Procédure de réservation par le web pour l agent de réservation PROCÉDURE DE RÉSERVATION PAR LE WEB POUR LA VISIOCONFÉRENCE

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1 Procédure de réservation par le web pour l agent de réservation PROCÉDURE DE RÉSERVATION PAR LE WEB POUR LA VISIOCONFÉRENCE

2 TABLE DES MATIÈRES ÉTAPES À SUIVRE POUR ACCÉDER AU TMS LORS D UNE RÉSERVATION... 4 SECTION TMS... 5 Nouvelle conférence... 5 Section Paramètres avancés... 7 Section Onglet Participants... 8 Onglet Terminaux et Salles :... 8 Onglet Externe: Confirmer l ajout des participants sélectionnés ou annuler les modifications Section Onglet Participants (avec appareil sélectionné) Section Onglet Information sur la conférence Section Onglet Paramètres de connexion Section Onglet Paramètres de l unité de contrôle MCU Enregistrer la conférence Répertorier les conférences Rechercher les séances Afficher les détails d une séance Modifier une séance Copier une séance Créer un modèle de séance à partir d une séance existante Supprimer une séance Modèles de conférence Créer un nouveau modèle de conférence Utiliser un modèle de conférence Afficher un modèle de conférence Modifier un modèle de conférence Supprimer un modèle de conférence QUITTER LE TMS SOUTIEN TECHNIQUE ANNEXES... 1 Annexe 1 : Aide-mémoire... 2 Annexe 2 : Liste des codes d activités

3 PROCÉDURE DE RÉSERVATION La procédure de réservation s adresse à l agent de réservation uniquement pour la réservation des appareils de visioconférence, car la gestion des salles demeure sous la responsabilité de l établissement. Lorsque le site organisateur fait partie du RUIS de l UdeS, l agent de réservation du site peut procéder à la réservation des appareils pour tous. Dans le cas d un site organisateur qui ne fait pas partie du RUIS de l UdeS, l agent de réservation des sites participants est limité à réserver uniquement son appareil. Pour plus de détails, veuillez consulter l annexe I à la fin du document. Pour s assurer de bien compléter la réservation Web, un délai de 24 heures ouvrables est requis. Lors d une réservation multipoint, dans un délai de moins de 24 heures, veuillez, dans un premier temps, remplir la procédure Web et ensuite communiquer avec le soutien technique : Estrie : option 5, option 2 Ligne sans frais : option 5, option

4 Étapes à suivre pour accéder au TMS lors d une réservation 1 Accéder à Internet Explorer. 2 Entrer l adresse « dans la barre d adresse que voici. Note : Un message de sécurité peut apparaître à l écran; accepter en appuyant sur le bouton oui. 3 Entrer le nom d utilisateur et le mot de passe dans la fenêtre «Connecter à tms.med.usherbrooke.ca». 4 Appuyer sur OK pour confirmer. Note : Il est possible d observer un certain délai dans le changement des étapes du processus de réservation. En cas de perte du mot de passe, communiqué avec le soutien technique au numéro : Estrie : option 5, option 2 Ligne sans frais : option 5, option 2 Voici l interface du TMS

5 Section TMS Nouvelle conférence Pour effectuer une nouvelle réservation, glisser la souris sur le menu sur Nouvelle conférence. Voici l interface TMS pour la réservation., puis peser

6 Section Paramètres de base Titre : Entrer le titre de la séance de visioconférence. Type : Choisir Connexion automatique pour organisez une visioconférence. Heure de début et de fin : Entrer l heure de début et de fin de la séance. Ne pas inclure les 30 minutes de test, c est un autre paramètre. Périodicité : Pour répéter plusieurs fois une même séance de visioconférence, appuyer sur le bouton Paramètres de périodicité. Commencer par choisir un intervalle de récurrence (quotidien, hebdomadaire, mensuel). Par la suite, choisir les options de récurrence. Note : Il est possible d ajouter ou enlever des dates en appuyant sur la journée dans le calendrier. Pour terminer, appuyer sur le bouton OK

