SDSIT Gouvernance de la fonction S.I. Cadrage du soutien de la DSI à l informatique scientifique

Transcription

1 Institut de recherche pour le développement SIEGE 44, BOULEVARD DE DUNKERQUE F MARSEILLE CEDEX 02 TEL. : 33 (0) FAX : 33 (0) WEB DSI : DIRECTION DU SYSTEME D INFORMATION SDSIT Gouvernance de la fonction S.I. Cadrage du soutien de la DSI à l informatique scientifique Sommaire de la note 1. Contexte 2. Informatique scientifique : de quoi parle-t-on? 3. Eléments de situation de l IS à l IRD 4. Eléments de bilan du soutien IS apporté par la Dsi aux unités 5. Enjeux de l IS à l IRD 6. Organisation retenue suite aux travaux du CORSSI 7. Inflexion du rôle de la DSI dans le domaine de l IS 8. Comités trimestriels DGD-S / DSI 1. Contexte Dans le cadre de l'élaboration du nouveau schéma directeur du système d information et des télécommunications (SDSIT), le CORSSI* (comité de réflexion stratégique sur les S.I. de l IRD) a précisé différents éléments de la gouvernance de la fonction S.I. à l IRD clarifiant ainsi le rôle des différents acteurs. La présente note concerne la gouvernance du soutien de la DSI à l informatique scientifique. * : présidé par le DGDR, le CORSSI comprend une vingtaine de personnes (dont 3 personnalités qualifiées externes à l IRD ) représentatives des dimensions scientifique, administrative et de support, géographique, de pilotage et de soutien. Il s est réuni en 4 séminaires d une journée entre février et juin Informatique Scientifique (IS) : de quoi parle-t-on? L informatique scientifique (dite aussi informatique au service de la science ou informatique en soutien à la science - ISS - en référence aux définitions de la RGPP) est constituée d un continuum d activités : - les aspects techniques de la gestion du réseau, de l administration des serveurs, des systèmes d exploitation et des bases de données ; - le développement et l utilisation de solutions informatiques spécifiques répondant aux besoins des équipes de recherche ; - la gestion des données scientifiques : collecte, qualification et validation des données, diffusion, stockage, archivage, ; - l analyse des données, intimement liée aux questions scientifiques d une discipline ou d une thématique ; - Le développement des modèles numériques. 3. Eléments de situation de l IS à l IRD Les réflexions conduites ont souligné la vacance d une gouvernance de l informatique scientifique au sein de l Institut, et l absence d une réflexion partagée, autour des objectifs et des moyens, et d une mise en cohérence des politiques d IS avec les partenaires français (notamment les établissements et organismes co-tutelles de nos UMR) et avec les partenaires des Suds. Cette vacance se traduit par : 1

2 - L absence d une politique de gestion de la donnée scientifique ; ce qui pose des problèmes de pérennisation et de qualité, de sécurité et de droits d accès, de diffusion, d échange et d utilisation par des tiers internes ou externes à l IRD ; problèmes exacerbés avec la mise en place des PPR et l élargissement des plateformes au Sud ; - La faible mutualisation des logiciels et des applications ; leur faible homogénéité conduisant au besoin de compétences spécifiques ; l absence d un inventaire ; l absence de normes, standards, bonnes pratiques ; - L absence d une mutualisation ou d une vue d ensemble des moyens financiers tant au niveau des unités mixtes (financements multiples) qu au niveau de l IRD seul, pris dans son ensemble ; - Des ressources humaines IS IRD mal identifiées, sur des profils de postes parfois mal définis, ne couvrant pas l ensemble des besoins, mal réparties (certaines unités en sont dépourvues), peu partagées, aux objectifs pas toujours suffisamment cadrés et dont la pérennité n est pas assurée (créant des risques sur la continuité de certaines solutions informatiques), jugées insuffisantes car servant de très / trop nombreux sujets, paraissant difficilement mutualisables ; - L absence d une gestion et d une politique prévisionnelle des emplois et des compétences IS, pensées en cohérence avec celles des partenaires, notamment au sein des unités mixtes (UMR, UMI, ). 