Le recrutement, l entretien d embauche

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1 Le recrutement, l entretien d embauche Le recrutement est un processus composé d étapes à respecter car les «échecs» coûtent chers à l entreprise. C est un acte majeur du management. La qualité d une entreprise, ce sont d abord les hommes qui la composent! Avant tout, se rappeler que «GERER C EST PREVOIR» En matière de recrutement aussi, il est important de bien connaître ses besoins, d évaluer et de prévoir certains renouvellements de personnel. En effet, une part des recrutements est liée à la vie normale de l entreprise qui doit régulièrement pourvoir des postes afin de renouveler ses effectifs. Un certain nombre d événements qui influent directement sur les embauches sont prévisibles et peuvent donc être anticipés : Les départs en retraite ; Les départs en pré-retraite : dans le secteur du transport public routier, le système du congé de fin d activité (accord paritaire du 28 mars 1997), bien que soumis à des conditions strictes d attribution, permet aux conducteurs de véhicules de plus de 3.5 T de prendre une pré-retraite à 55 ans s ils justifient de 25 années de conduite en transports pour compte d autrui ; Les postes à pourvoir liés à des promotions internes. Dans tous ces cas, il faut disposer d une bonne connaissance par catégorie de postes, d un état du personnel indiquant les éléments suivants : Nom, âge, fonction, formation, date de naissance, date d entrée dans l entreprise. Ce document permet, par catégorie de postes, d établir une pyramide des âges et d anticiper les alertes : salariés atteignant l âge de la retraite ou conducteurs réunissant les conditions du congé de fin d activité dans les 12 à 18 mois à venir. définition du poste et de son environnement Pour chaque poste de l entreprise, il est judicieux de disposer d une fiche référençant un profil de poste. Ce document servira de base pour le recrutement, mais également de guide pour un nouvel embauché pendant sa formation.

2 Cet outil liste : Les tâches à exécuter ; Les formations nécessaires et leur périodicité de renouvellement. (Exemple pour les conducteurs : F.I.M.O., F.C.O.S., A.D.R. et pour les manutentionnaires : C.A.C.E.S. etc ) ; Pour certains postes administratifs ou à responsabilité, ce document prévoit également les remplacements et la gestion des tâches en période d absence ou de congés. Ce type de document nécessite une mise à jour périodique mais constitue un bon fil conducteur pour ne rien oublier dans l hypothèse d une embauche ou de la rédaction d un contrat de travail. Au niveau de l environnement, certains postes nécessitent une surveillance médicale particulière par les services de santé du travail (poste de nuit, travail sur écran, manipulation de matières dangereuse etc...). Un autre point est très important dans le cadre d un recrutement : le type de contrat que l entreprise envisage pour ce poste (C.D.I. / C.D.D. / contrat d apprentissage, de professionnalisation etc ). Profil du candidat Un certain nombre de critères sont à définir préalablement au recrutement : Les formations nécessaires, L âge, La nécessité ou non d une expérience dans le poste, Le niveau de langues étrangères (éventuellement) etc Un poste peut être défini sous quatre aspects : Le niveau de qualification, La consistance du poste, La permanence du poste, Les caractères spécifiques du poste.

3 Niveau qualification Consistance du poste Permanence du poste Classement catégoriel Conducteurs Temps complet Emploi permanent Manutentionnaires Temps partiel Mécaniciens Contrat apprentissage Emploi de durée limitée dans le temps Employés Travail saisonnier Techniciens Professionnalisation Agents de maîtrise Ingénieurs et cadres Cadres supérieurs Classement professionnel Fonctions relevant du poste Place dans la hiérarchie Titres ou diplômes requis Expérience professionnelle Caractères spécifiques du poste Aptitude physique particulière Pratique d une langue étrangère Expérience dans la branche d activité Nécessité d un véhicule personnel Formations spécifiques Nécessité d habiter près du lieu de travail Etc. Dans le domaine des formations nécessaires pour le poste, un certain nombre de dispositifs destinés à favoriser l emploi permettent de compléter une formation : Action de Formation Préalable à l Embauche (A.F.P.E.) en coordination entre l ASSEDIC et l ANPE, pour les candidats inscrits à l ASSEDIC ; Contrat de professionnalisation ; etc (cf. fiche en annexe). Ce type d aides peut permettre d élargir le profil du candidat et donc de faciliter son recrutement. Une étape délicate : la rédaction de l annonce à paraître : Nécessité d être concis (coût), Suffisamment précise pour retenir des candidats ayant le profil du poste, Attrayante pour susciter les candidatures. Choix du vecteur de recrutement : Plusieurs canaux permettent de diffuser une offre de poste à pourvoir. En fonction des besoins, il sera possible d utiliser une ou plusieurs de ces possibilités :

