assez commun, nous allons l utiliser. Lancez Excel et créez un document comportant les titres Nom, Emplacement et Image. Insérez vos données dans chaque colonne. Pour la colonne Image, vous devez saisir le chemin exact sur votre ordinateur pour chaque image et respecter la casse. Exemple> macintosh:photos:staugustine.jpg. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le fichier au format CSV. Étape 4 : Afficher la palette fusion des données Ouvrez la palette Fusion des données. Pour l afficher, allez dans Fenêtre> Automatisation> Fusion de données. Cette palette contient les trois prochaines étapes. Saisissez du texte dans les champs Nom, Emplacement et Image et le chemin vers les photos dans un document Excel. Étape 2 : Ouvrir le fichier Excel dans un éditeur de texte Maintenant que vous avez votre fichier de données, vous devez y ajouter une modification dans l éditeur de texte. Ouvrez-le dans TextEdit sur Mac. Une fois ouvert, avant le mot Image (@Image), puis enregistrez le fichier. Excel ne permettra pas cette modification car il croira à la création d une fonction. Avec OpenOffice, il n est pas nécessaire de faire cette étape. Celui-ci nous permet d insérer un «@» dans une colonne image. Choisissez : Fenêtre> Automatisation> Fusion de données pour afficher la palette Fusion de données. Étape 5 : Choisir votre fichier CSV Choisissez Sélectionner la source de données dans le menu déroulant de la palette Fusion de données. Cela fera apparaître une boîte de dialogue vous demandant de choisir le fichier délimité par virgule créé aux étapes 1 et 2. La palette devrait alors afficher les trois champs : Nom, Emplacement et Image. Le champ Image devrait avoir l icône d une photo à sa gauche. Cela indique que vous avez inséré avec succès le devant le mot Image dans le fichier de données. Étape 3 : Créer des blocs de texte et d image dans InDesign Créez un nouveau document InDesign (Fichier> Nouveau> Document), puis dessinez deux blocs de texte (pour les champs Nom et Emplacement) avec l outil Texte (T). Puis utilisez l outil Bloc rectangulaire (F) pour créer un bloc d image (pour le champ Image) que vous allez fusionner. Choisissez : Sélectionner la source de données dans le menu de la palette Fusion de données pour sélectionner le document ou OpenOffice avec l extention.csv. 1

5 Étape 6 : Attribuer les champs adéquats et styliser Avec l outil Sélection (V), sélectionnez un des blocs que vous avez créés à l étape 3, puis attribuez-lui le champ adéquat en cliquant sur ce champ dans la palette Fusion de données. Répétez cette procédure pour chaque bloc. Cela intégrera le nom du champ dans les blocs. Vous pouvez également styliser le texte en utilisant la police ou la feuille de styles que vous voulez. Gardez à l esprit que la taille du bloc doit être assez large pour accueillir la plus grande partie des données de champ venant de votre fichier de données dans la police et la taille que vous souhaitez. Étape 8 : Remplir les blocs proportionnellement Par défaut, les images apparaîtront ajustées proportionnellement dans les blocs. C est pratique! Toutefois, si vous souhaitez écraser cette commande, choisissez Options de positionnement de contenu dans le menu de la palette Fusion de données. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir la nouvelle commande d ajustement d InDesign, Remplir les blocs proportionnellement. Elle garantit que l image s ajuste au bloc entier (avec peut-être un peu de son contour rogné). Vous pouvez ajouter d autres éléments graphiques et textuels à la page ainsi qu intégrer des champs de texte dans du texte existant pour générer des documents personnalisés et d un graphisme riche. Attribution des champs de données du document Excel aux blocs de texte et d image du document InDesign Étape 7 : Prévisualiser les fichiers de données Vous pouvez maintenant le tester pour vérifier qu il fonctionne en activant la case Aperçu située en bas de la palette Fusion de données. Cela vous montrera le premier élément de votre fichier de données dans les blocs que vous avez attribués aux champs. Vous pouvez naviguer dans les éléments en utilisant les boutons flèche droite et flèche gauche situés en bas de la palette Fusion de données. L option Remplir les blocs proportionnellement positionne l image de manière à ce qu elle remplisse le bloc même si elle doit être un peu rognée. Étape 9 : Générer le document fusionné Vous pouvez maintenant générer votre document fusionné. Vous pouvez cliquer sur l icône Créer un document fusionné en bas à droite de la palette Fusion de données ou choisir la commande du même nom dans le menu contextuel de la palette Fusion de données. Cela va générer un nouveau document avec chacun de vos éléments sur une page différente. Cliquez sur la case Aperçu dans la palette Fusion des données pour tester les résultats. La boîte de dialogue Créer un document fusionné vous permet d ajuster les options de fusion. 2