Prélèvements SEPA, accès aux mandats gérés dans QuadraCompta

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1 QuadraPropreté version du 11/03/2014 Prélèvements SEPA, accès aux mandats gérés dans QuadraCompta La gestion des prélèvements SEPA est possible dans QuadraCompta depuis décembre 2013, les mandats de prélèvements des clients étant géré par le module QSepa. QuadraPropreté en version est aménagé pour s'interfacer avec QuadraCompta et permettre l'impression des mentions SEPA sur les factures des clients réglant par prélèvement. Pré-requis : paramétrage du dossier comptable pour SEPA La fiche du dossier comptable précise l'ics de l'entreprise et le format SEPA est activé. Un mandat de prélèvement est codifié son selon le n comptable du client (précédé du n du dossier QuadraCompta). Les fichiers de prélèvements sont générés en "Saisie des règlements clients" (menu "Saisie") après transfert du journal des ventes et des règlements QuadraPropreté. La gestion des prélèvements SEPA dans QuadraCompta est documentée au module QSepa (menu "?"). Dans QuadraPropreté, contrôle du mode de règlement "Prélèvement" Cf. Menu Paramétrage, sous menu Facturation / Achat, choix "Mode de Règlement" Vérifier que le "Type d'acceptation" du mode de règlement "Prélèvement" : Il doit être égal à "3". Paramétrage du dossier QuadraPropreté pour SEPA La fiche dossier est aménagée pour mettre en place la liaison avec la comptabilité. Sur l'onglet "3:Facturation 2/2", l'encadré "Règlements par prélèvement" permet de sélectionner l'ics du dossier. Lorsque le code ICS est renseigné, le bouton de la barre doutils donne accès au module QSepa 1/9

2 Fiche client / Fiche chantier Si le mandat d'un client (réglant par prélèvement) a été créé (ou migré) via QuadraCompta, il est automatiquement affiché et accessible au chapitre Eléments de facturation de sa fiche, onglet "Banques". Le menu contextuel affiché par clic droit affiche les éléments d'identification du mandat, et permet de lancer QSepa pour modifier le mandat ou créer un nouveau mandat. Le mandat sera automatiquement rattaché aux prochaines factures générées par QuadraPropreté. A l'ajout d'une banque, la création d'un mandat pour cette banque est proposée. A la création d'un nouveau client (réglant par prélèvement), le compte client est immédiatement créé dans le dossier comptable et tous les éléments enregistrés dans QuadraPropreté sont transférés sur la fiche du compte (compte bancaire et mandat). Sur un chantier paramétré avec un n de compte comptable spécifique, cocher l'option "Facture isolée" sauvegarder la fiche chantier. Au retour en modification de la fiche, l'accès aux mandats est disponible. Saisie de pièce Les mandats de prélèvements SEPA sont pris en compte dans les traitements de génération automatique des factures : Validation d'un devis commercial en facture, Validation des bons / Saisie des bons occasionnels, Préparation de factures. L'accès aux mandats SEPA est par ailleurs accessible en "Saisie de factures", en accédant à l'en-tête par <F11>. 2/9

3 Edition de factures Les règles du prélèvement SEPA impose au créancier l'obligation de pré-notifier les échéances des prélèvements : "Le créancier doit avertir ses clients par tout moyen à sa convenance (facture, avis, échéancier) au moins 14 jours calendaires avant chaque échéance d'un prélèvement SEPA (sauf accord bilatéral sur un délai différent). La date d échéance du prélèvement, son montant, l'ics du créancier et la RUM du mandat de référence sont à mentionner sur la notification". QuadraPropreté offre 2 méthodes pour obtenir les mentions SEPA sur les factures : Utiliser les "Paramètres de l'édition SEPA" (c'est la méthode recommandée parce qu'elle s'applique à tous les modèles de factures, standards ou spécifiques), Modifier le masque d'édition. Quelle que soit la méthode utilisée pour imprimer la RUM sur une facture, la date de la facture est répercutée sur la date "Prévenu le" du mandat de référence si elle n'est pas encore renseignée. UTILISER LE "PARAMETRAGE EDITION SEPA" (METHODE RECOMMANDEE) Sur la fiche dossier, onglet "3 Facturation 2/2", le bouton permet d'enregistrer le texte à imprimer sur les factures des clients réglant par prélèvement. Sur la fenêtre "Paramétrage Edition SEPA", cliquer sur le bouton "Paramétrages par défaut", pour obtenir le texte standard sur lequel des aménagements peuvent être introduits : Taper <Entrée> sur chaque ligne à modifier ou à ajouter. Les mots-clés <ICS> et <RUM> peuvent être introduits en cliquant sur les boutons correspondants. Taper à nouveau<entrée> pour valider les modifications apportées à une ligne. Taper <Echap> pour sortir du mode Saisie et cliquer sur le bouton <Sauver>. Le fichier personnalisé est sauvegardé et nommé QFSEPA.PAR. Il est stocké dans le répertoire du dossier de facturation (\Database\affaire\Num_Groupe\Num_dossier\Fact\). Les mentions SEPA sont imprimées sous le dernier article de la facture. 3/9

