PRESENCE & ACTION Formation Professionnelle EXCEL 2010 Niveau 1

Transcription

1 PRESENCE & ACTION Formation Professionnelle 160 Chemin de la Plaine LA RAVOIRE EXCEL 2010 Niveau 1 Tél

2 SOMMAIRE PRESENTATION D EXCEL... 4 LANCER MICROSOFT EXCEL... 4 QUITTER EXCEL... 4 L'ECRAN DE TRAVAIL... 5 CREER UN CLASSEUR... 6 SAISIR DES DONNEES... 6 SAISIE DANS LA CELLULE... 6 SAISIE DANS LA BARRE DE FORMULE... 7 CORRECTION DANS LA CELLULE... 7 CORRECTION DANS LA BARRE DE FORMULE... 7 SELECTIONNER DES CELLULES... 8 DEPLACER, COPIER, RECOPIER DES CELLULES... 9 DEPLACER DES CELLULES... 9 COPIER DES CELLULES... 9 SAISIR DES FORMULES DE CALCUL SOMME AUTOMATIQUE ENREGISTRER ET FERMER UN DOCUMENT METTRE EN FORME ET EN PAGE MODIFIER LA LARGEUR D UNE OU DE PLUSIEURS COLONNES AJUSTER RAPIDEMENT LA LARGEUR D UNE COLONNE MODIFIER LA HAUTEUR D UNE OU DE PLUSIEURS LIGNES METTRE EN FORME L APPARENCE DES DONNEES AVEC LES OUTILS AVEC LA COMMANDE FORMAT ET L OPTION FORMAT DE CELLULE APPLIQUER UN FORMAT AUTOMATIQUE DE TABLEAU INSERER DES CELLULES, DES LIGNES ET DES COLONNES SUPPRIMER DES CELLULES, DES LIGNES ET DES COLONNES ANNULER UNE OU PLUSIEURS MANIPULATIONS REPETER LA DERNIERE ACTION CENTRER UN TABLEAU DANS LA FEUILLE EN-TETE ET PIED DE PAGE IMPRIMER UTILISER DES FONCTIONS INTEGREES SIMPLES INSERER UNE FORMULE FONCTIONS "AUTOMATIQUES" REFERENCE ABSOLUE ET RELATIVE F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 2 sur 30

3 LES REFERENCES RELATIVES LES REFERENCES ABSOLUES FONCTIONS DATES ET HEURES LES DATES LES HEURES CREER UN GRAPHIQUE MODIFIER UN GRAPHIQUE LES DIFFERENTS ELEMENTS D'UN GRAPHIQUE AJOUTER UNE FLECHE AJOUTER UNE ZONE DE TEXTE DANS UN GRAPHIQUE F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 3 sur 30

4 PRESENTATION D EXCEL LANCER MICROSOFT EXCEL Cliquez sur le bouton Démarrer Sélectionnez l'option Tous les programmes Cliquez sur Microsoft Office Cliquez sur Microsoft EXCEL 2010 Un premier écran s'affiche avec le nom du logiciel. Ensuite s'affiche l'écran de travail. Si un raccourci sous forme d'icône a été créé dans le bureau de Windows, un double clic sur cette icône vous permet de lancer l'application. QUITTER EXCEL Soit vous cliquez sur la croix située en haut à gauche de la fenêtre d'application Soit vous activez les touches ALT + F4 du clavier Soit vous cliquez sur le Menu FICHIER et vous demandez QUITTER Attention! Si vous tentez de quitter EXCEL alors que l'enregistrement d'un document n'a pas été validé, un message d'alerte s'affiche. Cliquez sur Enregistrer si vous voulez enregistrer, sur Ne pas enregistrer pour quitter sans enregistrer ou sur Annuler pour ne pas quitter Excel. Sachez que si vous quittez sans enregistrer, votre travail est définitivement perdu! F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 4 sur 30

