La Gestion Electronique des Documents

Transcription

1 La Gestion Electronique des Documents La mise en place d une solution La gestion de l information est devenue un enjeu stratégique majeur à l intérieur des organisations. D après l observation des projets des dirigeants d entreprises (enquête Benchmark, octobre 2002), la gestion documentaire et la gestion des connaissances semblent être les premières priorités, devant l utilisation des outils collaboratifs (outils Groupware) et la modélisation informatique des processus métier. Cette hiérarchie des grandes orientations démontre une volonté de faire circuler l information de manière plus efficace, de rendre les connaissances moins éparses et plus pérennes, pour une meilleure gestion des compétences. 1. La GED, une réponse aux attentes des organisations. La Gestion Electronique des Documents (GED) est une des solutions utilisées par les entreprises et les organisations pour répondre à la problématique d optimisation de la gestion de l information, et par conséquent des connaissances et des compétences. Après quelques années d existence, les avantages de la GED sont bien identifiés et répondent aux besoins exprimés par les utilisateurs (homogénéité, évolutivité, sécurité des documents recensant l information, ) L existence sur le marché de nombreuses solutions, avec un large choix de fonctionnalités, montre l intérêt qu accorde le monde professionnel à la GED. Néanmoins, la décision de mettre en place un outil de Gestion Electronique des Documents constitue un défi ambitieux car elle intègre à la fois une dimension fonctionnelle et architecturale. Dans la majorité des cas, elle est l occasion de mener une réflexion sur l optimisation des processus organisationnels. De ce fait, un tel projet est constitué de différentes phases majeures : Définition des besoins fonctionnels, Réflexion sur les besoins techniques et les architectures cibles (choix de l outil, intégration des différents environnements comme la multiplicité des applications sources, la diversité des formats de documents, etc.), Choix d une solution adaptée, Conduite du changement, communication et sensibilisation à l outil et aux nouveaux processus de gestion de la connaissance, Suivi et animation de l outil choisi. VOIRIN Consultants Page 1/12

2 Les orientations des entreprises (Octobre 2002) 15% Gérer l'information et la connaissance 24% 25% 36% Utiliser des outils collaboratifs Modéliser les processus métier Ne pas rater le train du web services Source : Enquête BENCHMARK Group (Octobre 2002) Remarque : quelle différence entre GED et GEIDE? De manière générale, la GED est définie comme le regroupement d un ensemble de techniques et de méthodes qui ont pour but de faciliter l archivage, l accès, La consultation, la diffusion de documents et des informations qu ils contiennent» (Source : J.Y. Prax, Manager la connaissance dans l entreprise, INSEP Editions, Paris, 1997). La GEIDE :(Gestions Electronique d Information et de Documents Existants) est un nom déposé par l APROGED, une association française. Alors que la GED est un terme générique désignant les systèmes d'information intégrant : les différents supports optiques, un numériseur, une imprimante, etc. et assurant les fonctions de stockage-archivage et de consultation-diffusion, le GEIDE correspond à un ensemble de solutions d'organisation et de gestion électronique de l'information existante. Le terme affiche l'ambition de la GEIDE de traiter l'information au sens large, et sa vocation à exploiter l'information existante, et non à la créer. 2. Les spécificités et avantages de la GED La GED a d abord été utilisée comme un simple moyen d archivage qui constituait une alternative aux archives «physiques». Puis, l ajout de fonctions de traitement l a transformée en un véritable outil de gestion de l information. Ainsi, elle organise, gère et sécurise l information documentaire. Sa souplesse d utilisation est assurée par des applications informatiques (progiciel de gestion avancée de base de données) adaptées aux activités des organisations. VOIRIN Consultants Page 2/12

3 a. L organisation de l information La GED est un moyen d organiser l information documentaire. Elle constitue un outil de dématérialisation qui limite la masse importante de «papiers» présents dans les organisations. Elle garantit l homogénéité du support documentaire et permet de standardiser les documents. L information est classée dans une arborescence «intelligente» adaptée à l organisation et aux besoins des établissements (flux de production, processus, services, ). Cette architecture documentaire évolue en fonction des transformations du milieu dans lequel elle se développe. VOIRIN Consultants Page 3/12

