2012 Rapport d activité 1

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1 2012 Rapport d activité 1

2 SOMMAIRE RAPPORT D ACTIVITES Le mot de l administrateur du GCS e-santé Bourgogne 3 2. Le GCS e-santé Bourgogne 4 3. Le point sur les projets du GCS en a. Le Dossier Médical Personnel 5 b. Trajectoire 6 c. Télémédecine 7 d. ENRS 8 e. Sécurité 9 f. Géolocalisation des ambulances 10 g. EAI/ Identités 11 h. Net SanT 12 i. ORUB 13 j. DOMEVIH/ Logiciel VIH Modification des statuts Ressources 16 2

3 : une année de changement Conformément aux orientations souhaitées par l Assemblée Générale, le GCS a connu de profonds changements en Tout d abord, une gouvernance plus démocratique a été instituée. C est ainsi qu un conseil exécutif composé de membres représentatifs se réunit chaque mois pour assister l administrateur dans sa mission. Des comités de pilotage et groupes de travail ont été institués pour chaque projet. Ensuite, le financement a été clarifié. Bien que 2012 soit un exercice de transition, il a institué une clarté dans les modes de financement en séparant les charges d administration générales et celles de projets. Pour ce faire, une comptabilité analytique a été mise en œuvre. Ce travail de réflexion s incarne désormais dans une convention constitutive entièrement remaniée et adoptée à l unanimité lors de l Assemblée Générale exceptionnelle du 26 novembre Enfin, les orientations stratégiques ont été revues. La notion de plateforme de services intégrée à un Cloud Santé sécurisé a vu le jour, afin de porter l ensemble du Programme Régional de Télémédecine. Sur le plan opérationnel, cela s est traduit par le démarrage des travaux chez l hébergeur de données de santé, la constitution d un annuaire, le lancement des phases d études pour les services à mettre en œuvre, l initialisation de la réflexion sur l avenir d un réseau sécurisé capable de porter l ensemble des échanges, etc Vous trouverez dans ce document, plus en détail, les travaux réalisés par le GCS ainsi que les moyens consacrés au cours de l année Les liens étroits noués avec ses membres, la transparence de ses financements et une stratégie claire ont permis de conforter la place du GCS e-santé dans le paysage Bourguignon. Cyrille Politi Administrateur du GCS e-santé Bourgogne 3

4 2. Pour le déploiement d un système d information partagé de santé Le Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) e-santé Bourgogne est une structure de droit privé, créée en juin Il a pour objectif la mise en œuvre au niveau régional des politiques nationales liées aux systèmes d information partagés de santé, la mise en œuvre des projets régionaux contractualisés avec l ARS de Bourgogne, ainsi que ceux demandés par ses membres. Le GCS apporte à ses membres des projets sous forme de couches de services (réseau sécurisé à haut débit bourguignon, visio et web conférence, workflow, partage d image, ) pour répondre à tous les besoins de manière cohérente. Organigramme 2012 Administrateur Cyrille POLITI Claire LEUREAUD Assistante de direction Julien BLAISE Georges BOUM Bruno LEMPEN Bruno PERRAULT Aurélie PERTIN Chef projet Chef projet Chef projet Chef projet Chef projet 4

5 3. Etat des lieux sur les projets du GCS a. Le Dossier Médical Personnel (DMP) Projet national financé à 80% par l ASIP Santé Objectif : Véritable carnet de santé informatisé, le DMP est un outil de coordination des soins. C est un service public proposé gratuitement à tous les bénéficiaires de l Assurance Maladie. Il facilite le suivi et la prise en charge des patients grâce à un partage des données et documents entre les professionnels de santé, qu ils soient hospitaliers ou libéraux. Il crée ainsi le lien ville-hôpital. Chef de projet : Julien BLAISE Réunions de sensibilisation au DMP auprès des professionnels de santé libéraux et des associations de patients, Préparation d une campagne d information régionale auprès des professionnels de santé libéraux, Mobilisation des unions professionnelles (médecins libéraux et infirmiers), Visites de structures de soins et sensibilisation au DMP, formation du personnel des établissements engagés dans le programme, Accompagnement des établissements sur les aspects méthodologiques et techniques, Recrutement par téléphone des professionnels de santé libéraux sur les bassins. Le nombre de professionnels de santé libéraux utilisant le DMP est en constante augmentation. La mobilisation des professionnels de santé libéraux reste à consolider notamment par le biais d une meilleure implication de leurs éditeurs de logiciels de gestion de cabinet. Le lancement des deux bassins pilotes (Dijon et Auxerre) a démontré un intérêt certain pour ce projet. Les différentes réunions d information sur le sujet ont permis de sensibiliser les patients et les professionnels de santé. Le GCS a mobilisé les unions de professionnels afin de donner plus de poids aux actions engagées. La future alimentation des DMP par les établissements devrait permettre de déclencher les usages au niveau des bassins. 5

