SUPPORT FORMATION. Client :EGEE. Formation à l'intranet Saisie des notes de frais. Support dédié aux délégués régionaux et départementaux.

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1 e SUPPORT FORMATION Intranet Note de frais Client :EGEE Formation à l'intranet Saisie des notes de frais Support dédié aux délégués régionaux et départementaux. Versions du document Date Ver. Emetteur Description du dossier et des modifications 12/11/ Franck DELLEPIANI Support formation 15/01/ Yann Temporel Mise à jour Remarques et Commentaires du client

2 SOMMAIRE 1. OUVRIR L'APPLICATION SE CONNECTER AU SITE PRESENTATION GENERALE ECRAN D'ACCUEIL DESCRIPTION DES MENUS CREATION D'UNE DEMANDE DE MISSION INFORMATION SUR LA MISSION INFORMATIONS CLIENT ELEMENTS DE FACTURATION INFORMATIONS DIVERSES SIGNATURE STATUTS DES DEMANDES DE MISSION CONSULTER ET MODIFIER LES DEMANDES DE MISSION MODIFIER UNE DEMANDE DE MISSION RECHERCHER UNE DEMANDE DE MISSION IMPRIMER UNE DEMANDE DE MISSION MODIFIER LE STATUT DE LA DEMANDE DE MISSION TRIER LES RESULTATS EXPORTER LA LISTE EDITION DES DEMANDES DE MISSION UTILISATION DE LA BARRE D'OUTIL CREATION D'UNE NOTE DE FRAIS MODIFICATION DE LA NOTE DE FRAIS STATUT DE LA NOTE DE LA FRAIS CONSULTER ET MODIFIER LES NOTES DE FRAIS MODIFIER UNE NOTE DE FRAIS RECHERCHER UNE NOTE IMPRIMER UNE NOTE DE FRAIS MODIFIER LE STATUT D UNE NOTE MODIFIER LA QUANTITE DE LA NOTE CONSULTER UNE DEMANDE DE MISSION TRIER LES RESULTATS EXPORTER LA LISTE EDITION DES NOTES DE FRAIS EDITION DU DETAIL DE LA NOTE DE FRAIS EDITION DE LA SYNTHESE DES NOTES DE FRAIS UTILISATION DE LA BARRE D'OUTIL Page 2 / 41

3 1. Ouvrir l'application Sur votre PC, il faut lancer votre explorateur internet. Il existe plusieurs explorateurs internet, dont voici quelques icones : ou Internet Explorer, Mozilla Firefox. Mozilla Firefox sera utilisé pour le support de formation. Une fois Firefox ouvert, cliquez ici : Tapez l'adresse suivante : / et appuyez "entrée". Vous arrivez sur le site des notes de frais. Page 3 / 41

4 2. Se connecter au site Cliquez ici Saisissez votre login. Appuyez "tab" ou cliquez ici. Saisissez votre mot de passe. Cliquez sur ou sur appuyez sur "Entrée". Si vous ne connaissez pas vos identifiants, demandez-les à votre responsable. Remarque : les identifiants EGEE sont identiques à ceux utilisés dans le site du Fichier National des Conseillers (FNC). Une fois identifié, vous avez accès à l'intranet "Saisie des notes de frais". Page 4 / 41

5 3. Présentation générale 3.1. Ecran d'accueil Information d'identification. Menu déroulant permettant d'accéder aux fonctionnalités du site. Permet de quitter le site. Page 5 / 41

6 3.2. Description des menus Permet d'accéder au site du FNC pour changer son mot de passe. Accède à l'écran de création des demandes de mission. Accède à l'écran de consultation / modification des demandes de missions. Accède à l'écran de création des notes de frais. Accède à l'écran de consultation / modification des notes de frais. Permet d'éditer la synthèse des notes de frais Page 6 / 41

7 4. Création d'une demande de mission Passez le curseur de la souris sur le menu "Gestion demande de mission" Le sous-menu suivant apparait : Cliquez sur nouvelle demande de mission. L'écran suivant apparait : Page 7 / 41

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10 L'écran se décompose en 5 pavés 4.1. Information sur la mission Remarque : Le numéro de demande de mission n'est pas renseigné car la demande n'est pas créée. L'écran reprend automatiquement votre identité et la date de création de la demande. Le DR peut changer le numéro de département. Saisissez l'objet. Remarque : zone de saisie obligatoire. Saisissez la référence si nécessaire. Cochez si la demande de mission est active. - Active : la demande de mission apparaitra par défaut dans la liste des demandes de mission. - Inactive : la mission sera masquée par défaut de la liste des demandes de mission. Modifiez si besoin le statut de la note ( voir "statut demande de mission") Cochez si le client souhaite une facture détaillée des prestations. Choisissez le type de prestation. Automatiquement la liste des activités se chargent avec les informations liées au type de prestation choisi. Choisissez l'activité. Remarque : zone de saisie obligatoire Choisissez le type de partenaire Page 10 / 41

