Evaluation des établissements, des entités de recherche et des formations & diplômes GUIDE PRATIQUE DE TRANSMISSION DES INFORMATIONS A L AERES

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1 Evaluation des établissements, des entités de recherche et des formations & diplômes GUIDE PRATIQUE DE TRANSMISSION DES INFORMATIONS A L AERES 1 Dates à retenir Envoi par l établissement d une adresse mel générique qui servira d identifiant de connexion, d une part, pour le dépôt des dossiers d évaluation sur la plateforme PELICAN (cf 2), d autre part, pour l envoi automatique de mel pour la consultation des rapports de l AERES et le dépôt des observations sur l application de gestion électronique de document (GED) de l AERES. Dans le cas des unités de recherche, cette adresse générique servira aussi pour l envoi des tableaux de notes aux établissements. Pour éviter les dépôts multiples de dossier pour une même entité, les établissements et/ou organismes concernés par cette entité désignent l un d entre eux comme responsable du dépôt 1 er juin 2012 (délai maximum) Envoi à : aide.pelican@collecte.evaluation-contractualisation.fr Entités de recherche Liste prévisionnelle des unités de recherche, des structures fédératives et des centres d investigation clinique (à titre principal et secondaire) Envoi à: vagued-ur-sf-cic@aeres-evaluation.fr Licences La liste prévisionnelle des mentions qui feront partie de l offre de formation Envoi à: vagued-li@aeres-evaluation.fr Licences professionnelles La liste prévisionnelle des spécialités qui feront partie de l offre de formation Envoi à: vagued-lp@aeres-evaluation.fr Masters La liste prévisionnelle des mentions qui feront partie de l offre de formation Envoi à: vagued-ma@aeres-evaluation.fr 15 octobre 2012 (délai maximum) A partir du 15 octobre 2012 Ecoles doctorales La liste des écoles doctorales en projet pour le prochain contrat Envoi à: vagued-ed@aeres-evaluation.fr Dépôt de l ensemble des dossiers d évaluation sur la plateforme PELICAN (cf. 3). Dépôt à l adresse : Consultation des rapports d évaluations (si disponibles) et dépôt des observations sur l application de gestion électronique de document (GED) de l AERES (cf. 4). Consultation et dépôt à l adresse : 2 Modalités d accès sécurisé aux applications informatiques Les accès à l application PELICAN (dépôt des dossiers d évaluation) et à la GED de l AERES (consultation des rapports d évaluation de l AERES et dépôt des observations par les entités évaluées) sont sécurisés et nécessitent un identifiant et un mot de passe. L identifiant doit être une adresse de messagerie, de préférence fonctionnelle et pouvant être partagée entre plusieurs personnes. Il y aura au maximum 2 identifiants par établissement ou organisme : un identifiant permettant le dépôt des dossiers qui seront évalués, un identifiant permettant la consultation des rapports d évaluation et le dépôt des observations. Si l établissement le souhaite, il peut choisir de n avoir qu un seul identifiant pour ces 2 types d accès et pour les deux applications.

