Les techniques d optimisation des achats de formation

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1 ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac Séminaire des responsables de formation Les techniques d optimisation des achats de formation

2 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac PROGRAMME Jeudi 2 avril 2015: 01 LE CADRE REGLEMENTAIRE DES MARCHES PUBLICS DE FORMATION Les règles d achat en vigueur et à venir 02 LES ATELIERS DE MISE EN PRATIQUE Définir une stratégie et un plan d action pour l achat de formation Sécuriser sa convention de formation pour protéger les intérêts de son établissement Vendredi 3 avril 2015: 03 LE KIT ANFH L offre de services d aide à la conduite des achats 04 LES ATELIERS DE MISE EN PRATIQUE Publier une consultation sur la plateforme d achat, ouvrir les plis, attribuer un marché Analyser les offres tarifaires et négocier les prix 05 CLÔTURE DE LA JOURNEE

3 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac LES TECHNIQUES D OPTIMISATION DES ACHATS DE FORMATION 01 Le cadre réglementaire des marchés publics de formation

4 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Quelle est la réglementation applicable à tous les achats réalisés par votre établissement? Réponse 1 : Le Code des Marchés Publics (CMP) Réponse 2 : Le décret d application de la directive européenne n du 30 décembre 2005 Réponse 3 : Le Droit de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie (FPTLV)

5 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Quelle est la réglementation applicable à tous les achats réalisés par votre établissement? SOLUTION Réponse n 1 Les établissements publics de santé, sociaux et médico-sociaux sont des personnes morales de droit public qui, pour assurer l exercice de leur activité, contractualisent des marchés portant sur divers objets. Pour la passation de leurs marchés, ils doivent appliquer le CMP et donc les règles de mise en concurrence. Article 2 du Code des marchés publics Plus de acheteurs publics sont soumis au CMP: ministères, préfectures, régions, départements, communes,...

6 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Quelle est la réglementation applicable aux achats de formation réalisés par votre établissement? Réponse 1 : Le Code des Marchés Publics (CMP) Réponse 2 : Le décret d application de la directive européenne n du 30 décembre 2005 Réponse 3 : Le Droit de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie (FPTLV)

7 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Quelle est la réglementation applicable aux achats de formation réalisés par votre établissement? SOLUTION En complément de la réponse n 1, la réponse n 3. Au-delà de l application des règles d achat issues du Code des marchés publics, l acheteur doit également appliquer les règles spécifiques au produit ou service acheté. L achat de formation des établissements publics de santé, sociaux et médicosociaux est donc soumis au décret n du 21 août 2008 (décret FPTLV des agents de la FPH). et pour le DPC, l ensemble des décrets relatifs au DPC.

8 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Pourquoi faut-il respecter des règles d achat? Pour Réponse 1 Réponse 2 Réponse 3 Réponse 4 Réponse 5 Réponse 6 Contraindre les prestataires à nous remettre une offre de qualité et la moins disante possible Garantir l égalité de traitement des candidats Créer de nouveaux métiers : acheteurs, juriste-achats, contrôleur de gestion achats, marketeur-achat, responsable sourcing, Assurer la transparence dans l application des procédures d achat Ne pas entraver la liberté d accès aux commandes et marchés publics Privilégier les prestataires locaux

9 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Pourquoi faut-il respecter des règles d achat? SOLUTION Réponses n 2, 4 et 5. Le Code des marchés publics fixe des règles d achat «garde fou» pour que les acheteurs respectent les trois principes suivants : Liberté d accès à la commande publique Égalité de traitement des candidats Transparence dans l application des procédures d achat Article 1 er du Code des marchés publics

10 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Pour résumer Pour sécuriser vos achats, il vous faut : Respecter les règles d achat définies par le Code des marchés publics, Respecter la réglementation spécifique aux prestations achetées : - Pour l achat de formation: le décret FPTLV des agents de la FPH, - Pour le DPC: l ensemble des décrets relatif au DPC.

