CONTRAT DE SYNDIC DE COPROPRIETE

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1 CONTRAT DE SYNDIC DE COPROPRIETE ENTRE LES SOUSSIGNES L'Association des Copropriétaires de la Résidence, située à, enregistrée auprès de la B.C.E. sous le numéro, représentée par M. / Mme dûment mandaté(e) à cette fin en vertu d'une décision de l'assemblée Générale des Copropriétaires ; ci-après dénommé l'"association des Copropriétaires", ET Monsieur Raphaël Ney Vieira de Matos, inscrit au tableau de l Institut Professionnel des Agents Immobiliers (I.P.I.) sous le numéro , en sa qualité de gérant de S.P.R.L. IMMO SYNDIC, dont le siège social est situé Place Loix n 7 / 26 à 1060 Bruxelles ; ci-après dénommé le "Syndic", IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : I. CONDITIONS PARTICULIERES I. OBJET L'Association des Copropriétaires confie au Syndic, qui accepte, la gestion administrative, comptable et technique de L'Association des Copropriétaires, comme décrits dans l acte de base, ainsi que, le cas échéant, la gestion du personnel employé par L'Association des Copropriétaires, conformément à la loi. II. DUREE La présente convention est établie pour une période prenant cours le terminant le 30 ème jour suivant la réunion de l'assemblée Générale ordinaire de l année civile suivante. et se A la fin du contrat, le Syndic s engage à faire le nécessaire pour que le transfert du dossier de l Association des Copropriétaires, suivant les modalités de l article 577-8, 4, 9, C. civ., se déroule aisément. A l occasion de ce transfert, sauf avis contraire circonstancié adressé par L'Association des Copropriétaires et notifié au Syndic par lettre recommandée, L'Association des Copropriétaires donne décharge globale pour sa mission. De la sorte, aucune contestation ne pourra naître entre le Syndic, les Copropriétaires et/ou des tiers du fait de l'exercice de son mandat après la remise-reprise des documents. L'Association des Copropriétaires pourra mettre fin à tout moment à la présente convention moyennant le respect d un préavis de trois mois et le paiement d une indemnité compensatoire égale au tiers des honoraires de la période contractuelle restant à courir, avec un minimum de trois mois. 1/7

2 III. PRESTATIONS ORDINAIRES ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Les prestations se subdivisent en 2 catégories : Les prestations ordinaires sont les prestations prévues auxquelles L'Association des Copropriétaires a droit dans le cadre du présent contrat en contrepartie des honoraires tels que définis au point V.A. Les prestations complémentaires comprennent les opérations qui incombent au Syndic en vertu de la loi et des statuts, mais pour lesquelles il est en droit de réclamer des honoraires complémentaires tels que définis au point V.B. Les prestations ordinaires sont : Convoquer l'assemblée Générale statutaire Consigner les décisions de l'assemblée Générale dans le registre prévu à cet effet Faire exécuter les décisions de l'assemblée Générale. (Sauf exceptions prévues dans les prestations non usuelles) Accomplir tous actes conservatoires et tous actes d administration provisoire Administrer les fonds de L'Association des Copropriétaires. A cet effet, le Syndic établira a par an un décompte des consommations communes et privatives, comprenant les informations suivantes : o Un relevé des frais par type de dépenses et par clé de répartition o Un état patrimonial de L'Association des Copropriétaires Communiquer à toute personne occupant l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée Générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l'assemblée Transmettre, dans un délai de trente jours suivant la fin de son contrat, l'ensemble du dossier de gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière Assemblée Générale Permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété Conserver, le cas échéant, le dossier d intervention ultérieure Soumettre à l'assemblée Générale ordinaire un rapport d évaluation annuel des contrats de fournitures régulières Tenir à jour les coordonnées (nom, adresse, parties et références des lots) des personnes en droit de participer à l'assemblée Générale et transmettre ces informations au copropriétaire ou au notaire, conformément à l article 577 8, 4, 16, C. civ. Tenir les comptes de L'Association des Copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé établi par le Roi, et ce, à partir de la date à laquelle ce plan comptable est obligatoirement d application dans la copropriété concernée Préparer le budget prévisionnel pour faire face tant aux dépenses courantes qu aux frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets sont soumis chaque année à l'assemblée Générale Les prestations complémentaires sont celles qui : ne se présentent qu occasionnellement (catastrophes, litiges, sinistres, gros travaux, etc.) ne se présentent qu irrégulièrement (assemblées supplémentaires, etc.) ne se présentent que du chef de la volonté de l un des copropriétaires (mutations, 2/7