4 b. La gestion du cycle de vie des documents La GED prend en charge l ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu'à leur archivage. Elle garantit ainsi la traçabilité de leur traitement et leur contrôle centralisé. Elle gère également les relations entre les documents et assure ainsi la cohérence de la configuration documentaire. De ce fait la recherche et la mise à jour de l information s en trouvent optimisées. c. La centralisation et le partage des documents La GED constitue un outil de centralisation et de partage de documents, d informations et de connaissances. Elle permet de disposer d une interface d accès unique et de moyens adéquats de recherche qui garantissent une acquisition rapide et pertinente de l information. De ce fait elle facilite également les contrôles extérieurs, comme par exemple les audits. d. La sécurisation de l information La GED permet de sécuriser l accès aux documents par la gestion de différents niveaux d habilitation à la consultation et à la diffusion des données. La fiabilité de l information peut être assurée via des systèmes automatiques de contrôle. Chaque document produit est ainsi uniquement consultable par les personnes habilitées. Ainsi, la GED permet de valoriser le capital informationnel, en exploitant l environnement existant et en rationalisant le processus documentaire. Or chaque processus majeur d un établissement est un processus conduit par les documents. L optimisation de la gestion documentaire contribue donc à l accroissement de la productivité en minimisant les délais d acquisition de l information. VOIRIN Consultants Page 4/12

5 3. La mise en place un outil de gestion documentaire La mise en place d un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes indispensables à une démarche structurée et maîtrisée. 1. Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux Au préalable, une réflexion doit être menée pour définir précisément : Le périmètre du projet : Quels sont les départements, services ou activités impactés? Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés? Leur volumétrie actuelle et prévisionnelle,, Les objectifs du projet : Pourquoi mène-t-on ce projet? Quelles sont les échéances à court, moyen et long terme? Que faut-il formaliser? A qui ces informations serontelles diffusées? Quelles sont les priorités de diffusion? Les enjeux du projet : d un point de vue technique, organisationnel, financier, humain, 2. Diagnostic Sur la base du périmètre, le diagnostic permet de bien connaître l organisation existante afin de mettre en place la solution la mieux adaptée. Ce diagnostic est réalisé «sur le terrain» par : des interviews de collaborateurs, l observation de l organisation des activités et des flux documentaires, l identification de ses points forts et de ses points faibles, une réflexion quant aux possibilités d amélioration et de rationalisation des processus, Les éléments résultants du diagnostic sont : la formalisation de la situation actuelle, de ses atouts et faiblesses, la formalisation de l organisation «cible» à atteindre à l issue du projet, un échéancier du projet mettant en évidence les actions à mener, les responsabilités et délais associés. VOIRIN Consultants Page 5/12

6 3. Information des acteurs La mise en place d une GED, comme tout projet organisationnel, doit prévoir d accompagner les acteurs impactés au changement. Il s agit, par exemple, de mener des actions : d information des acteurs quant aux enjeux et à l état d avancement du projet, de sensibilisation des acteurs quant à leur contribution au projet à court terme (durant l étude préliminaire à la mise en place de l outil) ainsi qu à moyen et long terme (durant la phase de vie et d animation de l outil). Ces actions sont à mener tout au long du projet, en parallèle des autres phases. 4. Etablissement du cahier des charges et envoi aux fournisseurs Sur la base des éléments élaborés durant le diagnostic (description de l organisation existante et de l organisation cible), un cahier des charges est élaboré. Celui-ci détaille les besoins techniques et fonctionnels associés à la mise en place d un outil de gestion documentaire dans le contexte particulier de l organisation concernée. Le cahier des charges est ensuite envoyé à une liste de fournisseurs sélectionnés sur le marché. 5. Comparaison des différentes solutions Les propositions des différents fournisseurs sont analysées et comparées sur la base : des besoins techniques et fonctionnels définis au cahier des charges, des critères définis par le groupe de pilotage du projet et/ou la Direction. Ces critères peuvent être : la facilité d intégration de la solution à l organisation existante, le rapport du retour sur investissement, les possibilités d évolution de l outil, les spécifications nécessaires à la bonne mise en œuvre de la solution, notamment les besoins en terme de formation et de service d assistance, Pour comparer les différentes solutions et choisir la solution la mieux adaptée, il est préférable d assister à des démonstrations des outils et de les tester avec des données réelles. Une solution est ensuite sélectionnée. 6. Mise en place de la solution L implémentation de la solution retenue comprend l installation du(des) logiciel(s), l intégration à l environnement existant, la formation des utilisateurs, La tenue de recettes permet de garantir l adéquation de la solution aux besoins de l entreprise. VOIRIN Consultants Page 6/12