11 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Où consulter les règles applicables aux achats de formation? Dans le Code des marchés publics : Il dicte les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs dont les établissements publics de santé, sociaux et médico-sociaux. Dans le miniguide Procédures Code des marchés publics applicables à l achat de formation : Le miniguide édité par l ANFH est une «traduction» des règles d achat de formation définies dans le Code des marchés publics. Il a donc pour objet de faciliter la compréhension et l application de ces règles d achat. téléchargeable sur Alfresco

12 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Les seuils et procédures de mise en concurrence

13 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 En dessous des seuils de mise en concurrence L acheteur public doit veiller à : Choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin, Faire une bonne utilisation des deniers publics, Ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu'il existe une pluralité d'offres potentielles susceptible de répondre au besoin. Afin de pouvoir justifier que l achat n a pas été réalisé en méconnaissance des principes de la commande publique, il est conseillé à l acheteur de conserver une trace des éléments ayant motivé sa décision et son étude de marché (recherches en ligne, demandes de devis, etc ). Article 118 de la loi n du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives

14 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Les prestations de formation ne relèvent pas des prestations citées à l article 29 du CMP Pas d obligation règlementaire d appliquer des procédures d achat formalisées, quel que soit le montant de l acte d achat: Pas d obligation de publicité au BOAMP ou au JOUE (Gain de temps et d argent, réduction du risque contentieux) Sauf si cela est prévu dans les procédures d achat internes à l établissement

15 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 La dématérialisation des achats : une obligation règlementaire Depuis le 1 er janvier 2012 Obligation d utiliser une plateforme d achat pour les achats supérieurs à euros HT («Profil acheteur») Qu est-ce qu une plateforme d achat? Une solution informatique sécurisée, accessible via Internet Permettant de dématérialiser la gestion de l ensemble de la procédure d achat et de conclure des marchés par voie électronique Plateforme d achat de formations

16 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION CAS PRATIQUE : CHOIX DE LA PROCEDURE D ACHAT 01 Les évolutions règlementaires à venir 2016 Code de la commande publique, regroupant l'ensemble des textes applicables aux contrats publics Simplification des modalités de candidature pour les prestataires (DUME) et harmonisation des règles de passation et d'exécution des marchés publics A partir de 2017 La facturation électronique devient progressivement obligatoire, selon la taille des entreprises prestataires, jusqu au 1 er janvier Extension de la dématérialisation des procédures d achat : 2016 Obligatoire pour les procédures formalisées 2018 Obligatoire pour les procédures adaptées (MAPA) Allotissement obligatoire pour certains achats Faciliter l accès des PME/PMI aux marchés publics

17 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Règles d achat pour ne pas entraver la liberté d accès à la commande publique Le cahier des charges ne doit pas comprendre de spécifications techniques discriminantes. Pas de référence à l origine géographique Pas de référence à des brevets, des marques ou une origine (insérer la mention «ou équivalent») Choix de la procédure d achat Ne pas scinder les achats pour limiter le nombre de prestataires consultés et par conséquent, se substituer aux procédures d achat Support de publication en libre accès Aucune contrepartie financière Délai et mode de remise des offres conformes à la réglementation pour être équitable entre tous les candidats

18 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION 01 Règles d achat pour garantir l égalité de traitement des prestataires Donner aux prestataires le même niveau d information Rédaction du besoin (CDC) et du déroulé de la procédure d achat (RC) Diffusion des réponses aux questions posées à l ensemble des prestataires Accorder le même délai à l ensemble des prestataires pour remettre une offre Mode de remise des offres identique et équitable pour tous les prestataires Analyser les offres : Uniquement et strictement à partir des critères énoncés dans le RC Critères pondérés et/ou notés (à minima: classés par ordre de valeur) Constitution d une commission d analyse des offres pour garantir que la sélection des offres sera réalisée avec impartialité Réclamer les attestations fiscales et sociales avant la contractualisation

19 CADRE RÈGLEMENTAIRE DES MARCHÉS PUBLICS DE FORMATION CAS PRATIQUE Règles : CHOIX d achat DE pour LA garantir PROCEDURE la transparence D ACHAT sur la procédure d achat appliquée 01 Formalisation des modalités d organisation de la mise en concurrence dans le RC Communication des critères d analyse des offres et de leur importance pour l acheteur Présélection de prestataires? Audition? Négociation? Formalisation d un procès-verbal d analyse des offres Objectifs : Retracer la méthodologie de conduite de la mise en concurrence Formaliser les éléments qui ont motivé le choix Démontrer le respect des règles d achat Réponse aux demandes des prestataires évincés Répondre : En lettre recommandée avec AR sous 16 jours calendaires Via une plateforme d achat sous 11 jours calendaires

20 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS 03 LE KIT ANFH Présentation des outils et services d aide à l achat de formation