6 b. Trajectoire Projet financé par l ARS de Bourgogne Durée du projet : 2 ans Objectif : Trajectoire est un logiciel de gestion de patient hébergé chez un hébergeur de données de santé agréé en Rhône Alpes (HCL). Il fluidifie le circuit du patient en identifiant les structures adaptées à sa prise en charge et en permettant aux professionnels de dialoguer par voie électronique sécurisée. Directeur Médical du projet : Jean BARTHE Chef de projet : Bruno PERRAULT Recrutement d un directeur médical de projet, Formation de l équipe projet au logiciel Trajectoire au GCS SISRA, Mise en place d un comité de pilotage régional, Participation de la coordination Bourgogne au comité de suivi des coordinations régionales. Définition de 12 bassins d établissements incluant des MCO et des SSR, Formations sur sites pendant 6 semaines et assistance téléphonique pendant 15 jours pour chaque bassin, Organisation des formations pour le 1 er bassin (mâconnais) débutant en janvier

7 c. Télémédecine Projet financé par l ARS de Bourgogne Objectif : lutter contre les inégalités territoriales de santé en pratiquant une médecine à distance. Chef de projet : Aurélie PERTIN Mise en place d une expérimentation Télé AVC, Rencontres avec les industriels de télémédecine, Rédaction d un cahier des charges pour une solution régionale de télémédecine (workflow et partage d images) interfacée avec le projet visio/web conférence, projet mené par Bruno Lempen. Jusqu en 2012, le pont de visioconférence était installé et exploité par le CHU du Dijon. Les équipements devenant trop obsolètes au regard des nouvelles technologies utilisées par les établissements, le GCS e-santé Bourgogne a été chargé de son renouvellement. Un appel à projet a dès lors été lancé pour permettre une communication facilitée entre professionnels et un développement cohérent de l ensemble des projets de télémédecine. Le cahier des charges rédigé en 2012 résulte d une fusion de l appel d offres sur la télémédecine et de celui sur la visioconférence régionale. Cette association a ainsi permis de préparer pour 2013, d une part la migration du pont régional de visioconférence ; d autre part, le déploiement d une plateforme régionale offrant une solution complète de télémédecine répondant à l ensemble des besoins du Programme Régional de Télémédecine. Le service de visioconférence permettra aux utilisateurs de communiquer visuellement entre eux et en temps réel. Le service d imagerie permettra le partage d imagerie entre les établissements concernés. Le service de workflow (télédossier) permet aux professionnels de disposer d un dossier commun pour chaque patient et pour chaque acte de télémédecine. Le compte-rendu exigé par le décret télémédecine est également produit par ce service. Au 31 octobre 2012, l expérimentation Télé-AVC est déployée sur 11 sites. La télémédecine fait partie des projets prioritaires de l année 2013 pour le GCS e-santé Bourgogne. Pour les acteurs régionaux mobilisés au quotidien auprès des patients, le GCS a créé un espace de confiance, le Cloud Santé, regroupant un ensemble de services nécessaires à la bonne coordination des professionnels de santé. Par le biais de ses différents projets organisés en couches de services (réseau sécurisé à haut débit bourguignon, visio et web conférence, workflow, partage d image ) et réunis au sein d une même plateforme, le GCS e-santé Bourgogne développe une solution cohérente et efficiente au service de tous les patients du territoire. 7

8 d. Espace Numérique Régional de Santé (ENRS) Projet financé par l ARS de Bourgogne et le Conseil Régional de Bourgogne Objectif : Guichet unique, il permet l échange sécurisé d informations médicales entre professionnels de santé et garantit l interopérabilité des systèmes d information de santé en région. Chef de projet : Bruno LEMPEN Enrichissement de l ENRS avec des outils et services proposés par le GCS (gestion de fichiers volumineux, organisation des rendez-vous, messagerie sécurisée, espaces collaboratifs, GED qualité, Espace hébergé par IDS, hébergeur de données de santé agréé. Journée de présentation de l ENRS 13 avril 2012, Mise en place d un outil de téléchargement de fichiers, Mise en place d un outil d organisation et de planification d évènements (réunions, rencontres, ), Mise en place de la messagerie sécurisée, Mise en place d un WordPress adapté aux mini-sites, Ajustements de l ENRS (Flux RSS, modifications de Portlet, ), Finalisation de la migration des applications et sites web se trouvant sur la plateforme Bourgogne Santé. 8