4. Eléments de bilan du soutien IS apporté par la DSI aux unités Les réflexions conduites ont fait apparaitre un malentendu sur la mission de la DSI chargée d offrir un «soutien à l IS», ce soutien étant en effet parfois confondu avec «l IS à l IRD». Cette confusion, renforcée par une vacance de la gouvernance institutionnelle en matière d IS, est alors ressentie de 2 manières opposées : - par certains, comme une «intrusion» de la DSI dans le champ de la recherche ; - par d autres, comme une DSI significativement sous-dimensionnée (4 personnes) en ressources financières et humaines pour répondre aux besoins IS de l IRD. Ce malentendu levé, il est partagé que le soutien institutionnel apporté par la DSI a contribué, ces dernières années : - à créer avec SPIRALES une sensibilisation et une incitation (effet levier, effet déclenchant) pour certaines unités à l usage de bonnes pratiques (réflexions amont sur le catalogage, gestion de projets, méthode de développements.), à la mutualisation, à la généricité, à la valorisation, à l optimisation, à l utilisation de solutions communes ; - à créer avec SPIRALES un lieu d échange réunissant scientifiques et informaticiens, externes et internes à l IRD ; - à libérer du temps chercheur, notamment par une offre mutualisée d hébergement et de versionning ; - à régulariser l usage des licences SIG ESRI, à en faciliter l usage avec un accompagnement, à en ouvrir l accès aux partenaires du Sud et que ce soutien : - a porté sur un périmètre trop large tant au regard des ressources qu au regard de la légitimité de la DSI ; - a souffert - pour ce qui concerne SPIRALES - de critères insuffisamment restrictifs : effort insuffisamment focalisé sur un appui aux Suds ; effort insuffisamment focalisé sur des équipes pour lesquels SPIRALES représente un levier, un élément déclenchant (et non un complément de ressources, à la marge) ; - a souffert d un manque de flexibilité des crédits SPIRALES (utilisation impossible pour recruter des CDD) conformément aux règles publiques comptables (fongibilité asymétrique) ; - a connu un succès limité en termes d effectivité des capitalisations ou d économies d échelle. 5. Les enjeux de l IS à l IRD Les réflexions conduites ont permis de souligner la nécessité de mettre en place au sein de l Institut une gouvernance forte de l informatique scientifique, construite et gérée en cohérence avec celle des partenaires français et des Suds et qui devra déterminer les grands principes, fixer la feuille de route, piloter l évolution des pratiques en réponse à 4 enjeux majeurs : 5.1 Aligner les acteurs sur une politique et une gestion de la donnée ; pérenniser un patrimoine important et unique Il s agira notamment pour la DGD-S de mener des réflexions et de fixer les principes et les bonnes pratiques régissant le type de données à gérer (reproductibles, de référence ), en fonction des thématiques et de leur structuration au niveau national et international ; la propriété et le statut juridique de la donnée (notamment dans les Suds) ; la normalisation et la standardisation des modèles et des protocoles, afin de favoriser l intégration des modèles et des résultats dans des réseaux internationaux ; la valorisation (catalogage ) de la donnée (et des traitements) ; les règles d interopérabilité Cette politique de gestion de la donnée (déjà largement structurée au sein de certaines thématiques) devra être construite en cohérence avec celle des partenaires du Nord et des Suds. 2

3 Certaines données acquises sur le terrain et issues des travaux scientifiques au cours de la vie de l unité ne sont pas accessibles et diffusables. L investissement humain des équipes scientifiques pour recenser, qualifier, indexer ces données, est très important et peu valorisé. La pérennité de certaines collections, numérisées ou non, n est pas assurée. 5.2 Répondre à des besoins IS importants et en forte progression - Besoins en puissance de calcul, en temps machine, en capacité de stockage, en réseaux, en solution d archivage - Besoins en informaticiens scientifiques spécialisés : bio-informaticiens, statisticiens, spécialistes du calcul intensif ; spécialistes des bases de données (conception, interopérabilité ) - Besoins en interopérabilité des données scientifiques ; - Besoins en accompagnement transverse (conception de bases de données, standards d interopérabilité, algorithmes de calcul, bonnes pratiques de développements ). Le nouveau contrat d objectifs Etat-IRD souligne le développement de plateformes construites et gérées avec les partenaires, accentuant ainsi les besoins en matière d informatique scientifique. 