7 Section Paramètres avancés Mode d image : Choisir Présence continue pour que tous les sites de la séance soient vus par l ensemble des appareils de visioconférence (valeur par défaut). Choisir Commutation à la voix si vous voulez que le site vu par les autres soit le site qui a la parole. Bande Passante IP : La valeur par défaut est de 768 kbps. Ne pas modifier. Bande Passante RNIS : Ne pas modifier, car nous sommes sur un réseau IP. Sécuriser : La valeur par défaut est Non. Ne pas modifier. Code de facturation : Entrer le code d activité (02-Téléformation clinique, 03-autres, 04 Administratif, 05-Téléconsultation avec patient, 06-Téléconsultation sans patient) Mot de passe/pin : Ne pas modifier ou effacer le mot de passe. Restreindre RNIS : Ne pas cocher l option car nous sommes sur un réseau IP. Mode d extension : La valeur par défaut est Désactivé. Ne pas modifier. Configurer le tampon : Par défaut la valeur est de 30 minutes. Laisser cette valeur car c est le 30 minutes de test avant le début de la séance. Supprimer le tampon : Permet d ajouter une période de tampon après la séance. Ne pas entrer de valeur dans ce champ. Prévoir le temps nécessaire à la séance dans la section paramètres de base

8 Section Onglet Participants Permet d ajouter des participants à la séance de visioconférence. Pour ajouter des participants, appuyer sur le bouton Ajouter des participants. La fenêtre Ajouter des participants se compose de 5 onglets principaux. Terminaux et Salles, Utilisateurs, Unité de contrôle MCU, Externe et équipement. Afin de vous permettre de choisir les appareils à ajouter à la séance de visioconférence, l onglet Terminaux et Salles et Externe seront expliqués. Les autres onglets n ont pas d intérêt pour l utilisation faite avec le TMS présentement. Onglet Terminaux et Salles :

9 Pour ajouter des appareils qui font partis du RUIS de Sherbrooke, appuyer sur l onglet Terminaux et Salles. Pour effectuer une recherche dans l ensemble des appareils, entrer un critère de recherche dans la zone Rechercher puis appuyer sur le bouton rechercher ou sur Enter (entrée) du clavier. Il est possible de filtrer les systèmes par RUIS, région, établissement et point de service en utilisant la liste déroulante Dossier. Lorsque vous glissez le pointeur sur le nom de l appareil, un infobulle s affiche indiquant les informations suivantes : Lorsque TMS ne réussit pas à communiquer avec un appareil ou que l appareil est déjà réservé dans le créneau horaire demandé, celui-ci s affiche en rouge dans la liste. Pour savoir si un appareil est déjà utilisé, regarder dans le calendrier au bout de l appareil. Le calendrier affiche toutes les heures de la journée et les lignes vertes et rouge du calendrier indiquent l heure de début et de fin choisie dans la section Paramètres de base. Les carreaux jaunes indiquent que l appareil est disponible alors que les carreaux bleus indiquent que l appareil est réservé. Pour ne plus afficher la disponibilité des appareils, enlever la sélection de la case à cocher Afficher la disponibilité. Pour sélectionner un appareil, cliquer sur la case à cocher vis-à-vis de l appareil puis appuyer sur le bouton. L appareil s ajoute à la liste Participants sélectionnés. Pour supprimer un appareil de la liste Participants sélectionnés, cliquer sur la case à cocher de l appareil puis peser sur le bouton

10 Onglet Externe: Pour ajouter des appareils qui ne font pas partie du RUIS de Sherbrooke ou absents de l onglet Terminaux et Salles, appuyer sur l onglet Externe. Direction : toujours choisir Appel sortant. Protocole : choisir IP/H323. Type : choisir Vidéo. Numéro : Entrer l adresse IP de l appareil à joindre à la séance de visioconférence. Après avoir entré les paramètres de l appareil, appuyer sur le bouton Participants sélectionnés. pour l ajouter à la liste Pour supprimer un appareil de la liste Participants sélectionnés, cliquer sur la case à cocher de l appareil puis peser sur le bouton. Confirmer l ajout des participants sélectionnés ou annuler les modifications Pour ajouter l ensemble des participants sélectionnés à la séance de visioconférence, appuyer sur le bouton OK en bas à gauche de la page. Pour annuler l ajout ou la modification des participants sélectionnés, appuyer sur le bouton Annuler

