Guide utilisateurs. Comment gérer vos EPFL?

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1 QUOI? Guide utilisateurs Comment gérer EPFL? «Absences» inclus : Vacances, congés (non-travaillés) Déplacements de travail hors bureau (formations, voyages professionnels, conférences, télétravail) Compensation des heures supplémentaires et d appoint (déjà travaillées) OÙ? Attention il ne s agit pas des présences au travail! Partant de votre taux de travail à l EPFL le logiciel ne gère que vos. C est une approche inverse, correspondant mieux avec le monde académique, aux besoins de planning et de reporting, ainsi qu au suivi des responsabilités du management dans ses tâches d employeur. Ce site web est aussi accessible hors du campus, il nécessite un login avec votre compte et mot de passe tequila/gaspar. Pourquoi? Pour gérer vos soldes (vacances, ancienneté) Pour informer vos collègues et supérieurs de vos (planning, graphiques, résumés) Pour gérer vos heures travaillées - (en moyenne 4h/semaine) dans le cadre des horaires flexibles à l EPFL Si votre contrat à l EPFL est financé par un projet UE, la gestion du temps est obligatoire. Un rapport mensuel, basé sur vos saisies des, doit être imprimé et signé par vous-même et votre supérieur responsable du projet Pour contrôler et valider vos soldes de fin d année Les bases légales récapitulant vos droits et obligations sont disponibles dans le Règlement sur la gestion du temps de travail RGT, accessible dans l onglet «aide». (accès page aide) Comment? Ouvrez d abord le site (affichage possible en anglais dans la partie droite en haut de votre écran). Mes.. Saisir une absence : cliquer sur la date à laquelle vous souhaitez saisir une absence Système de gestion des Guide d utilisateur Français/

2 Demi-journée de début et de fin de votre absence (ou durée en heures, si déclaration par heures a été choisie) Le motif de votre absence à choisir dans le menu déroulant; (motifs sont affichés selon votre profil dans le système des ) Pour le motif congé payé (selon annexe RGT) : choisir les détails dans le menu contextuel (pop-up).. Gérer vos paniers des heures d appoint / heures supplémentaires : vous pouvez gérer vos heures d appoint (non activé pour les assistants doctorants) dans une fourchette de -0h à +~60h sans validation explicite de votre supérieur. Les heures supplémentaires sont quant à elles effectuées sur demande explicite du supérieur et soumises à validation du supérieur. Système de gestion des Guide d utilisateur Français/

3 Déclarez ici vous heures d appoint ou supplémentaires (le solde augmente dans le panier) Reprenez les heures d appoint ou supplémentaires par une compensation sur heures d appoint ou sur heures supplémentaires en choisissant le motif d absence en conséquence (le solde diminue)..3 Mes résumés Vous pouvez y éditer différentes listes et dans «état des soldes» obtenir une photo de vos soldes actuels qui sont mis à jour dynamiquement en fonction de votre taux d activité et de votre durée de contrat. Les droits sont calculés conformément en règlement sur la gestion du temps de travail en vigueur au sein de l EPFL. Système de gestion des Guide d utilisateur Français/

4 . Mes plannings Offre la possibilité de consulter le planning de votre unité. Via les «options d affichage» vous avez également la possibilité d afficher les de vos collègues : du jour courant, de la semaine, du mois, etc. Le planning partagé a pour but de créer un partage des informations avec vos relations de travail. Vous pouvez y ajouter directement des collaborateurs de vos instances ou envoyer une invitation à toute personne accréditée à l'epfl qui utilise le service de gestion des. 3. Moi@epfl Sur cette page vous trouverez une photo de vos données contractuelles à ce jour. Vos données contractuelles actuelles Etat de vos soldes Gestion de votre présence hebdomadaire Vous pouvez y attribuer des plages horaires par unité et pour les temps partiels y indiquer votre répartition du temps de travail. Système de gestion des Guide d utilisateur Français/

5 Vous pouvez également synchroniser vos depuis le logiciel vers votre calendrier personnel, celui de votre épouse ou vers un agenda de groupe via Exchange (p. ex Outlook) et /ou my.epfl.ch 4. Contact A cet endroit, vous trouverez vos contacts importants pour la gestion des Nom et prénom de l administratrice/teur de votre instance de l administratrice/teur de votre instance 5. Aide Vous trouverez sur cette page les différentes informations publiées sur les nouveautés du système (what s new ), les règlements et politiques de l EPFL en matière de gestion du temps, une foire aux questions. En cas de besoin, nous sommes à votre disposition Notre helpdesk et également ; Système de gestion des Guide d utilisateur Français/