Pas à pas : ULYSSE LA FICHE PROFIL

Transcription

1 Pas à pas : ULYSSE LA FICHE PROFIL 1. Qu est ce que la fiche profil? Dans Ulysse, la fiche profil (FP) permet de gérer l ensemble des informations relatives à chaque agent. La fiche profil est créée automatiquement et est déjà, en partie, pré-remplie avec les informations transmises par les bases de ressources humaines. Lors de sa première connexion à Ulysse, l agent doit s assurer que sa FP est complète et correcte. Les informations de la FP vont être réutilisées pour chaque document concernant l agent. La FP est constituée de plusieurs pavés ou blocs d informations, chaque bloc regroupant des informations par thème principal :

2 Pour accéder au détail de chaque bloc, cliquer sur le bouton correspondant en fin de ligne. 2. Compléter et mettre à jour sa fiche profil et ses données personnelles Pavé général Ce pavé permet de prédéfinir les informations générales relatives à l agent. Les champs marqués d une astérisque * sont obligatoires. Ces informations ont été pré chargées selon les bases d information existantes et n ont pas vocation à être modifiées par l utilisateur standard. Définition des champs : Zone Commentaire Société Académie concernée. Ce champ n est pas modifiable par l agent Civilité Civilité de l agent. Nom Nom de l agent. Prénom Prénom de l agent. Matricule NUMEN de l agent. Ce champ n est pas modifiable. N tiers CHORUS N de tiers de l agent dans CHORUS. Ne pas modifier ce champ Code structure Structure RH d appartenance de l agent. Catégorie Choisir STD Standard. d utilisateur Date de départ Doit être renseignée en fin d activité ou en cas de sortie de l académie. Valideur EF par défaut Affiche le nom du supérieur hiérarchique de l agent, valideur par défaut des EF. Le valideur peut être choisi dans la liste en cliquant sur la loupe. Les services gestionnaires ont complété cette information pour les personnels itinérants ou en services partagés.

3 Valideur OM par défaut Affiche le nom du supérieur hiérarchique de l agent, valideur par défaut des OM. Le valideur peut être choisi dans la liste en cliquant sur la loupe. Les services gestionnaires ont complété cette information pour les personnels itinérants ou en services partagés. Désigne l enveloppe sur laquelle sera imputée par défaut la dépense. Le choix s effectue dans la liste des enveloppes budgétaires. Cette information peut être modifiée par le service gestionnaire. Désigne le centre de coût sur lequel va s imputer la dépense. Cette information peut être modifiée par le service gestionnaire. Enveloppe budgétaire Centre de coûts CHORUS Axe analytique 1 Axe libre. Ne pas en tenir compte. Catégorie d Agent Catégorie d agent d après les bases de ressources humaines. Domaine fonctionnel Ne pas en tenir compte. L information peut être modifiée par le service gestionnaire. Agence de voyage Permet de piloter l envoi du mail de confirmation à la bonne agence de voyage. Choix dans la liste à effectuer en fonction des consignes internes. Ne pas en tenir compte avant Alias Alias de connexion de l agent. Par défaut, son adresse de l académie. Permis de conduire N de permis de conduire et informations le concernant pouvant être renseignées par l agent. N Contournement Ne pas en tenir compte. SSO/LDAP Devise de règlement Devise dans laquelle le remboursement sera effectué. Choisir EUR pour Euro. Si certaines informations de votre fiche profil sont erronées et que vous ne pouvez pas les modifier, merci de contacter votre service gestionnaire. Pavé Coordonnées Ce pavé permet de renseigner les différentes coordonnées de l agent.

4 Certaines données sont déjà paramétrées mais il est nécessaire d aller vérifier les données lors de la première connexion et de compléter le cas échéant les informations manquantes. Il est impératif de renseigner le champ pour pouvoir recevoir les messages d information relatifs aux documents Ulysse. Vous pouvez même saisir d autres adresses dans les champs 2 et 3 pour recevoir les mails d information sur d autres boites aux lettres. Les données concernant la résidence administrative et la résidence familiale sont obligatoires. Pavé Passeport personnel Ce pavé permet de renseigner les informations concernant le passeport de l agent et font l objet d un envoi à l agence de voyage choisie dans le cadre de commande de prestations. Ces données sont librement modifiables par l agent. Pavé Divers Ce pavé permet d afficher le nom de jeune fille de l agent, s il existe.

5 Pavé Voiture Ce pavé permet de définir les informations relatives au(x) véhicule(s) utilisé(s) par l agent. Ces informations seront utilisées dans le calcul des indemnités kilométriques (IKM) lors de la saisie d un état de frais. Il est possible de créer autant de véhicules par agent que nécessaire. Pour créer un véhicule, cliquer sur le bouton CREER Remplir ensuite ces rubriques : Les données concernant l assurance sont facultatives. A l arrêt d utilisation du véhicule, il faut saisir une date de fin d utilisation.

6 Pour modifier un véhicule déjà créé, cliquer sur le bouton détail Pavé Préférences E-Booking Ce pavé permet de renseigner les informations concernant les préférences de l agent par type de prestation. Ces informations sont par la suite adressées automatiquement via le profil à l outil de réservation en ligne. Actuellement ce pavé n est pas opérationnel.

7 Pavé Abonnements : Ce pavé permet de renseigner un abonnement particulier de l agent donnant droit à une réduction pour les titres de transport. Il est possible de préciser alors les types d abonnement cartes de fidélité dont l agent est titulaire. Pour renseigner un abonnement, cliquer sur le bouton CREER, puis renseigner les champs correspondants. Champs à renseigner dans la création d un programme d abonnement : Zone Commentaire Société Nom du fournisseur de la carte d abonnement N carte Référence du programme de fidélité ou de réduction (ex : Famille nombreuse F85456) Réduction Pourcentage de réduction offert par la carte (en cas de changement de taux en fonction des horaires, inscrire le minimum) Date d expiration Date de fin de validité Pavé Références bancaires : Ce pavé reprend le RIB de la paye. Aucun paiement ne pourra être effectué sur un autre compte que le compte de la paye. Les références bancaires ne sont pas modifiables par l agent et une mise à jour a lieu tous les mois. En cas de problème, contacter votre administrateur local : Mme Verleure DBA2 au (emmanuelle.hervieux@ac-orleans-tours.fr) concernant ULYSSE et Mme Fleureau à la DPAE1 au pour les questions concernant la paye.