4 Les candidatures spontanées : Chaque entreprise reçoit régulièrement des candidatures spontanées soit par courrier soit par . Il peut être judicieux d en prendre connaissance, de les trier et de conserver celles qui sont adaptées à des postes existants dans l entreprise (même si aucun poste ne figure dans les prévisions de recrutement). En effet, cela permet de constituer une base de données qui pourrait se révéler efficace en cas de recrutement imprévu (départ, extension d activité, nouveau marché.). Dans certains cas, jusqu à plusieurs mois après l envoi de la candidature spontanée, certains candidats n ont pas réussi à trouver un emploi stable. Le fichier des candidatures spontanées peut se révéler précieux. Les annonces dans la presse : Les annonces dans la presse sont souvent coûteuses. Le choix d un support approprié est donc souvent essentiel pour un bon retour sur investissement. Il doit être adapté à la population que l entreprise cherche à toucher : une annonce pour un conducteur ou un manutentionnaire ne passe pas par un hebdomadaire ou un mensuel économique. Pour certains postes (ouvriers ou employés) les journaux de la presse gratuite s avèrent souvent bien adaptés car ils permettent de cibler le recrutement au niveau local. De plus ce type de support est largement diffusé. Pour certains postes très spécifiques ou nécessitant une expérience professionnelle confirmée (direction d agence, commerciaux, exploitants etc ), les annonces de la presse professionnelle sont d excellents supports (Officiel des transports, Transport Info etc ). Les annonces sur internet : Ce média est aujourd hui incontournable en matière de recrutement. De plus en plus de demandeurs d emploi utilisent Internet pour leur recherche d emploi, surtout parmi les plus jeunes. De nombreux sites existent, mais là encore le choix du site est essentiel. Un des inconvénients vient de la large diffusion des annonces sur le plan géographique, ce qui rend plus difficile la sélection des candidats. Pour un poste dans une région donnée, il n est pas rare de disposer de candidatures venant d autres régions géographiquement très éloignées. Dans certains cas, cela peut constituer un handicap, mais cela peut aussi redevenir un atout grâce aux différentes associations et aides à la mobilité qui peuvent aider pour le recrutement de candidats éloignés géographiquement. L ANPE et l APEC sont des vecteurs gratuits et à large diffusion. De plus, ces deux organismes disposent de leurs sites internet qui relaient les offres d emploi en leur assurant une large diffusion.

5 Les agences de travail temporaire : Le passage par l intérim en vue d embauche est une voie utilisée par les entreprises. L avantage est de bénéficier de leur expertise en matière de recrutement et de leurs fichiers qui comportent des intérimaires cherchant à trouver un emploi plus pérenne que des missions d intérim successives. Depuis le début 2005, la perte du monopole de l ANPE, en matière de recrutement, a conduit les agences d intérim à diffuser des prestations spécifiques pour le recrutement en CDD ou CDI : Formule de sélection des candidats en vue d un recrutement avec suivi (en cas de rupture pendant la période d essai nouvelle sélection), Formule d assistance dans l évaluation de candidats proposés par l entreprise (tests, entretien et évaluation ). Les écoles et organismes de formation : Soit par les associations d anciens élèves, soit dans le cadre du placement des élèves ou étudiants à l issu de leur formation, il est possible de diffuser de manière très ciblée les offres de postes et souvent de trouver des candidatures bien adaptées au profil des postes à pourvoir. L inconvénient de cette formule vient souvent du fait que les candidatures proposées concernent essentiellement des débutants. En revanche, cette piste des écoles et organismes de formation peut aussi être exploitée par le biais des stages en entreprises. En effet, pour assurer l efficacité des formations, ces organismes prévoient dans leurs programmes des stages en entreprise. Un partenariat régulier entre l entreprise et ces organismes de formation peut constituer un vivier intéressant pour les recrutements futurs. L alternance est aussi une solution intéressante à moyen terme pour pourvoir des postes. Les périodes de stage dans l entreprise permettent une bonne évaluation des candidats et de leur adaptation au poste et à l entreprise. La cooptation ou le réseau : Etre à l affût et saisir les opportunités peut être une bonne solution. Par les contacts tant professionnels que personnels, il est souvent possible de détecter des candidatures possibles. Le personnel de l entreprise est aussi un excellent vecteur de candidature. S il est informé des postes à pourvoir, il peut proposer des solutions. Le salarié est souvent, dans ce cas, un excellent avocat de l entreprise auprès du futur candidat. La technique de l approche directe : Elle est plus délicate à mettre en œuvre car dans ce cas, l entreprise se prive souvent de la phase de sélection et donc du tri et du choix qui en découlent. Les cabinets de recrutement : Compte tenu du coût de ce type de prestation, cette formule est souvent choisie pour des postes d encadrement.