5 L'ECRAN DE TRAVAIL A B C D E G F A = Barre de titre Au milieu : le nom du programme en cours (Microsoft Excel) et le nom du document actif (Classeur 2) A droite : les boutons de réduction, restauration ou agrandissement de la fenêtre et le bouton Fermeture qui permet de quitter le programme A gauche : la barre outils Accès Rapide avec des boutons pour Enregistrer, Annuler, Aperçu avant impression, Nouveau B = Barre des menus Les menus sont les mots Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage, Compléments. Les menus regroupent une série de manipulations. Ces manipulations sont accessibles à travers les outils qu on retrouve dans la zone C. A gauche, on retrouve les boutons de réduction, restauration ou agrandissement de la fenêtre et le bouton Fermeture qui permet de fermer le document sans quitter le programme. C = Les barres d'outils Ces outils permettent l'exécution des commandes correspondant aux différents menus. Par exemple, dans les outils correspondant au menu ACCUEIL, on trouve des outils pour mettre le texte en forme tel le G pour appliquer l attribut Gras sur le texte. D = Barre de Formule Elle permet d'intervenir rapidement sur la saisie des textes et surtout sur les formules de calcul d où son nom. E = Zone de travail Espace de saisie du texte et/ou des chiffres. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 5 sur 30

6 F = Barres de défilement Pour circuler dans l'espace de travail. Celle de gauche permet de faire défiler la feuille de haut en bas et inversement, celle du bas permet de faire défiler la feuille de droite à gauche et inversement. G = Barre d état A droite, on trouve des boutons permettant de modifier le style d affichage de la feuille à l écran et un zoom d affichage. CREER UN CLASSEUR SAISIR DES DONNEES La zone de travail Dans cette zone, le pointeur de la souris a une forme de croix blanche. La zone de travail est partagée en : colonnes : de A, B, C, à XFD et en lignes : de 1, 2, 3, à L intersection entre une ligne et une colonne se nomme une cellule. Chaque cellule est repérée par son adresse, appelée la référence. Celle-ci est indiquée par la lettre COLONNE et le chiffre LIGNE (A3, B5, ). La référence de la cellule active apparaît dans la zone de référence. SAISIE DANS LA CELLULE 1. Sélectionnez la cellule où vous voulez écrire en cliquant dessus. 2. Entrez la valeur désirée. 3. Validez votre saisie par la touche Entrée. Lorsqu'on saisit des chiffres vous remarquerez qu'ils sont automatiquement alignés à droite, pour une meilleure lisibilité des unités, dizaines, centaines Si des chiffres restent alignés à gauche après validation de la saisie, il y a un problème. Cela peut provenir du séparateur décimal, point ou virgule. Il faut utiliser le séparateur décimal du pavé numérique. Séparateur décimal sur le pavé numérique = la touche où il y a un point et le texte Suppr Cette touche permet d'afficher un point ou une virgule. Cela se définit dans le système Windows, dans le panneau de configuration, icône Options régionales. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 6 sur 30

7 Lorsqu'on saisit du texte, vous remarquerez qu'il reste aligné à gauche. Pour se déplacer sur le tableau on peut utiliser la souris, les flèches de déplacement, la touche tabulation (à gauche du clavier), la touche Entrée. La touche tabulation permet un déplacement en ligne. La touche Entrée permet un déplacement en colonne SAISIE DANS LA BARRE DE FORMULE 1. Sélectionnez la cellule en cliquant dessus 2. Cliquez dans la barre de formule 3. Entrez la valeur souhaitée 4. Validez la saisie en cliquant sur l'icône verte ou avec la touche Entrée Pour annuler la saisie : Utilisez l'icône X rouge si la saisie n'a pas été validée Utilisez l'icône située en haut à gauche de l écran à côté du bouton OFFICE. pour annuler la dernière opération effectuée si la saisie a été validée. Le X rouge et le V vert ne s'affichent qu'au moment de la saisie. Dès que la saisie est validée, on ne les voit plus. CORRECTION DANS LA CELLULE 1. Faites un double clic sur la cellule à corriger 2. Positionnez le curseur à l'aide de la souris 3. Pour effacer à gauche du curseur, 4. Pour effacer à droite du curseur, Suppr CORRECTION DANS LA BARRE DE FORMULE 1. Cliquez sur la cellule à modifier 2. Cliquez dans la barre de formule 3. Positionnez le curseur à l'aide de la souris 4. Pour effacer à gauche du curseur, 5. Pour effacer à droite du curseur, Suppr F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 7 sur 30

