HOTLINE (9h à 17h) :

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1 (Mise à jour du 02/04/2013) Cette procédure est à votre disposition dans le menu «Application» lorsque vous cliquez sur «Nouvelle note de frais». HOTLINE (9h à 17h) : Sommaire 1- Accès à l application page 2 2- Présentation Processus des notes de frais page 2 Présentation du logiciel page 3 3- Mettre à jour les données personnelles page 4 4- Créer en envoyer une note de frais page 5 5- Modifier une note de frais page 8 6- Contrôle des justificatifs page 8 7- Valider une note de frais page 9 8- Paiement de la note de frais page Suivi de la note de frais page 10 1

2 1. ACCÈS À L APPLICATION Pour accéder à l application il faut cliquer sur le lien : Une page de démarrage s affiche, dans laquelle vous devrez entrer vos nom d utilisateur et mot de passe. Vous arrivez sur une première page qui est l Inbox pour la validation de facture (process workflow). Pour accéder à l application notes de frais, ordres de mission, cliquez sur «Inbox Deplacement». 2. Présentation 2.1 Processus des notes de frais Création de la note de frais par l'utilisateur Contrôle conformité par un opérateur de la société HDS Contrôle des justificatifs (voir point 4- contrôle des justificatifs) En cas de pièces manquantes, question à l'utilisateur Numérisation des justificatifs Mise en pièce jointe des justificatifs à la note de frais Validation du N+1 ou du responsable formation dans le cadre d' une formation Consultation des justificatifs Possibilité de poser une question à l'utilisateur Validation ou rejet de la note Traitement comptable et paiement 2

3 2.2 Présentation du logiciel MENU : InBox Visualisation des notes de frais et des ordres de mission en cours de traitement Applications Nouvelle note pour saisir une note Mes notes de frais pour accèder à l'ensemble des notes émises et archivées Nouvel orde de mission pour saisir un ordre de mission Mes ordres de mission pour accèder à l'ensemble des ordres émis et archivés Rapports Synthèse des données (km, montant notes de frais...) Administration Saisie des données personnelles (Date de naissance, n et date de validité du passeport, données véhicules, n permis) NB : A la première utilisation, vous aurez sans doute besoin de mettre à jour vos données personnelles. Afin de respecter au maximum la confidentialité sur ces données, il a été décidé que ce sont les utilisateurs qui devront les saisir. Seules les informations concernant les véhicules sont obligatoires pour le remboursement des indemnités kilométriques. Dans le cas de saisie ou mise à jour des caractéristiques d un véhicule, il vous sera demandé avec votre note de frais de joindre une copie de la carte grise du véhicule concerné. Les informations saisies seront approuvées au vu de la carte grise, afin de permettre l adaptation du montant de remboursement des indemnités kilométriques. 3

4 3. Saisie des données personnelles Depuis le menu «administration», «saisie des données personnelles», l utilisateur peut compléter, mettre à jour les données suivantes. Seules les données concernant les véhicules sont obligatoires pour le remboursement des indemnités kilométriques. 4

5 4. CREER ET ENVOYER UNE NOUVELLE NOTE DE FRAIS Aller sur «Applications» puis choisir «Nouvelle Note» Un formulaire de saisie de note de frais s ouvre alors. La première tâche consistera à choisir le type note de frais : Ce choix permet d orienter la note vers l approbateur concerné, à savoir le N+1 pour une note standard ou le responsable formation pour une note concernant des frais occasionnés lors d une formation. La partie «Information Note de frais» contient de l information pour le demandeur. Les données proviennent de la base de données et ne sont pas modifiables dans cette page. 5

6 Saisie des frais Il existe deux possibilités de saisie des frais : Importation automatique des détails à partir d un extrait AMEX : Pour importer les données d un extrait AMEX, il faut cocher la case correspondant au fichier AMEX choisi, puis appuyer sur le bouton «Importer AMEX». Une ligne correspond à un relevé mensuel AMEX. Saisie manuelle des dépenses : Pour saisir manuellement une dépense, il faut appuyer sur le bouton «Nouvelle ligne» et entrer les données nécessaires. Dans le cas de frais saisis par importation AMEX, tous les champs des lignes de frais sont nonmodifiables, à l exception des champs «Type de dépense», «France /étranger» et «No Justif» qui doivent obligatoirement être remplis avant l envoi de la note de frais. Par sécurité et pour éviter les doublons, dès que le fichier mensuel a été importé, il n est plus possible de le réimporter une seconde fois. La case à cocher n est plus active. ATTENTION : Les fichiers sont disponible trois mois. Après importation, il est possible de rajouter manuellement d autres dépenses comme expliqué cidessus. Il est toujours possible de supprimer un frais saisi manuellement ou via importation Amex, en cliquant sur la croix rouge à droite de chaque ligne. 6