5.3 Organiser les moyens humains Les ressources IS IRD en charge des couches hautes du schéma de la page 1 (solutions, données, analyse des données, modèles), essentiellement situées au sein des unités, sont dispersées (par projet, éventuellement par équipe), mal répertoriées, inégalement réparties. Le ratio ingénieur/chercheur est perçu comme faible (en moyenne 1,5 ingénieur IS par unité). La taille de l IRD, la pluridisciplinarité de ses recherches et sa dispersion géographique, rendent difficile l atteinte d une taille critique sur un sujet donné et sur un site donné. Les ressources IS IRD en charge des couches basses du schéma de la page 1 (réseaux, serveurs, systèmes d exploitation, bases de données) sont situées au sein de la DSI et au sein des unités ; sans que la répartition des rôles entre les structures ne soit clairement établie. Une réflexion de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) devra être conduite en cohérence avec celle des partenaires du Nord et des Suds. Elle devra notamment permettre de préciser nos choix en matière de compétences IS IRD à partager avec nos partenaires ou de compétences IS à rechercher auprès de nos partenaires ; de mobilisation et d affectation de compétences dans les Suds ; de structuration de ces compétences au sein des unités, au sein de pools géographiques, au sein de structures transverses (direction, unité de service ). Cette réflexion devra s intégrer dans la réflexion GPEC plus large engagée par la DRH. 5.4 Préciser les financements et leur gestion L évolution des modes de partenariats et de financement de la recherche pose la question du financement des services support, tel les services d hébergement ou de licences ESRI délivrés par la DSI. S agira-t-il : - de conserver un financement sur crédits DSI, comme actuellement? Mais la mise en place de la RGPP sur les fonctions de support amènerait à réévaluer les coûts de gestion prélevés sur les appels d offres remportés par les unités (aujourd hui 7% alors que de nombreux partenaires pratiquent 18 à 25%) ; - de procéder par refacturation aux unités? (ces modalités étant d ores et déjà opérationnelles dans les centres pour ce qui concerne l usage des véhicules) ; en veillant à ce que les coûts de cette gestion induits restent raisonnables. Par ailleurs, le financement de la mise en place des plateformes scientifiques (dont un fort pourcentage concerne les infrastructures techniques informatiques) puis de leur gestion, doit être précisé. 6. L organisation retenue suite aux travaux du CORSSI Pour répondre aux besoins et enjeux, l IRD doit désormais structurer son IS et notamment préciser la répartition des rôles entre la Science et la DSI. Quatre modèles organisationnels ont été examinés en CORSSI. Le modèle «partenarial» a remporté l adhésion de l ensemble des participants. Ce modèle répartit les rôles entre Science et DSI de la façon suivante : - La Science est à la fois maître d Ouvrage (elle définit la stratégie, définit ses besoins, gère les données) et maître d œuvre pour le développement de «solutions» d informatique scientifique (logiciels, modèles ) ; - La DSI de l IRD est un «opérateur informatique» comme un autre, auquel la Science et l Agence peuvent faire appel comme partenaire pour la mise en place puis l administration des couches techniques (réseau, serveurs, systèmes d exploitation, bases de données) d une plateforme informatique scientifique. En ce cas, la DSI est associée en amont dès le montage des projets/programmes et la recherche de financements. En cas 3

4 d obtention, une convention est signée (avec le ou les opérateurs de recherche) et le budget afférent est transféré à la DSI pour la réalisation de la plateforme, la gestion des partenariats techniques (CINES, Universités ). Post - projet, la maintenance et l administration de la plateforme par la DSI fait l objet d une refacturation à l unité. - Par ailleurs, la DSI apporte - selon des attentes de la science et de l agence - une assistance à maîtrise d ouvrage en amont des solutions informatiques (aide à la conception des systèmes d information scientifiques, aide à la définition des besoins, contribution à des réflexions institutionnelles*, aide à la recherche de financement, aide à la rédaction de cahier des charges pour le volet IS des projets scientifiques, aide au pilotage des projets, aide au choix des solutions, aide à la recette, ) ; une assistance à maîtrise d œuvre (intermédiation avec les DSI des partenaires, préconisation d outils informatiques, veille sur les normes et standards d interopérabilité, recommandations de bonnes pratiques de développement logiciel, formation ) ; une offre de services (plateforme d hébergement, plateforme SVN, tarifs sur licences, ). * : Politique de gestion de la donnée ; réflexion GPEC sur les informaticiens scientifiques, pérennité du patrimoine, stratégie de partenariat et de mutualisation 7. Inflexion du rôle de la DSI dans le domaine de l IS Le modèle partenarial représente un changement dans les modes de fonctionnement entre la Science et la