21 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS A LA PLATEFORME D ACHAT B ALFRESCO C D E LA VEILLE REGLEMENTAIRE ET L ASSISTANCE ACHAT UNE OFFRE D ACTIONS DE FORMATION PROCHAINEMENT F LES NOUVELLES ATTENTES DES ETABLISSEMENTS

22 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS A La plateforme d achat

23 A LA PLATEFORME D ACHAT Accès Via le site Internet de l ANFH Fonction exclusive Dédiée à l'achat de prestations de formation et de programmes de DPC Code d accès Code établissement ANFH (3 lettres + 3 chiffres) tous en majuscule Exemple: Login: PIC001 Mot de passe: PIC001

24 A LA PLATEFORME D ACHAT CAS PRATIQUE : CHOIX DE LA PROCEDURE D ACHAT

25 A LA PLATEFORME D ACHAT Valeurs ajoutées pour les établissements Sécurisation des achats de formation : Outil en conformité avec l obligation de dématérialiser les achats Application des règles définies par le code des marchés publics Simplification de la gestion des actes d achat : Étapes clés de l acte d achat pré-paramétrées pour guider les utilisateurs Courriers pré-rédigés, envoi groupé avec réception individualisée Conservation des données dans le dossier d achat Accès à une base de données d organisme de formation Réduction des frais de gestion liés à la procédure d achat Envoi électronique des courriers aux prestataires non retenus Archivage électronique des dossiers achats durant 10 ans

26 A LA PLATEFORME D ACHAT Outil paramétré selon les procédures d achat du CMP

27 A LA PLATEFORME D ACHAT Pour une procédure de consultation simple Accès restreint AVEC code d accès

28 A LA PLATEFORME D ACHAT Pour un appel d offres Accès public SANS code d accès

29 A LA PLATEFORME D ACHAT Pour un appel d offres

30 A LA PLATEFORME D ACHAT Valeurs ajoutées pour les établissements Sécurisation des achats de formation : Outil en conformité avec l obligation de dématérialiser les achats Application des règles définies par le code des marchés publics Simplification de la gestion des actes d achat : Étapes clés de l acte d achat pré-paramétrées pour guider les utilisateurs Courriers pré-rédigés, envoi groupé avec réception individualisée Conservation des données dans le dossier d achat Accès à une base de données d organisme de formation Réduction des frais de gestion liés à la procédure d achat Envoi électronique des courriers aux prestataires non retenus Archivage électronique des dossiers achats durant 10 ans

31 A LA PLATEFORME D ACHAT Envoi groupé des courriers

32 A LA PLATEFORME D ACHAT Réception individualisée Toutes les données sont conservées

33 A LA PLATEFORME D ACHAT Accès à une base d organisme de formation

34 A LA PLATEFORME D ACHAT Plus de 2570 organismes de formation enregistrés

35 A LA PLATEFORME D ACHAT Possibilité de les consulter directement via la plateforme

36 A LA PLATEFORME D ACHAT Possibilité de les consulter directement via la plateforme

37 A LA PLATEFORME D ACHAT Valeurs ajoutées pour les établissements Sécurisation des achats de formation : Outil en conformité avec l obligation de dématérialiser les achats Application des règles définies par le code des marchés publics Simplification de la gestion des actes d achat : Étapes clés de l acte d achat pré-paramétrées pour guider les utilisateurs Courriers pré-rédigés, envoi groupé avec réception individualisée Conservation des données dans le dossier d achat Accès à une base de données d organisme de formation Réduction des frais de gestion liés à la procédure d achat Envoi électronique des courriers aux prestataires non retenus Archivage électronique des dossiers achats durant 10 ans

38 A LA PLATEFORME D ACHAT Archivage de l intégralité du dossier achat durant 10 ans

39 A LA PLATEFORME D ACHAT Dispositif d accompagnement à l utilisation Accompagnement individualisé Support technique à l utilisation (plateforme.achat@anfh.fr) Accompagnement collectif Un guide d utilisation (site Internet ANFH) Possibilité d organiser une journée de formation En pratique: Accéder à la plateforme d achat Télécharger le guide d utilisation

40 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS B Alfresco

41 B ALFRESCO Alfresco Un outil d aide à la conduite des achats de formation et des programmes de DPC. Fonctionnalité de la plateforme d achat ANFH Accès par un lien d accès direct, via la page d accueil de la plateforme d achat de formation Login: ALFRESCO Mot de passe: PARTAGE

42 B ALFRESCO Trois espaces pour trois fonctionnalités L espace «Bibliothèque de documents Achats» L espace «Modèles de documents» L espace «Guides et fiches pratiques Achats»

43 B ALFRESCO L espace «Bibliothèque de documents Achats» : Faciliter l entraide entre établissements de la FPH pour la rédaction des documents d une consultation et le partage des pratiques en matière d achat de prestations de formations METTRE EN COMMUN ET PARTAGER DES DOCUMENTS entre établissements de la FPH (Cahiers de charges, règlements de consultation, conventions de formation, etc ).