7 La partie «Détails note de frais» contient les détails à saisir entièrement pour chaque frais en cas de paiement autre que par Amex : Nature de la dépense (choix dans une liste déroulante) : Pour les indemnités kilométriques, il faut remplir une ligne pour un aller et une ligne pour le retour car pour un déplacement intersites, il est possible de partir de son domicile et de revenir à son site d origine. De plus, la distance étant la même à aller comme au retour, le choix «Buc Vernon» est valable pour un trajet Vernon Buc. France / étranger (à remplir impérativement pour des raisons fiscales) : Lorsque les «frais navigants» porte sur un voyage en France (montant de ou de ), ils comportent de la TVA, il faut donc indiquer «France». Lorsque ces frais concernent des réservations de billets pour l étranger (montant de ), il faut indiquer «étranger». Numéro de justificatif (se remplit automatiquement). Date de la dépense Description de la dépense effectuée Montant payé (devise ou en euro) Devise Montant payé en EURO : la conversion n est proposée que pour les devises USD et GBP sur la base du taux mensuel P&L comptable. Le montant reste modifiable pour corriger les écarts et entrer le montant en euros réellement prélevé. Les autres devises ne sont actuellement pas gérées par le système, vous devez donc saisir le montant en devise et sa contrevaleur EURO. Pour les frais payés avec carte AMEX, le montant en devise et le montant en EURO sont renseignés automatiquement. Ces montants sont non modifiables. Montant TVA (champ calculé) Mode de paiement (champ calculé) : AMEX ou AUTRE Affectation de la dépense : Section ou Projet Une fois que la note de frais est prête, il existe deux possibilités : Annuler : suppression de la note de frais. Pour cela, quittez l application, ou cliquez sur une autre page (nouvelle note, nouvel ordre de mission ). Enregistrer : permet de sauvegarder la note de frais et de la reprendre ultérieurement pour la compléter. Cette étape est obligatoire avant d envoyer la note car c est l enregistrement qui permet d attribuer un numéro à la note. Après l enregistrement, la note est disponible au format pdf. 7

8 Puis, après l enregistrement, le bouton «envoyer la note de frais» permet de lancer la note de frais dans le circuit d approbation en direction de la société HDS pour le contrôle, puis de vos responsables pour la validation. 5. Modifier une note de frais Pour modifier une note de frais, il faut l ouvrir depuis l Inbox en cliquant dessus. Attention : vous pouvez également ouvrir la note depuis le menu «applications», «toutes mes notes de frais», mais dans ce cas vous ne pouvez pas la modifier. Après avoir modifié la note de frais, il est nécessaire de l'enregistrer, afin que les changements soient pris en compte, avant de l'imprimer ou de l'envoyer. Lorsqu'une question est posée par le responsable hiérarchique invitant l'utilisateur à modifier une note de frais, il convient de modifier la note, puis de répondre à la question afin que les modifications soient prises en compte et enregistrées. 6. Contrôle des justificatifs L étape qui suit l envoi de la note de frais est le contrôle de conformité par HDS. Vous devez faire parvenir vos justificatifs à HDS. Pour cela dans les services finances à Vernon et Saint-Ouen et au départ courrier à Buc, une bannette sera à votre disposition pour déposer les justificatifs. Ces documents seront adressés de façon quotidienne à HDS via notre navette. Pour sécuriser au maximum ce transfert de documents, nous vous demandons d appliquer notre procédure actuelle. A savoir : copie de la note de frais, accompagnée des justificatifs scotchés sur des pages A4 (le plus de justificatifs possible par page mentionner le numéro de justificatif en face de chaque justificatif), pour les détenteurs de carte Amex : joindre le relevé mensuel Amex. Bien agrafer la note de frais et l ensemble des pages A4 de justificatifs. En cas de manque de justificatifs ou d anomalie entre la note de frais envoyée et les justificatifs correspondants, la note de frais sera retournée dans le système vers le demandeur sous la forme de question. Le demandeur pourra alors faire les corrections nécessaires afin de permettre à sa note de frais d avancer. En cas de non réponse la note de frais ne sera pas acquittée. Il n y a pas de traitement partiel d une partie des frais d une note. 8

9 En cas de perte de justificatifs (tickets de cantine, péage), le remplacer par une attestation sur l honneur. Les attestations sur l'honneur sont une dérogation à la règle, accordée dans une limite raisonnable (montant, fréquence). 7. APPROBATION D UNE NOTE DE FRAIS PAR LE RESPONSABLE Chaque note de frais est ensuite approuvée par un responsable du demandeur de manière électronique responsable direct ou responsable RH selon la nature de la note de frais. Le hiérarchique reçoit la note de frais dans sa boîte «InBox» sous la forme de tâche. Pour accéder à la note de frais à approuver, il faut cliquer dessus. La note s ouvre. Les actions possibles sont : Approuver la note de frais Rejeter la note de frais (Attention, pour les hiérarchiques approbateurs, un rejet d une note de frais entraîne sa suppression du système. Privilégier l option de renvoi d une question pour modification). poser une question en choisissant le destinataire à partir d une liste déroulante. 9

10 Transfert au suppléant approbateur 5 jours après le contrôle de conformité par l opérateur HDS, l approbateur recevra un mail de relance lui mentionnant qu une note est en attente de validation. 2 jours plus tard, soit 7 jours après le contrôle de conformité par l opérateur HDS, la note sera transférée à l approbateur suppléant. 8. PAIEMENT DE LA NOTE DE FRAIS Une fois validée, la note de frais sera payée par la comptabilité. A terme, plusieurs cycles de paiement auront lieu par mois. 9. SUIVI DE LA NOTE DE FRAIS Vous pouvez suivre l évolution de votre note de frais dans votre menu «Application» onglet «mes notes de frais». Dans la colonne de droite «Step», vous voyez son statut. Une fois que la note est payée, vous la trouverez dans vos «archives». Pour revenir à vos notes de frais en cours, cliquez sur «Mes notes de frais». 10