7 7. Vie et animation de l outil L adhésion des collaborateurs à l utilisation de l outil sera fonction, d une part de la manière dont l outil répond à leurs besoins et, d autre part de la communication et de l animation effectuée autour de la solution. A ce titre, l administrateur aura un rôle moteur afin : d animer l outil et de dynamiser son utilisation, de motiver les acteurs quant à sa consultation, sa mise à jour, son enrichissement ou évolution, d assurer au mieux l adéquation entre les besoins de l organisation et l utilisation de l outil. 4. Les facteurs clés de succès du projet GED Un projet d implémentation de GED, comme tout projet informatique, nécessite une gestion efficace et adaptée. Volonté politique Un projet de mise en place d une GED implique les diverses fonctions de l entreprise. Afin d éviter une lutte de pouvoir pour l obtention de la direction de projet, il est indispensable que la Direction définisse les rôles et responsabilités de chaque service. Implication des acteurs Les acteurs doivent être convaincus de l importance accordée par la Direction au projet. Cela suppose une campagne de communication efficace. Découpage du projet La complexité du projet peut obliger la Maîtrise d Ouvrage à le scinder en plusieurs lots. Ce découpage présente plusieurs avantages : réduction des risques technologiques, forte visibilité auprès des utilisateurs. Il est donc avantageux de déterminer dans le cahier des charges un cœur fonctionnel de la GED et de concevoir des lots successifs couvrant le reste des objectifs du projet. Coordination entre les intervenants L entreprise peut être amenée à devoir faire appel à des prestataires externes (notamment pour la Maîtrise d Oeuvre s il s agit d un développement propre). La coordination entre les équipes internes VOIRIN Consultants Page 7/12

8 et externes est capitale car les prestataires doivent assimiler les connaissances métiers de l entreprise et s imprégner de sa culture. Mise en place de retours d expérience Lorsque les échéances de déploiement d une GED sont trop éloignées, le projet GED risque d être considéré comme du «vaporware». Le déploiement rapide d une première version permet de juguler ce risque et de recueillir les premiers jugements des utilisateurs afin d améliorer le fonctionnement de l outil dans ses versions ultérieures. 5. Les facteurs clés de succès de la solution 1. Les aspects fonctionnels Une GED doit satisfaire un certain nombre de besoins, qui conditionneront le degré de réussite du projet. Ergonomie du produit Afin de s affranchir des différents degrés de familiarisation avec l outil informatique des utilisateurs, il est nécessaire de concevoir une interface simple et ergonomique. Accès universel L accès à la GED ne doit pas être réservé à une élite mais ouvert à tous. L authentification doit permettre la segmentation des utilisateurs en groupes afin de pouvoir déterminer un degré d accès à l information et de préserver les règles élémentaires de sécurité. Personnalisation Les utilisateurs de la GED ont des besoins différents. Ainsi le contenu voire l interface doivent pouvoir être personnalisés. Technologies Push Les utilisateurs ne sont pas connectés en permanence à la GED. Aussi, il convient de mettre en place des outils d alertes pour avertir l utilisateur de la mise en ligne d informations susceptibles de l intéresser : mail, SMS, Pager. La mailing-list est un moyen efficace pour inciter les utilisateurs à se connecter périodiquement à la GED. VOIRIN Consultants Page 8/12