2 En outre, la plateforme PELICAN est adaptable aux organisations internes des établissements et organismes de recherche. Un compte principal est créé par l AERES et d autres pourront être créés à volonté par les organisations ellesmêmes. Les identifiants, ainsi que les coordonnées (nom, fonction et numéro de téléphone) des correspondants responsables des dépôts de dossiers, de la consultation des rapports et du dépôt des observations, doivent être communiqués à l AERES pour le 1 er juin 2012 à l adresse : aide.pelican@collecte.evaluation-contractualisation.fr 3 Dépôt des dossiers d évaluation sur la plateforme PELICAN 3.1 Etapes de dépôt d un dossier d évaluation La plateforme d échanges commune PELICAN mise en place par l AERES et le Ministère de l enseignement supérieur et de la recherche permet de transmettre les dossiers pour l évaluation des établissements, des unités de recherche, des structures fédératives, des centres d investigation clinique, des licences, des licences professionnelles, des masters et des écoles doctorales. Les informations saisies et transmises par les établissements et organismes seront utilisées par l AERES et par les experts pour la réalisation des évaluations. Le dépôt d un dossier d évaluation se déroule en 3 étapes : 1. Vérification et complémentation des informations préenregistrées dans les formulaires. Les masques de saisie des formulaires en ligne permettent de décrire chaque entité évaluée (responsable, coordonnées, établissements et organismes de rattachement, disciplines ). Certains champs sont pré-remplis à partir des listes prévisionnelles envoyées à l AERES et/ou des référentiels connus du Ministère de l enseignement supérieur et de la recherche ; 2. Complémentation des indicateurs. Certains indicateurs sont prédéfinis et initialisés par l AERES et/ou le MESR et leur saisie est obligatoire. Des indicateurs complémentaires peuvent être créés par les établissements et organismes directement sur la plateforme pour un type d évaluation donné (établissement, unité de recherche, licence, ) jusqu au début du dépôt des dossiers ; 3. Dépôt des différents fichiers, puis validation du dépôt. Tant que la validation du dépôt des fichiers n est pas effectuée, les dossiers restent modifiables et l évaluation ne peut pas débuter (cf. 4). Pour toute information complémentaire, un guide d utilisation de cette nouvelle plateforme PELICAN est accessible sans authentification à l adresse ainsi qu une aide en ligne et une foire aux questions (FAQ). 3.2 Dépôt des fichiers composant les dossiers d évaluation L AERES ne souhaite pas recevoir d exemplaire «papier» des dossiers d évaluation, à l exception des pièces suivantes du dossier établissement (Cf. page 3), à communiquer en trois exemplaires à la section des établissements : la déclaration des axes stratégiques de développement ; le rapport d autoévaluation ; les indicateurs d évaluation. Par ailleurs, il conviendra d adresser une version papier à l expert ou au représentant AERES qui en ferait directement la demande. Les fichiers ne devront pas dépasser 5 Mo, ce qui suppose d éviter au maximum les logos, images, copies de page Internet. Février

3 Evaluation des établissements Les éléments suivants seront déposés sur la plateforme PELICAN : Déclaration des axes stratégiques de développement de l établissement [1 fichier Word ou PDF 5 pages] ; Document de politique en matière de formation [1 fichier Word ou PDF 5 pages] joint à la liste définitive des formations (à titre principal et secondaire), y compris les formations délocalisées [1 fichier excel] (document partagé avec la Section des formations et des diplômes) ; Document de politique en matière de recherche [1 fichier word ou PDF 5 pages] joint à la liste définitive des unités de recherche, des structures fédératives (à titre principal et secondaire), y compris des centres d investigation clinique (document partagé avec la Section des unités de recherche) [1 fichier excel] ; Rapport d autoévaluation incluant un bilan synthétique des résultats du contrat précédent [1 fichier Word ou PDF - 60 pages maximun] ; Organigramme fonctionnel de l établissement [1 fichier Word ou PDF] ; Indicateurs d évaluation de l établissement [1 fichier excel]. Indicateurs contrat établissement [1 fichier excel] ; Comptes financiers tels que présentés au CA pour les quatre dernières années (2008 à 2011) [1 archive zip de l ensemble de ces fichiers] ; Evaluations externes conduites à l initiative de l établissement [1 archive zip de l ensemble de ces fichiers] ; Annexes (CPER, investissements d avenir, opération Campus, ). ATTENTION : Pour les indicateurs, outre leur saisie dans l outil PELICAN, le fichier Excel correspondant doit être renseigné Evaluation des entités de recherche Dans le cas d unités mixtes entre établissement(s) d enseignement supérieur et organisme(s), ou entre organismes, l établissement ou organisme ayant la responsabilité du dépôt du dossier devra veiller à mentionner les autres établissements et organismes de rattachement et la liste des autres partenaires éventuels. Le document de politique en matière de recherche est un document partagé entre les trois sections d évaluation de l AERES. Par convention, il devra être déposé dans la zone de dépôt du dossier «Etablissement». Il en va de même avec la liste [fichier Excel] des unités de recherche, des structures fédératives et des centres d investigation clinique actualisée et complétée. Les informations à renseigner correspondent à celles du dossier d évaluation mis en ligne sur le site internet de l AERES : Unités de recherche (UR) Structures fédératives (SF) Centres d investigation clinique (CIC) Résultats et autoévaluation de l unité [1 fichier.pdf] ; Fiche-résumé de l entité [1 fichier.pdf] ; Formulaire résultats et autoévaluation [1 fichier excel] ; Projet scientifique [1 fichier.pdf] ; Formulaire projet scientifique [1 fichier excel] ; Fiches individuelles d activités signées [une archive «zip» - 1 fichier]. Dossier de la structure fédérative [1 fichier] ; Annexes si besoin [1 fichier ou une archive «zip»]. Résultats et autoévaluation du centre [1 fichier.pdf]; Formulaire résultats et autoévaluation [1 fichier excel] ; Projet du centre d investigation clinique [1 fichier.pdf] ; Formulaire projet [1 fichier excel] Février