6 Tri et étude des lettres de motivation et des C.V. La phase de présélection des candidatures est la phase la plus importante qui mobilise le plus de temps. C est souvent une étape très délicate, du fait du nombre important de candidatures et de la difficulté pour trier ces candidatures. Il est donc nécessaire de suivre un processus : Se fixer des critères objectifs : Toutes les personnes pratiquant régulièrement cet exercice savent combien il est difficile d opérer ce tri sur de bonnes bases en essayant de ne pas se laisser influencer par une photo, une adresse etc Le profil du candidat établi au départ peut être une bonne base pour fixer ses critères objectifs de tri. Un tableau d évaluation des candidatures en fonction de ces critères objectifs peut s avérer un système efficace. S isoler pour lire les lettres et les C.V. (afin d opérer cette sélection, il est judicieux de ne pas être dérangé afin d essayer de ne rien manquer d important). Effectuer une première sélection. Reprendre les dossiers initialement écartés pour s assurer de ne rien avoir manqué d important. Effectuer un second tri. Sélectionner entre 2 et 5 candidatures. La lettre de motivation En règle générale, les lettres de motivation suivent toutes une trame conventionnelle. Elles comportent au moins deux paragraphes : Un paragraphe introductif faisant acte de candidature, Un paragraphe qui explique la motivation. Les clés pour analyser une lettre de motivation La longueur : en moyenne une quinzaine de lignes. Tout écart, en plus ou en moins, a une signification. Le fond : rechercher la cohérence avec le CV ; l intérêt pour votre entreprise : a-t-il recherché des informations concernant votre activité? La forme : l équilibre général, la syntaxe, la lisibilité, la signature est-elle très différente de l écriture de la lettre?

7 Présentation de quelques exemples des principales difficultés rencontrées à la lecture d un C.V. et d une lettre de motivation : Les C.V. pas clairs : manque d informations, une construction thématique rend souvent difficile le suivi chronologique des expériences. Le style, soit elliptique, pas assez détaillé, soit redondant sur 2 ou 3 pages. Les C.V. et lettres de motivation sortant de l ordinaire ; des formes originales, de la couleur, des illustrations, des supports numériques. Evaluer l intérêt par rapport au poste à pourvoir : la photo peut apporter des indications, elle sert également à mémoriser la candidature mieux que le nom. Les fautes d orthographe qui sont pour certains postes un élément majeur d élimination. Une fois cette phase achevée, il peut être judicieux de s entourer d un second avis à la fois sur les candidatures écartées et celles retenues. L entretien d embauche Préparer l entretien (fil conducteur, fiche d évaluation des candidats) : Pour l entretien disposer de l annonce parue, du profil du poste, des particularités éventuelles, des conditions de rémunération, du type de contrat proposé, de la durée de la période d essai, etc... Prévoir une fiche de candidature comprenant les renseignements administratifs, les emplois occupés précédemment, les formations, etc Prévoir également une fiche d évaluation des candidats ; Fixer les rendez-vous et convoquer les candidats (courrier, tél, courriel) ; Prévoir un endroit calme et veiller à ne pas être dérangé. Pour certains postes très techniques, la présence d une personne connaissant bien le poste à pourvoir peut être un plus significatif (chef de service par exemple). La prise de décision C est l étape ultime mais certainement la plus difficile. En effet, il faut à ce stade trouver la meilleure solution en fonction des entretiens réalisés. Toutefois, dans certains cas et même s il y a urgence à pourvoir le poste, il est souvent préférable de repartir sur une nouvelle sélection plutôt que de recruter «faute de mieux». Dans tous les cas, il est nécessaire d aviser individuellement chacun des candidats à l entretien, du résultat de la sélection.