8 SELECTIONNER DES CELLULES Sélectionner une plage de cellules adjacentes Le cliqué-glissé : Cliquez sur la première cellule à sélectionner et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser celle-ci pour étendre la sélection. Toute la zone sélectionnée se met en bleu, sauf la 1 ère cellule qui reste toujours blanche. Le shift-cliqué : Cliquez sur la première cellule à sélectionner, appuyez sur la touche Shift, (Majuscule temporaire) et sans la relâcher, cliquez sur la dernière cellule de la plage à sélectionner. Sélectionner des cellules non adjacentes 1. Sélectionnez la première plage de cellules 2. Maintenez la touche CTRL enfoncée, tout en sélectionnant une autre plage de cellules. Sélectionner une ligne ou une colonne entière Ligne : cliquez sur le numéro de ligne. Colonne : cliquez sur la lettre correspondant à l adresse de la colonne. Sélectionner plusieurs lignes ou colonnes Faites glisser la souris sur les numéros des lignes ou les lettres des colonnes. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 8 sur 30

9 Sélectionner des lignes ou des colonnes non adjacentes Maintenez la touche CTRL enfoncée pendant les sélections. Sélectionner toute la feuille de calcul Cliquez sur la case rectangulaire située en haut à gauche de la feuille de calcul. DEPLACER, COPIER, RECOPIER DES CELLULES DEPLACER DES CELLULES Avec les commandes «Couper» et «Coller» 1. Sélectionnez la ou les cellules à déplacer. 2. Cliquez sur le bouton Couper représenté par des ciseaux, situé en haut à gauche de l écran, sous le bouton OFFICE. Excel entoure la sélection de pointillés et copie les données dans le presse-papiers. 3. Sélectionnez la cellule de destination. 4. Cliquez sur le bouton Coller situé en haut à gauche de l écran, sous le bouton OFFICE. En les faisant glisser 1. Sélectionnez la ou les cellules à déplacer. 2. Pointez sur un bord quelconque de la zone pour que le curseur change de forme (la croix devient une flèche pointée vers la gauche) 3. Cliquez et maintenez le bouton de la souris enfoncé pour entraîner la sélection vers son nouvel emplacement. 4. Relâchez le bouton de la souris. COPIER DES CELLULES Avec les commandes «Copier» et «Coller» 1. Sélectionnez la ou les cellules à copier. 2. Cliquez sur le bouton Copier représenté par deux feuilles, situé en haut à gauche de l écran, sous le bouton OFFICE. Excel entoure la sélection de pointillés et copie les données dans le presse-papiers. 3. Sélectionnez la cellule de destination. 4. Cliquez sur le bouton Coller situé en haut à gauche de l écran, sous le bouton OFFICE. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 9 sur 30

10 En les faisant glisser 1. Sélectionnez la ou les cellules à copier. 2. Pointez sur un bord quelconque de la zone pour que le curseur change de forme (la croix devient une flèche pointée vers la gauche) 3. Cliquez et maintenez la touche CTRL enfoncée et faites glisser votre sélection vers l emplacement où vous voulez la copier 4. Relâchez le bouton de la souris. A l aide de la poignée «Recopie» 1. Sélectionnez la ou les cellules à recopier. 2. Pointez sur le bord inférieur droit de la zone pour que le curseur change de forme : la croix épaisse et blanche devient une croix simple et noire, c'est cela la poignée de recopie. 3. Cliquez et faites glisser la souris sur la zone où doit s effectuer la recopie (vers le bas, vers le haut, la gauche, ou la droite) 4. Relâchez le bouton de la souris. SAISIR DES FORMULES DE CALCUL Une formule combine dans une cellule des opérandes (chiffres saisis, références de cellules, texte) et des opérateurs (les signes des opérations du clavier numérique +, -, *, /; %, ou les différentes fonctions mathématiques) Une formule commence toujours par le signe = 1. Sélectionnez la cellule qui doit contenir le résultat 2. Tapez le signe = pour activer la barre de formule. 3. Cliquez sur la cellule A2 (ou saisissez au clavier A2) 4. Saisissez l'opérateur, ici le signe de la multiplication * 5. Cliquez sur la cellule B2 (ou saisissez au clavier B2) 6. Appuyez sur la touche ENTREE pour valider votre saisie Les opérateurs : Le résultat de la formule apparaît dans la cellule. La formule de calcul apparaît dans la barre de formule. + A3+B3 Addition - A3-B3 Soustraction * A3*B3 Multiplication / A3/B3 Division F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 10 sur 30

