Questions les plus Fréquemment Posées

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1 Questions les plus Fréquemment Posées sur Winbike.plus et Packshop Pages : 1/31

2 Préambule A qui s adresse ce didacticiel? Aux utilisateurs formés à Winbike.plus et Packshop, au sein du réseau Maxxess Dans quel objectif? Avoir à portée de main un «mémo» sur les opérations courantes à réaliser sur Winbike.plus et Packshop, afin de gagner du temps au quotidien Vous avez d autres questions? Contactez le Service Clients Everlog au Vous n avez jamais reçu de formation initiale sur Winbike.Plus? Everlog organise des sessions de formation sur site. Contactez votre ingénieur commercial, ou Marie-France Perez, votre Chargée de Clientèle, au Pages : 2/31

3 Sommaire 1. CREER UN NOUVEL UTILISATEUR REALISER UNE CLOTURE MENSUELLE SORTIR LES VENTES ET LES ENCAISSEMENTS PAR DEPARTEMENT METTRE A JOUR DES CORRESPONDANCES PACKSHOP GERER LES CONDITIONS DE VENTE ET D ACHAT AJOUTER UN FORFAIT REALISER UN CIBLAGE CREER UN CODE INTERNE FACTURER UNE COMMISSION RECUPERER UN ACOMPTE DE N Pages : 3/31

4 1. Créer un nouvel utilisateur 1.1- Accéder au Paramétrage/Personnel/Utilisateur 1.2- Utiliser la fonction " " pour ajouter l'utilisateur 1.3- Compléter les informations (nom, prénom, initiales, etc.) et cocher les options «Afficher» & «Actif» 1.4- Sélectionner le service (magasin, atelier, commercial, structure) et le domaine (commercial, superviseur) liés à l'utilisateur Pages : 4/31

5 1.5- Cocher les informations souhaitées et autoriser ou non l accès aux boutons du menu 1.6- Enregistrer à l aide de la disquette, quitter la fenêtre des utilisateurs puis accéder à l'affectation des profils Pages : 5/31

6 1.7- Se positionner à gauche sur le profil à attribuer, puis l affecter à l'utilisateur en cochant son nom sur la partie de droite. L utilisateur apparaitra alors au démarrage du DMS Pages : 6/31

7 2. Réaliser une clôture mensuelle 2.1- Accéder au menu puis entrer dans l interface comptable (Vous devez avoir les droits d accès au menu SAGE dans le DMS). 2.2 Accéder ensuite à la clôture mensuelle. Pages : 7/31

8 2.3- Lancer la clôture à l aide du bouton (opération à renouveller tous les mois) afin d ouvrir les journaux sur le mois qui commence (la facturation est autorisée sur les 2 mois qui sont la période en cours et la période suivante). 2.4 Confimer le traitement en validant par le bouton Pages : 8/31

9 2.5 Dans le cas de plusieurs sites, renouveller ces étapes sur le site suivant en le sélectionnant dans «Site(s) géré(s)» puis cliquer à nouveau sur «Clôture période». Pages : 9/31

10 3. Sortir les ventes et les encaissements par département Il est possible de sortir la liste des ventes et des encaissements par département sur une période donnée. Vous aurez ainsi le nombre de factures faites sur une journée ou période ainsi que le panier moyen. Sélectionner le ou les départements de votre choix. Cocher les options et. Si vous souhaitez faire apparaitre les acomptes dans la liste des règlements, pour faire la caisse par exemple,il faut cocher l option suivante. Saisir la période sur laquelle vous souhaitez faire la recherche : Permet d imprimer la liste des factures et des encaissements. Pages : 10/31

11 Dans la colonne «document» la distinction des factures et des acomptes se fait par le préfixe AC (acomptes). La numérotation des factures commence obligatoirement par un chiffre. Pages : 11/31

12 4. Mettre a jour des correspondances PackShop 4.1- Consulter le compte-rendu du Packshop que vous avez reçu sur votre boite mail. Identifier les nouveaux paramètres bloquants pour la mise à jour Aller dans WinBike.plus pour créer (si inexistant) le(s) paramètre(s) mentionnés dans le compte - rendu Fournisseur : Menu général/fournisseur A l aide du bouton, accéder à la création du fournisseur, compléter les informations générales et complémentaires, puis enregistrer à l aide du bouton Pages : 12/31

13 Constructeur : Paramétrage pièces/constructeur A l aide du bouton, accéder à la création du constructeur, compléter les informations puis enregistrer à l aide du bouton Pages : 13/31

14 Famille : Paramétrage Pièces/Famille statistiques A l aide du bouton, accéder à la création de la famille, compléter les comptes et description puis enregistrer à l aide du bouton Pages : 14/31

15 Type : Paramétrage/Type de pièces) A l aide du bouton, accéder à la création des types de pièces, compléter le code et l intitulé enregistrer à l aide du bouton Pages : 15/31

16 Code tarif : Paramétrage Pièces/Tarification Ventes et Achats A l aide du bouton, accéder à la création du code de tarification, compléter les conditions de vente puis enregistrer à l aide du bouton. Accéder ensuite aux conditions. Pages : 16/31