11 Section Onglet Participants (avec appareil sélectionné) Après avoir choisi les appareils de visioconférence pour la séance, l interface de l onglet participants change. Voici la nouvelle interface : Bouton Supprimer : Pour supprimer un appareil de la liste, sélectionner l appareil à l aide de la case à cocher, puis appuyer sur le bouton supprimer. Bouton Ajouter des participants : Reprendre Section Onglet Participants pour ajouter des participants. Actualiser : Mettre à jour l affichage. Maître de Vidéoconférence : Permets de déterminer quel appareil appartient au site organisateur. Pour choisir l appareil du site organisateur, utiliser la liste déroulante puis sélectionner l appareil. Section Onglet Information sur la conférence Notes de conférence : Informations IMPORTANTES à compléter que voici : - Votre nom + coordonnées pour vous rejoindre; - Si vous êtes Organisateur ou participant avec Organisateur à l extérieur du RUIS de l Université de Sherbrooke; - Si vous êtes participant, le nom du site organisateur + personne contact; - Information des sites externes au RUIS de l Université de Sherbrooke (nom + personne contact);

12 - Toutes autres informations pertinentes. Section Onglet Paramètres de connexion!!! Ne pas modifier cette section!!! Section Onglet Paramètres de l unité de contrôle MCU!!! Ne pas modifier cette section!!! Enregistrer la conférence Après avoir complété les différentes sections, appuyer sur le bouton dans le bas à gauche de la fenêtre pour effectuer la réservation

13 Répertorier les conférences Grâce au TMS, il est possible de consulter toutes les réservations faites par tous les agents de réservations dans votre établissement. En aucun cas le TMS informe de la disponibilité des salles. Pour obtenir la zone de recherche des séances de visioconférence du TMS, déplacer le curseur de la souris sur, puis attendre. Un menu s affiche à l écran. Choisir l option Répertorier les conférences. Rechercher les séances Plusieurs critères de recherche peuvent être appliqués pour obtenir les séances de visioconférence désirées. Voici une description des différents critères. Zone Rechercher : Permets de chercher l ensemble des séances de visioconférence selon le titre de la séance ou selon l ID de la séance. Date de début et de fin : Permets de chercher l ensemble des séances de visioconférence qui sont planifiées entre la date de début et de fin (inclusivement). Tous les utilisateurs : Non disponible Un utilisateur : Votre compte générique est sélectionné par défaut. Il n est pas possible de modifier l utilisateur

14 Ad-Hoc : Permets de chercher l ensemble des séances de visioconférence dont la communication s établit directement d un appareil vers un autre appareil (appel point à point). Uniquement les conférences : Permets de chercher l ensemble des conférences qui ne sont pas en visioconférence. État : Permets de chercher l ensemble des séances de visioconférence créées dont l état est selon l un des statuts suivants : Toutes : Toutes les séances qu importe l état de la séance. Tous (sauf supprimés) : Toutes les séances à l exception de celles supprimées. En attente : Toutes les séances enregistrées qui n ont pas été supprimées, ne sont pas en cours et ne sont pas terminées. En attente et En cours : Toutes les séances enregistrées qui n ont pas été supprimées et ne sont pas terminées. En cours : Toutes les séances qui ont lieu en ce moment. Terminé : Toutes les séances qui ont eu lieu dans le passé. Requête de conférence : Demande de visioconférence en attente d approbation technique par l équipe de support de visioconférence du RUIS de l Université de Sherbrooke. Rejeté : Demande de visioconférence qui a été refusée par l équipe de support de visioconférence du RUIS de l Université de Sherbrooke. Supprimé : Toutes les séances qui ont été supprimées (annulées) Filtrer les systèmes : permets de chercher l ensemble des séances de visioconférence dont les appareils affichés dans le filtre participent à la séance. Pour choisir les appareils du filtre, appuyer sur le bouton fenêtre suivante s affiche :.La Il est possible de sélectionner les appareils du RUIS de l UdeS, d une région, d un établissement, d un site, ou d un appareil simplement en le cochant. Une fois les appareils sélectionnés, appuyer sur Enregistrer. Bouton Enregistrer : Permet de garder en mémoire les critères de filtre sélectionnés. Bouton Rechercher : Lance la recherche

