Chapitre 8 : Listes de données

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1 Chapitre 8 : Listes de données I. Introduction Une liste de données (figure 1) est un ensemble de données organisées. Elle est constituée d'une suite de lignes appelées enregistrements. Tous les enregistrements ont la même structure. La structure d'une liste est définie par un certain nombre de champs. Chaque champ porte un nom qui correspond à l'en-tête de la colonne. Sur le CD-ROM Figure 1 : Exemple de liste de données Les données des exemples de ce chapitre sont disponibles sur le CD-ROM de ce livre dans le classeur exemples\chapitre08.xls

2 Excel, Macros et langage VBA et leurs corrigés se trouvent dans le classeur exemples\corr_chapitre08.xls. Quelques définitions : Champ : Les informations (données) de mêmes types sont conservées dans un même champ. Exemple : Nom, Prénom, Adresse... Avec Excel, les données d'un même champ sont conservées dans la même colonne. Les noms des champs sont toujours à la première ligne d'une liste de données. Enregistrement : Toutes les informations concernant une personne ou un événement. Sous Excel, chaque ligne de la liste de données est un enregistrement. II. Créer une liste de données Excel vous offre plusieurs outils pour gérer et analyser les données d une liste. Vous pouvez entrer, modifier et supprimez des données d une liste. Le logiciel offre aussi des options pour retrouver rapidement l'information que vous désirez. Pour profiter de toutes les fonctions de gestion et d'analyse des données d'une liste que propose Excel, tapez les données en respectant les règles suivantes. II.1. Organiser une liste de données Utilisez une seule liste dans une feuille de calcul. Certaines fonctions de gestion de liste, comme le filtrage, ne peuvent être utilisées que sur une liste à la fois. Séparez la liste des autres données. Laissez au moins une colonne et une ligne vide entre la liste et les autres données sur la feuille de calcul. Évitez de placer les données importantes à gauche ou à droite de la liste. Ces données risquent d'être masquées lorsque vous filtrez la liste. Créez des titres pour chaque colonne sur la première ligne de la liste, celle-ci n'est pas nécessairement la 1ère ligne de la feuille. 90

3 Chapitre 8 : Listes de données II.2. Mettre en forme une liste de données Pour les titres de colonnes, utilisez un format différent de celui des données de la liste, afin de bien les distinguer. Pour distinguer la ligne de titre des autres lignes qui contiennent les données, utilisez les bordures de cellules et non pas des lignes vides. Evitez les lignes et les colonnes vides à l intérieur de la liste. N'insérez pas d'espace à gauche ni à droite des données, leur présence affecte le tri et la recherche des données. Cochez l option Etendre les formules et formats de liste de l onglet Modification du menu Outils Options. Cette option permet que la mise en forme et les formules soient automatiquement recopiées lors de la saisie des enregistrements supplémentaires dans la liste. III. Grille et manipulation des enregistrements Au lieu d'entrer, de modifier ou de supprimer des données directement dans les cellules d'une feuille de calcul, Excel vous permet de gérer les données d une liste en utilisant une grille. Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données. Sélectionnez l'option Grille (L'option s'appelle aussi Formulaire) du menu Données Le mode grille présente à l'utilisateur une fiche par enregistrement avec la liste des valeurs de ses champs, voir la figure suivante : 91

4 Excel, Macros et langage VBA Figure 2 : Grille (formulaire) III.1. Ajouter un enregistrement Cliquez sur le bouton Nouvelle pour créer une nouvelle ligne. Tapez les données correspondantes à un nouvel enregistrement. Pour passer au champ suivant, appuyez sur TAB, pour passer au champ précédent, appuyer sur MAJ+TAB. Appuyez sur ENTREE pour ajouter l'enregistrement à la fin de la liste. Cliquez sur Fermer pour fermer la grille de données. III.2. Supprimer un enregistrement Le bouton Supprimer : supprime de façon permanente l'enregistrement affiché dans la grille de données et dans la liste. 92

5 Chapitre 8 : Listes de données III.3. Modifier un enregistrement Placez-vous sur l enregistrement à modifier. Modifier les informations dans l enregistrement. Appuyez sur ENTREE pour mettre à jour la liste. Cliquez sur le bouton Rétablir avant de cliquer sur Nouvelle ou de passer à un autre enregistrement pour annuler les modifications apportées à la grille de données. Cela ne restaurera pas un enregistrement supprimé. III.4. Rechercher un enregistrement Passez d un enregistrement à l autre à l aide des flèches de direction, de la barre de défilement et avec les boutons Suivante et Précédente. Pour atteindre un enregistrement en fonction d un critère, cliquez sur le bouton Critères. Tapez le ou les critères dans la grille vide, voir la figure suivante : Figure 3 : Recherche par critères 93