4 ADAPTER LE MODELE DE FACTURE Attention, l'exercice peut s'avérer périlleux pour un utilisateur ne maîtrisant pas l'éditeur de masque QMkMsq Les modèles spécifiques au dossier de facturation peuvent être aménagés pour mentionner la RUM et l ICS. En édition des factures, sélectionner le masque à modifier puis taper <Ctrl+Maj+F1> pour lancer QMkMsq. Valider le masque à modifier. Se positionner dans la section "En-tête1ère page, "En-tête facture" ou "Pied pour facture". Détailler les rubriques du groupe "Entête". Faire glisser les ICS et RUM sur la section choisie, Ces rubriques s éditeront uniquement sur les factures payées par prélèvement. Pour plus d'informations, se référer à la documentation "Editeur de masque". Chantiers en Hôtellerie QuadraPropreté en version intègre des aménagements permettant de gérer plus facilement la paie des salariés à temps partiel travaillant sur des chantiers "Hôtellerie", et de minimiser l'introduction de modifications dans les bulletins. Remarque : QuadraPropreté répond ici à des besoins exprimés par la profession. Il est possible que les calculs effectués ne correspondent pas à la législation en vigueur. Contexte et objectif Les salariés concernés sont à temps partiel. Lors de la préparation de paie, la gestion de QuadraPropreté va permettre d'obtenir automatiquement la présentation de la partie haute du bulletin selon 3 cas de figure : Le salarié a travaillé moins d heures que prévues dans son contrat de travail Le salarié a travaillé plus que son contrat de travail dans la limite des 33% de son contrat Le salarié a travaillé plus que 33% par rapport à son contrat QuadraPropreté calcule automatiquement une absence qui viendra en déduction sur le bulletin de salaire. QuadraPropreté calcule automatiquement des heures complémentaires dans la limite de 10% et des heures complémentaires majorées à 25% QuadraPropreté calcule des heures complémentaires jusqu à 10%, alimente la ligne "Avenant" jusqu à (temps plein) et complète par des heures sup si nécessaire. Mise en place CREATION D UNE ABSENCE DE TYPE PRODUCTIVITE Cf. Menu Paramétrage / Libellés / Code Absence A la rubrique "Type d absence", choisir le type 8. Sélectionner le code absence QuadraPaie correspondant (dont l intitulé est repris sur les bulletins). 4/9

5 LA FICHE EMPLOYE DANS QUADRAPAIE Au chapitre "Propreté", cadre "Employé" cocher "Hôtellerie". Au chapitre "Salaire", renseigner le nombre d heures période. POINTAGE PAR EMPLOYE Exemple commenté Contrat salarié : H Réalisé dans le mois 100 H Sur la grille de pointage, seules les "Heures prévues" sont accessibles. Il n est pas possible de saisir les heures faites par le salarié en heures complémentaires ou en heures de remplacement. Remarque : cette gestion est compatible avec les chantiers paramétrés en hôtellerie (comportant une cadence "Nombre de chambres par heure"). PREPARATION DES ELEMENTS DE PAIE Suite de l'exemple commenté L'absence de productivité est créée automatiquement. Elle correspond à la différence entre le contrat et les heures réalisées = 8.33 H d absence Par défaut l absence est appliquée sur le mois en cours. A noter que cette gestion est aussi assurée en "Pointage rapide" et "Pointage agenda". 5/9