8 EXEMPLE DE GRILLE D ANALYSE DE CV PROJET RECRUTEMENT D UN (UNE) Nom : Prénom : Age : Sexe : GRILLE D ANALYSE ELEMENTS DEMANDES DU PROFIL DE POSTE POINTS POSITIFS DU CANDIDAT POINTS NEGATIFS DU CANDIDAT REMARQUES TÂCHES NEGOCIATION PRIX DES TRANSPORTS, SUIVRE L EXECUTION DES CONTRATS D ACHATS ET DE VENTES APTITUDE A LA NEGOCIATION RIGOUREUX DANS SON TRAVAIL PROFIL DISPOSE A S INTEGRER DANS UNE PETITE EQUIPE CARACTERE PRAGMATIQUE FORMATION BTS COMPTABILITE OU EQUIVALENT MAITRISE ADMINISTRATION ECONOMIQUE ET SOCIALE LANGUES BONNES CONNAISSANCES DE L ANGLAIS BONNES CONNAISSANCES DE L ESPAGNOL Expérience dans un poste similaire : non indispensable Poste a pourvoir rapidement Proximité lieu de travail lieu de résidence Contact téléphonique Résultats de l analyse

9 EXEMPLE D UN PLAN D ENTRETIEN THEMES QUESTIONS ANALYSE DES REPONSES La formation L expérience professionnelle Le Projet professionnel Les activités extra professionnelles La vie familiale La personnalité 1. Les faits, les dates, les établissements. Les diplômes obtenus. 2. L adéquation des diplômes avec les compétences recherchées. 3. Le niveau de maîtrise des langues 1. Les faits, les dates, les entreprises. Les postes.. 2. Commentaires du candidat sur ses expériences professionnelles 3. Quelle expérience se rapproche le plus du poste de Trader? 4. Quels enseignements tire-t-il de ses succès et de ses échecs? 1. Que recherchez-vous comme poste? 2. Quels objectifs à moyen terme? 3. Dans quels domaines souhaitez-vous progresser? 4. Quelle évolution ne souhaitez-vous pas? Quelles activités, loisirs, passion, bénévolat? Motivations? 1. Situation familiale, si marié : profession du conjoint 2. Enfants, nombre, âges, scolarité 1. Quelle position face à la hiérarchie, expériences vécues? 2. Quelle attente de la vie professionnelle, revenus, carrière? 3. Quelle type : de personnalité ; de relation lui convient? 4. Comment réagi-t-il face à l initiative, la prise de risques, le besoin de maîtrise? 5. Quel est son système de valeur? La conclusion Vérifier que toutes les informations sont recueillies Informer le candidat sur les suites de la procédure Assurez-vous d avoir bien répondu à toutes les questions qu il se posait Remerciez-le de s être libéré pour venir à ce rendez-vous Soyez attentif à son comportement une fois l entretien terminé, en le raccompagnant

10 EXEMPLE DE GRILLE D'EVALUATION DE RECRUTEMENT Poste : Assistant Logistique - Critères appréciés en entretiens Première impression 1 Image sympathique 1 Tenue vestimentaire 1 Ponctualité 1 Equilibre permanent 1 Dynamisme 1 Voix posée et bien timbrée 1 Elocution et diction 1 Vocabulaire riche et étendu 1 Style correct 1 Clarté de ses exposés 1 Capacité d'écoute 1 Compréhension rapide 1 Assurance et contrôle de soi 1 Argumentation claire et précise 1 Sincérité apparente 1 Niveau d'étude 1 Expérience professionnelle 1 Disponibilité et mobilité 1 Volonté de dominer 1 Désir de réussir 1 Activité et énergie 1 Préparation de l'entretien 1 Prise de notes 1 Maturité 1 Amabilité 1 Sociabilité apparente 1 Contact humain 1 Intérêt pour le pouvoir 1 Prétention financière 1 Goût du travail en équipe 1 Sécurité de l'emploi 1 Diplomatie et souplesse 1 Connaissance du poste 1 Pratique et expérience du poste 1 Qualités sociales en générale 1 Combativité et ténacité 1 Total brut Sous totaux relatifs Total général relatif 111