L Interface d Administration des sites. Documentation

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1 L Interface d Administration des sites Documentation 1

2 Sommaire : Présentation...3 La connexion au site...3 La page d accueil...4 Les statistiques...4 Le forum...6 L administration du site de consultation des notes par les familles...9 L administration du site de demande de dossier d inscription...12 L administration de saisie de notes par les professeurs...18 L administration du site de cahier de texte...21 Les SMS : config et alertes

3 L Interface d Administration des sites internet Présentation Ce site internet regroupe l administration des différents sites internet compris dans le contrat Ecole Directe. La connexion au site L accès à l Administration des sites Internet se fait depuis le site Lors de l installation d EcoleDirecte, STATIM vous communiquera vos données de 1ere connexion pour avoir accès à cette interface d administration. Dès la saisie de ces données de 1ere connexion, il vous sera demandé de CHANGER de code utilisateur / mot de Passe, pour des raisons de sécurité, et de renseigner un et/ou un numéro de portable pour pouvoir récupérer Vos identifiants de connexion (via le lien «Besoin d un mot d e passe»). Réinitialisation des données de connexion Administrateur : Pour toute réinitialisation de ces informations, merci de vous adresser soit : - l assistance EcoleDirecte par téléphone au en faisant une demande par fax au

4 La page d accueil La page d accueil vous propose d accéder : - aux STATISTIQUES concernant tous les sites internet d EcoleDirecte. - aux informations du FORUM - à l ADMINISTRATION des SITES via les onglets correspondant. Les statistiques Onglet STATISTIQUES / Transferts Vous pouvez voir ici le résultat des transferts internet (Transweb) : -au départ de votre établissement (la date d envoi confirme qu il y a bien eu un transfert) -à réception sur les serveurs STATIM avec des dates de mises à jour Mises à jour des périodes (soit par un transweb ou soit lors d un envoi de périodes à partir de Charlemagne notes) Accusé de réception (à chaque Transweb) Mises à jour des données du site (le site a réellement été mis à jour à cette date lors du Transweb complet, généralement programmé la nuit) 4

5 Onglet STATISTIQUES / Connexions Les statistiques de connexion sont mises à jour quotidiennement et vous permettent d analyser les volumes de connexion sur les différents sites EcoleDirecte en utilisant le calendrier (jour, semaine, mois, année scolaire). 5

6 Le forum Les dernières informations importantes sont disponibles dans l onglet «Forum». 6

7 Ce forum nécessite une inscription préalable pour pouvoir consulter et écrire des messages. Vous pouvez vous enregistrer en cliquant sur le lien «Forum de Discussion» à l adresse suivante : choisir «M enregistrer» et suivre la procédure. Le forum STATIM est réservé aux responsables informatiques ou toute personne ayant en charge la gestion en interne des sites EcoleDirecte. C'est dans ce forum que vous pourrez vous informer des dernières mises à jour, faire vos remarques et poser vos questions. N hésitez pas à vous inscrire et à communiquer via le forum de STATIM, il a été mis en place pour vous!! Nous nous efforçons de le mettre à jour régulièrement en vous informant des modifications, ou des projets à venir concernant le fonctionnement des sites internet. 7

8 Administration des sites La page d ADMINISTRATION s affiche avec les choix possibles : Site EcoleDirecte Site Inscription Site Carnet de Notes Site cahier de Texte Alerte SMS

9 Administration ECOLEDIRECTE (Familles/Elèves) Données à afficher sur le site Les données suivantes devront être saisies si vous désirez voir apparaitre ces informations sur la page d accueil du site. - Coordonnée de l établissement Nom Adresse Adresse internet Nom de contact (de votre établissement) - Page de Garde Texte de Présentation Logo et 2 photos (en format gif, jpg ou png) Suivant les Accès Familles, Elèves, Professeurs, cochez les données à afficher sur le site :: - Vie scolaire Absences, retards, sanctions (avec commentaires), encouragements (avec commentaires), emploi du temps, cahier de texte, comptes-rendus de cahier de texte, la comptabilité, les duplicata de factures, les factures par internet - Editions Absences, retards, sanctions, encouragements, emploi du temps, cahier de texte, relevé, bulletins de notes - Bulletin de notes Par établissement, Coefficient de la matière Moyenne de l élève Moyenne de la classe Moyenne minimum Moyenne maximum Rang de l élève Moyenne générale Appréciations - Relevé de Notes Afficher les périodes clôturées N afficher que les relevés des périodes clôturées Coefficient différent de 1 Libellé des devoirs dans une bulle d aide Date des devoirs dans une bulle d aide Afficher les notes sous la moyenne en gras Afficher les notes en temps réel Si l établissement utilise le logiciel Charlemagne Comptabilité La situation du compte de la famille peut être paramétrée pour affichage sur EcoleDirecte. Gestion des familles et des élèves (recherche à partir des 3 premiers caractères) - Réinitialisation des Mots de passe - Accès consultation (le bouton apparait après avoir sélectionné la famille ou l élève) - Envoi de S.M.S Gestion des messages - Possibilité de paramétrer des messages visibles sur le site Ecoledirecte.com La saisie de ces messages s effectue sur Charlemagne : Soit dans Administration/Les tables/les établissements : bouton «Message Internet» Soit dans Administration/Les tables/ Les Niveaux et Classes : bouton «Message Internet» - Possibilité de donner une date de péremption des messages au niveau d Internet - Possibilité de supprimer les messages sur Internet 9

