Accélère la transition vers un environnement électronique. Gestion complète et intégrée des documents physiques et électroniques

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1 SOLUTIONS DE GESTION DE DOCUMENTS Accélère la transition vers un environnement électronique Gestion complète et intégrée des documents physiques et électroniques

2 Entreposez, protégez et gérez vos documents commerciaux essentiels en tout temps, où que vous soyez, afin d optimiser votre efficacité opérationnelle et vos résultats.

3 L accès rapide, facile et fiable aux documents essentiels est crucial pour la plupart des entreprises. Pourtant, pour beaucoup d entre elles, la gestion de documents est un processus fragmenté, inefficace et onéreux impliquant un mélange de dossiers aux formats papier et électronique, de documents actifs et d autres peu consultés, de documents entreposés sur place et à l extérieur, provenant d une multitude de sources. Les solutions de gestion de documents d Iron Mountain MD vous permettent de mettre en œuvre et d administrer un programme entièrement intégré de gestion de documents. Grâce à ces solutions, vous pouvez bénéficier d une parfaite visibilité et d un accès total à tous les documents de l entreprise et vous pouvez les consulter en tout temps, où que vous soyez. Grâce à nos possibilités d accès et de contrôle perfectionnées, vous accélérez les processus opérationnels et la prise de décisions, vous améliorez le service à la clientèle et vous répondez aux exigences en matière de conformité. SOYEZ AUX COMMANDES Nos solutions vous permettent de mettre en œuvre et d administrer un programme entièrement intégré de gestion de documents qui vous donne accès, en temps opportun, à tous vos dossiers, indépendamment du format et du lieu. Nous proposons des services intégrés de conversion et d archivage hébergé d images, ainsi que de gestion de dossiers tout au long de leur cycle de vie, afin d offrir à nos clients un service tout-en-un. Ainsi, vous consultez plus rapidement vos documents et vous les maîtrisez mieux, ce qui améliore vos processus d affaires. En collaborant avec l équipe d Iron Mountain, vous pouvez : Simplifier la gestion de vos documents par l intégration des dossiers physiques et numériques; Améliorer la productivité grâce à un accès rapide, réparti et simultané à vos dossiers; Protéger votre entreprise au moyen de stratégies rigoureuses de conformité et de reprise après sinistre; Gagner du temps et économiser en mettant une solution en œuvre plus rapidement en contrepartie de dépenses d équipement minimes ou nulles. Nous vous aidons à évaluer votre environnement actuel de gestion de documents et les frais afférents afin de mieux déterminer vos besoins. De plus, nous vous aidons à concevoir une solution de gestion qui favorise l atteinte de vos objectifs corporatifs tout en renforçant vos capacités et vos ressources. TRANSITION EN DOUCEUR Les capacités d Iron Mountain en matière de gestion de documents vous permettent d effectuer une transition en douceur du format papier vers le format électronique. Grâce à notre vaste gamme de solutions qui inclut des services de consultation sur le déroulement des opérations et la gestion des dossiers actifs, hébergés hors site ou sur place, de même que la conversion de documents et l archivage, nous vous offrons une réponse unique à tous vos besoins de gestion de documents. RÉDUCTION DES COÛTS L adoption d une solution active de gestion de documents vous permet de réduire les coûts associés aux dossiers administratifs cruciaux pour votre entreprise, tout en vous laissant l occasion d économiser tout au long de la transition vers un environnement électronique. Notre solution de numérisation judicieuse, personnalisée en fonction des besoins d accès et des types de documents, peut réduire considérablement les coûts de la conversion de l imprimé à l électronique. Les documents ou les éléments de documents consultés fréquemment sont toujours numérisés. Les documents rarement consultés ne seront numérisés que lorsque demandé et vous seront livrés rapidement par l entremise de notre service Image on Demand MC. Résolution de défis corporatifs importants Nos solutions de bout-à-bout sont adaptées à votre façon de diriger vos activités et conçues pour vous aider à relever vos plus grands défis. Nous vous proposons, pour vos dossiers papier et numériques, une source centralisée qui repose sur des technologies de pointes, une grande expertise du domaine et les meilleures pratiques, notamment en termes d assistance en matière de litiges, de ressources humaines et de comptes fournisseurs. Ces solutions sur mesure aideront les différents services de votre entreprise à rationaliser les processus métier, à réduire les coûts et à améliorer l accès aux documents les plus sensibles. Solutions de Gestion de Documents / 3

