Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles

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1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development APPEL A CANDIDATURE Recrutement de Consultants pour la mise en place d un système de management de la qualité au CORAF/WECARD Deuxième Etape : Accompagnement du CORAF/WECARD dans la mise en œuvre de sa Démarche Qualité Ouverture de l appel : 07 Janvier 2015 Clôture de l appel : 14 janvier AMI N Relance Sur financement du MDTF 1. Le CORAF/WECARD a élaboré son Plan stratégique [ ] selon les principes, les objectifs, et l'orientation du PDDAA et les lignes directrices pour sa mise en œuvre fournies par le FAAP, ainsi que ceux des politiques agricoles des communautés économiques régionales (CER) de l AOC (CEDEAO, CEEAC, UEMOA et CEMAC). Le premier Plan opérationnel [ ] a fourni un certain nombre d'enseignements importants détaillés dans les évaluations externes et internes, et discutés dans un certain nombre de réunions avec les acteurs et dans des réunions informelles. Les résultats de ces analyses et discussions ont été intégrés dans ce Deuxième Plan Opérationnel Quinquennal [PO2] adopté par l Assemblée Générale du CORAF /WECARD lors de sa session tenue à NIAMEY en juin 2014 ; 2. L'objectif du PO2 porte sur l auto organisation du CORAF/WECARD pour une réussite dans la génération et l atteinte des résultats et des impacts. Le PO2 est donc conçu pour répondre à ces défis et mettre en place des mécanismes qui permettront d atteindre le succès. 3. Le Secrétariat Exécutif du CORAF/WECARD chargé de la mise en œuvre de ses activités grâce aux fonds multi-bailleurs (MDTF), a l intention d utiliser une partie de ces fonds pour effectuer des paiements au titre du contrat établi avec les consultants ou Cabinet d audits conseils chargés de la mise en œuvre d une démarche d audit de performance et d un système de management de la qualité devant conduire à la certification du CORAF/WECARD selon le Référentiel ISO Les résultats attendus de cette mission est la certification du Secrétariat Exécutif du CORAF/WECARD selon le Référentiel ISO et ne devra pas dépasser 12 mois. 5. Les tâches à réaliser pour produire ces résultats sont détaillées dans les termes de référence ci-joints. 6. Le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD invite les consultants ou les Bureaux d audits conseils certifiés à manifester leur intérêt à fournir les prestations décrites. Démarche qualité vers une certification ISO 9001:2008 du CORAF/WECARD Page 1

2 7. Les consultants ou Cabinets intéressés par cet avis doivent fournir une offre comprenant : (i) la méthodologie de la démarche ; (ii) un planning d exécution détaillé de l accompagnement ; (iii) le curriculum vitae des principaux intervenants et ; (iv) les références du consultant dans des missions similaires 8. La mission sera étalée sur une période 12 mois dont cent (80) jours seront rémunérés. 9. Les consultants ou Bureaux seront sélectionnés en accord avec les procédures définies dans les Directives: "Sélection et Emploi de Consultants dans le cadre des prêts de IBRD, des crédits de AID et les subventions par les Emprunteurs de la Banque mondiale", version janvier Les consultants ou Bureaux intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires auprès du Directeur de la Recherche et de l Innovation du CORAF/WECARD, Dr Aboubakar Njoya (a.njoya@coraf.org) et aux heures suivantes 8h à 12h, et de 15h à 17h GMT. Pour plus d informations vous trouverez en annexe les termes de référence de la mission. 11. L offre technique et financière sera présentée sous pli fermé et adressée au Directeur Exécutif du CORAF/WECARD, 7 Avenue Bourguiba, Dakar (Sénégal) le 14 janvier 2015 à 17h00 GMT au plus tard. Dr Harold Roy-Macauley Directeur Exécutif du CORAF/WECARD Démarche qualité vers une certification ISO 9001:2008 du CORAF/WECARD Page 2