6 Excel, Macros et langage VBA Cliquez sur le bouton Suivante pour atteindre le premier enregistrement qui correspond au critère. Pour revenir dans la grille sans rechercher les enregistrements répondant aux critères indiqués, cliquez sur le bouton Critères puis Grille. IV. Trier une liste Excel vous permet de trier le contenu d'une liste de données dans un ordre croissant ou décroissant. Avec les outils Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier. Cliquez sur le bouton Tri croissant ou Tri décroissant de la barre d outils standard pour trier les données en ordre croissant ou décroissant. Avec le menu Sélectionnez une cellule de la liste. Cliquez sur la commande Trier du menu Données. La boîte de dialogue suivante s affiche. 94

7 Chapitre 8 : Listes de données Figure 4 : Boîte de dialogue trier Dans la zone Trier par Sélectionnez le champ sur lequel vous voulez trier les données. Sélectionnez l'ordre : Croissant ou Décroissant. Vous avez la possibilité de trier sur 3 champs, dans ce cas répétez les 2 actions précédentes. Le tri de la première case va avoir la priorité sur le second tri. Cela veut dire qu'excel va premièrement trier sur le nom de famille. Pour les enregistrements ayant le même nom, Excel va ensuite trier ces enregistrements selon leurs prénoms. Indiquez si la première ligne est une ligne de titres. Dans ce cas, Excel n en tient pas compte pour le tri. Cliquez sur Ok. Pour modifier les options de tri, cliquez sur le bouton Options La boîte de dialogue suivante s affiche : 95

8 Excel, Macros et langage VBA Figure 5 : Boîte de dialogue options de tri Vous pouvez choisir de faire un tri par colonne (du haut vers le bas) ou par ligne (de gauche vers la droite). Vous pouvez indiquer s il s agit d un tri normal (alphabétique ou numérique) ou personnalisé. Remarque : Les listes personnalisées sont crées dans le menu Outils Options - Listes personnalisées. V. Les filtres V.1. Filtre automatique Le filtrage permet de rechercher et de manipuler une partie des enregistrements (lignes) de la liste. Une liste filtrée affiche uniquement les enregistrements répondant aux critères spécifiés. Exemple : Affichez uniquement les employés dont le salaire est 7000,00dh en utilisant la liste de données de la figure 1. Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données (figure 1). Cliquez sur le menu Données puis Filtres puis Filtres automatique. Des flèches apparaissent à côté de chaque nom du champ. Cliquez sur la flèche du champ Salaire, puis sélectionnez l entrée dh, voir la figure suivante : 96

9 Chapitre 8 : Listes de données Figure 6 : Filtre automatique Le résultat de ce filtre est illustré dans la figure suivante : Figure 7 : Résultat du filtre automatique Interprétation du résultat : Dans la liste de données de la figure 1, il y a quatre enregistrements dont le champ Salaire = 7000,00dh. Remarque : Après l application du filtre automatique (figure 7), la flèche à coté du champ Salaire et les numéros de lignes apparaissent en bleu. V.2. Filtre personnalisé Exemple : 97

10 Excel, Macros et langage VBA Nous voulons connaître les employés dont le salaire est inférieur ou égal à 4000,00dh. Cliquez sur la flèche du champ salaire et choisissez l entrée Personnalisé. La boîte de dialogue suivante s affiche : Figure 8 : Filtre automatique personnalisé Sélectionnez les opérateurs dans les zones situées à gauche (Dans ce cas choisissez est inférieur ou égal), et tapez ou sélectionnez les valeurs dans les zones situées à droite (Dans ce cas 4000,00dh). Cliquez sur Et pour combiner deux critères (seules les lignes répondant aux 2 critères seront affichées). Cliquez sur Ou pour utiliser l'un des deux critères (une ligne sera affichée si elle répond à l'un des 2 critères). Validez par OK. V.3. Afficher tous les enregistrements Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur le menu Données puis Filtre puis Afficher tout ou bien cliquez sur l entrée Tous dans la liste des entrées. 98

11 Chapitre 8 : Listes de données V.4. Supprimer le filtre automatique Pour supprimer le filtre automatique, sélectionnez le menu Données puis Filtre puis décochez Filtre automatique du menu Données. Les listes déroulantes disparaissent alors. V.5. Filtre élaboré Le filtre élaboré permet d'accomplir des recherches plus complexes et d afficher la liste filtrée vers un autre emplacement. Le principe du filtre élaboré repose sur 3 plages, la plage contenant la liste, la plage contenant les critères et la plage de destination. Créer la zone de critères La plage de critère représente la plage de cellules qui contient les conditions spécifiées. Elle comprend une ligne avec les noms de champs (sur lesquels vous établissez les critères) et au minimum 1 ligne de critère. Les critères qui sont sur la même ligne sont liés par un ET logique; les enregistrements de la liste doivent répondre à toutes ces conditions. Les critères qui sont sur des lignes différentes sont liés par un OU logique; les enregistrements de la liste doivent répondre au moins à une de ces conditions. Exemple : Définir une zone de critères qui permet d afficher la liste des ingénieurs qui ont été recrutés pendant l année Copiez les champs de titre de la liste qui vont être filtrés. Ici vous copiez le champ Fonction et Date d embauche. Collez-les dans la première cellule de la plage de critères. Dans les lignes situées sous les champs de critère, tapez les critères, voir la figure suivante : Fonction Date d'embauche Date d'embauche Ingénieur >=01/01/2000 <=30/12/2000 Figure 9 : Zone de critères 99