15 Afficher les détails d une séance Pour obtenir plus d informations sur une séance de visioconférence, appuyer sur celle-ci. Pour quitter la fenêtre, appuyer sur le bouton Annuler en bas à gauche. Modifier une séance Pour modifier une séance de visioconférence, glisser le pointeur de souris sur le titre de la séance, puis appuyer sur et sélectionner Modifier. Copier une séance Pour créer une nouvelle séance à partir des paramètres d une séance existante, rechercher la séance, glisser le pointeur de souris sur le titre de la séance, appuyer sur et sélectionner Copier. Entrer les paramètres à modifier pour la nouvelle séance, puis appuyer sur le bouton. Créer un modèle de séance à partir d une séance existante Pour créer un modèle de visioconférence à partir d une séance existante, rechercher la séance, glisser le pointeur de souris sur le titre de la séance, appuyer sur et sélectionner Créer comme Modèle. Entrer les paramètres à modifier pour le nouveau modèle, puis appuyer sur le bouton

16 Supprimer une séance Pour supprimer une séance de visioconférence, sélectionner la séance en cochant la case avant le symbole de l état de la séance, puis appuyer sur le bouton Supprimer. Confirmer en pesant sur le bouton Ok

17 Modèles de conférence Pour créer un modèle de conférence, modifier ou utiliser un modèle, déplacer le curseur de la souris sur, puis attendre. Un menu s affiche à l écran. Choisir l option Modèles de conférence. Voici l interface : Créer un nouveau modèle de conférence Appuyer sur le bouton Nouveau. Remplir les paramètres du modèle de conférence. Voir Nouvelle conférence pour obtenir une description des paramètres. Après avoir complété les paramètres du nouveau modèle, appuyer sur le bouton. Utiliser un modèle de conférence Pour utiliser un modèle de conférence afin de créer une nouvelle séance de visioconférence, glisser le curseur de souris sur le nom du modèle, appuyer sur au bout du nom et choisir l option Utiliser comme Conférence. Afficher un modèle de conférence Pour afficher un modèle de conférence, glisser le curseur de souris sur le nom du modèle, appuyer sur au bout du nom et choisir l option Afficher

18 Modifier un modèle de conférence Pour modifier un modèle de conférence, glisser le curseur de souris sur le nom du modèle, appuyer sur au bout du nom et choisir l option Modifier. Supprimer un modèle de conférence Pour supprimer un modèle de conférence, sélectionner un modèle à l aide de la case à cocher, puis appuyer sur le bouton supprimer. Confirmer la suppression en pesant sur le bouton OK. Quitter le TMS Pour terminer la session dans le TMS, appuyer sur le bouton web., puis fermer le navigateur Soutien technique Pour toutes questions concernant la réservation et l utilisation de l appareil de visioconférence, communiquer avec le service de soutien technique au numéro suivant : Estrie : option 5, option 2 Ligne sans frais : option 5, option

19 Annexe

20 Annexe 1 : Aide-mémoire Participant Le site organisateur est interne ou externe au RUIS de l UdeS Interne au RUIS de l UdeS Confirmation salle et appareil disponible + Fournir fiche équipement (axis, IP) de l appareil de visioconférence Début Vous êtes un site organisateur ou Participant Externe au RUIS de l UdeS Confirmation salle et appareil disponible + Réservation TMS votre appareil seulement + Fournir fiche équipement (axis, IP) de l appareil de visioconférence Fin Organisateur Réservation TMS de votre appareil + autres appareils + Confirmation salle et appareil disponible

21 Annexe 2 : Liste des codes d activités Codes d activités: 02 : Téléformation Clinique 03 : Autre (par exemple : recherche, formation technique, etc.) 04 : Administratif 05 : Téléconsultation avec patient 06 : Téléconsultation sans patient

22 Équipe de soutien technique du RUIS de l Université de Sherbrooke Estrie : option 5, option 2 Ligne sans frais : option 5, option 2 Équipe de la télésanté du RUIS de l Université de Sherbrooke Téléphone : poste Courriel : telesante.chus@ssss.gouv.qc.ca