3 Termes de références pour la mise en œuvre d une démarche qualité avec une certification ISO 9001:2008 du CORAF/WECARD 1. INTRODUCTION Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/West and Central African Council for Agricultural Research and Development (CORAF/WECARD) est une organisation sousrégionale qui regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 22 pays de l Afrique de l Ouest et du Centre. C est une constituante du FARA chargé de la mise en œuvre du Pilier IV du PDDAA en Afrique de l Ouest et du Centre. Pour faire face aux nouveaux enjeux et défis de l agriculture, le CORAF/WECARD a élaboré un Plan Stratégique ( ) décliné en un premier Plan Opérationnel ( ). Ce Plan a pour objectif d améliorer de manière durable, avec l implication équitable de tous les acteurs, la productivité des secteurs agricoles, la compétitivité et les marchés. Le 1 er plan opérationnel est arrivé à terme, et actuellement le 2 ème Plan opérationnel adopté par l Assemblée Générale du CORAF/WECARD en Juin 2014 est en cours. Il comporte un nouvel organigramme avec 3 directions : (i) Recherche et Innovation ; (ii) Gestion des Connaissance et ; (iii) Service de Gestion, au sein desquelles sont logées des unités. Trois thèmes, définis comme une opportunité ou un défi majeur pour la transformation agricole dans la sousrégion, ont été adoptés (i) Alimentation, santé et sécurité alimentaire ; (ii) Marchés et commerce et ; (iii) Agriculture Durable. Six programmes constituant l ossature du 2eme Plan Opérationnel ont été identifiés comme priorités de la sous-région: (i) Programme Elevage, Pêche et Aquaculture ; (ii) Programme Cultures vivrières et Cultures non vivrières ; (iii) Programme Gestion des Ressources naturelles ; (iv) Programme Biotechnologie et Biosécurité ; (v) Programme Politiques, marchés et commerce et ; (vi) Programme Renforcement des capacités et coordination. Le CORAF/WECARD a quatre principales fonctions qui contribuent à la production effective des résultats de la recherche, destinés aux utilisateurs finaux et aux producteurs. Elles concernent : La coordination des SNRA par des actions telles que l appui aux programmes, la mise en place ses systèmes communs de planification et de gestion financière et administrative, la mise en commun des ressources des bailleurs ; Le renforcement des capacités des SNRA et de leurs partenaires, en favorisant le regroupement des ressources humaines dans les centres de spécialisation, la création et l alimentation d une base de données d experts de la sous-région, la promotion des accords de renforcement institutionnel, et le développement des compétences dans la mise en œuvre du paradigme IAR4D, y compris les plateformes d innovation dans l approche de la chaîne de valeur ; Le plaidoyer qui contribue à la connaissance, par les partenaires, des fonctions et rôles du CORAF/WECARD, à son intégration dans la mise en œuvre de leurs activités, au dialogue et à la fourniture d informations permettant de renforcer et d influencer les politiques régionales et de créer un environnement favorable à la production de résultats. Le plaidoyer permet aussi l accroissement des investissements financiers dans la recherche agricole, leur harmonisation et leur coordination ; La gestion des connaissances qui assure la diffusion des informations dont la transformation en connaissances encourage, l apprentissage expérientiel, l adoption et le partage des technologies par le biais des plateformes d innovation. 2. ORGANISATION DU CORAF/WECARD Quatre organes hiérarchiques que sont : l Assemblée générale, le Conseil d administration, le Comité scientifique et technique et le Secrétariat Exécutif, veillent à la mise en œuvre du plan opérationnel du CORAF/WECARD. Démarche qualité vers une certification ISO 9001:2008 du CORAF/WECARD Page 3