11 4.2. Informations client Pour renseigner le client, vous pouvez directement saisir le code du client. Exemple en saisissant le client LABBE : ou cliquez sur la loupe pour rechercher un client. Page 11 / 41

12 L'écran de recherche des clients apparait : Vous pouvez : - Rechercher un client par son nom. - Changer l'ordre de la liste en cliquant sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier. L'écran affiche automatiquement la liste des client triée par ordre alphabétique. Remarque : Les DR voient tous les clients de leur région. Les DD voient uniquement les clients de son département. Pour sélectionner un client, cliquez sur. L'écran se ferme et les informations du client sont renseignées. Page 12 / 41

13 Remarque : si coordonnées de facturation sont différentes de celle du bénéficiaire, vous devez les saisir. Remarque : Adresse 1 obligatoire. Code postal obligatoire. Ville obligatoire. Page 13 / 41

14 Si vous n'avez pas trouvé le client et qu'il faut le créer, cliquez sur le bouton demande de mission. de l'écran L'écran suivant apparait : Saisissez le code client. Remarque : Information obligatoire. Le code client ne doit pas dépasser 12 caractères. Saisissez les informations nécessaires. Remarque : Adresse 1 obligatoire. Code postal obligatoire. Ville obligatoire. A la validation, l'application vérifie si le client existe déjà et interdit l'enregistrement si c'est le cas. Remarque : Un DR peut créer un client uniquement sur les départements de sa région. Un DD peut créer un client uniquement sur le département de sa région. Page 14 / 41

15 4.3. Eléments de facturation Cocher si la demande est une quote-part, un forfait par intervention ou un forfait global. Remarque : Information obligatoire Indiquez le montant. Remarque : Information obligatoire Modifiez le montant des indemnités kilométriques si nécessaire. Les standards de frais : Indique que la saisie des standards sera autorisée dans la note de frais rattachée à cette mission. Si vous souhaitez interdire la saisie d'un standard, décochez la case souhaitée Page 15 / 41

16 4.4. Informations diverses Saisissez les informations si nécessaire Signature Saisissez les informations si nécessaire. Pour vous déplacer entre les différentes zones de saisie, utilisez la touche "tab" afin de gagner du temps, sinon, utilisez la souris. Si vous souhaitez annuler la saisie et fermer la fenêtre, cliquez sur sinon cliquez sur enregistrer. Une fois la demande enregistrée, l'écran suivant apparait : Si vous cliquez sur oui, l'écran de création de demande de mission apparait. Si vous cliquez sur non, la fenêtre en cours se ferme. Si vous cliquez sur demande de mission en modification. vous accédez à l'écran de Le fonctionnement de l'écran en mode modification est identique à l'écran de création. Page 16 / 41

17 5. Statuts des demandes de mission Statut Donné par qui? Quand? Impact sur les utilisateurs En cours Par tous les délégués. Attribué automatiquement lors de la création de la demande. La demande garde ce statut tant qu elle n a pas été négociée avec le client. Validée Par tous les délégués. La demande a été négociée et acceptée par le client Tous les délégués : peuvent consulter et modifier la demande Les conseillers : ne peuvent pas consulter la demande Les Dr peuvent consulter et modifier la demande Les Dd peuvent consulter la demande Les conseillers ont la visibilité sur la demande afin de saisir leurs notes de frais Annulée Par tous les délégués. La demande est refusée par le client. Une vérification est faite : si une note a été saisie, on ne peut pas annuler la demande. Les Dr peuvent consulter et modifier la demande Les Dd peuvent consulter la demande Les conseillers : ne peuvent pas consulter la demande Page 17 / 41

18 6. Consulter et modifier les demandes de mission Passez le curseur de la souris sur le menu "Gestion des demandes de mission". Le sous-menu suivant apparait : Cliquez sur Liste des demandes de mission. L'écran suivant apparait : Pavé de recherche : permet de rechercher une demande selon les différents critères. Liste des demandes de mission. Remarque : La liste des demandes de mission, triée par numéro de mission, s'affiche automatiquement. Pour le DD : uniquement la liste des demandes de son département. Pour le DR : la liste des demandes de tous les départements. Page 18 / 41

