SOGo - Webmail. Recommandations sur l'usage de l'adresse électronique Lille 3

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1 SOGo - Webmail Date d'édition 04/09/2013 Public concerné Étudiants, Personnels Version du logiciel Table des matières Recommandations sur l'usage de l'adresse électronique Lille Connexion au webmail...2 L'interface...2 Trier les messages...3 Messages lus / non lus...4 Clic droit...4 Sélection et déplacement des messages...4 Écrire un message...4 Ajouter des nouveaux comptes mails...5 Définir une signature...5 Les carnets d'adresses...5 Recherche dans les carnets lors de la rédaction d'un message...6 Import / Export des contacts et partage de carnets avec Thunderbird...6 SOGo est une suite logicielle en ligne qui propose un webmail, un agenda partagé et un carnet d'adresses. Recommandations sur l'usage de l'adresse électronique Lille 3 Afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités proposées dans la gestion de son courrier électronique (filtres, archivage, dossiers virtuels, recherches, anti-spam...), il est vivement conseillé d'utiliser un client de messagerie dédié tel que Thunderbird, qui sera installé sur votre ordinateur principal. Dans les situations «nomades», quand vous êtes en déplacement et vous n'avez pas accès à votre ordinateur, vous devrez utiliser le webmail pour accéder à votre messagerie. L'Université Lille 3 installe et maintient le client Thunderbird comme gestionnaire de messagerie électronique. Il est toutefois possible que vous utilisiez d'autres applications (Mail sous MAC, Outlook...). Il sera donc parfois nécessaire que vous retrouviez les fonctions équivalentes à celles décrites dans Thunderbird, dans l'application que vous utilisez. 1 / 7

2 Connexion au webmail Vous pouvez appeler le webmail SOGo depuis votre ENT Lille 3. Vous disposez pour cela de plusieurs icônes, disposées dans l'entête de la page, dans boîte «Mes applications Favorites» et dans «Mes Applications», rubrique «Bureau Virtuel». Après avoir cliqué sur une icône, vous êtes redirigé vers l'application et le message suivant s'affiche : ATTENTION : En fonction du nombre de messages à récupérer sur le serveur et de la vitesse de votre connexion internet, le temps d'attente avant l'affichage de l'application peut être plus ou moins long. Cela peut durer plusieurs minutes. Pour réduire ce délai, il est souhaitable de déplacer les messages qui auront été traités dans des dossiers que vous aurez créés et de faire régulièrement le tri dans les messages de son dossier de réception (tris, suppressions, déplacements et archivages). Ces manipulations ne peuvent qu'être réalisées manuellement avec le webmail alors qu'elles peuvent être automatisées dans Thunderbird (utilisation de filtres à la réception des messages et archivage automatisé dans des dossiers classés par année). L'interface L'interface du webmail ressemble à celle de Thunderbird. On retrouve 3 espaces qui sont une arborescence des dossiers (1), la liste des messages (2), la visualisation du message sélectionné (3). 2 / 7

3 Dans l'arborescence, vous allez retrouver tous les dossiers que vous aviez créés dans Thunderbird. Par défaut, seul le dossier racine «Courrier entrant» est affiché. Pour voir ses sousdossiers, il faut cliquer sur le «+» Trier les messages Chaque message est identifié par un sujet, un expéditeur, une date et une taille, un statut (lu ou non lu) et un niveau de priorité. Vous pouvez trier l'affichage des messages par ordre alphabétique de sujet ou d'expéditeur, par taille ou par date en cliquant simplement dans l'entête de la colonne. Un second clic inverse le sens du tri. Un petit triangle dans l'entête de la colonne indique le sens du tri. Vous pouvez également redimensionner la largeur des colonnes avec la souris. 3 / 7

4 Messages lus / non lus Les messages non lus sont en gras et marqués par une étoile bleue. Pour changer l'état (lu / non lu) d'un message, il suffit de cliquer dans la colonne avec l'icône représentant une paire de lunettes. Clic droit Le clic droit est actif et vous propose un menu contextuel sur les dossiers ou les messages. Clic droit sur un dossier Clic droit sur un message Sélection et déplacement des messages Pour sélectionner plusieurs messages, vous pouvez maintenir soit la touche «Majuscule» pour plusieurs messages consécutifs, soit la touche «Contrôle» pour des messages qui ne se suivent pas. Les messages peuvent être déplacés dans des dossiers par «glisser-déposer». Écrire un message Cliquez sur l'icône «Écrire». Une seconde fenêtre s'ouvre ce qui permet de garder en parallèle, l'accès à ces mails. Lors de la saisie d'une adresse, il y a auto-complétion des noms en fonction des adresses électroniques présentes dans l'annuaire des usagers Lille 3. 4 / 7

5 Les options «copie à» et «copie cachée à» sont accessibles par une liste déroulante. Ajouter des nouveaux comptes mails Par défaut, le webmail est configuré avec votre adresse Lille 3. Mais il est possible d'ajouter d'autres comptes mails et d'utiliser SOGo pour gérer l'ensemble de ses boîtes. Pour cela, il faut aller dans le menu «Préférences» (1), onglet «Comptes IMAP» (2) et cliquer sur le signe «+» (3) Complétez ensuite les différents champs en fonction des informations que vous a communiquées le fournisseur de l'adresse électronique. Définir une signature Par défaut, la signature est vide. En cliquant sur le lien, on a la possibilité de personnaliser d'en définir une pour chacun de ses comptes. Les carnets d'adresses De base, vous avez accès à 2 carnets d'adresses, un carnet d'adresses personnel (qui est vide et qui le restera si vous ne le modifiez pas) et l'annuaire des usagers Lille 3 qui est non modifiable. Vous avez la possibilité d'en créer de nouveaux pour par exemple, les membres d'un groupe de travail et vous pourrez le partager. Pour faire une recherche dans un annuaire, il est nécessaire de taper au moins 3 lettres. Toutes les actions sur les carnets d'adresses sont accessibles par un clic droit sur le carnet. 5 / 7

6 Recherche dans les carnets lors de la rédaction d'un message Lorsque vous êtes en train de rédiger un message, vous pouvez accéder aux carnets d'adresses grâce à l'icône «Contacts» Import / Export des contacts et partage de carnets avec Thunderbird Pour exporter un carnet d'adresses, il suffit de prendre cette option en faisant un clic droit sur le carnet à exporter. Un fichier au nom du carnet portant une extension.ldif se retrouve alors dans les téléchargements du navigateur. Pour importer des contacts de Thunderbird par exemple, il faudra faire un export au format.ldif depuis Thunderbird et importer ce fichier dans SOGo (Clic droit, Importer contacts). Un tel import depuis Thunderbird duplique les carnets d'adresses des 2 applications qui seront 6 / 7

7 identiques à un moment donné mais ensuite, les carnets d'adresses vont évoluer différemment en fonction des modifications dans l'une ou l'autre des applications. Pour récupérer le carnet d'adresse de l'ancien webmail Lille 3 «Squirrelmail» vous devez d'abord l'importer dans un client de messagerie comme Thunderbird qui accepte les fichiers CSV, pour l'exporter ensuite au format LDIF et l'importer finalement dans SOGo webmail. 7 / 7