4 Evaluation des formations et diplômes Le document de politique en matière de formation est un document partagé entre les trois sections d évaluation de l AERES. Par convention, il devra être déposé dans la zone de dépôt du dossier «Etablissement». Licences Pour chaque mention, le dossier comportera les éléments suivants : Le dossier de présentation de la mention (qui ne devra pas dépasser 30 pages par mention et, le cas échéant, il pourra être augmenté de 5 pages maximum par spécialité) et les tableaux de partenariats ) [1 fichier zip]. Les fiches RNCP et l Annexe Descriptive au Diplôme (obligatoires) [1 fichier zip]. La fiche d autoévaluation (obligatoire) [1 fichier]. Licences professionnelles Pour chaque spécialité, le dossier comportera les éléments suivants : Le dossier de présentation de la spécialité. de partenariats ) [1 fichier zip] La fiche RNCP et l Annexe Descriptive au Diplôme (obligatoires) [1 fichier zip]. La fiche d autoévaluation (obligatoire) [1 fichier]. Masters Pour chaque mention, le dossier comportera les éléments suivants : Le dossier de présentation de la mention (qui ne devra pas dépasser 30 pages par mention et, le cas échéant, il pourra être augmenté de 5 pages maximum par spécialité) et les tableaux de partenariats ) [1 fichier zip] Les fiches RNCP et l Annexe Descriptive au Diplôme (obligatoires) [1 fichier zip] La fiche d autoévaluation (obligatoire) [1 fichier] Ecoles doctorales Les dossiers comporteront les éléments suivants : Pour une école doctorale existante dans le précédent contrat : Le dossier d Analyse des résultats pour l école doctorale existante et les tableaux Les tableaux de l analyse (A, B, C et D). Une fiche d autoévaluation. Pour une école doctorale en projet pour le prochain contrat : Le dossier Projet. Les tableaux du projet (C et D). ATTENTION : Les indicateurs devront être saisis à la fois sur la plateforme «PELICAN» (pour la gestion informatique des données) et impérativement dans le dossier de présentation (analysés et commentés). Février

5 4 Consultation des rapports d évaluation de l AERES et dépôt des observations Le rapport d évaluation élaboré par l AERES sera transmis aux établissements et organismes, au moyen de la GED, l application sécurisée de suivi des évaluations propre à l AERES et accessible par internet à l adresse L application permettra aux établissements et organismes de prendre connaissance des rapports d évaluation les concernant. Les correspondants des établissements et organismes déclarés sur l application (cf 2) seront prévenus par un mel automatique lorsque les rapports seront disponibles. Ce mel leur précisera les modalités de transmission à l AERES des observations relatives à chaque rapport. Un guide d utilisation de la GED pour l accès au rapport d évaluation de l AERES et le dépôt des observations sera joint au mel automatique. Liens utiles Site internet de l AERES : L ensemble de la documentation sur les modalités d évaluation et les contacts utiles à l AERES sont disponibles sur le site de l agence. Site de dépôt des dossiers d évaluation (plateforme PELICAN) : Support de la plateforme PELICAN : aide.pelican@ collecte.evaluation-contractualisation.fr Site de suivi des évaluations de l AERES (GED) : Support de la GED de l AERES : aide.ged@aeres-evaluation.fr Février