GÉDIA AUDIT & SURVEILLANCE DES COÛTS D ENTRÉE DES ARTICLES FABRIQUÉS

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1 GÉDIA AUDIT & SURVEILLANCE DES COÛTS D ENTRÉE DES ARTICLES FABRIQUÉS 1. Pourquoi il est indispensable de surveiller les coûts d entrées des articles fabriqués 1.1. La règle de base de valorisation du stock d un article fabriqué au coût réel Selon la définition comptable, le coût de production réel d un article fabriqué doit être égal : à la somme des achats consommés (coûts externes), majorée de la valeur ajoutée par l entreprise (coûts internes). Au travers de l arborescence de fabrication d un article, cet objectif est atteint si, au niveau de la valorisation du stock de l article fabriqué, on respecte les 3 règles suivantes : 1) Le coût d entrée en stock doit respecter l équation stock, c est-à-dire : Coût de production = Σ valeurs de sortie de stock des composants incorporés, + valeur ajoutée (apport de l opération de transformation) 2) L obtention de la juste valeur du nouveau stock de l article doit être requise, ce qui implique : la connaissance des valeurs de stocks exactes de chaque composant incorporé, et la connaissance du coût des composantes de la valeur ajoutée. 3) La neutralité de l opération de fabrication en terme de résultat doit être assurée, à savoir que l on a bien transféré : sur le compte stock produit la même valeur que celle qui est ressortie des comptes stock matières ou semi-finis incorporés, majorée des frais de fabrication engagés et constatés en charges. Seul le respect de ces règles peut conduire à l application stricte du principe comptable de rattachement de la charge au produit et donc la connaissance des valeurs de stocks réels des produits intermédiaires et des produits finis Le principe de valorisation des stocks des articles fabriqués mis en œuvre par Sap Attention : Dans ce document nous ne prenons pas en compte les fonctionnalités du Ledger Article (CO-PC-ACT) de SAP. SAP préconise de valoriser le stock des articles achetés au PMP et celui des articles fabriqués au prix standard. Le calcul du coût de production analytique réel est élaboré dans le collecteur de coûts (module CO) de l ordre de fabrication. Dans ce collecteur de coûts sont comptabilisés : - au débit les coûts des composants sortis du stock incorporés dans la fabrication et le coût des activités, - au crédit la valeur de la production entrée en stock. Une fois toutes les données de la production de l ordre de fabrication enregistrées on connaît dans le collecteur de coût le coût de production analytique, noté ici CuPF, qui doit être interprété différemment en fonction du niveau de fabrication : - Si l article fabriqué par l ordre est au niveau 1 : - les coûts des composants incorporés sortis du stock sont des coûts valorisés au PMP - les coûts des activités incorporées sont des coûts valorisés aux taux en vigueur. -> le coût de production complet CuPF peut être considéré comme étant représentatif du coût réel. - Si l article fabriqué par l ordre est au niveau 2 ou supérieur : - les coûts des composants semi finis fabriqués incorporés sortis du stock sont des coûts valorisés au prix standard - les coûts des composants achetés incorporés sont des coûts valorisés au PMP - les coûts des activités incorporés sont des coûts valorisés aux taux en vigueur. -> le coût de production complet CuPF ne peut plus être considéré comme étant représentatif du coût réel puisque il intègre une composante coût standard dans la partie matière. Si la somme des coûts échus imputés débouche sur un coût de production identique au prix standard le collecteur de coût est soldé (cumul des débits = cumul des crédits) et aucun écart de prix n est dégagé. En revanche, si les coûts échus imputés sont différents de la valeur de la production entrée en stock, l écart de prix est dégagé par différence entre le débit et le crédit du collecteur de coûts et comptabilisé sur un compte écart de prix afin d être transféré dans la compta FI. GÉDIA AUDIT V4 Thémis Conception Informatique Page 1 sur 6

2 L écart de prix sur coût de production résulte donc de la comparaison entre une entrée produit valorisée - d une part au prix standard - d autre part, à un coût réel ou à un coût mixant une composante coût standard et une composante coût réel. => A partir du 2 ème niveau de fabrication : - le coût de production réel n est pas connu dans le collecteur de coût - l écart de prix comptabilisé constate une différence qui ne traduit pas l écart entre le coût standard et le coût de de production réel Impact sur l analyse des écarts à partir du module CO L analyse des écarts entre le prix standard d un article et son coût de production est possible dans SAP à partir des états KKBC du module CO. Cette analyse peut être faite : - individuellement par ordre de fabrication ou - périodiquement par produit. SAP calcule les écarts entre standard et réel - pour le produit fabriqué (écart sur production) - pour chaque composant incorporé (écart sur consommation) - pour les activités imputés imputé (écart sur consommation). Lors de ce processus de rapprochement, SAP dégage 2 types d écarts sur consommation : - les écarts sur quantité - les écarts de prix. Les écarts