11 Exemple : Calculez 4% de Ecrivez dans la cellule A1 2. Cliquez sur la cellule où doit être saisie la formule 3. Tapez = 4. Cliquez sur la cellule qui contient la valeur Tapez * 6. Tapez 4% ou 4/ Appuyez sur la touche ENTREE SOMME AUTOMATIQUE Concernant la somme, il y a souvent un nombre important de cellules à utiliser. Il est possible d'utiliser la méthode de base et de demander = puis aller sur chacune des cellules, mais cela risque d'être long et on peut en oublier. Autre méthode plus rapide et plus sûre : la somme automatique Il suffit de se placer sur la cellule où on veut le résultat, ici B9 puis de cliquer directement sur l'outil Somme automatique. Le système sélectionne tout seul les chiffres qui sont au-dessus (car nous sommes en colonne) ou à gauche (si on travaille en ligne). Si la zone de sélection proposée par Excel n est pas correcte, il est possible de la redéfinir en repassant sur les bonnes cellules avec la souris. Ceci n'est possible qu'avec la SOMME. Il n'existe pas de multiplication ou de division automatique. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 11 sur 30

12 ENREGISTRER ET FERMER UN DOCUMENT Activez le menu FICHIER, puis la commande enregistrer sous ou le raccourci qui représente une petite disquette, en haut à gauche de l écran Donnez un nom à votre travail dans la zone «Nom de fichier». Il ne faut pas laisser Classeur1 ou Classeur plus un autre chiffre car il y a risque d'écraser un travail antérieur. Il est IMPERATIF de donner un nom aux documents EXCEL. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez maintenant fermer le document. Attention! Pour ne fermer que le document et pas le programme, cliquez sur la croix noire la plus basse, pas celle du haut. METTRE EN FORME ET EN PAGE MODIFIER LA LARGEUR D UNE OU DE PLUSIEURS COLONNES Avec la souris 1. Sélectionnez une colonne ou plusieurs colonnes adjacentes ou non. 2. Positionnez le pointeur de la souris sur le trait séparant les numéros de colonne (il a la forme d une double flèche noire). 3. Faites glisser le trait vers la droite pour augmenter la largeur et vers la gauche pour la diminuer. Avec la commande FORMAT 1. Cliquez sur une cellule de la colonne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs colonnes. 2. Choisissez la commande «Format» 3. Choisissez la rubrique «Largeur de colonne» F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 12 sur 30

13 4. Dans la zone «Largeur de colonnes», tapez une nouvelle valeur (jusqu à 255) 5. Cliquez sur OK. Si vous avez sélectionné plusieurs colonnes, elles auront toutes la même largeur que celle que vous avez modifiée. AJUSTER RAPIDEMENT LA LARGEUR D UNE COLONNE 1. Faites un double clic sur le trait à droite de la lettre de colonne (le curseur prend ici la forme d une double flèche noire) OU 2. Choisissez la commande «Format» et demandez Ajuster la largeur de colonne. Attention! Si Excel affiche des ###### dans une cellule, cela signifie que la colonne est trop petite, il faut augmenter sa largeur. MODIFIER LA HAUTEUR D UNE OU DE PLUSIEURS LIGNES Avec la souris 1. Sélectionnez une ligne ou plusieurs lignes adjacentes ou non. 2. Positionnez le pointeur de la souris sur le trait séparant les numéros de ligne (il a la forme d une double flèche noire). 3. Faites glisser le trait vers le bas pour augmenter la hauteur et vers le haut pour la diminuer. Avec la commande FORMAT 1. Cliquez sur une cellule de la ligne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs lignes. 2. Choisissez la commande «Format» 3. Choisissez la sous-commande «Hauteur de ligne» 4. Dans la zone «Hauteur de ligne», tapez une nouvelle valeur (fractions décimales possibles.) 5. Cliquez sur OK. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 13 sur 30