10 Aperçu de la page de Gestion des Familles et des élèves : Si l utilisateur ne s est jamais connecté Lorsqu on sélectionne une famille avec le bouton radio (à gauche du nom), le bouton «Accès Consultations» (pour accéder à l environnement de la famille) et le bouton «Renvoyer le mot de passe» (pour envoyer le mot de passe par mail ou sms) apparaissent. Si l utilisateur s est déjà connecté sur internet : Le bouton «Réinitialiser son mot de passe» (si l utilisateur l a perdu) apparait, cette fonction de réinitialisation est possible aussi sur Charlemagne à partir de la fiche famille. 10

11 Aperçu de la Gestion des Messages Attention, les messages proviennent de Charlemagne et nécessite un Transweb pour être rapatrier sur Internet. 11

12 Administration des DEMANDES DE DOSSIER D INSCRIPTION Il est possible de mettre à disposition des futures familles un formulaire de demande d inscription. Les données ainsi récoltées vont automatiquement être intégrées dans Charlemagne. Ce formulaire est à inclure sur votre site Internet déjà existant sous forme de lien. Le lien à utiliser est le suivant : ou CodeOgec est votre numéro d OGEC. Ce code OGEC est l un de vos numéros RNE. Vérification dans Charlemagne Le code OGEC est visible dans le paramétrage : Menu Fichier Configuration Paramètres Généraux Exemple : Le lien dans cas serait : 12

13 Remarques sur les versions de Charlemagne Suivant la version de Charlemagne dans l établissement, vous pouvez trouver des différences sur le formulaire de saisie : certaines zones ont été rajoutées sur la dernière version et peuvent donc être exploitées pour les inscriptions (notamment l année d inscription et surtout le régime). Version 1 Les champs «Inscriptions pour» et «Régime» ne sont pas présents. Vous pouvez saisir ces informations dans le champ «Commentaires» 13

14 Version2 Les champs «Inscriptions pour» et «Régime» sont présents. 14

15 Paramétrage sur le site d Administration Les Données à afficher (uniquement en version 1 de Charlemagne) - les données à afficher correspondent aux libellés de classe complémentaires à définir. Afin de proposer des classes d inscriptions claires et compréhensibles par les futures familles, il est nécessaire de définir des libellés d inscriptions. Il n est pas nécessaire d affecter une section en face de chaque classe, mais simplement en face d une seule classe par niveau d étude. L entête Site Inscriptions Vous pouvez noter un texte de votre choix s affichant dans l entête du formulaire internet de saisie des Demande de dossiers d Inscriptions. 15

16 Ce paramétrage permettra à l internaute de choisir dans le formulaire internet une classe générique (dans Classe souhaitée). Toutes les données saisies sur internet sont destinées à être récupérées et triées dans Charlemagne. 16

17 Récupération des inscriptions dans Charlemagne La récupération des inscriptions Internet se fait au niveau de Charlemagne dans le menu «Administration les Inscriptions Inscriptions Internet» Les données recueillies depuis Internet le sont dans un dossier spécial de Charlemagne. Si ce dossier n existe pas, il est créé automatiquement. La fenêtre d importation des inscriptions depuis Internet permet d intégrer les nouvelles demandes dans le dossier «inscription» et permet après acceptation du dossier de basculer ces familles dans le dossier Charlemagne. - Réception des nouvelles inscriptions depuis Internet Cocher ici les familles à intégrer dans le dossier d inscription. Il est conseillé, avant d effectuer cette opération, de vérifier tous les éléments saisis afin d éviter d importer des renseignements erronés. 17