9 e. Sécurité des Systèmes d Information Objectif : de nombreux membres du GCS e-santé Bourgogne ont exprimé le besoin d une compétence mutualisée en sécurité des systèmes d Information de Santé. Les principaux objectifs de ce projet sont Atteindre les seuils d éligibilité (Prérequis) et des valeurs seuils (domaines fonctionnels prioritaires) du programme Hôpital Numérique. Amélioration du niveau de maturité des Systèmes d Informations de Santé (SIS) en région Bourgogne (meilleurs niveaux de disponibilité, d intégrité, de confidentialité et de traçabilité des informations) Chef de projet : Georges BOUM création d un comité de pilotage régional où sont abordées différentes thématiques : méthodes et outils de travail, Politique Générale de Sécurité des Systèmes d Information (PGSSI), conformité des traitements des données à caractère personnel, gestion de l activité veille réalisation d une étude, via un questionnaire «Etude de l existant» à destination des DSI pour recueillir et comprendre les besoins des membres Les travaux du Comité de Pilotage se basent sur des recommandations gouvernementales telles que le programme Hôpital Numérique, le référentiel général de Sécurité des Systèmes d Information mais aussi les règles de base d hygiène informatique. L étude de l existant a permis de mettre en exergue les points à améliorer mais aussi les difficultés de gestion et d organisation du système d information. Le travail d accompagnement et de conseil à mener auprès des établissements est capital afin d être en conformité avec les directives actuelles et surtout, de savoir s y adapter. 9

10 f. Géolocalisation des ambulances Projet financé par l ARS de Bourgogne Objectif : optimiser le déploiement des ambulances en ayant connaissance en temps réel de leurs disponibilités et en déterminant, selon leur emplacement, leur délai d'intervention. Chef de projet : Julien BLAISE Préparation d un cahier des charges détaillant les interfaces nécessaires à la mise en place d un système d échange d informations entre le logiciel de géolocalisation des ambulances privées et les logiciels de régulation utilisés dans les différents SAMU. La multiplicité des acteurs engagés dans le projet complique sa mise en œuvre. La stratégie de déploiement adoptée a pour but de permettre un lancement progressif du projet dans les différents départements. La mise en œuvre du système devrait s opérer progressivement. 10

11 g. EAI / Identités Projet sans financement EAI Objectif EAI : application qui permet de réaliser l interface entre différents logiciels et d harmoniser ainsi les flux de communication. Objectif Identités : serveur d identité régional permettant la récupération des données d un patient et évitant de ce fait les doublons et erreurs de saisie. Chef de projet : Julien BLAISE Définition du périmètre fonctionnel de chaque système, Rencontres avec différents industriels proposant ce genre d application, Réalisation d un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) détaillant les attentes du GCS tant en matière de bus applicatif (EAI) que de service de gestion des identités. Les rencontres avec les éditeurs et la rédaction du cahier des charges ont permis de mieux déterminer le périmètre fonctionnel. La complexité de gestion des processus d identito-vigilance et de l organisation à mettre en place pour assurer une gestion cohérente à l échelle régionale sont des aspects qui nécessitent une réflexion plus approfondie. 11

12 h. Réseau Privé Virtuel à très haut débit : Net SanT Bourgogne Projet financé par les membres bénéficiant d un lien Objectif : il permet la communication entre tous les sites connectés et est le vecteur des données support à la Télémédecine. Ce réseau, associé à l Espace Numérique Régional de Santé (ENRS), forme un outil performant pour les professionnels de la santé en offrant de nouveaux services. Net SanT Bourgogne remplace ClonySanté. Chef de projet : Bruno LEMPEN État des lieux de l existant et prise en compte des futurs besoins de la région au niveau du réseau, Écriture d un cahier des charges, Couplé avec les projets Télémédecine et visio/web conférence, Socle primordial pour l ensemble des activités des membres du GCS. Gestion du réseau VPN SFR, Suivi du déploiement régional du réseau VPN. 12