4 Travaillez rapidement et efficacement grâce aux solutions de gestion de documents d Iron Mountain. GESTION DE DOCUMENTS ACTIFS Les solutions ActivFile MC sont un programme de gestion de dossiers actifs entièrement imparti qui vous permet de réduire les coûts en regroupant, organisant et indexant vos documents, quel qu en soit le format, y compris les images archivées et les images à la demande. Réduction des besoins d entreposage physique et des frais connexes Accès en tout temps à des fonctions puissantes de production de rapport, de recherche et de suivi de fichiers par l entremise du portail Iron Mountain Connect MC ou du logiciel Accutrac MC Contrôle des coûts associés à la conversion grâce au service Imagerie sur demande qui vous permet de numériser seulement les documents dont vous avez besoin Gestion du cycle de vie de vos documents grâce à une chaîne de possession sûre, à la destruction sécuritaire de vos ressources et aux calendriers de conservation Intégration en douceur de la gestion de dossiers sur place à l entreposage hors site Soutien de notre équipe de cadres supérieurs pour des conseils lors de la mise sur pied de projets spéciaux Élimination des coûts liés à la formation et au remplacement du personnel CONVERSION DE DOCUMENTS Améliorez l accès aux fichiers tels que les contrats, les dossiers des ressources humaines, les factures et d autres documents importants en les convertissant au format électronique. La conversion de documents réduit le temps d attente de réception d un document demandé et contribue au respect de la conformité. Économisez de l argent grâce au service Imagerie à la demande, une solution conçue pour que vous puissiez accéder aux documents dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin. Simplifiez la gestion de radiographies grâce au service de numérisation de radiographies. Intégrez vos documents imprimés à votre déroulement des opérations grâce à nos solutions informatisées. Accédez rapidement et facilement à vos documents au moyen de l indexation et de l extraction de données. 4 / Solutions de Gestion de Documents

5 ARCHIVAGE D IMAGES HÉBERGÉ Le Digital Record Center MC pour images d Iron Mountain est une plateforme à grande capacité et haute disponibilité pour l archivage numérique et la récupération des documents archivés. Activez rapidement la prise en charge par le Digital Record Center pour images d Iron Mountain d applications standard offrant des formulaires et des champs d index prédéterminés basés sur notre expertise et nos connaissances étendues de l industrie dans des domaines tels que les ressources humaines, les contrats et les finances. Gérez tous les types de contenu numérisé : images documentaires, documents de bureau électroniques, documents imprimés, enregistrements audio et vidéo. Répondez aux besoins particuliers de votre entreprise en matière de classement et de récupération au moyen d applications personnalisées. Obtenez en permanence un accès en ligne à tous les fonds documentaires ainsi que des fonctions puissantes de production de rapports, de recherche et de suivi des dossiers. Réduisez les risques d interruption du cours normal de vos activités grâce à nos installations hautement sécurisées et à nos systèmes de redondants. Profitez d une tarification modulée et d un service géré sans investir un sou dans le matériel, les logiciels, l intégration, la gestion continue, ni l entretien. Solutions de Gestion de Documents / 5