3 recouvrements, litiges, etc.) sont imprévisibles A savoir, sans que la présente liste ne soit limitative : l organisation d une Assemblée Générale extraordinaire ou d une seconde séance de l'assemblée Générale la préparation et la gestion des dossiers litigieux à soumettre à un avocat la représentation de la copropriété, en tant que maître de l ouvrage, dans l exécution de gros travaux la recherche et l engagement de nouveau personnel lors d une place vacante les prestations résultant de l obligation prévue par l article , 1, C. civ. les prestations résultant de l obligation prévue par l article , 2, C. civ. le traitement de la mutation d un lot bâtiment neuf : interventions, conseils et présences lors des procédures de réceptions provisoire et définitive toutes les prestations nécessaires à la reprise et à l ouverture de la comptabilité de l immeuble dans la mesure où les éléments reçus ne seraient pas conformes à l article 577 8, 4, 9, C. civ. l assistance et/ou les prestations à caractère comptable, juridique ou fiscal pour tous les dossiers ponctuels (non récurrents) : rapports, formalités, déclarations, courriers,... l établissement d un cahier des charges concernant les missions et contrats pour lesquels la mise en concurrence est obligatoire les prestations consécutives à l entrée en vigueur de nouvelles réglementations IV. PRESTATIONS NON USUELLES Les prestations non usuelles sont les prestations exécutées en dehors du présent contrat proprement dit (courtages, gestions privatives, expertises, etc.) ; elles ne rentrent pas dans les attributions du Syndic en vertu de la loi ou des statuts. Elles feront l'objet d'un contrat distinct et d'une facturation séparée soumise à la T.V.A. V. TARIFICATIONS PRESTATIONS ORDINAIRES Nombre d appartements Tarifs (à appliquer par mois) Minimum Forfait de 175 Entre 10 et 100 lots 18,00 par lot Entre 100 et 150 lots 16,00 par lot!! Les chambrettes, les garages et/ou emplacements de parking liés à un appartement dans le même immeuble sont inclus dans les prestations relatives à son lot. Les chambrettes, les garages et/ou emplacements de parking qui ne sont pas liés à un appartement dans le même immeuble sont facturés sur base forfaitaire de 4,00 / mois. 3/7

4 Les frais réels de poste sont facturés mensuellement. PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES A. Liste des prestations complémentaires à charge de la copropriété Frais d'assemblée Générale extraordinaire ou seconde assemblée Générale : Forfait de 200,00 Frais réels de poste Préparation et la gestion des dossiers litigieux à soumettre à un avocat : Forfait de 150,00 Frais réels de poste B. Liste des prestations complémentaires à charge individuelle Honoraires pour recouvrement des charges : Forfait de 150,00 Frais réels de poste Représentation de la copropriété, en tant que maître de l'ouvrage, dans l'exécution de gros travaux (Appels d offre, demandes de devis et surveillance) : 3% du montant du devis Toutes les prestations nécessaires à la reprise et à l ouverture de la comptabilité de l immeuble dans la mesure où les éléments reçus ne seraient pas conformes à l article 577 8, 4,9,C.civ.: les prestations résultant de l obligation prévue par l article , 2, C. civ. : Régie : 50,00 /heure Tarifs horaires : Entre 9h-17h : 50,00 Entre 18h-9h : 75,00 Week-ends et jours fériés : 150,00 Rappel pour recouvrement de charges : 20,00 Mise en demeure : 150,00 Dossier notarial en cas de transmission de propriété d'un lot : 150,00 4/7