14 Si vous avez sélectionné plusieurs lignes, elles auront toutes la même largeur que celle que vous avez modifiée. METTRE EN FORME L APPARENCE DES DONNEES AVEC LES OUTILS Le groupe Police permet d effectuer les mises en forme suivantes : G I S attribut GRAS attribut ITALIQUE attribut SOULIGNE La zone où s affiche Arial permet de changer la police de caractère c'est-à-dire la forme des lettres. Pour cela il faut sélectionner le texte qu on veut modifier, puis cliquer sur la petite flèche située à droite du bouton. Cette flèche vous permet d afficher la liste des polices. Chaque fois que vous voyez une petite flèche à droite d un bouton, cela signifie qu il y a une liste de choix. La zone où s affiche 10 permet de changer la taille des caractères. Si on n a pas d idée précise de la taille qu on veut utiliser, il est possible de cliquer sur les boutons situés à droite du 10, l un permet d augmenter la taille des lettres, l autre permet de la réduire. A droite des boutons G I S il y a un bouton qui permet d effectuer rapidement les bordures du tableau. Le bouton où il y a du jaune permet de remplir les cellules de couleurs, le bouton avec le A et du rouge permet de mettre le texte en couleur. Essayez ces divers boutons. N oubliez pas de sélectionner la zone où vous voulez faire vos essais! F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 14 sur 30

15 Le groupe Nombre permet d effectuer les mises en forme suivantes : La flèche à côté du bouton standard permet d effectuer les mises en forme sur les chiffres. Les trois mise en forme les plus courantes sont en raccourci sous le bouton standard : il s agit du format monétaire avec le symbole Euro, du format pourcentage et du format comptabilité qui permet de mettre l espace entre les mille et les cent et en plus il met un retrait à droite des chiffres pour qu ils ne soient pas collées près du bord droit de la colonne. Les deux autres boutons permettent d augmenter ou de réduire le nombre de décimales. Le groupe Alignement permet d effectuer les mises en forme suivantes : A gauche, ce sont les boutons qui permettent de centrer le texte dans la largeur de la cellule et dans la hauteur de la cellule. Ces boutons permettent d augmenter le retrait du côté gauche ou de le réduire. Celui du haut permet de mettre le texte en digonale à l intérieur d une cellule. Ces boutons permettent de mettre un texte relativement long dans une seule cellule sans en augmenter la largeur pour le premier et de centrer du texte sur plusieurs cellules pour le second. AVEC LA COMMANDE FORMAT ET L OPTION FORMAT DE CELLULE. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 15 sur 30

16 On retrouve les fenêtres suivantes : APPLIQUER UN FORMAT AUTOMATIQUE DE TABLEAU Si vous manquez de temps ou si vous n avez pas d idée précise sur la façon de «fignoler» votre tableau, il existe des mises en forme automatiques. AVANT! APRES! Sélectionnez le tableau à mettre en forme. Choisissez la commande «Mettre sous forme de tableau» Sélectionnez la mise en forme souhaitée. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 16 sur 30