19 6.1. Modifier une demande de mission Pour ouvrir l'écran de modification d'une demande de mission, cliquez sur son numéro. L'écran des demande de mission apparait 6.2. Rechercher une demande de mission Le pavé de recherche permet de rechercher une demande de mission selon les critères suivants : Critères communs : N de mission (ex : ALSA682002). Active, inactive, toutes. Statut de la demande. Type de mission. Critères spécifiques au DR : Département. Vous pouvez rechercher en combinant les différents critères (par exemple toutes les notes active avec le statut "en cours"). Saisissez vos critères puis cliquez sur Imprimer une demande de mission Vous pouvez imprimer une demande de mission en cliquant ici. L'édition de la demande de mission est expliquée en détail dans le paragraphe "Edition demande de mission" Page 19 / 41

20 6.4. Modifier le statut de la demande de mission Vous n'êtes pas obligé de consulter chaque demande de mission pour modifier son statut. Vous pouvez le faire à partir de cet écran. Modifier directement le statut Cliquez sur "Enregistrer" Page 20 / 41

21 6.5. Trier les résultats Si vous souhaitez trier les résultats de la liste, il suffit de cliquer sur l'en-tête de colonne. Par exemple, vous voulez trier vos demandes de mission par montant. Cliquez sur l'en-tête de colonne Page 21 / 41

22 La grille affiche alors les demandes avec les montants du plus petit au plus grand. Un second clic sur l'en-tête de colonne Montant affichera les demandes avec le montant du plus grand au plus petit. Page 22 / 41

23 6.6. Exporter la liste Si vous avez besoin d'exporter les résultats de la liste pour un collaborateur, cliquez sur "Export csv". Suivez les instructions à l'écran. Page 23 / 41

24 7. Edition des demandes de mission L'édition de la demande de mission est disponible : - à partir de l'écran de la demande de mission, via le bouton. - à partir de la liste de la demande de mission, via le bouton. Une fois un des deux boutons cliqués, l'écran suivant apparait : Barre d'outil Aperçu du rapport Page 24 / 41

25 7.1. Utilisation de la barre d'outil Pour imprimer cliquez sur. Pour exporter l'état sous Excel ou Word, cliquez sur. Pour rechercher une valeur dans l'état, saisissez la valeur dans, puis cliquez sur. Pour naviguer entre les pages : page précédente. Page suivante. Page 25 / 41

26 8. Création d'une note de frais. Passez le curseur de la souris sur le menu "Gestion des notes de frais" Le sous-menu suivant apparait : Cliquez sur nouvelle saisie de frais. L'écran suivant apparait : Remarque : Le numéro de note n'est pas renseigné car la note n'est pas créée. L'écran reprend automatiquement votre identité et la date de création de la note. Pour renseigner la mission, vous pouvez directement saisir le n de mission ou cliquez sur la loupe pour rechercher une mission. Page 26 / 41

27 L'écran de recherche suivant apparait Vous pouvez : - Rechercher une demande par son numéro. - Consulter la demande de mission. - Changer l'ordre de la liste en cliquant sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier. L'écran affiche automatiquement les demandes de mission validées par les différents responsables. Pour sélectionner une demande, cliquez sur. Remarque : L'écran affiche uniquement la liste des demandes de mission dont le statut est "validé". Le DR a accès a toutes les missions de sa région. Le DD a accès a toutes les missions de son département. La fenêtre se ferme et la demande est renseignée sur l'écran de création de la note de mission. Saisissez directement la date de l'intervention ou choisissez là sur le calendrier. Remarque : information obligatoire Saisissez l'objet Remarque : information obligatoire Saisissez le lieu de déplacement Remarque : information obligatoire Si vous souhaitez annuler la saisie et fermer la fenêtre, cliquez sur. Page 27 / 41

28 sinon cliquez sur enregistrer. Une fois la note créée, vous pouvez modifier le détail la note de frais. 9. Modification de la note de frais Récapitulatif des informations de la demande de mission Vous pouvez consulter la demande de mission Zones de saisie des montants de frais Page 28 / 41

29 Pour vous déplacer entre les différentes zones de saisie, utilisez la touche "tab" afin de gagner du temps, sinon, utilisez la souris. Remarque : lors de la saisie des montants, le total général et à la ligne restent à zéro, tant que la note n'est pas enregistrée. Vous pouvez créer une nouvelle note de frais en cliquant sur. Vous pouvez imprimer une note de frais en cliquant sur. Si vous souhaitez annuler la saisie et fermer la fenêtre, cliquez sur. Sinon, cliquez sur enregistrer. La barre d'outil indique alors l'état de la note de frais. Le détail des montants, ainsi que le montant total sont maintenant affichés. Page 29 / 41