13 i. Observatoire Régional des Urgences de Bourgogne (ORUB) Objectif : permettre la fourniture de statistiques d activité validées des 22 structures d urgence de la région Bourgogne et des SAMU/SMUR pour en effectuer leur analyse. Directrice de l ORUB : Dr Agnès BARONDEAU LEURET Assistant ORUB : Mohamed ANAJAH Chef de projet GCS : Bruno LEMPEN Mise en place d un Comité de pilotage de l ORUB (DSI/Urgentiste représentant de la région), Mise en place d un serveur régional de veille et d alerte pour recevoir les Résumés de Passages aux Urgences (RPU) avec transmission de ces données à l INVS (CIRE au niveau régional), Etat des lieux par des visites sur site de l ORUB des systèmes d information des 22 Services d Accueil Urgences (SAU) avec explication de l importance de l outil informatique à mettre en place au sein des urgences pour obtenir une exhaustivité des données. Suivi des remontées des RPU par l ORUB qui travaille sur l exhaustivité des données et par les GCS sur le plan technique, Mise en commun avec la CIRE et l ORUB d un poste de statisticien. Quasi-exhaustivité des données pour 10 Services d Accueil Urgences (SAU) Non-exhaustivité des données pour 8 SAU Pas de données pour 4 SAU 13

14 j. DOMEVIH/ Logiciel VIH DOMEVIH : Projet répondant à une obligation réglementaire Objectif : développé par l INSERM et l Agence Technique de l'information sur l'hospitalisation (ATIH), ce logiciel permet de recueillir des données dans une base nationale. Ces données sont ensuite transmises à l INSERM qui en établira des statistiques et pourra procéder à l analyse des données médico-épidémiologiques relatives aux patients infectés par le VIH. Chef de projet : Aurélie PERTIN Initialisation du projet demandé par le COREVIH, : déploiement en cours. Logiciel VIH : Projet financé par l ARS Objectif : dossier médical relatif aux patients infectés par le VIH ou autre maladie infectieuse, interfacé avec le DOMEVIH. Chef de projet : Aurélie PERTIN Actions 2012 Réinitialisation du projet (réunion de «lancement» en décembre), Décision de rédiger un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) sur 2013 pour le choix d un logiciel VIH, CCTP en cours de validation. 14

15 4. Modifications des statuts du GCS e-santé Bourgogne L année 2012 a vu divers changements s opérer au sein du GCS E-Santé Bourgogne, une nécessité afin d adapter et d ajuster son rôle par rapport aux réalités du terrain et aux besoins ressentis. De ce fait : Création de collèges permettant : L intégration du secteur médico-social L intégration URPS L intégration possible de tout autre acteur en lien avec le secteur de la santé (ambulanciers, réseaux ) Précision du rôle de l administrateur et de l assemblée générale Ajout du conseil exécutif Définition précise de l apport en capital lors de l adhésion de chaque collège, précision sur les modalités de modification du capital Définition précise de la participation des membres aux charges du GCS Précision sur calcul des droits statutaires pour chacun des collèges Précision sur les procédures d admission, d exclusion ou retrait d un membre Changement de domiciliation du siège social, installation à Chalon-sur-Saône Suppression de l ancienne annexe 1 (délibérations des CA) Tenue d une nouvelle annexe 1 recensant la liste exhaustive des membres validés par l Assemblée Générale avec pour chacun son capital social, son nombre de parts et ses droits statutaires Suppression des éléments d organisation interne du GCS (directeur technique, comité médico technique) Renvoi au règlement intérieur des modalités de fonctionnement du groupement. 15

16 6. Le GCS en chiffres Fin 2012, le GCS e-santé Bourgogne comptait 67 membres. Les projets qu il porte ont pour vocation de favoriser la coordination des acteurs de santé et de faciliter la prise en charge de patients où qu ils soient sur le territoire, un enjeu qui intéresse aussi vivement le médicosocial. En 2012, le portefeuille projet s est considérablement étoffé par le lancement de plusieurs projets structurants. Ceux-ci ont vocation à créer des «couches de service» capables de répondre à l ensemble des besoins du Programme Régional de Télémédecine. Le GCS est chargé de la mise en œuvre de plusieurs types de projets : les projets liés aux politiques nationales, les projets régionaux contractualisés avec l Agence Régionale de Santé de Bourgogne et les projets demandés par ses membres. Ainsi, au niveau de la participation financière, on retrouve alors une répartition relative aux différentes missions confiées au GCS. Administration générale 2012 Participation aux projets ARS ASIP Conseil régional Adhérents Membres ARS 2% 9% 38% 62% 89% 16