17 INSERER DES CELLULES, DES LIGNES ET DES COLONNES 1. La ligne va toujours s'insérer au-dessus de la cellule active, donc sélectionnez la ligne avant laquelle vous voulez insérer une nouvelle ligne 2. La colonne va toujours s'insérer à gauche de la colonne active, donc sélectionnez la colonne avant laquelle vous voulez insérer une nouvelle colonne 3. Choisissez la commande «Insérer». SUPPRIMER DES CELLULES, DES LIGNES ET DES COLONNES 4. Sélectionnez la ligne ou la colonne à supprimer (ou sélectionnez plusieurs lignes ou plusieurs colonnes). 5. Choisissez la commande «Supprimer». ANNULER UNE OU PLUSIEURS MANIPULATIONS EXCEL conserve un historique des dernières manipulations effectuées. Ouvrez la liste des dernières actions en cliquant sur la flèche orientée vers le bas du bouton Ou CTRL + Z REPETER LA DERNIERE ACTION F4 Ou CTRL + Y F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 17 sur 30

18 CENTRER UN TABLEAU DANS LA FEUILLE Il faut activer le menu Mise en page, puis cliquez dans l angle en bas à droite du groupe Mise en page Cela permet d activer la commande Complète de Mise en Page. Ensuite, il faut cliquer sur l onglet Marge et cocher Centrer Horizontalement et Verticalement. EN-TETE ET PIED DE PAGE Il faut activer le menu Mise en page, puis cliquez dans l angle en bas à droite du groupe Mise en page Cela permet d activer la commande Complète de Mise en Page. Ensuite, il faut cliquer sur l onglet En-tête et Pied de Page. Cliquez ensuite sur Pied de page personnalisé. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 18 sur 30

19 La zone de saisie est divisée en 3 parties : gauche centre droite. Dans l exemple ci-haut, nous avons inséré le nom du document à gauche et la date à droite grâce aux boutons suivants : Pour modifier la mise en forme du texte 2. Pour insérer un numéro automatique de page 3. Pour insérer le nombre de page (pour avoir Page ½ par exemple) 4. Pour insérer la date automatique 5. Pour insérer l heure du système 6. Pour afficher le nom du dossier où est enregistré le classeur 7. Pour insérer le nom du classeur 8. Pour insérer le nom de la feuille 9. Pour insérer une image 10. Pour modifier l image Attention! Ces informations ne se voient pas sur la feuille de travail. On ne peut les visualiser que par l aperçu avant impression. IMPRIMER Très important sur Excel : n oublions pas que nous avons une feuille immense et qu on ne voit pas où s arrête la limite de la page imprimée. Avant de lancer une impression, il faut toujours vérifier l aperçu avant impression pour être sûr que notre tableau ne va pas être imprimé sur plusieurs pages. Pour lancer l aperçu avant impression, activez, soit le menu Mise en page et Aperçu, soit le menu Fichier, Imprimer Toujours vérifier si le tableau n est pas coupé sur plusieurs pages. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 19 sur 30

20 Si le tableau «déborde» sur plusieurs pages, il faut demander au système d AJUSTER. Excel va réduire le tableau de façon proportionnelle. Pour cela, retour au menu Mise en page F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 20 sur 30

21 UTILISER DES FONCTIONS INTEGREES SIMPLES Une fonction est une formule de calcul prédéfinie qui effectue des calculs en utilisant des informations appelées arguments dans un certain ordre appelé syntaxe. INSERER UNE FORMULE 1 Cliquez sur «Insérer une formule», le signe fx situé à gauche de la barre de formule Dans la zone "Ou sélectionnez une catégorie", choisissez Tous Les fonctions sont classées par catégorie mais au début on ne connaît pas ces catégories. C'est pour cela qu'il vaut mieux lui demander de toutes les afficher. Là elles sont classées par ordre alphabétique. Cherchez la fonction SOMME. L'écran suivant s'affiche La palette de formules affiche le nom de la fonction, chacun de ses arguments, une description de la fonction et le résultat de la formule. Dans cette zone, il faut indiquer (grâce à une sélection) où sont les chiffres que l'on veut additionner. Si la boîte de dialogue vous gêne pour sélectionner les arguments, vous pouvez la déplacer en la faisant glisser avec la souris ou cliquer sur la flèche rouge. Le fait de cliquer sur cette flèche rouge réduit considérablement la fenêtre et pour qu'elle redevienne complète, il faut appuyer de nouveau sur le bouton rouge La formule de calcul apparaît dans la barre de formule, le signe = est inséré automatiquement devant. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 21 sur 30