sur quantité résultent de la différence entre la quantité théorique de composants ou d activités prévues et les quantités effectivement consommées. Les écarts de prix, c est à dire de valeur des consommations, trouvent leur origine - dans l impact de l écart sur quantité sur la valeur des consommations et - dans la différence entre le prix unitaire des composants entrant dans le calcul du standard et celui entrant dans le calcul du coût réel SAP. A partir d une fabrication au 2 ème niveau, le coût des composants incorporés n est plus un coût réel supporté, mais un coût mixant une composante de coût réel et de coût standard Impact sur les comptes comptables Un compte écart de prix doit permettre de constater dans la comptabilité financière la fraction des coûts supportés non pris en compte dans la valeur des stocks. Lors de la comptabilisation des opérations de production d un article fabriqué à partir du 2 ème niveau de fabrication : - Au moment de la comptabilisation de l entrée en stock de la production, - le compte stock au bilan enregistre au débit la valeur d entrée en stock au prix standard - le compte de contrepartie variation de stock enregistre cette même valeur au crédit. - Au moment du traitement de l imputation de l ordre, dans le cas d un coût réel CuPF supérieur au coût standard par exemple - le compte stock au bilan n est plus touché - le compte écart de prix enregistre au débit (en charge) le complément de coût de l article fabriqué - le compte variation de stock enregistre cette même valeur au crédit. Pour les raisons que nous avons évoquées ci-dessus, l écart de prix sur coût de production comptabilisé ne traduit pas la différence entre le coût de production standard et le coût réel supporté Les problématiques engendrées par la valorisation de la production au prix standard alliée à la non connaissance des écarts de prix par rapport aux coûts réels supportés Au niveau de la comptabilité financière : - La valeur des stocks aux coûts réels n est pas connue. - Les comptes écarts de prix n enregistrent pas des écarts représentatifs des coûts réels. Au niveau de la surveillance des coûts de production : - L écart sur consommation perd l essentiel de son intérêt car d une certaine manière SAP compare du standard à du standard, seul l écart sur quantité gardant toute sa signification. - L écart sur coût de production perd également l essentiel de son intérêt puisqu il ne permet pas d évaluer l ampleur de l écart entre le prix standard et les coûts réels supportés et ne peut donc pas servir d indicateur pour décider de la revalorisation du standard de l article fabriqué. GÉDIA AUDIT V4 Thémis Conception Informatique Page 2 sur 6

3 Au niveau du calcul des marges sur ventes des articles fabriqués : - La marge sur vente (marge de base) est d abord calculée par rapport aux coûts des stocks consommés valorisés en prix standard (prix de revient de base). - L intégration dans ces prix de revient de base de l écart sur consommation entre le coût de la vente au prix standard et celui au coût réel n est pas possible. - Il est impossible d ajuster les marges sur vente sur la base des valeurs des consommations réelles car les coûts réels des stocks ne sont pas connus. 2. Comment contrôler vos coûts d entrées produits, connaître le coût réel de vos stocks et vos marges sur coûts réels des articles fabriqués avec Gédia Audit 2.1. Comparaison des méthodes de calcul du coût de production analytique CuPF de SAP et du coût de production réel Gédia noté ici CuPG Les 2 méthodes de calculs s appuient sur la même nomenclature de production enregistrée dans le collecteur de coûts. Les quantités de composants incorporées et les quantités d activités valorisées entrant dans le calcul du coût de production SAP CuPF sont reconduites dans le calcul du coût de production Gédia CuPG. Les différences importantes apparaissent sur les points suivants : - SAP incorpore dans son coût de production des semi finis ou de produit finis les matières premières consommées à un coût de stock qui peut être différent de celui de Gédia. (coût standard ou PMP faussé ). - SAP incorpore dans son coût de production des semi-finis ou des produits finis les composants fabriqués au prix standard alors que Gédia Audit les incorpore au coût du stock réel recalculé le long de l axe du temps. In fine, l écart entre les coûts de production CuPF et de CuPG trouve donc son origine dans la différence de valeur des stocks consommés entrant dans la fabrication de l article aux différents niveaux de fabrication. L amplitude de cet écart est directement fonction : - du niveau de maîtrise des coûts des stocks des matières achetés - de l écart entre les prix standards et les coûts réels supportés. En définitive, grâce à l application de règles de bases décrites au 1.1., Gédia Audit délivre un coût de production réel quel que soit le niveau de fabrication de l article. Il en résulte la connaissance des coûts de stocks réels des articles fabriqués de la même manière que pour les articles achetés et par voie de conséquence la connaissance des consommations à leur valeur réelle et donc des marges sur coûts réels La réponse de Gédia Audit aux problématiques posées La connaissance des