DSI ; en particulier, le modèle met en évidence les points suivants : - actions de la DSI inscrites dans le cadre d une gouvernance globale de l IS à l IRD assurée par la DGD-S (en associant DGD-A) qui pilote, évalue, arbitre, réajuste les modes de fonctionnement ; - une collaboration Science/DSI forte et choisie : le projet, inscrit au SDSIT, «serveur de données géoréférencées» est l opportunité de conforter cette collaboration (les 3 DGD sont impliquées dont 10 unités scientifiques) ; - de nouvelles modalités de financement des infrastructures (lorsque la science choisit la Dsi comme opérateur informatique partenaire) : en investissement pour construire la plateforme et en fonctionnement pour en assurer l exploitation et la maintenance ; un mode de financement des actions DSI non plus seulement budgétaire, mais sur contrats ou conventions - des actions orientées projets et services ; - une flexibilité que la DSI doit gérer en mobilisant des compétences d encadrement de ressources précaires sur des durées limitées (sur convention ou contrat) et en mobilisant les outils nécessaires à la capitalisation. L inflexion de l intervention de la DSI en soutien à l IS se traduira par les changements suivants : - L hébergement des applications scientifiques par la DSI ainsi que la mise à disposition de licences ESRI (SIG ArcGIS), financés sur budget DSI, iront vers une communication des coûts aux unités puis à terme vers une éventuelle refacturation* aux unités ; - La DSI continuera à assurer l animation de la communauté des utilisateurs ArcGIS, mais l objectif d homogénéisation des outils de gestion des données géographiques à l IRD relèvera de la DGD-S ; 4

5 - L offre de formation de la DSI sera progressivement focalisée sur les outils informatiques ; la DSI apportera une assistance ponctuelle à l organisation de formations plus scientifiques (structuration de contenus, recherche de contributeurs ) ; - SPIRALES sera amélioré afin : d être plus sélectif : critère «Sud» davantage affirmé ; vérification que les conditions sont réunies pour garantir un effet de levier, un effet déclenchant (et éviter de compléter à la marge le financement de projets déjà bien dotés et structurés) ; outre l approche incitative de SPIRALES en assistance à maîtrise d oeuvre (intermédiation avec des partenaires, respect de préconisations, de normes, de standards d interopérabilité, de bonnes pratiques de développement, mutualisation, capitalisation ) et en assistance DSI à maîtrise d ouvrage (assistance méthodologique à la conception de SI scientifiques, à la conduite de projets, au choix de solutions, ) avec des financements à hauteur de 10/15 K l offre SPIRALES sera élargie à : une assistance de la DSI (ou ses sous-traitants) à l interopérabilité des bases de données des unités avec la plateforme de données géo-référencées ; une assistance DSI à la rédaction du volet informatique d un dossier de recherche de financement ; une assistance DSI à la rédaction de cahier des charges pour la recherche d un opérateur informatique ; - La DSI élargira son offre de services (hébergement, licences, SPIRALES, préconisations, veilles sur les normes et standards d interopérabilité, animation de communautés d utilisateurs ) avec une offre d archivage de données scientifiques ; ce nouveau service, facturé aux unités, visera à répondre au besoin d unités ne disposant pas de cette opportunité dans la communauté de leur thématique scientifique ; - Des projets institutionnels, majeurs et transverses ont été identifiés et inscrits au SDSIT : plateforme institutionnelle de données géo-référencées (éventuellement en incluant l alimentation de cette plateforme par les bases de données des unités), plateforme scientifique à Montpellier, interfaçage de catalogues. Ces projets seront financés par le SDSIT (mise à jour annuelle) ; la maîtrise d ouvrage stratégique sera assurée par la DGD-S en associant des représentants des unités et l agence (notamment la DIC) ; l assistance à maîtrise d ouvrage et la maîtrise d œuvre sera assurée par la DSI et ses sous-traitants. 8. Comités trimestriels DGD-S (et DGD-A) / DSI Les priorités et modalité d intervention de la DSI en soutien à l informatique scientifique seront définies par la MOA stratégique lors de comités trimestriels présidés par la DGD-S, associant la DGD-A, la DGD-R, la M2GP. Ces comités seront également le lieu de suivi et d anticipation des actions et des difficultés. Par ailleurs, l état avancement de la mise en œuvre du SDSIT notamment sur ce volet est présenté semestriellement en CORSSI puis à la direction générale. * * * 5