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31 10. Statut de la note de la frais. Statut Donné par qui? Quand? Impact sur les utilisateurs En cours Par tous les utilisateurs. attribué automatiquement lors de la création de la note. Tous les délégués : Peuvent consulter les notes en cours des autres utilisateurs, mais ne peuvent pas les modifier. Ils peuvent consulter et modifier leurs notes. Les conseillers : peuvent consulter et modifier leur note. Validation pour dd Validation pour dr Par le créateur de la note de frais. Par le Dd La saisie de la note est terminée. donne la possibilité au dd de traiter la note. La note est corrigée/validée par le Dd. Les Dr peuvent consulter mais pas la modifier. Les Dd peuvent consulter et modifier la note. Les conseillers peuvent consulter leur note, mais plus la modifier. Les Dr peuvent consulter et modifier la note. Les Dd peuvent consulter la note Les conseillers : peuvent consulter la note Clôturée Par le Dr La note est préparée pour le transfert dans la Gescom. Règle de validation : Si la zone de saisie quantité de la quote-part ou des forfaits n est pas renseignée, la clôture n est pas possible. Tous utilisateurs : Peuvent consulter la note. Refusée Par le DR La note est refusée par le DR La note reste modifiable par l utilisateur, qui peut ainsi la resoumettre. Page 31 / 41

32 11. Consulter et modifier les notes de frais Passez le curseur de la souris sur le menu "Gestion des notes de frais" Le sous-menu suivant apparait : Cliquez sur Liste des notes de frais. L'écran suivant apparait : Pavé de recherche : permet de rechercher une note selon les différents critères. Liste des notes de frais. Remarque : la liste des notes de frais, de la plus récente à la plus ancienne, s'affiche automatiquement. Le DR a accès a toutes les notes de sa région. Le DD a accès a toutes les notes de son département. Page 32 / 41

33 11.1. Modifier une note de frais Pour ouvrir l'écran de modification d'une note de frais, cliquez sur son numéro. L'écran des notes de frais apparait. Reporter vous au chapitre "Modification de la note de frais" Rechercher une note Le pavé de recherche permet de rechercher une note selon les critères suivants : Critères communs : N de mission ex : ALSA Statut de la mission. Type de mission. Date de la note. Conseiller. Critères spécifiques au DR : Département. Vous pouvez rechercher en combinant les différents critères (par exemple toutes les notes du 11/12/2012 avec le statut "en cours") Saisissez vos critères puis cliquez sur Page 33 / 41

34 11.3. Imprimer une note de frais Vous pouvez imprimer le détail d'une note de frais en cliquant ici. L'édition de la note de frais est expliqué en détail dans le paragraphe "Edition notes de frais" Page 34 / 41

35 11.4. Modifier le statut d une note. Vous n'êtes pas obligé de consulter chaque note de frais pour modifier son statut. Vous pouvez le faire à partir de cet écran. Modifier directement le statut Cliquez sur "Enregistrer" Modifier la quantité de la note Vous n'êtes pas obligé de consulter chaque note de frais pour modifier sa quantité. Vous pouvez le faire à partir de cet écran. Modifier directement la quantité Cliquez sur "Enregistrer" Page 35 / 41

36 11.6. Consulter une demande de mission Vous pouvez accéder directement à l'écran de la demande de mission en cliquant sur le numéro de la demande de mission Trier les résultats Si vous souhaitez trier les résultats de la liste, il suffit de cliquer sur l'en-tête de colonne. Par exemple, vous voulez trier vos notes de frais par montant. Cliquez sur l'en-tête de colonne. Page 36 / 41

37 La grille affiche alors les notes avec les montants du plus petit au plus grand. Un second clic sur l'en-tête de colonne "Montant Note" affichera les notes avec le montant du plus grand au plus petit. Page 37 / 41

38 11.8. Exporter la liste Si vous avez besoin d'exporter les résultats de la liste pour un collaborateur, cliquez sur "Export csv". Suivez les instructions à l'écran. Page 38 / 41

39 12. Edition des notes de frais Il y a deux type d'éditions. L'édition du détail de la note de frais. L'édition de la synthèse des notes de frais Edition du détail de la note de frais. L'édition du détail de la note est disponible : - à partir de l'écran de la note de frais, via le bouton. - à partir de la liste des notes de frais, via le bouton. Une fois un des deux boutons cliqués, l'écran suivant apparait : Barre d'outil Aperçu du rapport Page 39 / 41

40 12.2. Edition de la synthèse des notes de frais Passez le curseur de la souris sur le menu "Gestion des notes de frais" Le sous-menu suivant apparait : Cliquez sur Edition des notes de frais. L'écran suivant apparait : Saisissez une date de début et une date de fin, éventuellement le statut de la note, le type de mission, du conseiller du/au, puis cliquez sur. Page 40 / 41

41 L'écran suivant apparait : Barre d'outil Aperçu du rapport Utilisation de la barre d'outil Pour imprimer cliquez sur. Pour exporter l'état sous Excel ou Word, cliquez sur. Pour rechercher une valeur dans l'état, saisissez la valeur dans, puis cliquez sur. Pour naviguer entre les pages : page précédente. page suivante. Page 41 / 41