valeurs de stocks réelles des articles fabriqués et leurs contrôle Le module audit des stocks délivre pour chaque article une double valeur du stock à fin de période : - la valeur du stock calculé par SAP conformément au code indicateur de prix et restitué (stock fourni) - la valeur du stock calculé par Gédia Audit en application de la méthodologie Gédia (stock Gédia). L utilisateur connaît donc pour chaque article la valeur du stock réel et l écart par rapport à la valeur de stock comptabilisé par SAP. Le programme affiche la valeur totale du stock fourni et du stock Gédia tous articles confondus. En cas de besoin de rapprochement avec la comptabilité, l utilisateur peut afficher la liste des articles d une classe de valorisation sélectionnée et ainsi obtenir le total des valeurs de stock fourni et Gédia correspondant. Une vérification rapide de l absence d écarts d audit importants parmi les articles permet de s assurer qu aucune erreur importante n a affectée la valeur de stock fourni d un article, et par voie de conséquence celle des comptes. Gédia Audit apporte à la comptabilité la réponse à 2 questions fondamentales : 1. quelle serait la valeur de mon stock en comptabilité s il était valorisé au coût réel au lieu du prix standard? 2. que représente l écart de prix entre la valeur de stock SAP et la valeur de ce même stock valorisé au coût de production réel? GÉDIA AUDIT V4 Thémis Conception Informatique Page 3 sur 6

4 La surveillance des écarts entre le prix standard et le coût de production réel L écart d audit de stock en pourcentage sur coût unitaire traduit la différence entre la valorisation au prix standard et la valorisation au coût réel. Par simple sélection de la liste d articles en écart d audit de stock en dehors d un seuil de tolérance saisi, l utilisateur dispose de la liste des articles dont le coût réel s éloigne trop du prix standard et pour lequel un recalcul du prix standard dans SAP devrait être envisagé. L évolution du coût réel du stock d un article fabriqué pouvant être le fruit d un coût de production exceptionnel, voir accidentel, Gédia Audit fourni la visibilité historique sur la composition des coûts de production des différents ordres de fabrication, afin de fiabiliser le processus de décision de la nécessité ou non de recalcul du standard. Une surveillance très fine des coûts de production est réalisée par le module production de Gédia Audit (voir au 2.3.) La connaissance des marges sur coûts réels et leur contrôle La problématique du contrôle des marges Dans un système qui valorise les achats incorporés dans la production au PMP, le degré de fiabilité du prix standard d un article fabriqué est tributaire du niveau de maîtrise des valeurs de stocks des matières premières (voir problématique coût d entrée achat). Un contexte à forte variabilité des prix d achats conduit inévitablement à une dérive plus ou moins importante entre les coûts réels et les coûts standards. A cela peuvent s ajouter des différences de structure de coûts entre la nomenclature théorique appliquée au calcul du prix standard et la nomenclature effective de production de l ordre de fabrication : - écarts importants entre quantités théoriques et quantités réelles - différences de composants ou d activités consommées - cas spécifique des articles configurés - / Pour toutes ces raisons, la marge sur coût standard dégagée constitue un indicateur, mais ne peut pas être considérée comme représentative de la contribution du produit au résultat si on n est pas en mesure de connaître l écart par rapport à la marge sur coût réel La réponse Gédia à la problématique de contrôle des marges Le contrôle de marge dans Gédia Audit répond à un double objectif : 1. S assurer de la qualité des données entrant dans le calcul de la marge sur vente 2. Prendre connaissance du taux de marge sur coût réel. La différence de valorisation des stocks des articles entrant dans la composition des produits finis fabriqués engendre un écart de valeur entre la marge à la ligne de vente calculée par SAP (marge MCF) et la marge calculée par Gédia (marge MCG). Gédia Audit calcule pour chaque article la marge sur coût réel et la compare à la marge sur coût standard SAP restituée et dégage l écart entre les 2 marges en % et en valeur (écart d audit de marge). Le programme affiche la marge totale sur coût standard et la marge sur coût réel réalisée au cours de la période analysée. En sélectionnant un type d article, l analyse de marge s opère sur la liste des articles rattachés au type sélectionné. Le principe de contrôle des marges sur ventes à l aide de Gédia Audit consiste à mettre en rapprochement les marges SAP et (MCF) et Gédia (MGF). Pour détecter les articles à marges suspectes, l utilisateur peut par exemple sélectionner les articles : - pour lesquels la marge sur coût standard MCF est au-dessus du taux de marge de 30 % saisi - et pour lesquels la différence par rapport à la marge sur coût réel MCG fait ressortir un écart d audit de marge supérieur de 50 %. A partir de cette sélection, Gédia Audit délivre la liste des articles pour lesquels la marge sur coût standard de 30 % et plus réalisée est au dessous de plus de 50 % de celle réalisée par rapport au coût réel. GÉDIA AUDIT V4 Thémis Conception Informatique Page 4 sur 6