5 II. CONDITIONS GENERALES I. HIERARCHIE DES DOCUMENTS DE REFERENCE En cas de conflit entre les statuts et les présentes conditions, il convient de se référer aux dispositions légales en vigueur. De la même manière, les conditions particulières du contrat de Syndic priment sur les présentes conditions générales. II. DOCUMENTS ET INFORMATIONS REMIS AU SYNDIC Les éléments, documents et dossiers suivants ont été remis au Syndic avant que ne débute sa mission : les actes de base, règlement de copropriété, règlement d'ordre intérieur et livre des procèsverbaux; les plans de l'immeuble, cahiers des charges, garanties éventuelles; la liste exacte des Copropriétaires et des occupants avec les noms, adresses, téléphones, fax éventuels, les références des lots à l'acte de base et aux calculs des répartitions des charges; la situation bilantaire réelle, détaillée et approuvée (avec les comptes de tiers et justificatifs); tous les éléments indispensables à l'exercice de sa mission dont les clés donnant accès à l'immeuble et aux communs, les coordonnées des fournisseurs, les contrats d'entretien, d'assurances et les pouvoirs sur les comptes financiers; les dossiers litiges (contentieux) et de sinistres assurés en cours. Sauf disposition expresse contraire, tout travail complémentaire nécessaire à la mise en route de la mission sera une prestation complémentaire facturée en régie. III. GARANTIES OFFERTES PAR LE SYNDIC Le Syndic s'engage à accomplir sa mission comme professionnel compétent et diligent et s engage à respecter la loi, les règles et usages applicables à la profession d agent immobilier. Le Syndic travaille avec la collaboration du conseil de copropriété de l'immeuble ou, à défaut, sous le contrôle de l'assemblée Générale. Le Syndic ou son représentant est couvert par une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle, conformément à l Arrêté Royal du 28 septembre 2000 et rendue obligatoire par l'i.p.i. dont il fait partie et à la déontologie de laquelle il est soumis. La responsabilité du Syndic, au titre du présent contrat, étant celle d'un prestataire de services et de conseil en matières immobilières, procède d'une obligation de moyens par opposition à une obligation de résultats. Il s'engage en conséquence à faire seulement preuve d'une diligence normale et suffisante pour l'accomplissement des missions qui lui ont été confiées. Le Syndic pourra être représenté par un collaborateur dénommé le "gestionnaire" pour l'exercice de ses prestations de Syndic de copropriété et les contacts avec le conseil de copropriété ou chacun des 5/7

6 membres qui le compose. Les parties acceptent également l'impossibilité d'intervention du Syndic en cas de force majeure, toute disposition utile étant à prendre dans ce dernier cas. Seuls les administrateurs et les gestionnaires-fondés de pouvoir peuvent engager le Syndic personne morale qui sera secondé dans sa mission et par les représentants de la copropriété et par son personnel (comptable, juriste, permanence, technicien, expert,...). Le Syndic pourra déléguer ou sous-traiter les tâches appropriées qu'il jugera nécessaires. IV. POUVOIRS DU SYNDIC Sauf décision expresse de l'assemblée Générale, le Syndic ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat. Lorsque, dans le cadre de sa mission, le Syndic engage L'Association des Copropriétaires en accomplissant en son nom des actes juridiques, il agit en tant que mandataire, au nom et pour compte de L'Association des Copropriétaires, dans tous les autres cas, il agit comme prestataire de service. Le Syndic est spécialement mandaté par l'assemblée Générale des Copropriétaires pour négocier et contracter les conventions suivantes : les polices d assurances les contrats d engagement ou de révocation de personnel les contrats avec les fournisseurs, les firmes d entretien et les organismes de contrôle V. CONDITIONS FINANCIERES Les prestations fournies par le Syndic dans le cadre de ses prestations ordinaires sont rémunérées par le paiement d une rémunération incluant la T.V.A. dans la mesure où elle est imputée. Le Syndic établit sa note de rémunération trimestriellement, payable au début de chaque période. Le Syndic est autorisé à prélever directement ses rémunérations usuelles et non usuelles sur le fonds de roulement constitué par l Association des Copropriétaires, à terme échu. Les intérêts légaux seront portés en compte à la copropriété en cas de retard de paiement, et ce de plein droit et sans mise en demeure. Sauf si la loi devait en disposer autrement, les montants des prestations sont adaptés au 1er janvier de chaque année à l indice des prix à la consommation, selon la formule : montant de base x nouvel indice indice de départ L indice de départ est l indice des prix à la consommation (base 2004) du mois précédant celui de l entrée en vigueur du présent contrat. Le nouvel indice est l indice du mois de décembre précédant le 6/7

7 mois de janvier au cours duquel l indexation est effectuée. Tous droits et taxes, quelles que soient leurs dénominations, dus ou perçus sur le présent contrat et/ou les services prestés seront facturés en sus. VI. DIVERS Les présentes conditions Générales font partie intégrante du présent contrat et s'imposent à tous les Copropriétaires au même titre que les conditions particulières. Pour l'exécution des présentes, L'Association des Copropriétaires fait élection de domicile dans l'immeuble, et le Syndic au siège indiqué dans les conditions particulières. Les normes déontologiques de la profession auront force d'application au cas où la présente convention s'avérerait incomplète. VII. DROIT APPLICABLE ET DESIGNATION DE FORME La présente convention est soumise au droit belge. Les normes déontologiques de la profession compléteront au besoin la présente convention. Sans préjudice de l'application de la clause d'attribution de compétence qui serait mentionnée dans l'acte de base, toutes contestations relatives à l'interprétation ou à l'exécution du présent contrat de Syndic seront instruites en langue française et de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles. Fait d dddddddddddd,, le d dddddddddd dd en trois exemplaire originaux, chaque partie reconnaissant avoir reçu le sien. 7/7