22 La syntaxe des fonctions simples La somme par exemple s'écrit : =SOMME(A1:A4) Le signe = signifie "Je veux un calcul", ensuite il faut indiquer le nom du calcul, ici SOMME, puis il faut lui dire où sont les chiffres dont on veut faire la somme, ici ce sont les chiffres depuis la cellule A1 jusqu'à la cellule A4. Les doubles points signifient jusqu'à. FONCTIONS "AUTOMATIQUES" Certaines fonctions courantes sont disponibles en "automatique" à côté du bouton Somme automatique =MOYENNE(A1:A4) Cette fonction calcule la valeur moyenne des cellules de la plage sélectionnée. =NB(A1:A4) Cette fonction calcule le nombre d éléments numériques dans la plage sélectionnée C'est la fonction Compteur =MAX(A1:A4) Cette fonction calcule la valeur maximale des cellules de la plage sélectionnée. =MIN(A1:A4) Cette fonction calcule la valeur minimale des cellules de la plage sélectionnée Dans tous les cas, il est possible d'écrire directement les formules ou d'utiliser l'assistant de fonctions. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 22 sur 30

23 REFERENCE ABSOLUE ET RELATIVE Une référence identifie une cellule ou un groupe de cellules dans une feuille de calcul. Les références indiquent à Microsoft Excel dans quelles cellules il doit chercher les valeurs que vous voulez utiliser dans une formule. LES REFERENCES RELATIVES La FNAC se trouve dans la 2 ème rue à droite Cette information ne sera valable qu'à partir d'un point précis (cellule) Si le point change, l'information est fausse Une référence relative indique à Excel comment trouver une autre cellule en partant de celle qui contient la formule. Par exemple, toujours prendre la cellule à côté et la multiplier par la cellule encore à côté et ce, pour toutes les lignes. LES REFERENCES ABSOLUES La FNAC se trouve 12 rue de la République Cette information localise très précisément le lieu (cellule, quel que soit l'endroit où l'on se trouve). Une référence absolue indique à Excel comment trouver une cellule selon sa position exacte dans la feuille de calcul. Elle s écrit en mettant le signe dollar ($) devant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. Les références telles que $D$9 et $F$12 sont des références absolues. Vous utilisez les références absolues quand vous voulez faire référence à la même cellule quel que soit l endroit où se situe la formule 1. Entrez le début de la formule = D4* 2. Cliquez sur la cellule B1 3. Appuyez sur la touche F4 (ou insérez un $ devant le B et un $ devant le 4) 4. Validez et recopiez pour les lignes suivantes. Quand je recopie la cellule TVA de la ligne Cahier, je luis dis : "tu prends la cellule à côté et tu la multiplies par une cellule 3 lignes plus haut". Si je recopie cette cellule ainsi sur la ligne "Livre", Excel va multiplier 22.40, cellule à côté par la cellule B2, située 3 lignes plus haut, mais cette cellule est vide. Le résultat sera donc zéro. Si je mets le signe dollar Excel multipliera le total HT de toutes les lignes par B1 et seulement B1. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 23 sur 30

24 FONCTIONS DATES ET HEURES Les dates et les heures sont considérées par EXCEL comme des chiffres mais il faut respecter un mode d'écriture spécifique pour que le système comprenne de quoi il s'agit. LES DATES Pour qu'excel sache immédiatement que vous utilisez une date, vous devez la saisir ainsi : Exemple : le 15 mai (de l année en cours), vous écrivez : 15/5 Ce n'est pas la peine d'écrire l année, par défaut, il notera l'année en cours. Résultat : Ce mode d'affichage est le format par défaut mais en activant la commande POLICE, du ruban ACCUEIL, puis l onglet NOMBRE vous pouvez choisir un des formats suivants : F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 24 sur 30