5 L accès au module stock et production permet ensuite à l utilisateur de procéder facilement à toutes les investigations requises pour répondre aux 2 questions essentielles suivantes : 1. Le coût standard est-il encore représentatif ou non pour calculer la contribution de l article au résultat? 2. L écart important par rapport à la marge sur coût réel est-t-il du à des coûts de production exceptionnels ou accidentels ou s agit-il d une évolution normale et durable? Le contrôle de la cohérence des prix de ventes termine le processus de vérification. Cette démarche de contrôle des marges innovante et performante permet de répondre de façon rapide et efficace à la demande d explication des dérives de marges constatées dans les systèmes d informations La surveillance des opérations de production (OP) avec le module Gédia Audit production Le questionnement à l origine de la démarche de surveillance des opérations de production (ordres de fabrication) Le module stock permet de surveiller les écarts entre les valeurs de stocks au coût standard SAP et les valeurs de stocks au coût réel Gédia des articles fabriqués à partir de l analyse des écarts d audit de stocks. A la différence du contrôle des coûts d entrées achats qui se fait à partir des seules données de l article acheté, le contrôle des coûts de production nécessite la visibilité sur les quantités et les coûts des articles consommés (nomenclature de production). Une fois les écarts entre coût standard et le coût réel identifié, il importe de pouvoir faire le distinguo entre ce qui est du ressort - d une erreur ou d un dysfonctionnement ou - d un coût de production exceptionnel ou - d une dérive importante mais justifiée entre le coût standard et le coût réel. C est pour faciliter les réponses à ces questions que Gédia Audit offre un ensemble de fonctionnalités spécifiques à la surveillance des coûts de production OP par OP La démarche de surveillance des opérations de production avec Gédia Audit La surveillance des OP est faite en 2 temps : 1. Surveillance de l état du portefeuille des opérations de production et de détection des coûts de production suspects 2. Explication des écarts d audit des coûts de production. Le calcul des coûts de production est tributaire du respect d un certain nombre de règles relatives à l enregistrement informatique du suivi de production. Gédia Audit piste les OF restés vides clos sans production, les OF anciens non clos et s intéressent également à la chronologie des événements. Gédia Audit dégage pour chaque OP 3 types d écarts sur coût de production à partir des 3 coûts unitaires de production calculés pour l OP que sont : - CuE/stk : coût unitaire d entrée en stock (valeur de l entrée marchandise livrée au stock) - CuPF : coût unitaire de production fourni (calculé par SAP à partir du collecteur de coût) - CuPG : coût unitaire de production Gédia (calculé par Gédia à partir du collecteur de coût). - Ecart 1 : écart de prix entre coût de production SAP CuPF et coût d entrée en stock physique SAP CuE/Stk L écart 1 compare un coût de production calculé historiquement sur la base d une nomenclature standard à un coût de production d une nomenclature effective valorisée aux coûts des consommations incorporées. Ces écarts, s ils sont importants en amplitude et en nombre, peuvent être révélateurs d une mauvaise maîtrise des standards, mais aussi être le résultat d erreurs ou de dysfonctionnements ponctuels. SAP transcrit cet écart en comptabilité financière sur le compte écart de prix. GÉDIA AUDIT V4 Thémis Conception Informatique Page 5 sur 6

6 - Ecart 2 : écart de prix entre coût de production SAP CuPF et coût de production GÉDIA CuPG (ou écart d audit du CP) L écart 2 compare deux coûts de production calculé sur la base de la nomenclature de production effective, mais valorisée à des coûts différents. Il permet de détecter les OP dont les coûts de production SAP sont trop éloignés des coûts de production réels GÉDIA suite à des écarts de prix sur coûts matières. Afin d expliquer l origine de cet écart Gédia Audit met en évidence dans l affichage du détail de la nomenclature de production la liste des composants incorporés pour lesquels un écart de prix entre la valeur d incorporation SAP et Gédia est apparu (écart sur consommation). L accès aux axes de valorisation du stock de l article fabriqué et/ou des différents composants incorporés permet à l utilisateur d expliquer l origine des écarts sur consommation. - Ecart 3 : écart de prix entre prix standard PuStd et coût de production Gédia CuPG L écart 3 compare le prix standard historique valide à date de production de l OP au coût de production réel Gédia CuPG. Il peut être différent de l écart 1 en cas de modification du prix standard au cours de la période de production de l OP. Son rôle est le même que celui de l écart 1. La surveillance des coûts de production avec Gédia Audit permet de répondre aux interrogations posées par les écarts d audits de stocks des articles fabriqués en fournissant une visibilité précise sur les processus de production mis en œuvre. GÉDIA AUDIT V4 Thémis Conception Informatique Page 6 sur 6