POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE

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1 VILLE D ACTON VALE POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE Adoption : 04 août 2008 Mise en vigueur : 01 septembre 2008 Amendement :

2 1. Présentation La présente politique vise à assurer la gestion documentaire de la Ville d Acton Vale. La Ville d Acton Vale s est dotée d un système de classification de ses documents qui permet de régir le mode de fonctionnement de ceux-ci tout en assurant une meilleure protection, un meilleur accès et une uniformisation des équipements et fournitures. 2. Cadre juridique La Politique est fondée notamment sur : Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (LRQ, chapitre A-2.1) Loi sur les archives (LRQ, chapitre A-21.1) Loi sur la preuve photographique des documents (Sr, 1977, chapitre P-22) Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information Calendrier de conservation de la Ville d Acton Vale approuvé par les Archives nationales du Québec 3. Définitions Aux fins d interprétation et d application de la présente politique, les expressions et les termes suivants ont la signification qui suit : Archives : Ensemble des documents, quelque soit leur support (papier ou technologique), leur date et leur nature, produits ou reçus par une personne ou par la Ville d Acton Vale pour ses besoins ou pour l exercice de ses activités et conservés pour sa valeur d information générale.

3 Calendrier de conservation : Liste des délais de conservation qui détermine les périodes d utilisation et les supports de conservation des documents, des dossiers actifs et semi-actifs de la Ville d Acton Vale et qui indique quels documents et dossiers inactifs sont conservés de manière permanente aux archives et lesquels sont éliminés. Codification : Action d apposer un code sur un document quelque soit le support (papier ou technologique) ou sur un dossier administratif afin de répondre à un besoin d identification systématique. Division des archives : Personne désignée par résolution du Conseil municipal pour agir à titre de responsable du classement et de l archivage de documents. Document : Information portée par un support papier ou par un support technologique. L information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d images. Toute banque de données dont les éléments structurant permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l information qui y est inscrite. Document actif : Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales et qui est nécessaire à la conduite quotidienne des activités de la ville. Les documents actifs sont conservés dans les locaux de chaque service qui les reçoit ou les produit. Document semi-actif : Document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou légales et dont la fréquence de consultation ne justifie pas sa présence dans le service. Les documents sont transférés dans le local adjacent à la voûte situés au sous-sol de l Hôtel de Ville.

4 Document inactif : Document qui n est généralement plus utilisé à des fins administratives, financières ou légales et qui est éliminé ou déposé aux archives de la Ville s il possède une valeur historique conformément au Calendrier de conservation. Document d archives : Document conservé de façon permanente pour sa valeur administrative, légale ou historique. La Division des archives est la propriétaire exclusive des archives de la Ville d Acton Vale. Les archives sont situées dans la voûte du sous-sol de l Hôtel de Ville. Plan de classification : Structure hiérarchique et logique permettant l identification des documents actifs, semi-actifs ainsi que des archives de la Ville d Acton Vale. 4. Application Le logiciel Documentik est l outil qui permet la gestion complète des documents municipaux. Il intègre le plan de classification et le calendrier des délais de conservation de la Ville. Il permet la gestion de chaque dossier, de sa création à sa destruction ou son transfert aux archives. Pour conserver l uniformité du plan de classification corporatif, la Division des archives détient le contrôle absolu sur la codification. 5. Traitement La Division des archives assure une saine gestion des documents produits par les différents services municipaux, détruit les documents devenus inactifs et préserve ceux qui ont acquis une valeur permanente. De cette façon, elle facilite la recherche et contribue à l efficacité des opérations de la Ville d Acton Vale. Chaque service a la responsabilité de classer ses dossiers actifs et de transférer, avant le 1 er février de chaque année, dans le local adjacent à la voûte située au sous-sol de l Hôtel de Ville ses documents devenus inactifs pour son service.

5 6. Calendrier des délais de conservation La Division des archives, en collaboration avec les services concernées et en conformité avec l article 7 de la Loi 3 sur les archives, établit et tient à jour un calendrier de délai de conservation. Ce calendrier, géré à partir du logiciel Documentik, constitue la clé de la gestion de documents. Ce document légal permet la rationalisation, la conservation et l élimination des documents municipaux en établissant la période de vie de chaque document. C est donc en vertu des délais prescrits que les dossiers devenus semi-actifs sont expédiés aux Archives et que les inactifs sont éliminés ou versés dans un fonds d archives. 7. Prêt et contrôle des documents La Division des archives et l ensemble des services municipaux doivent, en tout temps, avoir un contrôle absolu sur leurs documents. Des systèmes et méthodes sont établis pour permettre le repérage des dossiers en circulation ainsi que le nom de l usager qui le détient. 8. Élimination La Division des archives est responsable de l élimination des documents municipaux. L élimination de tous les documents s effectue, de façon confidentielle, par une firme spécialisée en déchiquetage de documents à partir des délais prescrits au calendrier de conservation. Normalement, une fois par année, la Division des archives fait imprimer, par le logiciel Documentik, des listes de transfert correspondant aux boîtes de documents ayant terminé leur période semi-active. Une photocopie de ces listes est soumise aux services municipaux concernés pour fins de vérification et d autorisation de l élimination des documents énumérés sur ces listes. 9. Entrée en vigueur La présente politique entre en vigueur le 01 septembre 2008.