6 LOGICIEL DE GESTION DE DOSSIERS SERVICES-CONSEILS SUR LE FLUX DES TRAVAUX Suivez, gérez et mettez en œuvre des politiques concernant vos dossiers actifs et inactifs, et ce, tout au long de leur cycle de vie, peu importe l endroit où ils sont conservés, grâce à notre logiciel Accutrac. Laissez le soin à nos experts en gestion de documents de restructurer vos processus actuels de gestion de documents afin d atteindre vos objectifs corporatifs. Réduisez les risques liés au respect des obligations légales et réglementaires grâce à des pistes de vérification claires. Rationalisez vos processus opérationnels, augmentez la productivité de vos équipes, respectez les normes et réduisez les coûts. Contrôlez votre inventaire de documents au moyen d une interface Web unique conviviale et sécurisée. Répondez aux besoins en gestion de documents physiques et de conversion au format électronique en optant pour une solution complète. Prolongez les investissements de votre entreprise en technologie de l information en l intégrant à vos systèmes de gestion de contenu comme IBMMD FileNetMD. Effectuez une transition en douceur vers votre nouvel environnement de travail grâce à la formation et au soutien offerts par l équipe d Iron Mountain. Services complémentaires GESTION DE DOSSIERS ARCHIVAGE NUMÉRIQUE Iron Moutain peut vous aider à protéger vos ressources grâce à ses services de gestion de dossiers, de protection de dossiers essentiels ou d entreposage de documents commerciaux en vous proposant la plus grande capacité de stockage de l industrie. Nous proposons à nos clients d entreposer leurs documents actifs, inactifs, essentiels ou fédéraux dans nos installations sécurisées, fiables et faciles d accès. Les solutions d archivage numérique proposent une approche évolutive, abordable, sécuritaire et efficace agrémentée de services à valeur ajoutée qui rendent vos informations encore plus utiles. Notre gamme complète de services d archivage numérique comprend des solutions de gestion et d entreposage à long terme des courriels, des fichiers et des images médicales. Nous proposons des services de supervision, de récupération de données et de divulgation électronique. DÉCHIQUETAGE PROTÉGÉ La destruction définitive de documents confidentiels est devenue une nécessité absolue. Nos services de déchiquetage sécuritaire aident à protéger les informations confidentielles de votre entreprise, de vos employés et de vos clients. PROTECTION COMPLÈTE DE DONNÉES Qu il s agisse de transporter vos documents physiques, d entreposer vos bandes de sauvegarde dans les coffre-forts de l une de nos installations sécurisées ou de sauvegarder le contenu de vos ordinateurs et serveurs dans des centres de données souterrains au moyen d une connexion Internet sécurisée, nos services de protection et de récupération de données conservent toutes vos données hors site, hors ligne et hors de portée, mais toujours disponibles pour consultation quand vous en avez besoin. 6 / Solutions de Gestion de Documents Notre modèle de stockage à la demande (Storage-as-aService) comprend les solutions d archivage numérique qui permettent à nos clients de simplifier la gestion des données numériques en réduisant les risques et les coûts associés à l évolution de l information dans un environnement de plus en plus complexe et réglementé. DIVULGATION ÉLECTRONIQUE Iron Mountain offre une vaste gamme de services afin de vous aider à gérer de façon proactive le nombre élevé de messages, de données et de dossiers. Notre approche stratégique ediscovery intègre des technologies puissantes, des infrastructures évolutives et des services complets qui permettent aux conseillers internes et externes de réduire les risques, de minimiser les coûts et de simplifier la divulgation électronique.

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8 195 Summerlea Road Brampton, Ontario L6T 4P fastfile ( ) ironmountain.ca CAF-DMS-EXT-BR À propos d Iron Mountain. Iron Mountain Incorporated (symbole NYSE : IRM) offre des services de gestion de l information qui contribuent à réduire les coûts, les risques et les inefficacités au niveau de la gestion des données physiques et numériques d une entreprise. La société Iron Mountain, qui a vu le jour en 1951, gère des milliards d actifs informationnels et prend notamment en charge la sauvegarde et l archivage des données, des fichiers électroniques et des documents d affaires, la numérisation des images, le déchiquetage protégé et bien plus encore, pour le compte d entreprises du monde entier. Visitez le site Web de notre entreprise, à l adresse pour plus d information Iron Mountain Canada Corporation. Tous droits réservés. La raison sociale Iron Mountain, le logo figurant une montagne, FASTFILE, ActivFile, Accutrac, Digital Record Center, Image on Demand et Iron Mountain Connect sont des marques de commerce ou des marques déposées d Iron Mountain Incorporated aux États-Unis et leur usage par Iron Mountain Canada Corporation est autorisé. Toutes les autres marques de commerce et marques déposées sont les propriétés respectives de leur détenteur.