2013 Comptabilité / Tableau de bord

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1 2013 Comptabilité / Tableau de bord Le 27 Novembre 2013 Version 2 Introduction... 1 Configuration préalable... 2 Utilisation... 3 Introduction... 3 Ajout d un rapport/indicateur configuré au préalable... 4 Création d un indicateur à l aide de l assistant simplifié... 9 Options de création du graphique Création de plusieurs onglets... 15

2 INTRODUCTION La fonctionnalité Tableau de bord permet d avoir rapidement un instantané de la santé de la société, au travers de rapports et graphiques consultable directement, dès l entrée dans le menu de la comptabilité. Les rapports utilisés sont les rapports matriciels, ainsi que les rapports pages fixes, que l utilisateur peut configurer à partir de la fonction «rapports matriciels» et «éditeurs de formats» et insérer dans le tableau de bord, pour ensuite créer des graphiques à partir des chiffres présentés (seulement les rapports matriciels), ou bien l utilisateur peut créer directement un rapport matriciel standard, depuis le tableau de bord, à l aide d un assistant dédié. Page 1

3 CONFIGURATION PRÉALABLE Il faut tout d abord activer la fonctionnalité au niveau des paramètres de la société (on accède aux paramètres à partir du menu de la comptabilité ou depuis le programme d administration), puis dans l onglet Paramètres généraux, on doit cocher «Affichage du tableau de bord dans le menu». L utilisateur peut également choisir un dossier différent pour les fichiers du tableau de bord, à la manière des fichiers centraux des monnaies, pour avoir le même tableau de bord dans tous les exercices de la société. On peut également choisir si on veut un tableau de bord différent par utilisateur, ou le même tableau de bord pour tous les utilisateurs. Fig. 1 : écran de paramétrage de la société, affichant, en particulier, les options du tableau de bord Page 2

4 UTILISATION Introduction Après la configuration, l écran du menu de la comptabilité s affiche comme suit : La partie de droite constitue l espace réservé pour l affichage des éléments du tableau de bord. La barre d outils présente les fonctionnalités suivantes, de gauche à droite : - Ajouter un rapport matriciel ou un rapport pages fixes configuré au préalable - Créer un rapport matriciel «indicateur» standard, tel que EBITDA, liquidités, cash-flow d exploitation - Rafraichir le tableau de bord - Export du tableau de bord vers un classeur Excel (création d un onglet par rapport matriciel/indicateur, avec les graphiques associés aux chiffres présentés) - Mode «conception» : ce mode est disponible uniquement en mode «tableau de bord par société», c est-à-dire, uniquement lorsque la coche «tableau de bord par utilisateur» est désactivée dans les paramètres de la société. (Un mode conception est nécessaire dans ce mode par société, pour qu un utilisateur puisse prendre la responsabilité de modifier le tableau de bord utilisé par tous les utilisateurs de l entreprise). - Date d arrêté : par défaut, initialisé à la date du jour, cela permet de visualiser la situation du tableau de bord (et par conséquent de la société) à la date d aujourd hui. Page 3

5 Ajout d un rapport/indicateur configuré au préalable 1. Nous passons tout d abord en mode conception, grâce au dernier bouton de la barre d outils (en mode tableau de bord par société) : 2. Nous ajoutons un rapport matriciel/indicateur à l aide du premier bouton, et obtenons l écran suivant : Page 4

6 3. Il est possible de sélectionner plusieurs entrées dans la liste, en maintenant la touche Shift gauche, ou Ctrl, de la même manière que dans l explorateur Windows, pour sélectionner plusieurs fichiers : 4. Nous obtenons alors le résultat suivant : Page 5

7 5. Il est alors possible d établir des graphiques par rapport aux chiffres présentés : - Sélectionner une zone à l aide de la souris sur le rapport : - Click-droit sur la zone, «créer un graphique à partir de la sélection» : Page 6

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9 6. Résultat : Page 8

10 Création d un indicateur à l aide de l assistant simplifié 1. L utilisateur crée un indicateur à l aide de l assistant simplifié, en cliquant sur la 2 e icone en partant de la gauche, dans la barre d outils du tableau de bord, et obtient l écran suivant : L utilisateur peut définir un nom pour l indicateur, choisir sa nature, et décider de créer un graphique standard/par défaut, par rapport à cet indicateur. Le nom choisi doit être unique, soit pour la société, soit pour l utilisateur, suivant si le mode «tableau de bord par utilisateur» est activé ou pas au niveau des paramètres de la société. Page 9

11 2. Lors du click sur suivant, l utilisateur choisit les comptes à afficher dans les lignes standard définies : L utilisateur peut sélectionner autant de groupes et comptes qu il le souhaite, mais il est préférable d éviter de mélanger groupes et comptes appartenant au groupe déjà sélectionné, pour des raisons logiques et de performances de calcul. Page 10

12 3. L utilisateur peut également paramétrer la périodicité du rapport : Page 11

13 4. Résultat (sans graphique) : Page 12

14 Options de création du graphique Lors de la création d un graphique, l utilisateur doit choisir si les séries des graphiques sont les lignes ou les colonnes. Pour un graphique en barres verticales : Les séries sont les colonnes : le programme crée, au sein d un groupe de barres, une barre par colonne, et autant de groupes de barres qu il y a de lignes : Page 13

15 Les séries sont les lignes : le programme crée, au sein d un groupe de barres, une barre par ligne, et autant de groupes de barres qu il y a de colonnes : Page 14

16 CREATION DE PLUSIEURS ONGLETS Il est possible de créer plusieurs onglets, afin de présenter plusieurs indicateurs sur des écrans séparés, comme suit : Pour ce faire, click-droit sur les onglets, «ajouter un onglet». Il est aussi possible de renommer et de glisser-déplacer (drag and drop) un onglet existant. Page 15