44 B ALFRESCO L espace «Modèles de documents» : Faciliter l élaboration d un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), l analyse des offres et la notification d un marché de prestations de formation ACCÉDER À DES DOCUMENTS TYPES pour la conduite des achats de formation Dossiers de consultation, courriers, grilles d analyse, conventions, etc ).

45 B ALFRESCO L espace «Guides et fiches pratiques Achats» : Accompagner les acheteurs de formation dans la bonne compréhension et l application des règles achat définies par le Code des Marchés Publics TÉLÉCHARGER DES MINI-GUIDES ET DES FICHES PRATIQUES (Les délais à respecter, la communication avec les prestataires candidats, les règles et procédures d achat, etc ).

46 B ALFRESCO Dispositif d accompagnement à l utilisation de l outil Un guide utilisateur : Téléchargeable sur le site internet de l ANFH, espace «Établissements», puis rubrique «Acheter une prestation de formation» Un accompagnement individualisé : Pour être accompagné(e) lors de la première utilisation, pour toute difficulté rencontrée et/ou pour toute question lors de l utilisation d ALFRESCO, une seule adresse : plateforme.achat@anfh.fr

47 B ALFRESCO Accès à l outil

48 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS C La veille réglementaire et l assistance achat

49 C LA VEILLE REGLEMENTAIRE ET L ASSISTANCE ACHAT Objet de la veille : Évolution de la réglementation achat (CMP + Jurisprudences) Évolution des décrets FPTLV et DPC

50 C LA VEILLE REGLEMENTAIRE ET L ASSISTANCE ACHAT Contenu de l offre d assistance Évolution juridique : Réglementation achat (CMP et jurisprudences) Évolution décrets FPTLV et DPC Actualisation fiches pratiques et documents types (Alfresco) Évolution des seuils de mise en concurrence Modification des règles d achat etc Possibilité d organiser des ateliers de mise en pratique «à la carte» Rédaction des documents de consultation (cahier des charges, convention, règlement de consultation, etc ) Analyse des offres et attribution d un marché de formation Formation à l utilisation de la plateforme d achat etc Support Achat (tél, courriel) Réponses aux interrogations sur la réglementation des achats Correction des DCE, des avenants et courriers à la demande

51 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS D Une offre d actions de formation

52 D L OFFRE D ACTIONS DE FORMATION Mission Achat de l ANFH (Décret n du 22 décembre 2006) Effectuer les mises en concurrence et contractualiser les marchés de formation pour le compte des établissements Objectifs Proposer une offre étendue répondant aux besoins récurrents et émergents ainsi qu aux axes prioritaires nationaux (circulaire DGOS) Libérer les établissements de leur obligation de mise en concurrence Simplifier la passation des commandes de formation Sécuriser les conditions contractuelles Modalités de consultation de l offre Via le site Internet de l ANFH (rubrique «Plan d actions régional 2015») Contacter la délégation ANFH Picardie

53 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS E Prochainement

54 E PROCHAINEMENT Un outil de commande des formations Accès Via le nouveau site internet de l ANFH (refonte fin 2015) Rubrique «Acheter de la formation» Une demi-journée de présentation plus détaillée des nouvelles fonctionnalités de l outil vous sera proposée en 2015.

55 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac L OFFRE DE SERVICES D AIDE A LA CONDUITE DES ACHATS F Les nouvelles attentes des établissements

56 F LES NOUVELLES ATTENTES DES ÉTABLISSEMENTS Quelles sont vos nouvelles attentes? Être outillé pour mandater un établissement qui mutualisera l achat d une action de formation pour le compte de plusieurs établissements? Autres besoins en matière d outils et accompagnement?

57 Séminaire des responsables de formation - ANFH MIDI PYRENEES 2 et 3 avril Moissac MERCI DE VOTRE ATTENTION