17 A l aide du bouton, compléter les conditions d achat et enregistrer à l aide du bouton 4.3 Mettre à jour les correspondances Lancer l exécutable à l aide du raccourci présent sur le bureau Accéder au paramétrage afin de procédez aux correspondances manquantes (Constructeurs, Groupes Remise, Fournisseur, Types de pièces et Familles Statistiques) Dans la partie Code DMS, effectuer un double-clic sur les lignes souhaitées de chaque onglet, sélectionner la correspondance et valider par alors chargée dans la table.. La correspondance est Pages : 17/31

18 Lancer la mise à jour du catalogue à l aide du bouton en bas à gauche de la fenêtre Pages : 18/31

19 5. Gérer les conditions de vente et d achat Vous devez avoir les droits pour accéder au paramétrage. vente et d achat. Liste des codes de tarification permettant de gérer les conditions de Permet de créer un nouveau code. Saisir le code (maximum 6 chiffres et/ou lettres) et la description qui apparaitront sur les pièces. Il est préférable que le code soit celui du constructeur afin d éviter le transcodage pour la mise à jour des tarifs. Penser à compléter les éléments suivants : Sélectionner l un des choix proposé. Saisir le coefficient de vente. Le prix de base x le coefficient vous donneront le prix de vente HT ou TTC. Permet de valider la saisie. Pour renseigner les conditions du fournisseur vous devez obligatoirement avoir créé les conditions de vente et avoir validé votre saisie. Ensuite vous devrez rechercher le code que vous venez de créer en cliquant sur. Sélectionner le dans la liste et cliquer sur. Pages : 19/31

20 Permet de renseigner les conditions d achat. Création des conditions d achat des commandes fournisseurs. Saisisser les informations et valider par. Pages : 20/31

21 6. Ajouter un forfait Le forfait ajoute les pièces et la main d œuvre pour un montant forfaitaire. Les forfaits / nomenclatures sont enregistrés dans le menu «Paramétrage / Forfaits / Nomenclatures». l OR. Permet de sélectionner le forfait en étant dans les «BL/OR en cours» ou sur le détail de Pages : 21/31

22 Cliquer sur. Pages : 22/31

23 Sélectionner le forfait. Pour valider le forfait sélectionné. Détail du forfait sélectionné. Création d un nouveau forfait. Suppression d un forfait. Permet de visualiser le détail du forfait. Pour sortir de l ajout des forfaits. Pages : 23/31

24 7. Réaliser un ciblage Cliquez sur le bouton Ciblage accessible à partir du menu général : - du DMS (Winbike) - de Packseller Faites un double clic sur le critère de votre choix parmi les rubriques proposées (client / profil / parc). Si vous souhaitez extraire la liste des adresses mail des clients, double-cliquer sur la rubrique suivante. De manière générale, double-cliquer l élément de l une des rubriques. Vous pourrez mettre plusieurs filtres. Renseignez les conditions. Puis : Dans le tableau vous avez le résumé des critères. Pages : 24/31

25 Pour conserver vos critères de sélection, vous pouvez enregistrer ces derniers. Pour cela il suffit de cliquer sur qui est situé en bas. Permet de lancer la recherche dans la base selon vos critères. Pages : 25/31

26 8. Créer un code interne Vous devez avoir accès au menu Paramétrage. Liste des codes internes que vous gérez. Pour ajouter un nouvel élément. Saisir un code inexistant dans la liste ainsi que la description. S il s agit d un code interne facturable, cocher les 2 options. Si le code interne est destiné au magasin, les départements vendeur pièces et MO doivent être identiques. Idem pour l atelier. Pages : 26/31

27 Positionnez vous sur ce champs et le bouton sera accessible pour la création de compte. Saisissez le compte de cession de la manière qui suit : par exemple. 96 si votre plan comptable est sur 6 chiffres. 996 si votre plan comptable est sur 8 chiffres. 12 : les 2 derniers chiffres du compte correspondent au numéro du code interne. 00 : les zéros servent à compléter votre compte. Pour valider votre saisie. Saisir le compte de cession que vous venez de créer. Pour enregistrer la création de votre code interne. Une fois créée vous devez l affecter à un département. Sélectionnez le département sur lequel il doit être rattaché puis cliquer sur. Faites un double clic sur votre code interne pour avoir la coche rouge. Pages : 27/31

28 9. Facturer une commission Vous devez avoir accès au menu Paramétrage. Liste des familles statistiques. Si la famille statistique «commission» n existe pas, vous devez la créer. Pour ajouter un nouvel élément. facturation diverse. Permet d accéder à la liste des références ou articles permettant de faire de la Permet de créer une nouvelle référence. Pages : 28/31

29 Renseigner les informations suivantes : constructeur, référence, description, famille. Cocher «non» dans la case «contrôle stock». Enregistrer la saisie. Pour facturer la commission, passer par la fiche client, puis. Pages : 29/31

30 10. Récupérer un acompte de N-1 Lorsque vous changez d exercice, il n est plus possible dans le DMS de récupérer les acomptes à partir de la facture. Vous devez donc gérer l acompte comme un mode de règlement. Aller sur la fiche client. Pour visualiser un acompte saisi sur N-1, vous devez aller sur, décocher et passer sur l exercice précédent, cliquez sur la flèche gauche. Faites votre BL ou OR. Sur la facture, l acompte réglé sur l exercice précédent devra être déduit comme un mode de règlement. Pages : 30/31

31 Cliquer sur. Dans la liste des règlements, sélectionner. Saisir le montant de l acompte Valider par. Choisissez le mode de règlement du solde de la facture et imprimer le document. Pages : 31/31