9 2. Les aspects techniques La GED s appuie sur des technologies dont le choix peut décider du succès du projet. Standards ouverts L entreprise doit choisir des standards technologiques ouverts pour se protéger de tout risque d abandon de la technologie par l éditeur et s offrir des possibilités d évolution et de compatibilité avec d autres logiciels. Des formats de structuration de contenu tels que XML par exemple sont aujourd hui largement utilisés par les éditeurs. Architecture logicielle et plate-forme technique L architecture technique et la plate-forme technologique doivent permettre une montée en charge simple et rapide si cela est nécessaire. Des systèmes d archivage, de compression, de sauvegarde évoluée (NAS, SAN, ) peuvent rapidement s avérer nécessaire pour permettre le traitement d une grande masse de documents. Gestion des droits d accès Pour des raisons de sécurité, la gestion des droits d accès peut s appuyer sur un annuaire unique centralisé ou sur un meta-annuaire par exemple, qui permet la consolidation de plusieurs référentiels (Active Directory, annuaires au format LDAP v3, ). Administration L application d administration, sous forme d interface de type Web, doit permettre l administration des différents paramètres de la GED : canaux d accès, contenu Elle peut aussi fournir des indicateurs statistiques sur l ensemble du processus de gestion des documents. VOIRIN Consultants Page 9/12

10 U t i l i s a t e u r s i n t e r n e s Dossier du mois de mai 2003 Créé le06/05/2003 Collecte Sources Production Consultation Création de documents Traitement des documents Consultation des documents Documents existants Workflow (modification - validation) Tri/ Stockage/ Indexation Modifications des documenst si autorisation Numérisation des documents Utilisateurs nomades Utilisateurs internes Internet Titre [Corps du texte] Base de données GED Internet Utilisateurs nomades Métadonnées (Version, Auteur, Date,...) Moteur de recherche Architecture d une solution de Gestion Electronique de Documents Source «Ingénierie de Projet Intranet», F. CREPLET, Eyrolles - Editions d Organisations Les risques Dès le lancement du projet de mise en place d une GED, le chef de projet doit prendre en considération les sources potentielles d échec. Mauvaise détermination des objectifs du projet Il est essentiel que la Direction de l entreprise assigne des objectifs clairs et tangibles au chef de projet. Mauvaise interface graphique La première impression qu a l utilisateur de la GED est celle laissée par l interface graphique. Si cette dernière est médiocre, il y a de fortes chances qu il utilise peu l outil. Sous-évaluation de la dimension humaine VOIRIN Consultants Page 10/12

11 Pour la réussite et la pérennité du projet d implémentation de GED, il est primordial de prendre en considération les besoins et les attentes des futurs utilisateurs. Surévaluation de la dimension technique Un projet informatique quel qu il soit est avant tout 80 % de contraintes organisationnelles et humaines et 20 % de contraintes technologiques. Il faut donc veiller à bien identifier les priorités. Sous-évaluation de la charge de travail Cette source d échec concerne la charge de travail supplémentaire générée par le projet ainsi que les modalités d administration et de mise à jour de la GED. Il est important que tous les acteurs aient une vision objective de l investissement humain, financier, nécessaire à la réussite du projet. Par ailleurs, lors du déploiement de la GED et de sa montée en charge une phase de test et de corrections doit être prévue. En conclusion, il est à noter que les solutions logicielles en matière de gestion électronique des documents sont nombreuses sur le marché. Lors du choix d un logiciel donné, il faut tenir compte des besoins actuels de l organisation, mais également des besoins futurs pour faciliter les éventuelles évolutions, la GED pouvant être intégré dans des projets de systèmes d information plus larges. VOIRIN Consultants Page 11/12

12 Les points clés Une réponse aux attentes actuelles des entreprises Pour réussir un projet de mise en place de GED, il est nécessaire d utiliser une méthodologie adaptée Une démarche à la fois humaine et technique Un choix judicieux de solution Bien appréhender les facteurs clés de succès du projet Anticiper les éventuels écueils Bibliographie et site utile «Les portails d entreprise», Jean-Louis BENARD, Hermès «L Internet», Michel GERMAIN, ECONOMICA «Ingénierie de projet Intranet», Frédéric CREPLET, Eyrolles Editions d Organisation : Association des Professionnels de la Gestion Electronique des Documents VOIRIN Consultants Page 12/12