L organisme sans but lucratif. Pouvoirs, rôles et responsabilités des administrateurs
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- Tiphaine Sergerie
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1 L organisme sans but lucratif Pouvoirs, rôles et responsabilités des administrateurs
2 Une personne morale Distinctions Incorporée Au sens du code civil du Québec
3 Obligations de l organisme Posséder un patrimoine Contracter Agir à l intérieure des limites prévues par la loi, les lettres patentes et les règlements généraux Prendre des procédures judiciaires
4 Obligations Tenir des livres, des registres et des procès verbaux Tenir à jour une liste des membres Tenir une assemblée annuelle ou une assemblée extraordinaire lorsque requis par la Loi Produire une déclaration annuelle auprès du Registraire des entreprises Aviser le Registraire de toutes modifications corporatives
5 La structure organisationnelle Les membres Le conseil d administration Comité exécutif Les comités La permanence Les bénévoles Le 30 avril 2011
6 Le partage des pouvoirs Pouvoir des membres Peu, pour ne pas dire aucun, pouvoir administratif Élire les administrateurs Nommer le vérificateur Ratifier les modifications aux règlements généraux Prendre connaissance des états financiers
7 Le droit des membres Traitement égalitaire (sous réserve de la création de catégorie distincte) Respect des lettres patentes et des règlements généraux (de nature contractuelle)
8 Les comités, les bénévoles et la permanence Pouvoirs et droits Ceux déterminés par le conseil d administration, par le contrat d embauche, ou de service
9 Le conseil d administration Composition Des personnes physiques sauf celles sous le coup d un interdit Le nombre est fixe et déterminé par les règlements généraux Élu lors de l assemblée annuelle ou de la façon prévue aux règlements généraux Un terme de deux ans
10 Le conseil d administration Pouvoirs Autorité souveraine sur la personne morale Des mandataires Agit par résolution lors d une assemblée Initie la modification des règlements généraux sous réserve de leurs ratification par les membres
11 Le conseil d administration Devoirs des administrateurs Agir personnellement dans les limites de ses pouvoirs Prudence et diligence lors de la prise de décision Honnêteté et loyauté Fiduciaire Ne pas se placer en conflit d intérêts Rendre compte de l administration auprès des membres
12 Le conseil d administration Les dirigeants Le comité exécutif Désignés ou destitués selon la forme prévue par les règlements généraux Mandat d un an Rémunérés selon ce qui est prévu aux règlements généraux
13 Le conseil d administration Les rôles et fonctions Aucune définitions rigides Plus les rôles sont clairs, moins la confusion apparaît
14 Le conseil d administration Palier décisionnel Conseil d administration Les comités du conseil Palier organisationnel Permanence Bénévoles
15 Le conseil d administration Rôles Assumer le «leadership» de l organisation Détermine le cadre et les paramètres d opération par l adoption de politiques, de règlements et de résolutions engageant la personne morale
16 Le conseil d administration Rôles des administrateurs Faire bénéficier l organisme de leurs connaissances et de leurs compétences respectives Sensibiliser le conseil aux besoins de leurs milieux (le cas échéant) En tout temps, soigner la réputation et la crédibilité de l organisme Faire jouer leur influence politique en faveur de l organisme
17 Le conseil d administration Rôles des dirigeants Décrits dans les règlements généraux (description de tâches) Agissent en vertu d une résolution du conseil d administration
18 Le conseil d administration Le directeur général Généralement il n est pas membre du conseil d administration Est l employé du conseil d administration Exécute les décisions du conseil d administration Le pivot central de l organisation
19 Le conseil d administration Le comité exécutif Seulement si le conseil est constitué d un nombre important de membre S occupe de la «cuisine» Peut entraîner de la démotivation chez les administrateurs
20 Le conseil d administration Les employés Les comités Sous la supervision du directeur général Ne répondent généralement pas aux administrateurs Nommés par le conseil ou le directeur générale Agissent à l intérieur de leurs mandats
21 Responsabilité, prévention, assurance Civile Criminelle Statutaire Ne pas causer de préjudice à autrui Réparation du préjudice Comportement réprimé par le code criminel Comportement réprimé par une loi
22 Responsabilité, prévention, assurance Identique à une personne physique Les administrateurs purgeront la sentence s il y a lieu Les administrateurs seront tenus responsable des manquements aux lois par la personne morale
23 Responsabilité, prévention, assurance La personne morale sera liée civilement par le comportement d un bénévole, d un employé, ou d un dirigeant si le tiers est justifié de croire qu il est autorisé d agir en son nom La personne morale sera liée par les erreurs ou les omissions de ses employés ou de ses bénévoles
24 Responsabilité, prévention, assurance Civile ou pénale Administrateurs et dirigeants Théoriquement Autant la personne morale, les administrateurs, le membre que le tiers peut poursuivre l administrateur
25 Responsabilité, prévention, assurance Par un administrateur Par les membres Par les tiers En cas de diffamation ou d atteinte à la réputation Excès de pouvoir, contravention à la loi Caution personnelle Faute personnelle Participation à un délit
26 Responsabilité, prévention, assurance Responsabilité civile des administrateurs eu égard à la loi Interdiction de prêter aux membres et obligation de rembourser la personne morale Responsable des dettes en cas de dissolution volontaire Refus de montrer les livres et registre ou y fait des fausses entrées N acquitte pas les retenues fiscales
27 Responsabilité, prévention, assurance Responsabilité pénale des administrateurs eu égard à la loi Moyens de défense Plusieurs lois rendent solidaire les administrateurs des décisions illégales prises en conseil d administration Inscription de la dissidence au procès verbal Bonne foi lors de la prise de décision Appel à un consultant externe
28 Responsabilité, prévention, assurance Code de conduite Respectez les lois Respectez les règlements généraux et les lettres patentes de l organisme Renseignez vous et prenez conseil Agissez avec diligence Exercez une surveillance et un contrôle adéquat
29 Les assurances Est-ce nécessaire? Responsabilité civile (les conséquences de vos actes) Accident (si une blessure survenait dans le cadre de vos activités) Sur les biens (feu vol vandalisme) Transfert à un assureur le risque que l on prend: Est-ce que vous prenez un risque?
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