ACTIV formations. ACcueil Télémarketing Informatique Vente

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1 ACTIV formations ACcueil Télémarketing Informatique Vente BASE DE DONNEES...2 GRILLE...2 TRI...3 FILTRE...4 SOUS TOTAUX...6 TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES...8 Parc des Bois de Grasse - 1 rue Louison Bobet GRASSE Tél Fax cours@activ-formations.com

2 Base de données Notions sur les bases de données & saisie Une liste est un tableau dont la première ligne contient des noms de rubriques ( les champs ) et les lignes suivantes les données (enregistrements). A partir d une liste structurée de cette façon, Excel pourra : Trier la liste Calculer des sous-totaux Rechercher ou extraire les enregistrements qui correspondent à certains critères Construire un tableau de synthèse (tableau croisé) Champs Enregistrements Grille Plutôt que de gérer la liste à l aide des commandes habituelles d Excel, on peut utiliser une grille qui facilite les manipulations telles que l ajout, la suppression ou la recherche. La grille permet de visualiser et de gérer la liste à l aide d une présentation sous forme de fiches. Utiliser la grille : Sélectionner la première cellule de la liste Menu Données / Grille Déplacements au sein de la liste Fiche suivante ou clic sur suivante Fiche précédente ou clic sur précédente Première fiche Dernière fiche Dix fiches plus haut Ctrl + Dix fiches plus bas Ctrl + 2

3 Créer un nouvel enregistrement créer un nouvel enregistrement Un clic sur Remplir les champs (passer d un champ à l autre : touche TAB) Modifier un enregistrement L afficher, puis cliquer dans une zone de saisie et modifier la donnée Rétablir un enregistrement (annuler les modifications) Cliquer sur avant de passer à une autre fiche Supprimer un enregistrement L afficher dans la grille, puis cliquer sur Rechercher des enregistrements en utilisant les critères Cliquer sur, puis sur pour les remettre à zéro Taper les critères de recherches dans les zones de saisie (Exemple : rechercher les clients de cannes ayant des achats supérieurs à F) Opérateurs disponibles : <, >, <>, <=,>= Cliquer sur ou pour rechercher vers le bas ou vers le haut Tri Simple (barre d'outils) : Tri à une seule clé Sélectionner une cellule dans la colonne du champ à trier Clic sur ou sur dans la barre d outils Elaboré (menu) Tri avec 2 ou 3 clés Sélectionner uns cellule du tableau : Menu Données / Trier Définir les champs à trier 3

4 Filtre Filtrer une liste consiste à spécifier des critères afin que la liste se réduise aux seuls enregistrements qui répondent à ces critères. Filtre automatique Sélectionner une cellule de la liste : Menu Données / Filtre / Filtre automatique Des flèches de menu déroulant apparaissent à coté des noms de champs Spécifier un critère Cliquer sur la flèche associé à la rubrique qui va servir de critère (ex : Ville) Sélectionner dans la liste la valeur du critère ( ex : Cannes ) Attention : si vous spécifiez plusieurs critères, ils s additionnent (ET logique) Critères personnalisés Pour spécifier des critères utilisant des opérateurs (plus grand que, différent de, etc ) ou pour pouvoir utiliser les caractères génériques * et? sur des champs de type texte, ou encore pour spécifier des critères utilisant la notion de OU. Cliquer sur la flèche associée à la rubrique qui va servir de critère ( ex : Ville) Cliquer sur (Personnalisé) Sélectionner un opérateur Sélectionner la valeur de comparaison Accessoirement, cliquer sur ET ou OU et spécifier un critère supplémentaire 4

5 Annuler un critère Dans la liste déroulante associée au nom du champ, sélectionner (Tout) Annuler tous les critères Menu Données / Filtre / Afficher tout Mettre fin au filtrage Menu Données / Filtre / Filtre automatique Filtre élaboré A la différence des filtres automatiques, ils utilisent une zone de critère saisie dans la feuille de calcul. Le filtre élaboré permet d exporter le résultat du filtrage à une autre position dans la feuille de calcul. A coté de la liste, taper sur une ligne les noms des champs, ou copier et coller la première ligne de la liste. Taper les critères sous les noms de champs. Dans l exemple nous allons rechercher les ventes de Durand supérieures à F Opérateurs disponibles : <, >, <>, <=,>= Opérateurs pour les textes : Durand Trouve tous les Durand D* Trouve tous les noms commençant par D?U* Trouve tous les noms dont le 2ème caractère est U <>Durand Trouve les noms différents de Durand Recherche avec la notion de ET : Recherche avec la notion de OU : 5

6 Lancer le filtrage de la liste : Sélectionner une cellule quelconque de la liste Menu Données / Filtre / Filtre élaboré Indiquer ici si la liste doit être réduite aux enregistrements correspondants ou si la liste des enregistrements correspondants doit être exportée vers un autre emplacement Indiquer la plage de la liste Références de la zone de critère Indiquer éventuellement la zone de destination des enregistrements sélectionnés Ne pas afficher les enregistrements en double Cliquer sur Sous totaux Pour qu Excel calcule des sous-totaux au sein de la liste, celle-ci doit être préalablement triée sur le champ servant de rupture aux sous totaux. Calcul d'un sous total Sélectionner une cellule quelconque de la liste Menu Données / Sous-Totaux Indiquer le nom du champ servant de rupture Choisir la fonction à appliquer à chaque rupture Définir le champ numérique à totaliser Permet de cumuler ou non plusieurs sous-totaux 6

7 Liste des principales fonctions MAX Donne la valeur la plus élevée des entrées sélectionnées MIN Donne la valeur la moins élevée des entrées sélectionnées SOMME Additionne les nombres se trouvant dans le champ d enregistrement répondant au critère choisi MOYENNE Donne la moyenne des entrées sélectionnées NB Détermine le nombre de cellules contenant des valeurs numériques satisfaisant les critères spécifiés Effacer les sous totaux Sélectionner une cellule quelconque de la liste Menu Données / Sous-Totaux Cliquer sur Notions sur le mode Plan Permet d afficher les différents niveaux Permet de masquer ou d afficher les données à l intérieur de chaque niveau 7

8 Tableaux croisés dynamiques Un tableau croisé est un tableau de synthèse du contenu d une liste. C est un rapport qui classe les données par catégorie et calcule des sous-totaux et des totaux sur les champs numériques de votre choix.(la liste ne doit pas comporter de sous-totaux) Créer - Assistant Tableau croisé dynamique Sélectionner une cellule quelconque de la liste Menu Données / Rapport de tableau croisé dynamique Indiquer l origine des données Indiquer le type de rapport à créer Cliquer sur Indiquer les coordonnées de votre plage de données (en sélectionnant votre tableau ) Cliquer sur Indiquer l emplacement devant recevoir votre tableau croisé 8

9 Cliquer sur Construire le tableau en faisant glisser les boutons affichant les noms des champs vers les zones suivantes : Ligne : rubrique en ligne Colonne : rubrique en colonne Données : champ calculé Votre nouveau tableau est crée à l emplacement défini Bouton de liste déroulante permettant de masquer ou d afficher les données Barre d'outils Tableau croisé dynamique Pour rappeler la barre d outils, un clic bouton droit à l intérieur du tableau Sélectionner assistant, puis cliquer sur - Zone d affichage des champs Mettre en forme le rapport : choix de présentations prédéfinies Appeler l assistant graphique Appeler l assistant Tableau croisé Afficher ou masquer des données Actualisation des données Changer les paramètres des champs Afficher ou non les champs dans la barre d outils 9

10 Options du tableau croisé dynamique 10