25 Dans le système EXCEL est intégré un calendrier (depuis l'année 1900!) qui vous permet d'afficher les jours suivant une date de départ grâce à la poignée de recopie : Comme ce sont des chiffres, on peut faire des calculs avec les dates, par exemple combien de jours à attendre le Père Noël à partir du 15 mai? Autre possibilité : Imaginons que nous devions préparer un planning avec un jour par mois. Il est possible d'incrémenter cette liste grâce à la poignée de recopie en utilisant le bouton droit de la souris. Exemple : saisissez une date, puis faites glisser la poignée de recopie avec le bouton droit de la souris, et lorsque vous relâchez le bouton, cliquez sur Incrémenter les mois F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 25 sur 30

26 LES HEURES Il faut écrire le chiffre correspondant à l'heure, puis le signe : (double point) et les minutes. Le temps écoulé entre 12h30 et 10h15 est de 2h15 CREER UN GRAPHIQUE Pour établir un graphique, il faut avoir au préalable créé un tableau et sélectionné des données. Ouvrez le classeur DECITRE et sélectionnez la zone qui s'étend de VENTES au chiffre 9000 de la colonne MARS pour la ligne POLICIER Choisissez le menu Insertion, Graphique Cliquez par exemple sur Colonne F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 26 sur 30

27 Le graphique s affiche aussitôt. Ne vous inquiétez pas, il est toujours positionné en partie sur le tableau, il faut le déplacer. Comment le déplacer? Il faut positionner le curseur de la souris dans un angle, en évitant de se mettre sur de texte, et faire glisser le graphique quand la flèche quadruple noire apparaît. MODIFIER UN GRAPHIQUE LES DIFFERENTS ELEMENTS D'UN GRAPHIQUE Zone de graphique Titre du graphique Axe des ordonnées Zone de traçage Axe des abscisses Légende graphique du Tous les éléments du graphique peuvent être sélectionnés en cliquant dessus avec la souris (ils s'entourent alors de poignées). Ils peuvent alors être déplacés, redimensionnés ou modifiés. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 27 sur 30

28 Lorsque vous sélectionnez un graphique ou si vous êtes dans une feuille graphique, la barre d'outils Graphiques apparaît. 1. On va changer les informations en abscisses et mettre les mois au lieu des produits. C est Intervertir Ligne/colonnes 2. On va ajouter un titre au graphique 2 w On peut mettre un fond de couleur. Sélectionnez le graphique. 1. Activez la commande Outils de graphique, puis 2. Remplissage de forme, puis dégradé 1 1 Il est possible aussi de modifier les couleurs de barres de l'histogramme. Il suffit de cliquer sur une barre bleue par exemple et toutes les barres bleues sont sélectionnées. On peut alors procéder au changement, de la même manière que pour le fond. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 28 sur 30

29 Pour ne changer la couleur que d'une seule barre, il faut d'abord un premier clic sur n'importe quelle barre de la couleur qui nous intéresse pour toutes les sélectionner puis recliquer sur celle qu'on veut modifier. AJOUTER UNE FLECHE Une flèche permet d attirer l attention dans vos graphiques. 1. Cliquez sur le menu Insertion, puis la commande Formes et l outil «Flèche» 2. Tracez la flèche par un cliqué-glissé. AJOUTER UNE ZONE DE TEXTE DANS UN GRAPHIQUE 1. Cliquez dans le graphique auquel vous souhaitez ajouter une zone de texte. 2. Dans le groupe «Texte», cliquez sur l outil «Zone de Texte» 3. Cliquez à l endroit où vous voulez placer l un des angles de la zone de texte, puis faites glisser la souris jusqu à ce que la zone ait la dimension souhaitée. 4. Tapez votre texte dans la zone. Les renvois à la ligne se font automatiquement dans la zone de texte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur ENTREE. F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 29 sur 30

30 5. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur ECHAP ou cliquez en dehors de la zone de texte. Cas particulier des «camemberts». Si voulez que le système vous affiche des pourcentages et les noms des étiquettes directement à côté du graphique, il faut utiliser la commande suivante : Résultat : F.MARTIN 08/08/2013 EXCEL 2010 Niveau 1 Page 30 sur 30