12 Excel, Macros et langage VBA Créer la plage de destination La plage de destination est une ligne comprenant uniquement des noms de champ. Copiez la ligne de titre de la liste. Collez la dans la première cellule de la plage de destination. Remarques : Les noms de champ doivent être exactement les mêmes que ceux de la liste, sinon votre filtre génère une erreur. La zone de destination peut contenir tous les champs de la liste ou seulement une partie. Filtrer la liste de données sur place Exemple : Soit la feuille de calcul de la figure suivante qui contient la zone de critère et la liste de données. Figure 10 : liste de données et zone de critères Question : filtrez cette liste sur place en utilisant un filtre élaboré. Cliquez sur une cellule de la liste de données de la figure

13 Chapitre 8 : Listes de données Sélectionnez le menu Données puis Filtre puis Filtre élaboré. La boîte de dialogue suivante apparaît : Figure 11 : Filtre élaboré Cochez l'option Filtrer la liste sur place. Dans la zone Plages, sélectionnez avec la souris la liste de données, soit ici la plage A1:H11. Si vous ne la voyez pas, cliquez sur le bouton, La fenêtre de Filtre élaboré se réduit, utilisez la souris pour sélectionner la plage de cellules puis cliquez sur le bouton pour retourner dans la fenêtre de Filtre élaboré. Dans la Zone de critères, sélectionnez la plage de critères, soit ici la plage A14:C15. Cliquez sur Ok. Filtrer la liste de données vers un autre emplacement Cliquez sur une cellule de la liste. Sélectionnez le menu Données puis Filtre puis Filtre élaboré. Cochez l'option Copier vers un autre emplacement Dans la zone Plages, sélectionnez avec la souris la liste de données, soit ici la plage A1:H11 101

14 Excel, Macros et langage VBA Dans Zone de critères, sélectionnez la plage de critères, soit ici la plage A14:C15 Dans la zone Destination, sélectionnez la plage de destination, soit ici la plage A17:H17. Cliquez sur Ok. VI. Sous totaux Les sous totaux permettent d'ajouter à la liste des lignes récapitulatives, par exemple Somme, Moyenne, Max, etc. Les sous totaux portent sur des groupes. Un groupe est formé par une suite d'enregistrements pour lesquels la valeur d'un champ est identique. Exemple : On souhaite obtenir la somme des salaires par fonction Triez la liste en fonction de la colonne pour laquelle vous voulez calculer des sous totaux, ici le champ Fonction. Sélectionnez une cellule de la liste de données. Cliquez sur la commande Sous totaux du menu Données. La boîte de dialogue suivante apparaît : 102

15 Chapitre 8 : Listes de données Figure 12 : Boîte de dialogue sous total Dans la liste À chaque changement de, sélectionnez le champ qui contient les groupes pour lesquels vous voulez obtenir les sous totaux. Ici Fonction. Dans la liste Utiliser la fonction, choisissez la fonction à utiliser pour calculer les sous totaux. Dans ce cas Somme. Dans la liste Ajouter un sous total à, cochez tous les champs dont vous désirez avoir un sous total. Dans ce cas Salaire. La case à cocher Remplacer les sous totaux existants donne la possibilité de remplacer les sous totaux d'analyses précédentes. Vous pouvez aussi accumuler ces analyses pour avoir plus d'informations. Par exemple, vous pouvez avoir la somme et la moyenne en même temps sur la liste de données. La case à cocher Saut de page entre les groupes insère un saut de page après chaque regroupement. La case à cocher Synthèse sous les données insère les lignes de sous total et de total sous les données détaillées. Le bouton Supprimer tout permet de supprimer tous les sous totaux existants dans la feuille sans en créer d'autres. Cliquez sur OK. Le résultat est illustré dans la figure suivante : Figure 13 : Résultat des sous totaux 103

16 Excel, Macros et langage VBA Excel crée le plan de la liste en groupant les lignes de détail avec chaque ligne de sous total associé, puis les lignes de sous total avec celle du total général. Pour afficher ou masquer les différents niveaux de plan (figure 13), cliquez sur les boutons 1, 2, 3 du coin haut à gauche. 104