6 Aménagements divers Articles "Commentaire" au format RTF La saisie de lignes de commentaire RTF était déjà possible en saisie de pièce. Elle est aujourd'hui étendue : aux lignes de commentaire des plans de facturation. aux articles "Commentaire". Rappel : cette gestion est optionnelle et s'active sur la fiche Dossier. Rejoindre l'onglet "2:Facturation 1/2", cadre "Factures et Devis commerciaux". Cocher la rubrique "Autoriser la saisie RTF". Sur un plan de facturation, 2 accès en saisie RTF sont disponibles : Sur une ligne existante sélectionnée, via le bouton <RTF> affiché en bas de l'écran, En cours de saisie, via le bouton < > affiché en fin de ligne. Sur la fiche article, cocher la rubrique "Saisie RTF". Sur la fenêtre de saisie RTF, les boutons de la barre d'outils permettent de choisir : les caractéristiques du texte (gras, italique, souligné, couleur, police et taille de caractère) l'alignement du paragraphe (gauche, centré, droite). Envoi mail d'une facture ou d'une attestation fiscale Possibilité de mettre en forme le corps du mail (gras, italique, etc.). Remarque : cette possibilité n'est pas offerte en envoi groupé par mail 6/9

7 Critères BT QuadraPropreté permet de définir des critères numériques exploitables sur les bons de travaux. Ces critères sont à créer sur la fiche Dossier, l'onglet "9:Divers". Remarque : QuadraPropreté autorise la création de 5 critères, mais dans la version actuelle du programme, seuls 2 d'entre eux peuvent renseignés sur les bons de travaux. Les 2 critères numériques exploitables sur les bons de travaux sont à sélectionner sur l'onglet "7 : Bons de travaux". On retrouve le ou les critères sélectionnés dans les rubriques à saisir du bon de travail. En validation des bons et saisie des bons occasionnels, les critères renseignés sur bon de travail du chantier sont accessibles en modification. Les critères sont mentionnés sur l'édition du descriptif. Fiche chantier, Descriptif locaux, grille de la planification des contrôles Il est désormais possible d'accéder au type de contrôle et permet de créer un nouveau type. Planification des contrôles Qualité L'écran est réaménagé pour un plus grand confort d'utilisation : Le nombre de contrôles est affiché Le nom de l'inspecteur est mentionné en colonne Une flèche rouge est affectée aux contrôles non réalisés, une flèche verte aux contrôles réalisés 7/9

8 Un nouveau contrôle planifié sur une fiche chantier est visible sans qu'il soit nécessaire de réinitialiser la planification du mois. L'affectation de la date prévisionnelle sur les fiches de contrôles n'est plus limitée à un seul mois. Contrôle, liste des contrôles A la transformation d'un contrôle qualité en réclamation, les commentaires saisis sur les fiches sont repris dans le descriptif de la réclamation. Réclamations chantiers, alertes employés Sur la fiche Dossier, onglet "4:Pointage1/2", 3 nouveaux paramètres permettent d'affiner l'affichage des alertes employé créées dans QuadraPropreté ou QuadraPaie. L'affichage des alertes créées en paie devient optionnel dans les modules "Pointages" et "Réclamations". L'affichage des alertes créées dans le dossier Propreté devient optionnel en paie Ce paramétrage "par défaut" est révisable en saisie des alertes. Pointage par employé Un nouveau bouton permet d'afficher les alertes (par défaut, seules les alertes définies comme visibles dans le pointage apparaissent). Il est alors possible de créer une nouvelle alerte ou de modifier ou supprimer une alerte existante. Factors, coordonnées bancaires actualisées au format IBAN Les rubriques IBAN et BIC peuvent être renseignées sur la fiche Factor (Banque). On les retrouve sur la liste des factors affichée par exemple en l'en-tête des factures, Elles peuvent être mentionnées sur les factures (si le masque d'édition est aménagé en conséquence). Listes d'employés, d'inspecteurs Accès aux rubriques "Qualification" et "Numéro de téléphone". 8/9

9 Outils, maintenance du dossier Nouvel outil de purge des fournisseurs. Import Ascii d'un fichier clients ou fournisseurs Possibilité de récupérer les critères libres renseignés pour les clients ou fournisseurs. 9/9