4 L Assemblée Générale (AG) est l instance suprême et nomme les membres du Conseil d Administration (CA). Elle est souveraine pour toutes les questions relatives à l institution. Elle délègue au CA des pouvoirs nécessaires à la mise en œuvre effective et efficace des programmes et activités de l organisation. Elle se réunit en session ordinaire tous les deux ans. Ses sessions extraordinaires se tiennent dans des circonstances exceptionnelles ou pour examiner des questions liées à la modification des statuts. Le Conseil d Administration (CA) est composé de douze membres et se réunit en session ordinaire deux fois par an. Il nomme les douze experts du Comité Scientifique et Technique (CST) sélectionnés parmi les représentants des SNRA et partenaires institutionnels. Comité Scientifique et Technique (CST), est l organe consultatif du CA et compte douze (12) membres choisi sur la base de leurs compétences, expériences et notoriété dans le domaine de la recherche agricole pour le développement. Le comité se charge d examiner et de donner un avis sur la qualité scientifique et la pertinence des propositions de recherche, d assister le Secrétariat Exécutif dans ses fonctions d animations et de coordination scientifique et d assurer le suivi-évaluation de toutes les activités de coopération scientifique y compris les publications. Le Secrétariat Exécutif (SE) est l organe d exécution des décisions de l AG et du CA. Il est chargé : De veiller à la préparation des programmes de recherche, de l élaboration des projets et du budget à soumettre au CA et à l AG ; D assurer la gestion quotidienne des activités ; De coordonner la mise en œuvre des activités des programmes ; D assurer le développement du partenariat financier et de la mobilisation des ressources ; D assurer le secrétariat des réunions du CA et de l AG. 3. CONTEXTE ET ENJEUX Pour une optimisation et une amélioration continue de ses résultats obtenus à la fin du 1 er plan opérationnel, la mise en place d un Système de Management de la Qualité (SMQ) s avère nécessaire pour le CORAF/WECARD qui pourra ainsi réviser son fonctionnement par la prise en charge de toutes les préoccupations des acteurs de la chaine de valeurs de ses activités. Une telle démarche devrait obéir aux principes fondamentaux du Management de la Qualité : Orientation client, Leadership, Implication du personnel, Approche processus, Management par approche système, Amélioration continue, Approche factuelle pour la prise de décision, Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs. Toutefois, l atteinte de ces objectifs passe par une organisation efficace ; d où l intérêt d une amélioration du fonctionnement du CORAF/WECARD à travers la mise en place d une démarche qualité assortie d une certification ISO 9001:2008. Récemment, un Diagnostic Qualité a permis d identifier les sauts qualitatifs que le CORAF/WECARD devrait réaliser pour devenir une institution appliquant efficacement les exigences d un Système de Management de la Qualité. Le cabinet qui sera retenu s appuiera sur ce rapport diagnostic et les différents documents de planification stratégique pour déployer la démarche Qualité. Démarche qualité vers une certification ISO 9001:2008 du CORAF/WECARD Page 4

5 4. OBJECTIFS DES PRESTATIONS Les prestations ont pour objet d accompagner le CORAF/WECARD dans la mise en œuvre de sa Démarche Qualité jusqu à la certification ISO 9001: PERIMETRE DE LA DEMARCHE QUALITE La démarche Qualité s appliquera à toutes les entités du Secrétariat Exécutif du CORAF/WECARD. 6. CONTENU DE LA MISSION Les prestations comprennent (liste non limitative) : Une assistance du Secrétariat Exécutif pour la mise en place de l organisation Qualité qui portera la démarche et la définition de son engagement et de sa politique Qualité ; L information, la sensibilisation et la formation du personnel (en particulier le Responsable Qualité, les Pilotes de processus, les Auditeurs qualité internes, le Secrétariat Exécutif) ; La planification, la mise en œuvre et le suivi de la démarche Qualité ; La documentation du Système de Management de la Qualité ; Le coaching du personnel pour l implémentation de la démarche Qualité ; La préparation à l audit officiel de certification. 7. COMPOSITION DE L EQUIPE DU CONSULTANT Le cabinet de consultance mettra à la disposition du CORAF/WECARD une équipe avec les compétences suivantes : Une expérience de cinq ans (5) minimum dans l accompagnement des entreprises et/ou des organisations à la certification ; Une bonne connaissance de l Afrique de l Ouest et du Centre et de ses institutions et organisations sous-régionales ; Des aptitudes en planification stratégique et de solides références dans les secteurs de l Agriculture et de la recherche agricole (agriculture, élevage, pêche/aquaculture) en liaison avec le développement économique et social ; Une expérience dans la certification des organismes de recherche et développement agricoles ou dans la certification d institutions œuvrant pour le développement agricole dans un pays membre du COARF/WECARD ; La connaissance du CORAF/WECARD sera particulièrement appréciée. 8. DUREE DE LA MISSION La durée de cette mission ne devra pas excéder quatre-vingt (80) jours répartis sur une période de douze mois. Le démarrage aura lieu en Janvier Le Cabinet de consultance devra par ailleurs signer un engagement de disponibilité durant toute la durée de la mission. 9. LES PROCEDURES DE SELECTION DES CONSULTANTS Les consultants seront sélectionnés en accord avec les procédures définies dans les Directives: «Sélection et Emploi de Consultants dans le cadre des prêts de IBRD, des crédits de AID et les subventions par les Emprunteurs de la Banque mondiale», version janvier Démarche qualité vers une certification ISO 9001:2008 du CORAF/WECARD Page 5