18 Administration du CARNET de NOTES Etat de données envoyées Vous avez accès ici aux différents envois et réceptions de devoirs de tous vos professeurs en cliquant sur le lien «Etat des données envoyées». Il est possible ainsi de vérifier que toutes les transmissions se sont déroulées correctement. Sélectionner un professeur pour étudier toutes ses transactions. La colonne «opération effectuée» vous présente un récapitulatifs de l état des envois : Ajouté L envoi a bien été réceptionné dans l établissement Modifié L envoi a été modifié Supprimé L envoi a été supprimé En attente L envoi est en attente (voir l option «devoir en attente Ecoledirecte» dans la gestion des notes) Refusé Lorsque le logiciel de gestion des notes a refusé d importer des notes en attente (visible aussi dans l option «devoir en attente Ecoledirecte» dans la gestion des notes) Les états «en attente» et «refusé» peuvent être constatés lors d envois de devoirs sur des périodes déjà clôturées sur le logiciel de notes et encore saisissable sur EcoleDirecte. 18

19 Gestion des professeurs Après une recherche et sélection du professeur (case à cocher), vous visualisez ici : -Les données de première connexion des professeurs (les mots de passe déjà modifiés par le professeur ne sont pas visibles (*) car confidentiels). - Le bouton «Accès Carnet de notes» - Le bouton «Accès Cahier de Texte» - Le bouton «Réinitialiser Mot de Passe» - Le téléphone Portable qui permet d envoyer à l administrateur d envoyer des SMS aux Professeurs LE NOM DU PROFESSEUR est de couleur ROUGE lorsqu il lui reste des données à envoyer (Les devoirs ont été saisis mais le professeur n a pas encore envoyé ses données à l établissement). 19

20 Bouton «Carnet de Notes» L administrateur peut accéder à l environnement Carnet de Notes de tous les professeurs dans le but de procéder à des vérifications. Bouton «Cahier de texte L administrateur peut se placer dans l environnement Cahier de texte tel un professeur pour effectuer des contrôles. Bouton «Réinitialiser» Si un professeur a perdu son mot de passe et ne peut plus le récupérer par un des moyens cité ci-dessus, il est possible de réinitialiser son mot de passe afin qu il puisse saisir a nouveau son mot de passe de première connexion et ainsi effectuer de nouveau les modifications souhaitées. Envoi des données de connexion par SMS ou - Pour que la demande aboutisse, le numéro de portable et/ou l du professeur doivent être présents dans la fiche professeur (Charlemagne Notes). Paramétrage divers - «Affichage des dates de fin de période» : Il est possible d afficher sur la saisie des notes des professeurs la date de fin de période et donc, de clôture. - «Ne pas autoriser l envoi de SMS» : Vous pouvez empêcher les professeurs d envoyer des SMS à leurs élèves ou parents en décochant la sélection. - «Afficher un lien vers le cahier de texte» : on donne ici l autorisation aux professeurs d utiliser le cahier de texte. Saisie des Appréciations Si les Périodes sont décochées dans l interface Administrateur, le bouton Appréciations n est pas accessible : Vous pouvez jouer sur les périodes (Trimestres) les sous-périodes (Relevés) et les examens blancs. 20

21 Administration du CAHIER DE TEXTE Gestion des Professeurs - Réinitialisation des Mots de passe - Accès consultation Cahier de Texte et Carnet de notes - Envoi de sms Paramètre d affichage du cahier de texte sur le site des familles - Autorise la famille à visualiser le cahier de texte. Archivage des documents Cahier de Texte - Vous pouvez sauvegarder les informations du cahier de texte (entre 2 dates) si vous souhaiter les conserver dans votre établissement. - En fin d année, ces données seront sauvegardés (sous forme de fichiers HTML) sur un des serveurs Statim pour pouvoir être consultés ultérieurement, l administrateur sera prévenu par mail et pourra visualiser ce fichier d archive en cliquant sur le lien correspondant. Les données du site du cahier de texte seront par contre effacées à cet occasion. Rappel : Le cahier de texte est accessible soit par un lien présent sur le site de saisie des notes Professeurs, soit en saisissant les identifiants Professeurs sur le site 21

22 Config SMS Identifiants des SMS Renseigner le nom de votre établissement pour que le destinataire puisse vous identifier ATTENTION : pour la version 2 de Charlemagne, il est INDISPENSABLE de renseigner ce critère Préfixes des numéros de portables En plus du 06, vous pouvez rajouter d autres préfixes si vous appelez de l étranger (séparé par des ;). Préfixe à ajouter à l international Laisser la valeur +33 par défaut Supprimer le 0 Laisse la valeur à 0 par défaut Administration des ALERTES SMS Données Mises à jour sur le serveur STATIM Cocher cette case si vous souhaitez être prévenu à chaque mise à jour Données pas Mises à jour sur le serveur STATIM Depuis x jours Cocher cette case si vous souhaitez être prévenu si les mises à jour n ont pas pu se faire depuis XX jours N envoyer les SMS qu entre 00 :00 et 23. :59 Renseigner la plage horaire qui vous convient N de téléphone Renseigner le numéro de portable 22

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